Zahlungsinstruktionen Version > 9.4xx. protel hotelsoftware GmbH. Europaplatz Dortmund Tel.: (+49) Fax: (+49)

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1 Zahlungsinstruktionen Version > 9.4xx protel hotelsoftware GmbH Europaplatz Dortmund Tel.: (+49) Fax: (+49)

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemein Zahlungsinstruktionen Umbuchungscodes Zugewiesene Umleitungen Rechnungsempfänger und Zahlart Anlage von Zahlungsinstruktionen Auswahl der Umsatzkonten Anlage von Rechnungsempfängern und Zahlarten Unterstützung von Windows Funktionen Bearbeiten von Zahlungsinstruktionen

3 1. Allgemein Ihm Rahmen der Erweiterungen des protel HMS wurde der Dialog Zahlungsinstruktionen ab Version 9.4xx vollständig überarbeitet. Im Rahmen der Anpassung wurden zusätzlich Funktionen eingefügt sowie die Ansicht und Handling geändert. Um Ihnen die Umstellung auf die neuen Funktionalitäten zu erleichtern, möchten wir Ihnen mit diesem Dokument eine Hilfestellung geben. Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen oder Anregungen zu Verfügung. Setzen Sie sich mit unserem Büro in Dortmund in Verbindung. Sie können uns per oder Telefon erreichen. (Dortmund, August 2004) 2. Zahlungsinstruktionen Die Zahlungsinstruktionen dienen dem automatisierten Transfer von Leistungen innerhalb verschiedener Gastkonten. Die Nutzung dieser Funktion erleichtert unter anderem auch die Rechnungsstellung bei Gruppenreservierungen, für die eine Gesamtrechnung erstellt werden muss. Diverse Variationen von Umsätzen, die auf eine Sammelrechnung übernommen werden, können entsprechend hinterlegt werden. Dadurch wird automatisch beim Tagesabschluss die Verbuchung entsprechend der Anlage innerhalb der Zahlungsinstruktionen vorgenommen. 3

4 2.1. Umbuchungscodes In den Stammdaten können zur Erleichterung verschiedene Standard-Umleitungscodes hinterlegt werden. Zur Anlage muss in den Stammdaten des protel HMS das Menü Buchhaltung Rechnungen Umbuchungscodes aufgerufen werden. Innerhalb der Codes wird festgelegt, welche Buchungen transferiert werden sollen. Z.B. Bei Firmenrechnungen werden neben Logis und Frühstück der Sekretariatsservice mit transferiert oder bei Gruppenrechnungen werden direkt auch HP Leistungen umgebucht. Zur Anlage wird eine Kurzform für diesen Code gewählt sowie der vollständige Name des Umleitungscodes eingetragen. Aus der Auflistung werden die Umsatzkonten, die mit diesem Code verbunden werden sollen ausgewählt. Das kann per Drag and Drop oder per Doppelklick erfolgen. Per wird dieser Code übernommen. Für Änderungen ist der Code zu markieren und es können weitere Konten zugewiesen, bzw. herausgenommen werden. Bitte beachten Sie dass Änderungen des Codes Einfluss auf bereits existierende Zuweisungen nimmt. 4

5 2.2. Zugewiesene Umleitungen Ansicht der Umsatzkonten, die auf einen Rechnungsteil innerhalb des Gastkontos oder auf eine andere Gastrechnung transferiert wird. In diesem Beispiel wird die Logisleitung für das angegebene Datum auf den Rechnungsteil B gebucht. Häufig genutzte Instruktionen: Die in den Stammdaten hinterlegten Umbuchungscodes können hier direkt abgerufen werden. Die mit Kurzform hinterlegten Instruktionen sind eine Vorgabe des Systems und brauchen nicht separat nochmals in den Stammdaten angelegt zu werden. 5

6 2.3. Rechnungsempfänger und Zahlart Der untere Bereich biete die Übersicht der hinterlegen Rechnungsempfänger oder / und zugewiesenen Zahlarten. - Wird bei der Reservierung direkt einen Firmenkartei oder Reisebürokartei zugewiesen wird diese direkt für den Rechnungsteil B angelegt. - Wird bei der Reservierung direkt eine Zahlart ausgewählt, wird diese direkt für den Rechnungsteil A angelegt. 3. Anlage von Zahlungsinstruktionen Die Anlage der Zahlungsinstruktion kann über die Reservierungsmaske oder über das 4er-Menü des Gastes geschehen. Über den Mehr-Dialog werden die Zahlungsinstruktionen aufgerufen. Per Button Neu erscheint der Detail-Dialog zu Anlage. 6

7 Innerhalb dieses Dialoges werden die einzelnen Optionen für die Anlage zur Verfügung gestellt: Button Neu: Ruft die Liste aller Umsatzkonten auf Button Löschen: Durch markieren eines Umsatzkontos oder Umbuchungscodes in der darüber liegenden Auflistung und dem Button Löschen, wird das entsprechende Umsatzkonten als umzuleitenden Konto wieder gelöscht. Tastatureingabe: Unterstützt die manuelle Eingabe einer Umsatzkonten-Nummer. Mehrere Umsatzkontennummern können mit einem Komma getrennt werden. Per Hinzufügen wird diese in der Auflistung der umzuleitenden Konten übernommen. Gültigkeit der Umleitung: Während des gesamten Aufenthaltes: Alle in der Auflistung angezeigten Konten werden während des gesamten Aufenthaltes transferiert. Von / bis Datum: Entsprechend des ausgewählten Zeitraumes werden die in der Auflistung angezeigten Umsatzkonten transferiert. An folgenden Wochentagen: Auswahl der Wochentage, an denen ein Transfer der in der Auflistung angezeigten Umsatzkonten erfolgen soll. Nur an den Tagen wird umgeleitet, die markiert sind. Umleitungsziel Innerhalb der Rechnung umleiten auf: Auswahl aus dem Kontextmenü auf welchen Rechnungsteil die ausgewählten Umsatzkonten transferiert werden sollen. Nicht auf andere Reservierungen umleiten: Soll die Buchung innerhalb des Gastkontos aus einen anderen Rechnungsteil transferiert werden, muss diese Option aktiviert sein. Umleiten auf andere Rechnung: Sollen die Buchungen des ausgewählten Umsatzkontos auf eine andere Gastrechnung transferiert werden, so ist diese Option zu aktivieren. 7

8 Umleiten auf Gruppenmaster: besteht eine Zuordnung der Reservierung zu einer Gruppe so ist die 3. Option aktiv. Wird diese markiert, so werden die ausgewählten Umsatzkonten auf den Gruppenmaster transferiert. Zur Anlage der Umsatzkonten werden die entsprechenden Daten ausgewählt und per Dialog der angelegten Zahlungsinstruktionen angezeigt. im 8

9 3.1. Auswahl der Umsatzkonten Mit wird die Liste aller Umsatzkonten angezeigt: Die ersten angezeigten Positionen entsprechen der Vorgabe des Systems diese sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. *Alle Konten: alle Umsatzkonten sollen transferiert werden *Extras: Alle Konten der Statistikgruppe Extras sollen transferiert werden (Zuweisung der Statistikgruppen erfolgt über die Umsatzkonten innerhalb der Stammdaten) *FB: Alle Konten der Statistikgruppe FB sollen transferiert werden (Zuweisung der Statistikgruppen erfolgt über die Umsatzkonten innerhalb der Stammdaten) *Logis: Alle Konten der Statistikgruppe Logis sollen transferiert werden (Zuweisung der Statistikgruppen erfolgt über die Umsatzkonten innerhalb der Stammdaten) Darauf folgen alle in den Stammdaten angelegten Umleitungscodes diese sind mit einem + gekennzeichnet. Als letzte Gruppe werden alle in den Stammdaten hinterlegten Umsatzkonten angezeigt. Innerhalb dieses Dialoges wird die Mehrfachmarkierung durch STRG oder Shift unterstützt. Die Auswahl der Konten kann per Doppelklick erfolgen, bzw. durch markieren der Umsatzkonten und. 9

10 4. Anlage von Rechnungsempfängern und Zahlarten Zur Anlage abweichender Rechnungsempfänger und Zahlarten werden im unteren Bereich die default Einstellungen angezeigt. Wurde bereits bei der Reservierung eine Firma oder ein Reisebüro hinterlegt, wird die Adresse automatisch für Rechnungsteil B angezeigt. Für Rechnungsteil A gilt weiterhin, dass diese grundsätzlich nur die Kartei des Gastes hinterlegt ist! Eine Änderung ist nicht möglich. Button Zahlart ändern: Ruft die Liste aller in protel hinterlegten Zahlarten auf. Um die Zahlart eines Rechnungsteils zu ändern, ist dieser zu Markieren und per Zahlart ändern aus der Auflistung die gewünschte Zahlart zu wählen. Per Doppelklick oder Auswahl der Zahlart durch markieren und entsprechend übernommen. wird die Zahlart 10

11 Button Adresse ändern: Ruft den Suchdialog der zur Auswahl einer Gästekartei auf. Wir möchten darauf hinweisen, dass die Firma der Reservierung und die Firma als Rechnungsempfänger unterschiedlich sein können. 11

12 4.1. Unterstützung von Windows Funktionen Eine weitere Unterstützung findet die rechte Maustaste innerhalb diese Dialoges: Durch die rechte Maustaste auf einen Rechnungsteil wird ein Kontextmenü geöffnet: 1. Rechnungsteil A Dem Rechnungteil A ist immer die Gastkartei zugewiesen. Per rechtem Mausklick kann somit - die Zahlart geändert werden (wie oben beschrieben) - die Kartei des Gastes angesehen werden 2. Rechnungsteil B-F ohne zugewiesenen Rechnungsempfänger Ist einem Rechnungsteil noch keine Kartei zugewiesen, so kann über das Kontextmenü - die Zahlart geändert werden (wie oben beschreiben) - ein Rechnungsempfänger zugewiesen werden (Karteisuche wird aufgerufen) 3. Rechnungsteil B-F mit zugewiesenen Rechnungsempfänger Wurde bereits ein Rechnungsempfänger hinterlegt, sei es über die Reservierung direkt oder durch Zuweisung innerhalb der Zahlungsinstruktionen, kann über das Kontextmenü 12

13 - die Zahlart geändert werden (wie oben beschrieben) - ein neuer Rechnungsempfänger zugewiesen werden - die zugewiesene Kartei angesehen werden 5. Bearbeiten von Zahlungsinstruktionen Zum Bearbeiten einer angelegten Umleitung wählt man per rechter Maustaste die gewünschte Instruktion aus. Per rechter Maustaste wird das Kontextmenü geöffnet. Neu Zahlungsinstruktionen anlegen: Bei Auswahl dieser Option wird der Anlage Dialog für eine neue Instruktion aufgerufen dieser beeinflusst nicht die bereits existierenden Instruktionen. Zahlungsinstruktionen bearbeiten: Ruft den Anlage Dialog der bestehenden Instruktion auf. Die Darin festgelegten Optionen können somit geändert werden. Zahlungsinstruktion löschen: Die bereits angelegte Instruktion wird heraus genommen. Datumsbereich splitten für einzelne Tage: Für Reservierungen, die über einen Zeitraum angelegt wurden und verschiedenen Instruktionen für den gesamten Aufenthalt benötigen, kann automatisiert die Reservierung in einzelne Tage gesplittet werden. Z.B. bei Reservierungen bei denen die erste Nacht der Gast selber zahlt und die 2. Nacht übernommen wird. Nach der Aufsplittung müssen in den einzelnen Instruktionen die Details angelegt werden. 13