Inhaltsverzeichnis. Ersatzteilwesen PROGRAMMDOKUMENTATION SPCM

Transkript

1 Inhaltsverzeichnis 1. Ersatzteilbestellung Direkte Eingabe von ET-Nummern Bestellung über Match-Code Auftragsbezogene Ersatzteilbestellung Schritt 1 Ändern des WFM Datums auf manuelles Datum Schritt 2 Anlage Aufrags Abschluss Schritt 3 Anlage Bestellung Schritt 4 Freigabe Auftrag nach erfolgter Lieferung Informationen im Bestellfenster ET Bestellungen verwalten ET Bestellungen Löschen ET Bestellungen in eine Excel Datei exportieren Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 1

2 1. Ersatzteilbestellung Sie befinden sich im Hauptbildschirm von SPCM Klicken Sie auf den Menüpunkt ET Bestellung um in das Menü zu gelangen. Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 2

3 Abb.1 Ansicht Eingabemaske / Ersatzteilbestellung 1.1 Tragen Sie bitte als ersten Schritt Ihre Service Partner-Kundennummer ein. 1.2 Im Feld Lieferung an können Sie, falls Sie mehrere Lieferadressen haben (z.b. für einen Techniker), durch das Klicken auf das Icon neben dem Feld Lieferung an den Partner aussuchen, an den ausgeliefert werden soll. 1.3 Im Feld Auftrag Referenz können Sie Ihre interne Bestell-bzw. / Referenznummer eintragen. Folgende Möglichkeiten stehen zur Ersatzteileingabe zur Verfügung: 1. Direkte Eingabe in die Maske. (ET-Nummer/Stück, Linientext) Durch Anklicken des Ausrufezeichen öffnet sich WeDoc und Sie können nach Ersatzteilnummern suchen. 2. Der Import mittels Textfile. (TXT File mit Tabstopps, Länge Linien Text max. 20 Zeichen) 3.Einfügen aus der Zwischenablage (Formatierung wie Textfile). 4.Über die Match-Code-Suche: Klicken Sie auf den Button rechts neben den Eingabefeld der Ersatzteilnummer. Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 3

4 1.1 Direkte Eingabe von ET-Nummern Abb Durch Setzen eines Häkchen erfolgt nur komplette Lieferung 2.2 Eingabe der Ersatzteilnummer 2.3 Hier wird die Menge der Ersatzteile eingegeben Danach auf Bestätigen, Prüfen und Sichern klicken. Die Bestellung landet sofort im Zentralen Ersatzteillager (SPC) und wird bearbeitet. Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 4

5 Abb.3 Anzeige nach Sichern 3.1 SAP Nummer der Bestellung wird angezeigt SAP: 3.2 Bei der Auftragseingabe erfolgt eine direkte Bestandspürfung in 1) Wenn bestellte Menge kleiner/gleich verfügbarem Bestand: GRÜNES Licht 2) Wenn bestellte Menge größer verfügbarem Bestand: ROTES Licht 3) Wenn der Code nicht mehr lieferbar ist (ohne Nachfolger): ROTES Licht Ist die Schaltfläche Drucken aktiv, kann man durch das Anklicken eine PDF Datei der Bestellung, die gespeichert oder gedruckt werden, kann erzeugen. Wenn Teile nicht bestellbar sind, weil noch keine Preise für Deutschland angelegt wurden dann bitte die Info per Mail an folgende Adresse: Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 5

6 1.2 Bestellung über Match-Code Es können Ersatzteile mit unvollständiger Ersatzteilnummer gesucht werden. Eingabe mit * Abb.4 Klicken Sie auf das graue Feld um die Match Code Suche für Ersatzteile zu öffnen. Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 6

7 Abb Ersatzteil eingeben Suchen klicken 5.3 Mit grünem Häkchen bestätigen Abb.6 Hier kann man die Anzahl der Ersatzteile ändern Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 7

8 Abb.7 Sollen weitere Ersatzteile bestellt werden, auf das graue Feld klicken und weiter wie Abb Abb Hier können Sie Auftragsnummer oder Namen der Bestellung eingeben 8.2 Markieren Sie dieses Feld erfolgt nur eine komplette Lieferung Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 8

9 9.1 Abb Setzen Sie hier ein Häkchen und klicken Sie auf Bestätigung, so wird die Bestellung gelöscht Klicken Sie die Schaltfläche Bestätigen wird der 12NC überprüft. Ist er gültig wird die ET Beschreibung angezeigt Bei gültigen 12NC in der Bestellung die Schaltfläche Prüfen anklicken, der Preis und die Verfügbarkeit werden geprüft 10.1 Abb.10 Bei der Abfrage Ihrer eingegebenen Bestellungen erfolgt eine Prüfung 10.1 des aktuellen Status der einzelnen Positionen, dargestellt durch folgende Farbampel: 1) Wenn bestätigte Menge= bestellter Menge: GRÜN 2) Wenn bestätigte Menge kleiner bestellter Menge: ROT 3) Prüfung steht noch aus: GRAU/GELB Auftragspositionen können folgende Stati in SPCM haben: BLOCKED: Auftrag wurde noch nicht vollständig ins SAP übertragen KOMPLETT : Lieferschein für die gesamte bestellte Menge liegt bereits vor OFFEN : es liegen noch keine Lieferscheine vor Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 9

10 Abb.11 Wenn Sie auf die Schaltfläche Sichern klicken, wird die Bestellung gespeichert und ist sofort im zentralen Ersatzteillager (SPC) sichtbar Abb.12 Nach dem Sichern ist die Schaltfläche Drucken aktiv, Sie generieren damit von der Bestellung ein PDF Dokument, das gespeichert oder gedruckt werden kann. Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 10

11 Abb.13 PDF- File Ihrer ET Bestellung für Ihre Unterlagen und zur Weiterverfolgung der Bestellung mit allen relevanten Daten. Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 11

12 1.3 Auftragsbezogene Ersatzteilbestellung Ersatzteilbestellungen können unter verschiedenen Voraussetzungen oder Bedingungen in einem Auftrag bestellt werden. Wir unterscheiden hier den Fall einer präventiven Ersatzteilbestellungen und einer Ersatzteilbestellungen nach dem ersten Besuch. In beiden Fällen kann es bereits ein Besuchsdatum in der Zukunft geben. Es ist aber nicht zwingend Voraussetzung. Folgendes Beispiel zeigt den Prozess bei einer präventiven Ersatzteilbestellungen Der Auftrag wurde im ICWC mit Termin am gebucht. Schritt 1 Ändern des WFM Datums auf manuelles Datum (Dieser Schritt entfällt, wenn noch kein Datum gebucht wurde) Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 12

13 Schritt 2 Anlage Aufrags Abschluss Klicken Sie auf den Link in der Auftragsnummer. Folgender Schirm erscheint: Klicken Sie unten auf die Schaltfläche Claim sichern Öffnen Sie den Reiter Abschluss. Folgender Schirm erscheint: Fügen Sie die zu bestellende Ersatzteilnummer in der Zeile unter Addons ein. Klicken Sie auf Bestätigen Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 13

14 Folgender Schirm erscheint: Schritt 3 Anlage Bestellung Klicken Sie auf Claim sichern und dann auf Bestellung anlegen Folgender Schirm erscheint: Sie können hier in den Feldern Linien Text oder Linien Kommentar, noch einen Text einfügen. Klicken Sie nun auf Anlage Auftrag Die Bestellung wird angelegt. Bestellnummer erscheint oben im Schirm: Das Ersatzteil im Auftrags Abschluss hat den Status spare not available ET nicht verfügbar bekommen. Klicken Sie wieder auf den Tab Kunde/Geräte Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 14

15 Folgender Schirm erscheint: Der Auftrag befindet sich nun im Status SNA ET nicht verfügbar Es wurde eine neue Besuchszeile angelegt Tragen Sie das ursprüngliche Besuchsdatum im Feld Besuchsdatum ein. Klicken Sie auf Claim sichern und dann auf Gehe zurück Im Arbeitsplan aktualisieren Sie bitte nun die Anzeige, indem Sie die Schaltfläche Suche anklicken Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 15

16 Der Auftrag befindet sich nun im Status Warten auf Ersatzteile Schritt 4 Freigabe Auftrag nach erfolgter Lieferung Kontrollieren Sie ihre Lieferung auf Vollständigkeit und suchen Sie dann den entsprechen Bestellsatz im SPCM (ET-Bestellungen verwalten) Wählen Sie diesen Satz aus indem Sie ihn vorne anklicken. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche SOC Anzeigen Klicken Sie in der Spalte Besuchs Code bei Zeile 200 auf das Auswahlfenster Folgender Schirm erscheint: Wählen Sie hier bitte den Status E0008 Ersatzteile Einbau Klicken Sie auf Claim sichern und dann auf Gehe zurück Im Arbeitsplan erscheint dieser Auftrag nun mit dem Status Ersatzteile Einbau Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 16

17 Auch im ICWC erscheint diese Information: Zeile 20 hat den Status Ersatzteile Einbau. Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 17

18 Informationen im Bestellfenster 3.2 Auf Bestellung anlegen klicken Abb.4 Die Maske Bestellung anlegen erscheint mit Ersatzteilnummer 4.1 Hier wird die Verfügbarkeit angezeigt Bei der Auftragseingabe erfolgt eine direkte Bestandspürfung in SAP: 4) Wenn bestellte Menge kleiner/gleich verfügbarem Bestand: GRÜNES Symbol 5) Wenn bestellte Menge größer verfügbarem Bestand: ROTES Symbol 6) Wenn der Code nicht mehr lieferbar ist (ohne Nachfolger): ROTES Symbol 4.2 Hier sehe ich den Liefertermin 4.3 Hier können Bemerkungen eingeben werden Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 18

19 2. ET Bestellungen verwalten Abb.1 Klicken Sie ET Bestellung verwalten an Abb Suchkriterium Datum Auftragsannahme von - bis 2.2 Suchkriterium Datum Lieferung von - bis 2.3 Suchkriterium Auftragsnummer von - bis Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 19

20 Abb Suchkriterium Referenznummer von bis 3.2 Suchkriterium Ersatzteilnummer 3.3 Suchkriterium Lieferscheinnummer 4.1 Abb Auswahlkriterien der ET Verwaltung über Status der Aufträge Alle Aufträge Offene Aufträge Komplette Aufträge - Ersatzteillieferung bei kompl. Verfügbarkeit SNA Ersatzteile im Auftrag bestellt Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 20

21 Übersicht Bestellungen von aller Stati Abb Entfernen Sie das Häkchen, wird die Bestellung storniert Geht nur wenn Zeile noch aktiviert ist Kundennummer der Rechnungslegung 5.3 Kundennummer der Lieferanschrift Bestellnummer in SAP Bestellnummer von SP 5.6 Preis nach Rabattsatz SP 5.7 Listenpreis Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 21

22 Rechter Teil 1 des Schirmes Abb Hier steht die umgeschlüsselte substituierte ET Nummer, wenn sich die eingegebene ET Nummer geändert hat 6.2 Preis nach Rabattsatz SP 6.3 Listenpreis 6.4 Bei Bestellung eingegebene ET Nummer Hier ist der Eintrag sichtbar, der bei Bestellung in das Feld Auftrag Referenz eingetragen ist Bei der Abfrage Ihrer eingegebenen Bestellungen erfolgt eine Prüfung des aktuellen Status der einzelnen Positionen, dargestellt durch folgende Farbampel: 4) Wenn bestätigte Menge= bestellter Menge: GRÜN 5) Wenn bestätigte Menge kleiner bestellter Menge: ROT 6) Prüfung steht noch aus: GRAU/GELB 6.7 Bei Status offen steht hier das erwartete Lieferdatum 6.8 Lieferscheinnummer der Bestellung Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 22

23 Rechter Teil 2 des Schirmes Abb Hier ist die Paketnummer zu sehen 7.2 Hier ist vorgesehen den Namen der Spedition anzugeben Rückstandliste: vom bis Status offen Teil 1vom Schirm 8.1 Abb Offene Bestellungen kann man durch entfernen des Häkchen stornieren Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 23

24 Übersicht Bestellungen vom alle Stati 9.1 Abb Durch anklicken einer Spalte der Zeile kann ich diese markieren, Kästchen Anzeige SOC Details wird aktiv Wenn Sie das anklicken wird der entsprechende Auftrag geöffnet Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 24

25 2.1 ET Bestellungen Löschen Sie können Ersatzteile, die über das SPCM bestellt wurden, im SPCM wieder löschen. Um Ersatzteilbestellungen zu löschen klicken Sie im Hauptmenu auf ET Bestellung verwalten Abb. 1 Ansicht Hauptmenu Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 25

26 Abb. 2 Ansicht nachdem Sie auf ET Bestellung verwalten geklickt haben Geben Sie einen gewünschten Zeitraum ein (hier: ) Abb. 3 Ansicht nachdem Sie Auf Suche geklickt haben und mit dem Pfeil im Bildschirm weiter nach rechts gegangen sind Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 26

27 Der Status der ET Bestellungen erscheint in der Spalte Status. Die Ersatzteile die den Status Offen und SNA haben, können gelöscht werden. Abb. 4 Ansicht der bestellten Ersatzteile Klicken Sie das Ersatzteil (vorne in der Zeile) an welches Sie löschen wollen. Falls Sie mehrere Ersatzteile gleichzeitig löschen wollen, können Sie über die Tastenkombinationen ( Shift und Strg ) auf Ihrer Tastatur, mehrere Ersatzteile, zum löschen markieren. Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 27

28 Abb. 5 Ansicht der Ersatzteilbestellungen die markiert wurden 5.1 Indem Sie auf Ihrer Tastatur auf Shift (=Taste für den großen Pfeil) bleiben und mehrere Ersatzteile anklicken, wählen Sie einen ganzen Bereich aus. 5.2 Wenn Sie die Steuerungs- (Strg) bzw. Controll Taste gedrückt halten, können Sie mehrere Ersatzteile, einzeln auswählen. Die Zeilen die Sie angeklickt haben sind orange markiert und somit zum Löschen aktiviert. Danach auf Löschen klicken. Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 28

29 Abb. 6 Ansicht nachdem Sie auf Löschen geklickt haben Wenn Sie sicher sind, dass Sie diese Ersatzteile löschen wollen, auf Ja klicken. Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 29

30 Abb. 7 Ansicht nachdem Sie auf Ja geklickt haben Die Ersatzeile wurden gelöscht. Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 30

31 2.2 ET Bestellungen in eine Excel Datei exportieren Sie können sich die ET Listen auch in eine Excel Datei exportieren. Abb. 1 Ansicht der Auflistung der ET Bestellungen vom Klicken Sie auf Export to Excel Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 31

32 Abb. 2 Ansicht nachdem Sie auf Export to Excel geklickt haben Klicken Sie auf das kleine Excel Symbol, dass neben dem Button Export to Excel aufgetaucht ist. Abb. 3 Ansicht nachdem Sie auf das Symbol geklickt haben Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 32

33 Auf Öffnen klicken Abb. 4 Ansicht nachdem Sie auf Öffnen geklickt haben. Die Excel Datei hat sich geöffnet Sie können diese Excel Datei nun auf einem Speicherplatz Ihrer Wahl abspeichern. Version Hausgeräte GmbH, Stuttgart Seite 33