Kurzanleitung zu WinZeit und dem Scanndy

Transkript

1 Kurzanleitung zu WinZeit und dem Scanndy

2 Inhaltsverzeichnis Benötigte Materialien Seite 3 Grundlegende Bedienung des Scanndys Seite 4 Die Hauptmenü Punkte Seite 5 Das Drucken mit Barcode Seite 6 Zuordnen des Scanndys Seite 7 Wie scanne ich ein Projekt Seite 7/8 Stundeneingabe über manuelle Zeiterfassung Seite 7/8 Stundeneingabe über die Stoppuhr Seite 9 Eingabe der Mitarbeiter Seite 10/11 Installation von WinZeit Seite 11 Der WinZeit-Abgleich Seite 12 Die WinZeit-Konfiguration Seite 13/14 Die WinZeit Verknüpfung in WinPlan Seite 14 WinZeit-Schnittstellen in WinDach und die Funktion Seite 15/16/17 Seite 2 von 17

3 Benötigte Materialien Zum Gerät: - Scanndy (Wahlweiße mit WLAN oder GPRS Verknüpfung) - Dockingstation für das Scanndy - Adapter für den USB-Anschluss Software: - WinZeit - WinDach/WinPlan Systemvorraussetzung: - Rechner mit Windows XP, Windows Vista oder Windows 7 - Mindestens 512 MB Arbeitsspeicher Seite 3 von 17

4 Bedienung des Scanndys: - Längeres drücken von OK um Scanndy einzuschalten - Zum Überspringen des Startbildschirm drücken Sie eine beliebige Taste - Um den Barcode Scanner zu aktivieren, drücken Sie länger den grünen Button. - Mit den oberen schwarzen Tasten bewegen Sie sich im Menü nach oben, bzw. unten. - Mit dem OK Button bestätigen Sie Ihre Eingabe. - Mit den gelben Buttons wählen Sie in der ersten Zeile die gelbe Schrift aus. - Die Zahlen dienen zum Beispiel zur Eingabe einer Projektnummer. Wenn Sie den Button mit dem. Ca. zwei Sekunden halten, können Sie auch Buchstaben eingeben. Seite 4 von 17

5 Die Menüpunkte individ. Zeiterf: Hier haben Sie die Möglichkeit ein Projekt einzuscannen und Mitarbeiter ohne vorherige Planung in WinPlan einzugeben. vorgepl. Zeiterf: Hier haben Sie die Möglichkeit schnell Stunden auf bereits in WinPlan geplante Projekte zu erfassen. Sie erhalten hierbei eine Auswahl der in WinPlan geplanten Projekte und Mitarbeiter auf den Projekten Erfassungsmodus: Hier können Sie zwischen der manuellen Stundeneingabe und der Stundeneingabe über die Stoppuhr wählen. Zuordnungsmodus: Hier können Sie auswählen ob Sie die erfassten Stunden zu Positionen eines Projektes oder Tätigkeiten zuordnen möchten. Versionsinfo: Hier wird Ihnen die aktuelle Version auf dem Scanndy angezeigt. Konfiguration: Hier können Sie diverse Dinge wie zum Beispiel Lautstärke einstellen. Ein wichtiger Punkt in der Konfiguration ist der Punkt Seriennr, hier können Sie eine individuelle Nummer für jedes Scanndy vergeben. Der andere wichtige Punkt ist der Menüpunkt Batterie. Hier können Sie auswählen wie lange ihr Scanndy angeschaltet bleiben soll. Dies ist nützlich wenn Sie die Zeiterfassung über die Stoppuhr wählen, denn wenn das Scanndy ausgeschaltet ist, läuft die Stoppuhr weiter. Seite 5 von 17

6 Das Drucken mit Barcode aus WinDach Arbeitsauftrag Wenn Sie sich in der Positionserfassung befinden und einen Arbeitsauftrag drucken möchten, können sie bei der Formularwahl mit Barcode auswählen. Der Barcode, der über dem Arbeitsauftrag gedruckt wird kann dann problemlos mit ihrem Scanndy eingescannt werden. Zeitvorgabeliste Die Zeitvorgabeliste können Sie ebenfalls in der Positionserfassung auswählen. Dann nur noch auf die Formulareinstellung mit Barcode und für Position wird ein Barcode gedruckt, welcher zum Buchen der Stunden auf Positionen benutzt werden kann. Mitarbeiterliste Die Mitarbeiter können Sie an folgender Stelle mit Barcode drucken. Wenn Sie dann noch die Formularvariante mit Barcode auswählen, können Sie eine Liste der Mitarbeiter mit Barcode drucken. Seite 6 von 17

7 Das Zuordnen des Scanndys eines bestimmten Mitarbeiters Wenn Sie sich in der Nachkalkulation der Stammdaten befinden, können Sie einem Mitarbeiter eine Scanndy-ID zuordnen um im Planer genau festzulegen, wer welches Scanndy dabei hat. Sie müssen nur die ID eingeben, die Sie für das Scanndy im Voraus vergeben haben. Wie scanne ich ein Projekt? Zeiterfassung über Stundeneingabe Bevor Sie ein Projekt scannen, gehen Sie auf den Menüpunkt Erfassungsmodus und wählen den Punkt Stundeneingabe aus. Danach wählen Sie individ. Zeiterf aus. Dann haben Sie die Auswahl, über welche Art Sie eine Projektnummer eintragen möchten. Unter dem Punkt PrjNr scannen können Sie direkt mit dem Scanndy eine Projektnummer vom Arbeitsauftrag oder Angebotsblankette einscannen. Hierfür wählen sie den Punkt an. Wenn Sie dann das leere Display sehen mit der Überschrift PrjNr scannen, halten Sie die grüne Taste und fahren Sie mit dem roten Infrarot Sensor über den gewünschten Barcode. Danach wird ihnen die Seite 7 von 17

8 eingescannte Projektnummer angezeigt. Drücken Sie den OK Button für weiter. Hier kommen wir dann zur Erfassung der Mitarbeiter, welche ich Ihnen später noch nahelegen werde. Ein weiterer Punkt ist die manuelle Eingabe der Projektnummer. Wenn Sie sich in der individuellen Zeiterfassung befinden, wählen Sie den 2. Punkt aus, PrjNr Eingabe. Haben Sie diesen Punkt ausgewählt, können sie über die Tastatur eine Projektnummer eintragen. Zuerst kann man nur Zahlen verwenden, sobald Sie jedoch die Taste mit dem Punkt, ganz links unten für ca. 2 Sekunden halten, haben sie auch die Möglichkeit Buchstaben zu verwenden. Wenn Sie die Projektnummer eingetippt haben und mit OK bestätigt haben, kommen Sie zum Eintragen der Mitarbeiter. Betrachten wir nun den vorletzten Punkt. Wählen Sie in der individuellen Zeiterfassung den Menüpunkt Prj-Liste aus. Falls sie Daten über WinZeit zum Scanndy übertragen haben erscheint Ihnen nun eine Liste der offenen Projekte. Von denen wählen Sie eins aus und bestätigen es mit OK und nun befinden Sie sich wieder in der Mitarbeiter Auswahl. Der letzte Punkt, ist der Punkt Letzte Prj. Wenn Sie diesen Punkt auswählen, wird Ihnen die zuletzt verwendete Projektnummer angezeigt. Sie bestätigen die Projektnummer und befinden sich nach der Auswahl in der Mitarbeiter Auswahl. Seite 8 von 17

9 Zeiterfassung via Stoppuhr Bevor Sie die individuelle Zeiterfassung beginnen, wählen Sie im Hauptmenü den Punkt Erfassungsmodus aus und bestätigen sie ihn. Nun wählen Sie Stoppuhr aus und bestätigen dies. Zurück im Hauptmenu beginnen Sie die individuelle Zeiterfassung und wählen dort die gewünschte Art der Projektnummerneingabe aus. Sie tätigen also die identischen Schritte, wie in der manuellen Stundenvergabe. Danach wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter und das Datum der Erfassung aus. Darauf starten Sie die Stoppuhr und es erscheint Ihnen ein neues Menü, in dem der Beginn der Stoppuhr angezeigt wird. Über den Button + können Sie einen weiteren Mitarbeiter hinzufügen, falls er gerade von einem anderen Projekt kommt. Auf dem Button - können Sie Mitarbeiter auschecken. Wenn Sie im Nachhinein Mitarbeiter hinzufügen, wird die Zeiterfassung für denjenigen Mitarbeiter neu gestartet. Auf dem Menüpunkt Beenden können Sie die Stoppuhr für alle Mitarbeiter beenden. Seite 9 von 17

10 Eingabe der Mitarbeiter Auch hier haben Sie wieder vier Möglichkeiten der Eingabe. Nach dem Sie ein Projekt ausgewählt haben, über einen der obigen vier Punkte, haben Sie die Möglichkeit einen Mitarbeiter auszuwählen. Zuerst die Mitarbeiter Eingabe über den Scanner. Sie wählen den Menüpunkt MA scannen aus und bestätigen diesen. Danach halten Sie die grüne Taste und fahren Sie mit dem Infrarot Sensor über den Barcode des gewünschten Mitarbeiters. Wenn Sie bereits Daten auf dem Scanndy haben, wird Ihnen direkt angezeigt welcher Mitarbeiter dies ist, falls nicht folgt eine Erklärung auf Seite 11. Diesen Mitarbeiter bestätigen Sie dann mit OK. Falls Sie noch einen Mitarbeiter erfassen möchten, halten Sie erneut die grüne Taste, ansonsten bestätigen sie einfach erneut mit OK. Nun können Sie das Datum auswählen, an dem Sie die Stunden erfassen möchten. Bestätigen Sie dies über die Auswahl, wenn Sie sich auf dem richtigen Datum befinden. Der zweite Punkt der Mitarbeitererfassung ist der Punkt MA Eingabe. Hierbei muss die Mitarbeiternummer manuell eingegeben werden. Bestätigen Sie die eingegebene Zahl mit dem OK Button. Der nächste Punkt der Mitarbeitererfassung ist der Punkt Liste MA hier kann man mehrere Mitarbeiter aus einer Liste auswählen, wenn man zuvor Mitarbeiter eingespielt hat. Wenn Sie sich in der Liste der Mitarbeiter befinden und möchten einen Mitarbeiter auswählen, drücken Sie den grünen Button und es erscheint ein Stern vor dem Mitarbeiter was Ihnen anzeigt das der Mitarbeiter gewählt ist. Über diese Möglichkeit können Sie auch mehr als einen Mitarbeiter auswählen. Auf dem Button OK beenden Sie die Eingabe der Mitarbeiter über eine Liste. Der Letzte Punkt der Mitarbeitererfassung ist der Punkt Letzte MA. Hier erscheint eine Liste der zuletzt ausgewählten Mitarbeiter. Wenn Sie sich in der Liste der Mitarbeiter befinden und möchten einen Mitarbeiter auswählen, Seite 10 von 17

11 drücken Sie den grünen Button und es erscheint ein Stern vor dem Mitarbeiter was Ihnen anzeigt das der Mitarbeiter gewählt ist. Auf dem Button OK beenden Sie die Eingabe der Mitarbeiter über eine Liste. Installation des Scanndys Zur Installation des Scanndys benötigen Sie einen Freischaltcode, welchen Sie telefonisch bei uns erhalten, wenn Sie WinZeit erworben haben. Wenn dies erfolgt ist, gehen Sie wie folgt vor. Sie begeben sich in die Konfiguration und wählen die WinZeit-Software aus. Nun benötigen Sie den Freischaltcode und geben noch die Anzahl der erworbenen Lizenzen an. Und schon ist ihr WinDach bereit für das Scanndy. Seite 11 von 17

12 Der WinZeit-Abgleich Direkt nach der Installation hat sich eine Verknüpfung auf dem Desktop gebildet. Wenn Sie diese Verknüpfung ausführen, öffnet sich folgendes Programm. Wenn Sie den Button Scanndys suchen auswählen, werden alle Scanndys angezeigt, die über den USB-Anschluss an den PC verbunden sind. Beim Punkt Daten zum PC übertragen können Sie alle erfassten Daten zum PC übertragen, was wie folgt aussieht. Über den Punkt Firmware updaten können Sie ihr Scanndy auf die neuste Version updaten. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass Sie die Daten nicht direkt in WinDach übertragen müssen. Wenn Sie den WinZeit Abgleich gemacht haben, erstellt ihr Programm eine Datei für Sie, die gültig ist, bis die Daten in WinDach eingelesen werden. Seite 12 von 17

13 Die WinZeit-Konfiguration Auf die folgende Weise gelangen Sie in die WinZeit-Konfiguration. Sie begeben sich in die WinDach Konfiguration und wählen dann wie auf dem Bild die Schnittstelle WinZeit aus. Daraufhin öffnet sich die WinZeit-Konfiguration. Seite 13 von 17

14 In der Konfiguration können Sie die Standardlohnart für den Import auswählen, den Pfad auf dem WinZeit installiert ist und ob sie den Planer automatisch damit aktualisieren möchten. Über den Button Mitarbeiter exportieren können Sie ihre Mitarbeiter auf dem Scanndy speichern, was das Einscannen von Mitarbeitern durch einfaches Auswählen erleichtert. Dasselbe gilt für den Button Tätigkeiten exportieren. Die WinZeit Verknüpfung in WinPlan In WinPlan können Sie einstellen ob die Samstage und Sonntage für die Tagesplanung mit berechnet werden und bis zu welchem Datum die Tagesplanung bereitgestellt wird. Die Daten werden beim Verlassen des Planers immer für das Scanndy bereitgestellt und bei einem Abgleich übertragen. Sollten Sie den Punkt WinPlan-Abgleich in der Konfiguration von WinDach angehakt haben, werden im Planer automatisch die Mitarbeiter und Projekte hinzugefügt, für die mit dem Scanndy Stunden erfasst wurden. Wenn Sie eine Tagesplanung für die kommenden Tage erfassen, werden diese beim Verlassen des Planers für sie bereitgestellt und beim nächsten WinZeit Abgleich übertragen. Sie können unter dem Punkt vorgepl. Zeiterfassung die vorgeplanten Projekte finden. Seite 14 von 17

15 Die WinZeit Schnittstellen in WinDach Wenn Sie sich in der Nachkalkulation der Lohnwerte befinden, sehen sie den WinZeit Button oben links. Sobald Sie in der Nachkalkulation den WinZeit Button drücken, gelangen Sie zuerst in ein Fenster, das Ihnen bestätigt ob Sie neue Daten vom Scanndy besitzen. Wenn Sie dann den Button Daten zum PC übertragen auswählen, werden die Zeiten in die Nachkalkulation überspielt. Seite 15 von 17

16 Die zweite Schnittstelle befindet sich in der Positionserfassung im Projekt und in der Reparatur. Wenn Sie in der Positionserfassung den WinZeit Button auswählen, haben Sie die Möglichkeit die Stunden als Position in einem Projekt und Reparatur zu erstellen. Sie haben somit die Möglichkeit viel Zeit zu sparen. In der rechts gezeigten Grafik sehen sie das Fenster, das erscheint wenn Sie den WinZeit Button in der Positionserfassung drücken. Wenn Sie hier Importieren auswählen, wird die Position erstellt. Seite 16 von 17

17 In der Position wird dann der Name, sowie das Datum angezeigt an dem der Mitarbeiter vor Ort war. Wenn Sie die Zeiterfassung über die Stoppuhr ausgewählt haben, wird auf der Rechnung zusätzlich die genaue Zeit der Anwesenheit angezeigt. Wenn Sie noch Fragen haben oder Informationen erhalten möchten, melden Sie sich gerne bei uns. Seite 17 von 17