CRM-Klassifizierung Arbeiten mit Klassifizierungsmerkmalen und Selektionen

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1 CRM-Klassifizierung Arbeiten mit Klassifizierungsmerkmalen und Selektionen Über die Klassifizierung bietet BüroWARE die Möglichkeit Adressen eine beliebige Anzahl an Merkalen zuzuweisen. Die Merkmale bieten den Vorteil das Sie flexibel sind und über Selektionen beliebig ausgewertet werden können. Die Merkmale werden nicht direkt im Adreßstammdatensatz abgespeichert. Dadurch wird der Adreßbereich nicht mit Feldern/Werten gefüllt die nach einer gewissen Zeit nicht mehr informativ sind. Die Klassifizierung setzt sich aus 3 Bestandteilen zusammen. 1. Das Merkmal 2. Die Gruppe 3. Die Selektion Das Merkmal ist die Grundlage der Klassifizierung. Um eine Adresse zu Klassifizieren müssen zunächst die Merkmale angelegt werden. Die Merkmale müssen anschließend in einer Gruppe zusammengefasst werden. Dies dient hauptsächtlich der Übersichtlichkeit. Im laufe der Kurzdoku werden wir die Klassifizierung anhand eines Beispiels vornehmen. Es wird eine Telefonaktion gestartet. Eine Firma kauft ein große Anzahl an Interessentenadressen. Mehrere Telefonkräfte setzen sich mit den Adressen in Verbindung um einen Standardfragebogen abzuarbeiten. Dies entsprechenden Klassifizierungen werden über Merkmale abgebildet. Der Fragebogen besteht aus folgenden Fragen: 1. Bisherige Software die eingesetzt wird 2. Anzahl der Arbeitsplätze 3. Geplante Investitionssumme

2 Dazu müssen 3 Merkmale definiert werden: 1. Bisherige Software, Text 2. Anzahl Arbeitsplätze, Numerisch 3. Investitionssumme, Numerisch 1.1 Merkmale definieren Um ein neues Merkmal anzulegen, muss der Punkt CRM/Officeplaner -> Klassifizierung -> Merkmale aufgerufen werden. Hier kann über den Button -> Neuanlage ein neues Merkmal angelegt werden. BüroWARE schlägt automatisch eine Nummer vor, welche auch individuell vergeben werden kann. Merkmalserfassungsmaske: Bei der definition des Merkmals sollte die Bezeichnung sinnvoll angegeben werden. Die Bezeichnung erscheint beim tatsächlichen klassifizieren der Adressen. Über das Memofeld im rechten unteren Bereich kann noch eine ausführlichere Erläuterung angegeben werden. Dieser Text erscheint ebenfalls beim klassifizieren. Über die Verarbeitung / Tabelle wird entschieden ob sich das Merkmal auf eine Adresse oder einen Ansprechpartner bezieht. Die Feldart steuert ob es z.b. ein Textfeld oder Numersiches Feld ist. Hier wird mit F5 eine Auswahl der möglichen Feldarten angezeigt. Die Feldlänge steuert weiviele Zeichen der jeweiligen Feldart eingegeben werden kann.

3 Über die Vorbesetzung kann ein Default-Vorschlagswert angegeben werden, der bei der ersten klassifizierung einer Adresse vorgeschlagen wird. Die Hilfstabelle bietet beim erfassen des Merkmals die Möglichkeit mit F5 eine Auswahl anzubieten. Hier kann auf alle bestehenden Hilfstabellen der BüroWARE zugegriffen werden, sowie mit den Hilfstabellen und , den freien CRM Merkmals-Hilfstabellen, eine Individuelle Auswahl pro Merkmal definiert werden. Die entsprechenden Werte werden auf der Karteikarte 2, Hilfstabelle definiert. 1.2 Definition der Hilfstabellenwerte Im Falle des Merkmals bisherige Software soll eine Auswahl bestimmter Werte erscheinen. Die Auswahlmöglichkeiten werden in Tabellarischer Form definiert. Bei der tatsächlichen Erfassung des Merkmals kann der Wert mit F5 ausgewählt werden, muss aber nicht. Es kann auch direkt ein anderer Wert eingegeben werden.

4 2.1 Gruppen definieren Mit Hilfe der Gruppendefintionen werden die Merkmale nochmals in Gruppen definiert. Dies bietet hauptsächtlich die Möglichkeit der Gruppierung von Merkmalen und der besseren Übersicht. Um eine neue Gruppe anzulegen, muss der Punkt CRM/Officeplaner -> Klassifizierung -> Gruppen aufgerufen werden. BüroWARE schlägt wieder eine automatische Nummer vor, welche aber auch wieder individuell geändert werdne kann. Gruppenerfassungsmaske: Bei der Gruppenanlage muss jediglich die Verarbeitung / Tabelle angegeben werde (Adresse oder Ansprechpartner). Die Bezeichnung sollte auch hier aussagekräftig gestalltet werden, da diese später im Adreßstamm angezeigt wird und bei der klassifizierung angezeigt wird. Über das Textfeld im rechten unteren Bereich kann eine ausführlichere Erläuterung angegeben werden. Über das Kennzeichen Pflichtgruppe J/N kann gesteuert werden, das diese Gruppe beim Klassifizieren immer angegeben werden muss. Über Zugriffsrechte kann dies auch bei der Neuanlage einer Adresse erzwungen werden. Nachdem die Grunddaten gespeichert wurden, können über die Karteikarte 2, Merkmale

5 die Merkmale die dieser Gruppe angehören sollen, zugewiesen werden. 2.2 Merkmale einer Gruppe zuweisen Die erfassung der Merkmale erfolgt in Tabellarischer Form. In der Spalte Merkmal muss das gewünschte Merkmal angegeben werden. Mit F5 erhält man eine Auswahl aller verfügbaren Merkmale. Merkmale können in verschiedenen Gruppen mehrmals hinterlegt werden. Der Wert der dem Merkmal zugewiesen wird, wird Gruppenübergreifend gespeichert. Über die Spalte E Eingabeprüfng können noch Selektionen definiert werden, das z.b. generell ein Wert in dem Merkmal angegeben werden muss. Mit F5 erhält man eine Auswahl der möglichen Prüfungen. Wird eine Option > 0 gewählt, öffnet sich die Selektionsspalte zur Eingabe und dort kann die entsprechende Selektion eingetragen werden. Mit F5 werden alle verfügbaren Bereiche, auf die in der Selektion zugegriffen werden kann, angezeigt. Nachdem die Gruppe(n) definiert wurden, kann nun mit der tatsächlichen klassifizierung der Adressen begonnen werden.

6 3.1 Adressen klassifizieren Um eine Adresse zu klassifizieren muss in den CRM-Desktop in den Adreßstamm gewechselt werden. Man wählt in der Tabelle eine Adresse aus und stellt den Cursor auf diese Adresse. Über Rechte Maustaste -> Adresse klassifizieren kann die klassifizierung gestartet werden. Die klassifizierung kann auch direkt in der Adresse über Rechte Maustaste -> Adresse klassifizieren oder beim Speichern einer Adresse durchgeführt werden. 3.2 Adressen klassifizieren - Gruppenauswahl Nachdem die klassifizierung gestartet wurde, öffnet sich zunächst die Gruppenauswahl: Es werden alle Gruppen angezeigt, die zur Verfügung stehen. Im rechten Infobereich wird der Text angezeigt, der zuvor in der Gruppe unter Erläuterung erfasst wurde. Somit kann man bereits eine Information schaffen, das man auf den ersten Blick sieht, was sich in der Gruppe befindet.

7 Um die entsprechenden Merkmale zuzuweisen, muss die Gruppe ausgewählt werden (ENTER, Doppelklick oder Button Klassifizierung erfassen ). 3.3 Adressen klassifizieren Merkmalszuweisungen Es öffnet sich die Anzeige der Merkmale die der Gruppe angehören. In der Spalte Bezeichnung wird das Merkmal angezeigt. Über die Spalte Inhalt wird der entsprechende Wert zugewiesen. Wurde beim Merkmal eine Hilfstabelle hinterlegt, kann diese mit F5 geöffnet werden. Im rechten Bereich wird der Text angezeigt, der im Merkmal unter Erläuterung eingetragen wurde. Nachdem die Merkmale eingetragen wurden, kann der Bereich gespeichert werden (Button) und die Klassifizierung beendet werden.

8 4.1 Ansicht der Klassifizierten Adressen Über den Punkt Ansicht im Adreßstamm kann in der Baumauswahl die Klassifizierung angezeigt werden. Nach einem Neustart des Adreßstamm, kann nun über die Baumswahl in die Gruppen verzweigt werden. Hier erfolgt noch keine Selektion / Filterung der Daten. Es werden generell alle Adressen angezeigt, die klassifiziert wurden.

9 4.2 Selektion der Klassifizierten Adressen Um bestimmte Adressen nach klassifizierungen zu selektieren, gibt es die Selektionen. Mit Hilfe dieser können flexibel Selektionen ausgeführt werden. Diese sind nicht statisch und können nach belieben geändert und gelöscht werden, ohne das die klassifizierten Daten verloren gehen. Die Selektionen werden im CRM/Officeplaner-> Klassifizierung -> Selektionen erstellt. Es wird eine neue Selektion erstellt. BüroWARE schlägt wieder eine automatische Nummerierung vor. Selektionserfassungsmaske:

10 Zunächst wird eine Bezeichnung vergeben, welche die Selektion identifiziert. Über die Verarbeitung / Tabelle wird die Selektion auf die Adressen bzw. Ansprechpartner definiert. Das Kennzeichen Baumauswahl/Ordnerliste steuert, ob die Selektion auch in der Baumauswahl der Adressen angezeigt werden soll. Werden die Grunddaten gespeichert, kann auf die Karteikarte 2, Selektionen gewechselt werden, um die entsprechenden Selektionen zu hinterlegen. 4.3 Selektionen Selektionen definieren In unserem Beispiel möchten wir eine Selektion aller Kunden die die bisherige Software KHK einsetzen und mehr wie 10 Arbeitsplätze haben. Die Selektionen werden Tabellarisch erfasst:

11 1. Schritt Initialisierung: Zunächst muss eine Dateninitialisierung gestartet werden. Dies geschieht in der ersten Spalte V (Verarbeitungsart). Mit F5 erhält man eine Auswahl der Möglichkeiten: 0 = Initialisierung 1 = Selektion Im ersten Scrhitt, für die Initialisierung, wird 0 gewählt. Mit ENTER/TAB kann nun in die 2te Spalte I Initialisierungsart gesprungen werden. Mit F5 erhält man auch hier wieder ein Auswahl der Möglichkeiten. 0 = Nach Klassifizierungsgruppen 1 = Nach Merkmal 2 = Nach Standardselektion Da wir nun die Merkmale der Gruppe Bisherige Software abfragen möchten, wählen wir 0. Mit ENTER/TAB kann nun in die Spalte Datenbasis/Selektion gesprungen werden. Mit F5 erhält man eine Auswahl der verfügbaren Möglichkeiten (je nachdem was zuvor in der Spalte I gewählt wurde). Die Zeile kann nun gespeichert werden. 2. Schritt Selektionen Nach der Initialisierung müssen nun die Selektionen gesetzt werden. Dazu muss in der ersten Spalte die Option 1 gewählt werden. In der darauffolgenden Spalte I sollte nun die Option 1 gewählt werden, um auf die Merkmale zuzugreifen. In der Spalte Datenbasis / Selektion kann mit F5 das gewünschte Merkmal ausgewählt werden. Über die Spalten Wert Von und Wert Bis wird der gewünschte Wert, der selektiert werden soll, hinterlegt. So können nun alle gewünschten Selektionen hinterlegt werden (siehe obiges Bild). 4.4 Anzeige der Selektionen Nachdem die Selektion erstellt ist und das Kennzeichen Baumauswahl / Ordnerliste aktiviert ist, erscheint im Adreßstamm in der Baumauswahl ein weiterer Ast -> Selektionen. Hier können sich dann die entsprechend selektierten Adressen angezeigt werden und weiterverarbeitet werden (Auswertungen, Serienbriefe, etc...).

12 5.1 Zugriffsrechte bzgl. Klassifizierung Bereich Allgemein: Über diesen Bereich wird generell gesteuert ob die Klassifizierung verwendet werden soll. Bereich Adressen: Hier kann eingestellt werden, das z.b bei der Neuanlage beim Speichern oder immer beim Speichern der Klassifizierungsdialog erscheint. Bereich Ansprechparnter: Hier kann eingestellt werden, das z.b bei der Neuanlage beim Speichern oder immer beim Speichern der Klassifizierungsdialog erscheint.

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