Kunden. Inhalt. Alle Kunden. asello unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Kundendaten mit der integrierten Kundenverwaltung.

Transkript

1 Kunden asello unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Kundendaten mit der integrierten Kundenverwaltung. Inhalt Inhalt Alle Kunden Kundenübersicht Kunde anlegen/bearbeiten Kundennummer automatisch vergeben Kundenkarte Archiv Mahnungen Anhang Datenschutz Import / Export Kunden importieren Kunden exportieren Alle Kunden In der Kundenübersicht werden alle im System vorhandenen Kunden aufgelistet (Name, Anschrift, , Telefon und Adresse). Über die Suchleiste können die Kunden durchsucht werden. Details: Mit einem Klick auf "..." oder den Kundennamen erscheint ein Fenster mit den Details, in dem auch ein Bearbeiten des Kunden möglich ist. Neue Rechnung: Mit einem Klick auf das grüne Kassensymbol in der Zeile eines Kundennamen, wird eine neue Rechnung mit diesem Kunden geöffnet. Neuer Kunde: Mit einem Klick auf + Kunde (links unten) können Sie einen neuen Kunden anlegen. Suche: Mit der Suche werden in den einzelnen Feldern des Kunden gesucht und die Kunden nach dem besten Ergebnis gereiht angezeigt. Importieren: Importieren von Kundendaten Exportieren: Exportieren von Kundendaten Tipp Über die Suche können Sie mit einer Ähnlichkeitssuche alle Felder der Kunden durchsuchen. Die Ergebnisse werden nach der Relevanz sortiert angezeigt.

2 Kundenübersicht Wenn Sie die Ansicht eines Kunden öffnen, sehen Sie eine Übersicht der Kundeninformationen wie Name, Liefer- und Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen, Zusatzinformationen, Jahresumsatz und die offenen Lieferscheine. Unter Aktionen können Sie den Kunden löschen, eine neue Rechnung oder eine neue Kundenkarte anlegen. Mit einem Klick auf das grüne Kassensymbol wird der Kunde gespeichert und danach eine neue Rechnung mit diesem Kunden geöffnet. Kunde anlegen/bearbeiten

3 Im Eingabefeld Name können Sie rechts neben dem Namen auf den Pfeil nach unten klicken. Das Namensfeld wird nun ausgeklappt. Je nach Anrede, stehen unterschiedliche Eingabefelder im Kunden zur Verfügung. Bei der Anrede "Frau", "Herr" stehen die Felder Anrede, Titel, Titel nach dem Namen, Vorname und Nachname zur Verfügung. Bei der Anrede "Andere" stehen Ihnen im Unterschied nur das Feld Name zur Verfügung. Weitere Felder sind: Kundennummer UID Referenznummer -Adresse Referenznummer Telefonnummer Faxnummer Tipp Die Referenznummer kann für eine Zimmernummer oder Bezeichnung aus einem externen System verwendet werden. Die Nummer wird auch in der Übersicht der Kunden und beim Erstellen einer Rechnung angezeigt. Die Bezeichnung der Referenznummer kann unter Einstellungen > Rechnungsablauf konfiguriert werden. Rechnungsadresse / Lieferadresse Sie können für Kunden eine Rechnungsadresse anlegen mit den Feldern: Name 1 Name 2 Straße Hausnummer Ort PLZ Land Für die Lieferadresse ist als Standard "Wie Rechnungsadresse" aktiviert. Wenn Sie dies abhaken, können sie eine zweite Adresse als Lieferadresse abspeichern. Es stehen dieselben Felder wie bei Rechnungsadresse zur Verfügung. Bei Erstellen einer Rechnung mit diesem Kunden stehen Ihnen beide Adressen zur Verfügung. Bei Lieferscheinen wird automatisch die Lieferadresse herangezogen, bei allen anderen Dokumenten die Rechnungsadresse.

4 Tipp Bei Änderung des Kundennamens wird der Name 1 der Rechnungsadresse und Lieferadresse (wenn nicht "Wie Rechnungsadresse" aktiv) mit überschrieben, wenn diese gleich wie der Kundenname sind. Zahlungsinformationen Bei den Zahlungsinformationen können Sie das Zahlungsziel für diesen Kunden angeben, falls das Zahlungsziel vom allgemeinen Zahlungsziel abweicht ( Einstellungen > Rechnungsablauf). Sie können auch die Skonto Tage und Prozente festlegen und ob bei Erstellen einer Rechnung als Standard Innergemeinschaftliche Lieferung, R everse Charge, Lieferung Drittland oder Bauleistung ausgewählt werden soll. Buchhaltung Hier können Sie die Kontonummer des Kunden hinterlegen. Zusatzinformationen Sie können dem Kunden eine Rabattgruppe zuweisen. Weitere Informationen zu den Rabattgruppen finden Sie unter System > Rabattgruppen. Für die Rechnungszustellung kann ein Standard per Mail oder per Post gewählt werden. Sie können dem Kunden auch einen Mitarbeiter zuweisen und eine Anmerkung hinterlegen. Kundennummer automatisch vergeben Für die Kundennummer kann man eine automatische Nummerierung konfigurieren. Dabei kann ein Prefix, die Anzahl der Stellen und die nächste Nummer eingestellt werden. Bei bestehenden Kunden kann mit dem aktuallisieren Butten, eine neue Nummer generiert werden. Die automatische Kundennummer wird beim Anlegen eines neuen Kunden automatisch vorgeschlagen, kann aber überschrieben werden. <Bild> Kundenkarte In der Registerkarte Kundenkarte werden alle erstellten Kundenkarten angezeigt. Sie können neue Kundenkarten hinzufügen oder aktive Kundenkarten deaktivieren. Wenn Sie die Kundenkarte während dem Erstellen einer Rechnung scannen wird der Kunde bei der Rechnung hinterlegt. Die deaktivierte Kundenkarten werden grau angezeigt und die aktiven blau. Sie können die Kundenkarten öffnen und nochmal ausdrucken. Weiter Informationen zur Konfiguration der Kundenkarten finden Sie unter Konfiguration - Kundenkarte.

5 Bei Erstellen einer neuen Kundenkarte kann diese sofort am Label- oder Kartendrucker gedruckt werden. Archiv Im Reiter Archiv sehen Sie alle Rechnungen, Lieferscheine und Angebote von diesem Kunden. Bei Suchen können Sie einen Suchbegriff eingeben um eine bestimmte Rechnung zu finden. Mit einem Klick auf das Symbol "Exportieren", rechts neben dem "Suchen" Symbol, können Sie die angezeigten Rechnungen in einer Microsoft Excel Datei (XLSX) exportieren. Mit einem Klick auf das ganz rechte Symbol "Filtern" können Sie die Rechnungen, Lieferscheine und Angebote des Kunden filtern. Sie können nach dem Status wie "Offen", "Abgeschlossen" oder "Storniert" filtern. Anfangs ist "ALLE" ausgewählt. Sie haben auch die Möglichkeit nach Berater, Verkäufer oder einen Zeitraum zu filtern.

6 Mahnungen Unter Mahnungen werden alle Mahnungen des Kunden aufgelistet. Anhang Im Reiter Anhang können Sie Notizen und Anhänge zum Kunden anfügen. Anhang Typ Anmerkung : Eignet sich auch zum Anhängen von Dateien (z.b. Verträge, Fotos ). Es können pro Anmerkung mehrere Dateien angehängt werden.

7 Anhang Typ Autom. Hinweis : Eignet sich zum Speichern von Hinweisen für diesen Kunden. Der Hinweis wird bei der Auswahl des Kunden automatisch angezeigt (z.b. Kunde bekommt Lieferung frei Haus ) Datenschutz Hier können Sie alle Daten, die Sie über einen Kunden gespeichert haben drucken. Die Anhänge und Anmerkungen werden dabei nicht gedruckt. Unter Zweck und Einwilligung können Sie vermerken, welche für welchen Zweck Sie die Einwilligung des Kunden haben. Die Zwecke können unter System - Datenschutz festgelegt werden. Die Funktion Datenschutz ist nur für den asello Administrator verfügbar.

8 Import / Export Mit asello können Sie jederzeit bestehende Kunden aus dem System exportieren und neue Kunden importieren. Kunden importieren Im Fenster Kunden importieren können Sie Kunden aus einer Microsoft Excel Datei (XLSX) einfach importieren. Um die Kunden importieren zu können, laden Sie sich zuerst unter "Vorlage herunterladen" eine Microsoft Excel Datei (XLSX) herunter. In dieser Liste können Sie alle Ihre neuen Kunden eintragen.

9 Kunden exportieren Im Fenster exportieren, können Sie alle Kunden in eine MS-Excel Liste exportieren. Für die automatischen Hinweise wird als Trennung zwischen Titel und Beschreibung ein _:_ verwendet und nach der Beschreibung bzw. vor einem weiteren Hinweis _;_. Anmerkungen mit möglichem Dateianhang werden nicht mit exportiert, bleiben aber unverändert beim Import.