Manual co.task - see your tasks Version 1.1

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3 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines Voraussetzungen Installation und Konfiguration 4 2. Aufgaben Aufgaben anlegen Aufgaben bearbeiten Aufgaben löschen 9 3. Schnellwahl Menü 9 4. Aufgabe suchen Konfiguration Standard Einstellungen für Aufgaben Standard Einstellungen für Kategorien Kategorien Kategorie anlegen Kategorie bearbeiten Kategorie löschen Organizer Aufgaben Organisieren Stichworte Stichworte anlegen Stichwort bearbeiten Stichwort löschen 17 Page 3/17

4 1. Allgemeines co.task ist ein Programm, mit dem Sie auf Ihrem iphone oder ipod touch Aufgaben und Kategorien individuell anlegen und verwalten können. Sie können die Aufgaben auch kategorisieren und den Aufgaben einen entsprechenden Status, Priorität sowie ein Beginn- und Enddatum zuordnen. co.task bietet Ihnen verschiedene mitgelieferte Filter und die Möglichkeit, eigene Filter zu erstellen. Dadurch können Sie sich mit co.task die jeweils benötigten Aufgaben individuell anzeigen lassen. Wenn Sie sehr viele Aufgaben mit co.task verwalten, erreichen Sie mit der Sortierung der angezeigten Aufgaben, die sie in den Filter bestimmen können, eine besonders gute Übersicht. Zusätzlich können Sie über die Herstellerseite ( Connectoren erwerben, die Ihnen eine Synchronisierung Ihrer Aufgaben mit beispielsweise Outlook oder ical bzw. Mail ermöglicht. Outlook-Connector (können Sie erwerben) Windows XP / Vista / 7 mit Outlook ab 2003 hier Netzwerkverbindung zwischen Windows und ipod touch bzw. iphone Bonjour (können Sie hier downloaden) Wenn Sie mit ical synchronisieren wollen: ical-connector (können Sie hier erwerben) Netzwerkverbindung zwischen MacOS und ipod touch bzw. iphone 1.2. Installation und Konfiguration 1. Schritt: cotask kaufen Das Programm co.task können Sie im App Store von Apple kaufen: Klicken Sie im Hauptbildschirm auf App Store Die Connectoren funktionieren bidirektional, das heißt, sie könne Aufgaben sowohl in co.task als auch Outlook bzw. ical anlegen, ändern oder löschen. Zur Vereinfachung wird im gesamten Handbuch der Begriff ipod stellvertretend für das iphone und den ipod touch verwendet Voraussetzungen Sie benötigen: co.task ipod touch oder iphone mit aktiviertem Wi-Fi (WLAN) Wenn Sie mit Outlook synchronisieren wollen: Selektieren Sie im unteren Bereich Suchen, geben Sie in der Suchleiste im oberen Bereich co.task ein und klicken Sie Suchen Page 4/17

5 Sie finden cotask und können das Produkt nun kaufen. Folgen Sie dazu den Anweisungen im App Store von Apple Wenn Sie co.task erfolgreich erworben haben, sehen Sie das co.task-symbol im Hauptbildschirm 2. Aufgaben 2.1. Aufgaben anlegen Drücken Sie im Hauptbildschirm auf das co.task- Symbol. Die Aufgabenliste wird angezeigt, wenn Sie noch keine Aufgaben angelegt haben, bleibt diese Liste dementsprechend leer. Wenn Sie eine neue Aufgabe in co.task anlegen möchten, drücken Sie oben rechts auf +. Über die Tastatur können Sie den gewünschten Namen der Aufgabe eingeben. Beenden Sie die Eingabe indem Sie Fertig drücken. Die Aufgabe erscheint mit dem vergebenen Namen in der Übersicht der Aufgaben. Möchten Sie die Eingabe abbrechen, drücken Sie oben rechts erneut auf +. Hinweis: Beachten Sie, dass mehrere Aufgaben den gleichen Namen haben können. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie die gleiche Aufgabe in unterschiedlichen Kategorien haben. Es erscheint das Eingabefeld und die Tastatur wird eingeblendet Aufgaben bearbeiten Berühren Sie das Eingabefeld hinter der Aufgabe die Sie neu angelegt haben oder einer Aufgabe, die Sie ändern möchten. Die Maske Aufgabe bearbeiten wird angezeigt. Page 5/17

6 Klicken Sie auf Sichern um Ihre Eingabe zu speichern. Möchten Sie die Eingabe nicht speichern, klicken Sie Abbrechen. Klicken Sie oben links auf Aufgabe bearbeiten, um in die Maske Aufgabe bearbeiten zu gelangen. Wenn Sie die Aufgabe einer bestimmten Kategorie zuordnen möchten, berühren Sie das Eingabefeld hinter Kategorie. Es wird die Übersicht der Kategorien angezeigt. Um den Namen der Aufgabe zu bearbeiten, berühren Sie das Eingabefeld hinter Name. Die Maske Namen bearbeiten wird angezeigt. Hinweis: Ist die gewünschte Kategorie nicht vorhanden, legen Sie diese, wie im Abschnitt Kategorie anlegen beschrieben, an. Wählen Sie durch Berühren des jeweiligen Feldes die gewünschte Kategorie aus. In dem Feld der ausgewählten Kategorie erscheint ein Häkchen. Eine Mehrfachzuordnung der Aufgaben zu bestimmten Kategorien, wie es beispielsweise in Outlook möglich ist, ist in co.task nicht möglich. Wenn Sie das Feld in dem der aktuelle Name der Aufgabe steht berühren, wir die Tastatur eingeblendet. Sie können nun den Namen der Aufgabe ändern. Drücken Sie oben links auf Aufgabe bearbeiten, um in die Bearbeitungsmaske Aufgabe zurückzukehren. Um der Aufgabe einen Status zu zuordnen, berühren Sie das Eingabefeld hinter Status. Die Page 6/17

7 Maske Status auswählen wird angezeigt. Sie haben die Möglichkeit ein Datum festzulegen. Beenden Sie Ihre Eingabe, indem Sie oben links auf Aufgabe bearbeiten drücken. Wenn Sie ein bereits angegebenes Anfangsdatum entfernen möchten, klicken Sie auf das rote -. Verfahren Sie genauso um das Ende der Aufgaben festzulegen. Hinweis: Achten Sie darauf, dass das eingegebene Enddatum auch nach dem Startdatum liegt. Liegt das Enddatum vor dem Anfangsdatum, wird das Enddatum automatisch auf das Anfangsdatum gesetzt. Wählen Sie nun den gewünschten Status aus, zum Beispiel: In Arbeit. Um Ihre Eingabe zu beenden, drücken Sie oben links auf Aufgabe bearbeiten und die Maske Aufgabe bearbeiten wird mit dem selektierten Status angezeigt. Zusätzliche Daten Sie haben die Möglichkeit, zusätzliche Daten für die Aufgabe zu speichern. Um das Anfangsdatum der Aufgabe auszuwählen, berühren Sie das Eingabefeld hinter Anfang. Durch berühren des jeweiligen Feldes können Sie die Priorität Niedrig, Normal oder Hoch Page 7/17

8 auswählen. Sie können den Fortschritt der Bearbeitung der Aufgabe angeben, in dem Sie ihn über + und - oder durch bewegen des Zeigers ändern. Um Ihre Eingabe zu speichern, drücken Sie oben rechts sichern Möchten Sie Ihre Eingabe nicht übernehmen, drücken Sie oben links Aufgabe. Notizen Möchten Sie sich zu der Aufgabe Notizen machen, können Sie das tun, indem Sie in der Maske Aufgabe bearbeiten das Eingabefeld hinter Notizen berühren. Beachten Sie, dass Sie eventuell in der Maske nach unten scrollen müssen, um das Feld Notizen sehen zu können. Es wird die Maske Notizen bearbeiten angezeigt. Berühren Sie das leere Feld, wird die Tastatur eingeblendet. Sie haben nun die Möglichkeit über die Tastatur die gewünschte Notiz einzutragen. Beenden sie Ihre Eingabe, indem Sie Sichern drücken. Möchten Sie die Eingabe nicht speichern, drücken Sie Abbrechen, um in die Bearbeitungsmaske Aufgabe zurückzukehren. Wenn Sie die in der Aufgabe vorgenommenen Änderungen speichern möchten, klicken Sie oben rechts auf sichern. Möchten Sie die Eingaben nicht speichern, klicken Sie oben links auf Aufgaben. Stichworte Sie haben die Möglichkeit, die Aufgabe mit Stichworte zu markieren. Klicken Sie hierfür das Eingabefeld hinter Stichworte Beachten Sie, dass Sie eventuell in der Maske nach unten scrollen müssen, um das Feld Stichworte sehen zu können. Es wird die Übersicht der Stichworte angezeigt. Hinweis: Ist das gewünschte Stichwort nicht vorhanden, legen Sie dieses, wie im Abschnitt Stichwort anlegen beschrieben, an. Page 8/17

9 Wählen Sie durch berühren des jeweiligen Feldes das gewünschte Stichwort aus. In dem Feld des ausgewählten Stichwortes erscheint ein Häkchen. Das selektierte Stichworte wrid in der Zeile Ausgewählte Stichworte angezeigt. Um ein Stichwort wieder zu entfernen, klicken Sie erneut in das Feld des entsprechenden Stichwortes. Drücken Sie Aufgabe bearbeiten, um Ihre Eingabe zu speichern. Hinweis: Wenn Sie dieselbe Aufgabe in cotask und Outlook oder ical in unterschiedlicher Art und Weise verändern, entsteht ein so genannter Synchronisationskonflikt. Welche Änderung übernommen werden soll, können Sie im Connector unter Konfiguration festlegen. Drücken Sie Löschen, um die Aufgabe zu löschen. Möchten Sie die Aufgabe nicht löschen, gleiten Sie erneut mit dem Finger aus der Mitte des Aufgabenfeldes nach links. Hinweis: Sie haben auch die Möglichkeit eine Aufgabe über das Schnellwahlmenü zu löschen (siehe Abschnitt: Schnellwahlmenü). 3. Schnellwahl Menü Durch einen Doppleklick in das entsprechende Aufgabenfeld wird das Schnellwahlmenü aufgerufen Aufgaben löschen Um eine vorhandene Aufgabe zu löschen, gleiten Sie mit dem Finger aus der Mitte des jeweiligen Aufgabenfeldes nach links. Es erscheint ein rotes - links im Aufgabenfeld. Wenn Sie dieses anklicken, wird das Feld Löschen eingeblendet. Über das Schnellwahlmenü können Sie die Aufgabe löschen, ihren Status auf erledigt oder in Arbeit setzen oder die Aufgabe für heute vormerken. Wählen Sie hierfür die gewünschte Aktion mit einen einfachen Klick aus. Um das Schnellwahlmenü zu beenden, klicken Sie Abbrechen. Page 9/17

10 4. Aufgabe suchen 5. Konfiguration Klicken Sie Organizer -> Konfiguration Klicken Sie in der Übersicht der Aufgaben oben links auf das Symbol Lupe. Das Feld Info zeigt die aktuelle cotask Version an die Sie verwenden. Die Tastatur wird eingeblendet und Sie können nun in das Eingabefeld der Suchfunktion den gewünschten Begriff eingeben. Klicken Sie unten rechts auf Suchen, um sich alle Aufgaben anzeigen zu lassen, in deren Namen der eingegebene Suchbegriff enthalten ist. Wenn Sie erneut auf das Symbol Lupe drücken, ist die Suchfunktion aufgehoben. Es werden wieder alle Aufgaben angezeigt ben Standard Einstellungen für Aufga Sie haben die Möglichkeit, Standard Einstellungen für Aufgaben festzulegen. Sie können auswählen, ob die Priorität, die bei dem Anlegen einer neuen Aufgabe automatisch zugeordnet wird, niedrig, mittel oder hoch sein soll. Um die gewünschte Priorität zu selektieren, klicken Sie in das entsprechende Feld. Berühren Sie das Feld hinter Standard Status um den Status auszuwählen, mit dem die neuen Aufgaben angelegt werden sollen. Klicken Sie oben links auf Zurück um Ihre Page 10/17

11 Eingabe zu übernehmen. Kategorie angelegt rien Standard Einstellungen für Katego- Hier könne Sie wählen, ob bzw. wie in der Übersicht der Kategorien die Anzahl der Aufgaben, die einer Kategorie zugeordnet sind, angezeigt wird. Selektieren Sie hierfür durch Antippen des jeweiligen Feldes nein, links oder unterhalb. Klicken Sie oben links auf Organizer, um Ihre Eingabe zu übernehmen Kategorien Kategorie anlegen Um Ihre Aufgaben zu kategorisieren, haben Sie bei co.task die Möglichkeit, eigene Kategorien anzulegen. Drücken Sie im Hauptbildschirm auf das co.task Symbol. Die Aufgabenliste wird angezeigt. Drücken Sie Organizer -> Kategorien. Die Übersicht der Kategorien wird angezeigt. Bevor Sie eigene Kategorien angelegt haben, erscheint nur die Auswahl ohne Kategorie. Berühren Sie das Eingabefeld hinter neue Kategorie ; die Tastatur wird eingeblendet und der Cursor befindet sich in dem Feld. Benennen Sie die neue Kategorie nun um, indem Sie über die Tastatur den gewünschten Namen eingeben. Beenden Sie Ihre Eingabe, indem Sie unten rechts Fertig drücken. Die Tastatur wird ausgeblendet. Um eine weitere Kategorie anzulegen, wiederholen Sie den beschriebenen Vorgang. Hinweis: Sollten Sie der neuen Kategorie einen Namen geben, der bereits vergeben ist, erhält der Name automatisch den Zusatz _1. Klicken Sie oben rechts auf Fertig, um den Bearbeitungsmodus der Kategorien zu beenden. Indem Sie oben links das Feld Organizer - > Aufgaben drücken, gelangen Sie zurück in die Aufgabenliste. Drücken Sie oben rechts auf Bearbeiten, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Vor dem Feld neue Kategorie hinzufügen erscheint ein grünes +. Drücken Sie dieses, und es wird eine neue Kategorie mit dem Titel neue 6.2. Kategorie bearbeiten Um eine vorhandene Kategorie zu ändern, drücken Sie in der Aufgabenliste, Organizer -> Kategorien. Die Übersicht der Kategorien wird angezeigt. Drücken Sie oben rechts auf Bearbeiten, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. Berühren Sie das Feld der Kategorie, die Sie umbenennen möchten. Die Tastatur wird eingeblendet. Verändern Sie nun den Namen der ausgewählten Kategorie, wie im Abschnitt Page 11/17

12 Kategorie anlegen beschrieben. Drücken Sie Löschen, um die gewählte Kategorie zu löschen. Möchten Sie die gewählte Kategorie nicht löschen, drücken Sie erneut das - vor der Kategorie. Hinweis: Wenn Sie eine Kategorie löschen, der zuvor Aufgaben zugeordnet waren, erscheinen diese Aufgaben nach dem Löschen der entsprechenden Kategorie, in der Übersicht der Aufgaben unter der Überschrift ohne Kategorie Kategorie löschen Um eine vorhandene Kategorie zu löschen, drücken Sie Organizer -> Kategorien. Die Übersicht der Kategorien wird angezeigt. Drücken Sie oben rechts auf Bearbeiten. Vor den vorhandenen Kategorien erscheint jeweils ein rotes -. Drücken Sie dieses - vor der Kategorie, die Sie löschen möchten. Das - dreht sich in vertikale Position, in dem Eingabefeld der ausgewählten Kategorie erscheint das Feld Löschen. Sie gelangen auch in den Bearbeitungsmodus der Kategorien, wenn Sie im Modus Aufgabe bearbeiten, Kategorie -> Bearbeiten klicken Organizer Aufgaben Wenn Sie in co.task viele Aufgaben gespeichert haben, ist es sinnvoll diese zu filtern, um so eine bessere Übersicht zu erhalten. Sie habe in co.task die Möglichkeit vorhandene Filter zu verwenden und eigene Filter zu erstellen. Page 12/17

13 Beachten Sie, dass Sie eventuell in der Maske nach unten scrollen müssen, um den Abschintt Organisieren sehen zu können. vorhandene Anzeigeoptionen auswählen Um Ihre angezeigten Aufgaben zu filtern, klicken Sie Organizer. Unter dem Punkt Aufgaben können Sie einen der vorhandenen anzeige Optionen auswählen. Klicken Sie dafür in das Feld des entsprechenden Filters. Es erscheint das Feld einen neuen Ordner hinzufügen. Vor dem Feld steht ein grünes +.Klicken Sie auf das +. Vor dem nun eingeblendeten Feld leerer Ordner steht ein rotes -.Um den neuen Ordner zu bearbeiten, berühren Sie das Eingabefeld hinter leerer Ordner.Die Maske Ordner bearbeiten wird angezeigt. Alles: alle Aufgaben werden in der Übersicht der Aufgaben angezeigt. Heute: alle Aufgaben, die für heute vorgemerkt sind, werden in der Übersicht der Aufgaben angezeigt. Überfällig: es werden alle Aufgaben angezeigt, die zu diesem Zeitpunkt überfällig sind Organisieren intelligente Ordner Um einen intelligenten Ordner zu erstellen, klicken Sie Organizer -> Intelligente Ordner -> bearbeiten. Klicken Sie das + vor eine neue Eigenschaft hinzufügen Hinweis: Das Prinzip der eigenen Filter ist relativ einfach. Sie erstellen immer Feld-Wert-Paare und Page 13/17

14 verknüpfen diese dann miteinander (und/oder). Selektieren Sie das erste Feld Name, es wird die Liste der möglichen Aufgabenfelder angezeigt. Wählen Sie einen aus, den Sie für Ihren Ordner verwenden möchten, indem Sie in das entsprechende Feld klicken. Um abzubrechen, klicken Sie Abbrechen. Wählen Sie das Feld aus, welches Sie für Ihren Ordner verwenden möchten. In dem gewählten Feld erscheint ein Häkchen. Klicken Sie oben rechts Sichern, um die Eingabe zu übernehmen oder Abbrechen um abzubrechen. Nun müssen Sie noch den für das Aufgabenfeld typischen Wert einstellen, mit dem das Feld verglichen werden soll. Klicken Sie das untere Feld einfach an und wählen Sie aus der Liste der möglichen Werte einen aus. Das zweite Feld gibt die Art des Vergleichs an. Klicken Sie in dieses Feld, um die Liste der Operatoren anzeigen zu lassen. Page 14/17

15 Wenn Sie einen Wert für ein freies Feld (z.b. Name) einstellen wollen, können Sie einen beliebigen Wert eingeben. Um abzubrechen, klicken Sie Abbrechen. Nun können Sie Ihren neu erstellten eigenen intelligenten Ordner speichern, indem Sie Sichern drücken. Wenn Ihr neuer Ordner nicht Leerer Ordner heißen soll, können Sie den Namen durch Klick auf Leerer Ordner ändern. Durch Drücken von Fertig gelangen Sie wieder in die Liste der intelligenten Ordner, aus der Sie nun auch Ihren neu erstellten eigenen intelligenten Ordner auswählen können. Sortierung Sie haben die Möglichkeit, die angelegten Aufgaben zu sortieren. Um Ihre angezeigten Aufgaben zu sortieren, drücken Sie in Organizer -> Intelligente Ordner. Die Übersicht der Sortierungen wird angezeigt. Sie können nun wählen, wonach die Aufgaben sortiert werden sollen. Page 15/17

16 Die Maske Ordner bearbeiten wird angezeigt. vorhandene Sortierung auswählen Klicken Sie das + vor eine neue Sortierung hinzufügen Selektieren Sie das erste Feld Name, es wird die Liste der möglichen Aufgabenfelder angezeigt. Alles: alle Aufgaben werden in der Übersicht der Aufgaben angezeigt. Sortieren nach Namen: die Aufgaben werden alphabetisch geordnet angezeigt. Sortieren nach Kategorien: Die Aufgaben sind nun nach den entsprechenden Kategorien sortiert Sortieren nach Priorität: Die Aufgaben werden nach ihrer Priorität sortiert. eigene Sortierung erstellen Um eine eigene Sortierung zu erstellen, klicken Sie Organizer -> Intelligente Ordner -> Bearbeiten. Es erscheint das Feld neuen Ordner hinzufügen. Vor dem Feld steht ein grünes +. Klicken Sie auf das +. Vor dem nun eingeblendeten Feld leerer Ordner steht ein rotes -. Wählen Sie das Feld aus, welches Sie für Ihre Sortierung verwenden möchten. In dem gewählten Feld erscheint ein Häkchen. Klicken Sie oben rechts Sichern, um die Eingabe zu übernehmen oder Abbrechen um abzubrechen. In dem zweiten Feld können Sie festlegen, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll Stichworte Stichworte anlegen Sie haben in co.task die Möglichkeit, Ihre Aufgaben mit Stichworten zu markieren. Um die gewünschten Stichworte anzulegen, klicken Sie Organizer und tippen Sie das Eingabefeld Stichworte an. Es wird die Übersicht der Stichworte angezeigt. Um die neue Sortierung zu bearbeiten, berühren Sie das Eingabefeld hinter leerer Ordner. Page 16/17

17 8.2. Stichwort bearbeiten Um ein vorhandenes Stichwort zu bearbeiten, selektieren Sie dieses, indem Sie das Feld antippen. Das selektierte Stichwort ist markiert. Drücken Sie Bearbeiten um das gewünschte Stichwort zu ändern. Bevor Sie eigene Stichworte angelegt haben, erscheint die Übersicht leer. Klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten, um den den Bearbeitungsmodus der Stichworte zu wechseln. Speichern Sie Ihre Eingabe mit Sichern. Möchten Sie die Änderung nicht übernehmen, klicken Sie Abbrechen Stichwort löschen Sie haben die Möglichkeit ein vorhandenes Stichwort zu löschen, indem Sie es durch antippen markieren und dann das selektierte Stichwort durch klicken auf das Papierkorb- Symbol unten rechts entfernen. Drücken Sie unten links auf +, es erscheint das Eingabefeld. Wenn Sie dieses antippen, wird die Tastatur eingeblendet und Sie können ein neues Stichwort eingeben. Beenden Sie Ihre Eingabe mit Fertig. Um das eingegebene Stichwort zu speichern, klicken Sie Sichern Page 17/17

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