1. Willkommen bei employment:app

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2 1. Willkommen bei employment:app Dieser Guide soll Ihnen einen Überblick über die Funktionen von employment:app verschaffen und die wichtigsten Optionen und Einstellungen näher erläutern. Wir starten mit einer Einführung in das Hauptfenster, den Einstellungen und folgend mit allen anderen Hauptfunktionen des Programms. Das Hauptfenster gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Mitarbeiter. Es zeigt Ihnen alle derzeit aktiven Mitarbeiter und deren aktuellen Status. Zusätzlich sehen Sie am rechten unteren Rand, den derzeit errechneten Personalstand nach Status. Der Status eines Mitarbeiters wird automatisch gesetzt sofern Sie Abwesenheitseinträge pflegen (mehr dazu später). Ein Mitarbeiter kann Aktiv auf Urlaub oder Geschäftsreise sein. Des Weiteren ist es möglich diesen auf Krank oder Inaktiv zu setzen.

3 Mit den einzelnen Buttons in der Toolbar können Sie unterschiedliche Aktionen für Ihren ausgewählten Mitarbeiter tätigen. Sie können im generellen neue Mitarbeiter anlegen, die selektierten löschen oder einen ausgewählten bearbeiten. Sie können die Details eines Mitarbeiters auch durch einen einfachen Doppelklick auf den Eintrag in der Tabelle aufrufen. employment:app bietet Ihnen die Möglichkeit Dokumente an Ihre Mitarbeiter anzuhängen, Schulungen oder Abwesenheiten einzutragen. Zusätzlich können Sie kombinierte Qualifikationssuchen erstellen, sowie unterschiedliche Berichte und Liste drucken. Das Suchfeld rechts oben ermöglicht es Ihnen die Einträge entsprechend zu filtern. Sie können unterschiedliche Kriterien auswählen in dem Sie auf die Kleine Lupe klicken. Bevor Sie aktiv starten Mitarbeiter zu erstellen, machen Sie sich bitte mit den unterschiedlichen Stammdaten und Einstellungen vertraut. Ebenfalls am oberen rechten Rand können Einstellungen für das Hauptfenster getroffen zb welche Spalten angezeigt werden sollen und welche Standardsortierung Sie bevorzugen.

4 2. Einstellungen, Optionen und Stammdaten Stammdaten löschen: Mit dieser Option löschen Sie die automatisch erstellen Stammdaten Sie haben dann keine Stammdaten mehr in Ihrem System. Alle Mitarbeiter löschen: Die Mitarbeiter werden unwiderruflich gelöscht. Abwesenheiten/Schulungen filtern: Das hier eingestellte Datum hat einen Effekt darauf welche Abwesenheiten und Schulungen Ihnen in den jeweiligen Programmen angezeigt werden. Alle Einträge vor dem gesetzten Datum werden ausgeblendet. icloud: Wenn Sie icloud aktivieren können Sie employment:app auch auf Ihren anderen Macs nützen. Bitte beachten Sie, dass icloud auf Ihrem Mac eingeschalten sein muss sowie der Punkt Dokumente & Daten aktiviert ist. Nach der Aktivierung von icloud ist ein Neustart von employment:app empfehlenswert dies hilft möglicherweise auftretende Problem zu vermeiden. Passwort: Sie können Ihren Daten durch ein Passwort schützen. Setzen Sie dazu einfach Passwortabfrage auf Ja und wählen Sie dann ein entsprechendes Passwort. Um ein neues Passwort einzutragen klicken Sie bitte auf Ändern und geben Sie im separaten Fenster die entsprechenden Informationen ein.

5 Name/Logo: Sie können hier ihr Firmenlogo und Ihrem Firmennamen angeben Diese Informationen werden dann bei den entsprechenden Berichten gedruckt und Ihre Listen damit individualisiert. Kalender Synchronisation: employment:app kann gewisse Daten mit Ihrem Kalender synchronisieren. So können Sie z.b. Geburtstage automatisch in Ihren Kalender übertragen. Stammdaten: Die Stammdaten in employment:app sind ein wichtiger Faktor, um Ihr eigenes Unternehmen in employment:app wiederzugeben. Die einzelnen eingetragenen Punkte werden damit in unterschiedlichen Feldern zu Auswahl verfügbar. Klicken Sie zum Hinzufügen auf das + und zum Löschen auf das Erstellen / Kopieren / Ändern / Löschen von Mitarbeitern Erstellen Sie einen neuen Mitarbeiter: Um einen neuen Mitarbeiter zu erstellen klicken Sie auf Erstellen. Ein neues Fenster öffnet sich um die Daten des Mitarbeiters anzugeben. Die können persönliche Informationen, Adresse, Gehalt, Vertragsdaten und vieles mehr angeben. Bis auf den Vor- und Nachnamen gibt es keine Pflichtfelder. Kopieren Sie Mitarbeiter: Sie können auch existierende Einträge kopieren um Zeit zu sparen. Die generellen Daten des ausgewählten Mitarbeiters werden dabei in den neuen Datensatz übernommen. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus und klicken Sie auf Kopieren. Ändern von Mitarbeitern: Sie können Einträge jederzeit durch einen Doppelklick auf den Datensatz oder durch klicken auf Ansehen bzw. Ändern bearbeiten. Einträge löschen: Wählen Sie hierzu einfach jene Einträge welche Sie löschen möchten (können auch mehrere sein, halten Sie dazu die Cmd-Taste beim klicken gedrückt) und klicken Sie dann auf Löschen. 4. Mitarbeiterakt

6 Nachdem Sie auf Erstellen geklickt haben öffnet sich ein neues Fenster mit den detaillierten Mitarbeiterdaten. Am besten klicken Sie sich einfach durch die unterschiedlichen Bereiche. Sofern Ihnen nicht die gewünschten Informationen wie z.b. Ihre Abteilung in der Auswahl des Abteilungenfeldes zur Verfügung stehen müssen Sie diese ggf. noch in den Einstellungen als Stammdaten hinterlegen. Ein Bild können Sie durch Drag&Drop in den Bildbereich hinzufügen. Es gibt grundsätzlich keine Formatvorgaben. Bevor Sie ein Bild hinzufügen können sollten Sie jedoch einen Vor- und Nachnamen angeben, was auch die minimale Anforderung ist um den Mitarbeiter zu speichern. Es ist auch möglich dem Mitarbeiter ein direkt aus employment:app zu schicken. Durch das Klicken auf das Mail Symbol wird ein neues in Mail erstellt, die Adresse wird aus dem Adressbereich genommen. Nachdem Sie den Namen angeben haben können Sie auch gleich Dokumente durch Drag&Drop zu diesem Mitarbeiterakt hinzufügen.

7 Das Drucksymbol ermöglicht es Ihnen die einzelnen Bereich (oder auch eine Zusammenfassung) zu Drucken. Nach dem Klick auf das Symbol öffnet sich ein kleines Fenster um den entsprechenden Bereich auszuwählen. Die eingegeben Informationen können jederzeit geändert oder ergänzt werden. Klicken Sie einfach auf speichern wenn Sie die gewollten Informationen eingeben haben. 5. Vertragsinformationen des Mitarbeiters In diesem Teil der Mitarbeiterinformationen können Sie die Vertragsdaten sowie generelle Arbeitszeitdaten zu Ihrem Mitarbeiter hinterlegen. Wichtig in diesem Zusammenhang sind die Urlaubstage. Aktuelle Informationen deckt dabei die derzeit gültigen Daten ab. Dies bedeutet wenn der Mitarbeiter zum aktuellen Zeitpunkt 15 Urlaubstage zur Verfügung hat müssen Sie das unter Aktuelle Informationen eintragen. Die generellen Daten legen Sie auf der linken Seite an und können dort z.b. den jährlichen Urlaubsanspruch eingeben. Die aktuellen Daten werden laufend durch neue Abwesenheitseinträge wie etwa Krankenstände oder Urlaube aktualisiert. 6. Gehaltsinformationen zum Mitarbeiter

8 In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit die Gehaltshistorie Ihrer Mitarbeiter zu pflegen. Sie können durch das + Symbol einen neuen Eintrag hinzufügen und dann den Gültigkeitszeitraum eingeben z.b dann wählen Sie einzelnen Daten aus. Bitte beachten Sie, dass es sich nur um generellen Informationen handelt welche nicht zur direkten Lohnverrechnung herangezogen werden sollten. Es soll Ihnen einen Überblick bei ggf. aufkommenden Gehaltsverhandlungen geben. 7. Dokumente

9 Um ein Dokument anzulegen ziehen Sie dieses einfach in den Bereich des Fensters. Die gespeicherten Dokumente beziehen sich nur auf den derzeit ausgewählten Mitarbeiter. Auch hier wird die Drag&Drop Technik angewandt. Das Dokument wird dann im Ordner von employment:app getrennt gespeichert, dass Original Dokument kann gelöscht oder verschoben werden. Durch einen einfachen Klick auf das Dokument bekommen Sie nähere Informationen angezeigt. Durch einen Doppelklick ist es möglich das Dokument zu öffnen. In diesem Fall werden Änderungen am geöffneten Dokument auch wieder direkt in employment:app gespeichert. Ebenfalls können Sie Dokument auch wieder herausziehen wählen Sie dazu einfach das Dokument aus und ziehen Sie es auf den Desktop, es wird dann eine Kopie angefertigt das Dokument in employment:app bleibt unverändert.

10 8. Detaillierte Suche Mit dieser Funktion können Sie eine komplexe Suche nach Qualifikationen in employment:app durchführen. Setzen Sie bei dem entsprechenden Eintrag ein Häkchen und geben Sie den Suchtext an. Sie können auch unterschiedliche Bereiche kombinieren, z.b. ob jemand weiblich/männlich ist und in Wien wohnt. Sie bekommen dann die gefundenen Einträge angezeigt. Durch einen Doppelklick auf den Mitarbeiter können Sie weiters auch gleich die Details zu dem Mitarbeiter öffnen.

11 9. Schulungen In diesem Programm können Sie Schulungen für Mitarbeiter anlegen. Sie können sich damit einen Überblick über die Schulungskosten Ihrer Mitarbeiter verschaffen. Klicken Sie einfach im Fenster Schulungen auf das + Symbol um eine neue Schulung anzulegen. Ein neues Fenster zur Eingabe weiterer Daten öffnet sich dann, geben Sie die gewünschten Informationen ein. Sie haben auch die Möglichkeit eine Schulung zu ändern, löschen und zu kopieren. Die Auswahlmöglichkeiten für die Schulungstypen werden in den Stammdaten hinterlegt. Folgend haben Sie dann die Summen für den Mitarbeiter zusammengefasst, Sie können aber auch bei den Berichten einen Bericht über alle Ihre Mitarbeiter ansehen und drucken.

12 Auch in diesem Fenster können Sie die Tabelle mit Schulungen durch einen Rechtsklick in die Tabelle exportieren. 10. Abwesenheiten (Urlaube, Reisen, Krankenstände) Das Fenster für Abwesenheiten funktioniert ähnlich wie die zuvor genannten Schulungen. Zum öffnen klicken Sie einfach den gewünschten Mitarbeiter im Hauptfenster an und klicken in der Toolbar auf Abwesenheiten. Sie sehen dann die derzeit eingetragenen Abwesenheiten für Ihren gewählten Mitarbeiter. Um eine neue Abwesenheit anzulegen klicken Sie auf das + Symbol. Auch hier können Sie eine ausgewählte Abwesenheit kopieren, löschen oder ändern. Nach dem Sie das einen neuen Satz erstellt haben öffnet sich das Detailfenster mit den Unterschiedlichen Informationen zu Ihrem Eintrag. employment:app berechnet automatisch die Abwesenheitstage und zeigt Ihnen je nach gewähltem Eintragungstyp auch an ob dafür Urlaubstage abgezogen werden und was der daraus resultierende Stand ist. Bei Urlauben werden

13 Einträge von Mo-Fr als Urlaubstag gerechnet, Samstag und Sonntag sind keine Urlaubstage, dies kann jedoch bei den Einstellungen der Mitarbeiter hinterlegt werden in dem man die Arbeitstage des Mitarbeiters einstellt. Feiertage werden von employment:app grundsätzlich nicht berücksichtigt. Sie haben aber die Möglichkeit die errechneten Tage manuell zu ändern. Wenn Sie Ihren Eintrag abgeschlossen haben klicken Sie einfach auf Speichern der Eintrag wurde dann erfolgreich angelegt. 11. Berichte und Listen Sie haben unterschiedliche Berichte in employment:app aus denen Sie wählen können. Sie können die Berichte drucken oder auch einfach nur am Bildschirm anzeigen lassen. Folgende Listen stehen Ihnen zur Verfügung: Mitarbeiter exportieren: Hiermit können Sie gewissen Mitarbeiter Informationen exportieren. Die Datei wird grundsätzlich al seine Tab getrennte Textdatei gespeichert welche Sie dann einfach in Numbers hineinziehen können oder Excel öffnen. Mitarbeiterübersicht: Gibt Ihnen einen Überblick Ihrer Mitarbeiter in Listenform. Es werden nur gewisse Informationen angezeigt.

14 Schulungsübersicht: Mit dieser Liste können Sie sich alle Schulungen oder die Schulungen eines einzelnen Mitarbeiters anzeigen lassen. Abwesenheitsübersicht: Diese List gibt Ihnen eine Übersicht über die derzeitigen Urlaube, Krankenstände etc. so können Sie auf einen Blick die Abwesenheiten in Ihrem Unternehmen verfolgen. Betriebsmittelübersicht: Dieser Bericht zeigt Ihnen die ausgegebenen Betriebsmittel an. Sie können so Listen drucken um sich anzusehen welcher Mitarbeiter, welches Betriebsmittel bekommen hat. Die Hilft dabei den Überblick zu bewahren.

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