In der Offenen Vorgänge Liste wird angezeigt, welche Vorgänge noch nicht vollständig ausgeglichen wurden.

Transkript

1 Verwaltung - Listen Inhalt Offene Vorgänge Terminliste Rechnungsliste Transferliste Inboxleistungen Rechnungsabweichung Rückvergütungen Leistungsliste Dokumentenliste Offene Vorgänge In der Offenen Vorgänge Liste wird angezeigt, welche Vorgänge noch nicht vollständig ausgeglichen wurden. Geben Sie dazu einen Abreisezeitraum ein, für den Sie die offenen Posten sehen wollen, und klicken dann auf < Suchen >. Neben dem Abreisezeitraum können Sie auch nach den Vorgängen einer Filiale (Feld < Agentur >) oder nach einer bestimmten < Kundennummer > suchen. Im unteren Bereich der Maske wird Ihnen nun eine Liste aller Vorgänge angezeigt, deren Abreise in den abgefragten Zeitraum fällt und die noch nicht ausgeglichen wurden. Anhand des Betrages können Sie ersehen, ob der Kunde den Vorgang noch nicht vollständig gezahlt hat, oder ob Sie dem Kunden noch eine Rückzahlung schulden. Wenn ein Vorgang vom Kunden noch nicht vollständig bezahlt wurde, erscheint der Vorgang mit einem positiven Betrag in dieser Liste. Müssen Sie noch eine Rückzahlung an den Kunden leisten, wird der entsprechende Vorgang mit einem negativen Betrage angezeigt. Rechnungsliste Die Rechnungsliste zeigt Ihnen alle Rechnungen und Gutschriften in einem bestimmten Datumsbereich und/oder für einen bestimmten Kunden. Geben Sie dazu den Zeitpunkt des Drucks und/oder die Kundennummer an und klicken auf < Suchen >.

2 Sie erhalten eine Liste mit allen Rechnungen und Gutschriften, auf die die Suchparameter zutreffen. Wenn Sie eine der Rechnungen/Gutschriften markieren und die Schaltfläche < Auswählen > betätigen, wird das entsprechende PDF Dokument angezeigt. Rot angezeigte Zeilen bedeuten, dass es sich dabei um einen Vorgang handelt, der NACH dem Rechnungsdruck geändert wurde und jetzt nicht mehr zur Rechnung passt. Hier muss entweder eine neue Rechnung erstellt werden (vorher natürlich eine Gutschrift) oder die Änderungen müssen rückgängig gemacht werden. Transferliste Die Transferliste bietet Ihnen die Möglichkeit, nach Vorgängen mit bestimmten Flügen zu suchen, z.b. um den Kunden Änderungen am Flug mitzuteilen. Geben Sie dazu den Reisezeitraum und den gesuchten Flughafen an und klicken auf < Suchen >. Sie erhalten eine Liste mit den Vorgängen, bei denen entsprechende Flüge vorhanden sind. Über die Schaltfläche < Drucken > wird ein PDF Dokument erzeugt, das Sie drucken oder auch speichern können. Inboxleistungen In dieser Liste werden alle CRS Buchungen angezeigt, die zur Zeit in der Inbox vorhanden sind. Dies können Buchungen aus Drittsystemen sein oder Leistungen aus der Expert Maske, die noch nicht in einen Vorgang importiert wurden.

3 Klicken Sie auf < Suchen >, um die Liste der aktuell verfügbaren Leistungen in der Inbox anzuzeigen. Details zur Inbox finden Sie in der Anleitung zur Inbox. Rechnungsabweichung In myjack ist es möglich, eine Rechnung für einen Vorgang zu drucken, und anschließend die Leistungen des Vorgangs zu ändern. Sie können zum Beispiel eine Leistung hinzufügen, oder eine bestehende Leistung löschen, oder auch den Preis einer bestehenden Leistung ändern. Als Ergebnis stimmt der aktuelle Stand des Vorgangs nicht mit dem Stand der zuletzt gedruckten Rechnung überein. Das bedeutet, dass Sie eine Gutschrift und anschließend eine neue Rechnung drucken müssen, um den gleichen Stand in Vorgang und Rechnung zu bekommen. Die Liste Rechnungsabweichung zeigt Ihnen alle Vorgänge an, bei denen es eine Abweichung zwischen Leistungen und Rechnung gibt. Rufen Sie dazu den Menüpunkt < Verwaltung - Listen - Rechnungsabweichung > auf und klicken auf < Liste aktualisieren >. Als Ergebnis erhalten Sie eine entsprechende Liste. Sie können nun mit einem Doppelklick auf einen Eintrag den entsprechenden Vorgang öffnen und den Vorgang korrigieren, indem Sie eine Gutschrift und eine neue Rechnung drucken. Sollte die Ergebnisliste leer sein, könnte das daran liegen, dass die Checkbox < nur meine Vorgänge anzeigen > aktiviert ist. Dadurch wird die Prüfung nur für die Vorgänge durchgeführt, die Sie selbst angelegt haben. Entfernen Sie den Haken in dieser Checkbox, werden auch die Vorgänge Ihrer Kollegen mit angezeigt. Rückvergütungen Die Beschreibung der Liste < Rückvergütungen > finden Sie in der Anleitung zu Rückvergütungen. Leistungsliste In der Leistungsliste werden die Leistungen von Vorgängen mit dem jeweiligen Stand bezüglich der eingegebenen Veranstalter Abrechnung und dem Unterlagenstatus angezeigt.

4 Sie können die Liste nach den folgenden Parametern eingrenzen: Feldname Von - bis Buchungsdatum Von - bis Abreise Beschreibung Buchungsdatum der Leistung Abreisedatum Leistungsträger Leistungsträger aus dem Feld < Veranstalter > VA-RE Status der VA Rechnung. Auswahlmöglichkeiten sind: Offen (Rot) Bedient (Grün) Teilweise (Gelb) Vorgang Leistung Unterlagen Auftragsnummer (hier bitte die komplette Auftragsnummer eingeben) Veranstalter Buchungsnummer (hier bitte die komplette Buchungsnummer eingeben) Status der Unterlagen. Auswahlmöglichkeiten sind: keine Kontrolle (Blau) noch nicht eingegangen (Rot) noch nicht ausgegeben (Gelb) ausgegeben (Abholung) (Grün) ausgegeben (Versand) (Grün) ausgegeben ( ) (Grün) Mitarbeiter Agentur Mitarbeiter, der in der Leistung erfasst ist. Kostenstelle der Filiale, auf die der Vorgang erstellt wurde. In der Ergebnisliste werden zum einen die Felder angezeigt, die oben als Suchparameter beschrieben sind. Darüber hinaus zeigt die Liste noch das Buchungsdatum und den Kundennamen an. Im Feld < Rechnungs-RE > wird der Soll Saldo des entsprechenden Offenen Postens auf dem VA Verrechnungskonto angezeigt. Im Feld < Entgelt > werden der Wert der Serviceentgelte/Fees angezeigt, die in der Leistung enthalten sind. In den letzten beiden Spalten werden farbige Icons angezeigt für den Rechnungseingang und den Unterlagenversand. Welcher Stand sich hinter der Farbe verbirgt, entnehmen Sie bitte aus der Liste oben oder dem Tooltip, der sich öffnet, wenn Sie mit der Maus auf einen Eintrag zeigen. Der Status der Eingangsrechnung wird entweder über die Verbuchung der Eingangsrechnung in der Buchhaltung gesetzt, oder kann manuell

5 gesetzt werden, wenn Sie nicht mit der Buchhaltung in myjack arbeiten. In der Leistungsliste werden keine Angebotsleistungen angezeigt. Dokumentenliste Die Dokumentenliste ermöglicht es Ihnen, nach Dokumenten zu suchen, die entweder in myjack erstellt wurden oder die manuell von Ihnen in myjack geladen wurden. Dabei zeigt die Liste die folgenden Spalten an, die auch als Abfrageparameter genutzt werden können. Feldname Datum von-bis Typ Nummer Beschreibung Benutzer Agentur Beschreibung Das Erstellungsdatum des Dokuments bzw. Datum des Hochladens in myjack Der Typ des Dokuments Die Belegnummer des Dokuments Ein optionaler Text für das Dokument. Bei myjack Dokumenten ist dieses Feld normalerweise leer, kann aber manuell nachgetragen werden. Bei eigenen Dokumenten wird hier automatisch der Dokumentenname eingetragen. Der Mitarbeiter, der das Dokument erstellt oder hochgeladen hat. Die Agentur, unter der das Dokument erstellt oder hochgeladen wurde. Um ein Dokument in myjack zu laden, klicken Sie auf die Schaltfläche < Hochladen > Im folgenden Fenster können Sie das gewünschte Dokument auswählen und mit der Schaltfläche < Datei hochladen > in myjack ablegen.

6 Sobald ein Dokument in myjack geladen ist, kann es an anderen Stellen z.b. mit einem Beleg verknüpft werden. Am Ende jeder Zeile wird für dieses Dokument angezeigt, an welchen Stellen in myjack das Dokument verknüpft wurde. Wenn Sie mit der Maus auf eines der Symbole zeigen, wird ein Tooltip mit näheren Informationen (z.b. Auftragsnummer, Belegnummer usw.) angezeigt. Sie können Dokumente mit Vorgängen, Leistungen, Belegen usw. verknüpfen. In den jeweiligen Masken gibt es die entsprechenden Schaltflächen, mit denen Dokumente verknüpft werden können. Über das Drucker Symbol in der vorletzten Spalte können Sie das entsprechende Dokument aufrufen. Dabei wird das jeweils notwendige Programm (PDF Reader, MS Word, usw.) direkt gestartet. Über die das Disketten Symbol können Sie ein Dokument aus myjack auf Ihren lokalen PC speichern. Dies betrifft sowohl Dokumente, die in myjack erstellt wurden, als auch Dokumente, die zu einem früheren Zeitpunkt in myjack geladen wurden. Es erscheint ein Dialog, in dem Sie den Speicherort der Datei angeben müssen.

7 Beim ersten Aufruf wird das Home Verzeichnis des Windows Nutzers aufgerufen, wenn Sie ein anderes Verzeichnis auswählen, so wird dieses Verzeichnis beim nächsten Aufruf vorgeschlagen. myjack schlägt als Dateiname den Namen des hinterlegen Dokuments vor. Sie haben aber die Möglichkeit, im Feld < Dateiname > den Vorschlag zu überschreiben. Über die Schaltfläche < Speichern > wird das Dokument im gewählten Ordner abgelegt. Das Dokument bleibt weiterhin in myjack vorhanden. In der letzten Spalte der Dokumentenliste sehen Sie entweder ein Mülleimer Symbol oder ein Schloss Symbol. Die Dokumente mit Schloss Symbol wurden in myjack erstellt und können nicht gelöscht werden. Dokumente mit dem Schloss Symbol können auch wieder aus myjack entfernt werden, indem Sie auf das Mülleimer Symbol klicken. Unter Umständen kann es vorkommen, dass auch selbst geladene Dokumente nicht mehr gelöscht werden dürfen.