µoffice V2.5 Benutzerhandbuch Usersicht

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1 Vorwort µoffice bietet die perfekte online Zeiterfassung und webbasiertes Projektmanagement inklusive Mitarbeiter- und Kundenverwaltung. Die tägliche Arbeitszeit unkompliziert und projektbezogen zu dokumentieren, ist der Basisgedanke von µoffice. Es können außerdem wichtige und zertifizierungsrelevante Dokumente innerhalb der Firmenstruktur über µshare geteilt und Mitarbeiter im WhoisWho gesucht werden. Diese Anleitung wurde aus Usersicht (Standardmitarbeiter) mit den vorgegebenen Systemrechten geschrieben. 1

2 1 Login 3 2 Allgemeine Bedienung Startseite Zeiterfassung Zeiten eintragen Historie Zeitenhistorie Berichtshistorie Monatsabschluss Urlaubsplanung Urlaub oder Gleitzeit beantragen µshare Passwort ändern WhoisWho Mitarbeiter suchen Eigene Daten ändern 18 2

3 1 Login Zuerst müssen der Benutzername und das Passwort eingegeben und auf den Button Anmelden geklickt werden. 3

4 2 Allgemeine Bedienung Die µoffice Benutzeroberfläche besteht aus sechs Bereichen. Im Bereich der Loginleiste (1) befinden sich Informationen zum letzten Login. Der Bereich (2) ist dem Menü vorbehalten welches aus Icons besteht. Für eine bessere Orientierung auf den einzelnen Seiten und Unterseiten sorgt der Navigationspfad (3). In der Toolbar (4) werden alle Aktionen eingeleitet: anlegen, filtern, Datumsauswahl, usw. welche als Icons dargestellt werden. Die Infoleiste (5) stellt alle wichtigen Informationen zum jeweiligen Mitarbeiter, Projekt, usw. bereit. Im Content (6) dem wichtigsten Bereich werden alle Aktionen durchgeführt, z.b. Zeiteintrag erstellen, Mitarbeiter anlegen, usw. 4

5 2.1 Startseite Nach dem Anmelden gelangen Sie auf die µoffice Startseite, welche in userseitig zwei Bereiche eingeteilt ist. Unter Arbeitszeitinformationen erhalten Sie Infos über gearbeitete Stunden, Urlaub, Gleitzeitanspruch sowie Krankheitstage. Falls die Berechtigung vorhanden ist, werden hier die von berechtigten Personen eingestellten News angezeigt. 5

6 2.2 Zeiterfassung µoffice bietet für die Zeiterfassung zwei Benutzeroberflächen an, welche sich auf dem entsprechenden Icon umschalten lassen. Einmal die übersichtliche Monats- und die schnelle 3-Tages-Ansicht. 3-Tages Ansicht Monatsansicht 6

7 2.2.1 Zeiten eintragen 1. Im Kalender muss der entsprechende Tag angeklickt werden. Dieser erhält in der Monatsansicht nun einen blauen Rahmen und rechts daneben wird die Zeiterfassung dafür geladen. 2. Die Beginn- und Endzeit können manuell eingegeben, oder der Slider dafür verwendet werden. Die Dauer wird automatisch berechnet und im Drop- Down-Feld werden die jeweils zum Mitarbeiter zugewiesenen Projekte angezeigt die hier ausgewählt werden müssen. 7

8 Falls Teilprojekte vorhanden sind, können die Zeiten hierfür an dieser Stelle dokumentiert werden. Die Gesamtstunden müssen genau mit den Projektstunden übereinstimmen. Davor kann nicht gespeichert werden. 3. Anschließend muss der Tätigkeitsbericht in das entsprechende Feld eingegeben und die Eingabe mit einem Klick auf das speichern-icon bestätigt werden. Falls eine Krankheit vorliegt, kann dies mit Klick auf das entsprechende Icon dokumentiert werden. Ggf. kann auch Reisezeit festgelegt werden. 4. Im Kalender erscheint nun die Gesamtarbeitszeit für diesen Tag und das Gleitzeitkonto wird in Echtzeit neu berechnet. 8

9 5. Selbstverständlich können auch mehrere Projekte an einem Tag dokumentiert werden. Dazu muss auf das Plus-Icon unter der Tabelle mit den vorhandenen Zeiteinträgen geklickt werden. Anschließend kann ein neues Projekt wie oben beschrieben eingetragen werden. Es ist darauf zu achten, dass es bei den unterschiedlichen Projekten keine Zeitüberschneidungen gibt. 6. Zeiterfassungen können bis zum Monatsabschluss bearbeitet oder gelöscht werden. Die entsprechenden Icons befinden sich in der Tabelle. 9

10 2.2.2 Historie Arbeitszeiten und Tagesberichte sind in der Historie einsehbar. Mit Klick auf das Icon in der Toolbar gelangt man zu dieser Übersicht Zeitenhistorie In der Toolbar kann der gewünschte Zeitraum ausgewählt werden. Außerdem können Zeiten projektbezogen gefiltert werden. 10

11 Berichtshistorie In die Berichtshistorie gelangen Sie über den Reiter Berichte. Tagesberichte können immer wochenweise angezeigt werden. Diese können ebenfalls nach gewählten Projekten gefiltert werden Monatsabschluss Wenn alle Tage eines Monats befüllt sind, kann auf der Startseite mit Hilfe des Buttons ein Monatsabschluss getätigt werden. Das heißt, dass keine Tage mehr bearbeitet werden können und der Vorgesetzte die Rechnung für diesen Monat erstellen kann. 11

12 Auf einem Blick können die Informationen über den Monat eingesehen werden. Anschließend muss auf das speichern-icon geklickt werden. Anhand des verschwundenen Buttons und der Erfolgsmeldung ist erkennbar, dass der Monatsabschluss gespeichert wurde. 12

13 2.3 Urlaubsplanung Hier ist es möglich Urlaub, bzw. Gleitzeit zu planen oder einzureichen. Den Status Ihrer Anträge sehen Sie übersichtlich in einer Jahresansicht Urlaub oder Gleitzeit beantragen 1. Zuerst muss über die Radio-Buttons in der Toolbar festgelegt werden, ob Urlaub oder Gleitzeit geplant werden soll. Links daneben ist es außerdem möglich das gewünschte Jahr auszuwählen. 13

14 2. Um Urlaub zu planen, muss der gewünschte Starttag angeklickt, die Maus gehalten und bis zum gewünschten Endtag gezogen werden. Der gesamte Bereich färbt sich nun orange, was bedeutet, dass der Urlaub geplant ist und der Vorgesetzte diesen noch nicht freigeben oder löschen kann. Um diesen zur Genehmigung freizugeben, muss mit der rechten Maustaste darauf geklickt und Urlaub einreichen gewählt werden. Es muss bestätigt werden, dass der Kunde hierüber informiert ist und ggf. muss ein Kommentar eingegeben werden. Färbt sich der Zeitraum nun gelb, kann der Urlaub vom Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt werden. Wenn der Urlaub noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurde, kann dieser mit der rechten Maustaste wieder gelöscht werden. An der jeweiligen Farbe ist der aktuelle Urlaubsstatus erkennbar, das heißt wenn der Zeitraum in grüner Farbe ist, wurde der Urlaub genehmigt und bei Rot wurde dieser abgelehnt. Vom Geschäftsführer kann eine bestimmte Vorlaufzeit für die Urlaubsplanung festgelegt werden. Wenn diese nicht eingehalten wird, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweistext beim Einreichen und müssen bestätigen, dass Sie den Kunden informiert haben und falls festgelegt einen Kommentar eingeben. 14

15 2.4 µshare Das µshare ist dafür geeignet, Dokumente innerhalb der Firma zu teilen ohne ein -Programm dafür nutzen zu müssen. µshare besitzt die gleiche Struktur wie Windows. Das heißt, es ist möglich sich durch Ordner und Unterordner zu klicken, bis das jeweilige Dokument gefunden wurde. Anhand des Symbols NEU! ist sofort zu erkennen, ob ungelesene Dateien vorhanden sind. Mit Klick auf die gewünschte Datei, kann diese geöffnet und gespeichert werden. Im Ordner befindet sich ganz unten eine hochladen-funktion für berechtigte Benutzer. Hier können alle gängigen Dateiformate rein gestellt werden. Ordner Dateien 15

16 2.5 Passwort ändern Zuerst muss das alte Passwort eingegeben, anschließend das neue und zur Überprüfung muss dieses erneut eingegeben werden. Mit Klick auf das speichern-icon wird die Passwort-Änderung gültig und es kann sich ab diesem Zeitpunkt mit dem neuen Passwort eingeloggt werden. 16

17 2.6 WhoisWho Das WhoisWho ist ein firmeninternes Mitarbeiterportal. Hier kann nach Telefonnummern, adressen, sowie nach weiteren relevanten Informationen von Kollegen gesucht werden Mitarbeiter suchen Unter dem Untermenüpunkt Mitarbeiter suchen erscheinen alle aktiven Mitarbeiter. In den Suchspalten kann z.b. nach dem Name gesucht werden. Falls ein Bild vorhanden ist, wird dieses beim drüber Fahren mit der Maus auf über dem Männchen-Icon größer. Mit Klick auf das Lupen-Icon erscheinen detaillierte Informationen zum jeweiligen Mitarbeiter. Suche Details 17

18 Um zu den Fähigkeiten des Mitarbeiters zu gelangen, muss zum Reiter Skills gewechselt werden. Hier sind alle Fertigkeiten des jeweiligen Mitarbeiters aufgelistet, welche von diesem selbst oder vom Vorgesetzten hinzugefügt werden können. Skills Eigene Daten ändern Die eigenen Daten können unter dem jeweiligen Untermenüpunkt unter dem Icon WhoisWho geändert werden. Hier kann außerdem ein Profilbild auf dem Button Datei hinzufügen hochgeladen und ausgewählt werden, welche Nummer in der WhoisWho- Suche angezeigt werden soll. Eigene Daten 18

19 Unter dem Reiter eigene Skills können die jeweiligen Fähigkeiten mit Bewertung mittels Skilllevel hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Die Skills stellt der Vorgesetzte zur Verfügung. Auf dem grünen Plus-Icon können neue Skills hinzugefügt werden. Skillübersicht Es muss eine Kategorie, Eigenschaft und ein Skilllevel ausgewählt und auf den grünen Haken geklickt werden. Der Skill ist nun der Tabelle hinzugefügt und die anderen Mitarbeiter sehen nach Klick auf das speichern-icon diesen ebenfalls. 19

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