Rechnungsübersicht als Exceltabelle aus ADULO heraus erzeugen

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Martha Winter
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Rechnungsübersicht als Exceltabelle aus ADULO heraus erzeugen Inhalt 1. Aktivieren Sie in ADULO GS die neue Oberfläche... 1 2. Belegkreis Rechnungen öffnen... 2 3. Nicht benötigte Spalten ausblenden.

1 Rechnungsübersicht als Exceltabelle aus ADULO heraus erzeugen Inhalt 1. Aktivieren Sie in ADULO GS die neue Oberfläche Belegkreis Rechnungen öffnen Nicht benötigte Spalten ausblenden Filtern Bedingung festlegen Bedingung hinzufügen Ansicht nach Excel exportieren Hinweis zum Hosting Neue Oberfläche wieder deaktivieren Aktivieren Sie in ADULO GS die neue Oberfläche. Dafür wählen Sie oben in der Menüzeile Ansicht und klicken auf Neue Oberfläche (falls dort noch kein Häkchen ist) 1

2. Belegkreis Rechnungen öffnen Öffnen Sie nun Ihren Belegkreis Rechnungen. Dies kann je nach Anzahl der Rechnungen bis zu einigen Minuten dauern.

2 2. Belegkreis Rechnungen öffnen Öffnen Sie nun Ihren Belegkreis Rechnungen. Dies kann je nach Anzahl der Rechnungen bis zu einigen Minuten dauern. Beobachten Sie rechts unten in der Ecke den grünen Fortschrittsbalken. Es öffnet sich die folgende Ansicht (Abb. Ähnlich) 3. Nicht benötigte Spalten ausblenden Da in einer Excel-Datei meist nicht alle Spalten benötigt werden und um bei der Übertragung Zeit zu sparen, blenden Sie nun zunächst alle Spalten aus, welche Sie nicht benötigen. Dafür betätigen Sie folgenden Schalter: Es öffnet sich dann der sogenannte Field Chooser (dieses Fenster können Sie, wie in Windows auch, vergrößern und verkleinern, Sie können aber auch die Scroll-Funktion nutzen). 2

3 Die Spalten, die Sie nicht benötigen, entfernen Sie, indem Sie hier einfach Häkchen entfernen. So verkleinern Sie Ihre Spaltenübersicht. Sind Sie fertig, schließen Sie das Fenster durch Klicken oben rechts auf das rote Kästchen mit dem kleinen weissen Kreuz. Ihre Rechnungsübersicht könnte dann zum Beispiel so aussehen: 4. Filtern Sie möchten nun nur Rechnungen aus den Jahren 2011 bis 2013 haben, in diesem Fall setzen Sie nun auf das Belegdatum einen Filter. Klicken Sie dafür in das weisse Feld direkt unter BelegDat: Dann erscheint ein Pfeil nach unten. Klicken Sie auf diesen und wählen Sie Spezifisch Es öffnet sich dann ein neues Eingabefenster. 4.1 Bedingung festlegen Wir benötigen zwei Bedingungen. Bedingung 1 wählen Sie durch Klick auf den Pfeil nach unten im Feld Anwenden auf und wählen Größer-,Gleich: 3

Rechts bei Bedingung setzen Sie dann das Belegdatum, ab welchem die Belege angezeigt wurden. Die Angabe erfolgt im amerikanischen Format, bspw: 2011-01-01 4.

4 Rechts bei Bedingung setzen Sie dann das Belegdatum, ab welchem die Belege angezeigt wurden. Die Angabe erfolgt im amerikanischen Format, bspw: Bedingung hinzufügen Da wir mit dem Filter nur Belege aus den Jahren 211 bis 2013 anzeigen möchten, müssen Sie nun noch eine weitere Bedingung hinzufügen. Betätigen Sie den Button Bedingung hinzufügen 4

Es erscheint dann eine weitere Zeile. Wie zuvor gehen Sie wieder über den Auswahlpfeil neben der neuen Spalte Anwenden auf und wählen jedoch Kleiner-, Gleich.

5 Es erscheint dann eine weitere Zeile. Wie zuvor gehen Sie wieder über den Auswahlpfeil neben der neuen Spalte Anwenden auf und wählen jedoch Kleiner-, Gleich. In der Bedingung setzen Sie nun als Belegdatum ein. Klicken Sie anschließend auf OK, so wird der Filter aktiviert. Sie erhalten dann in der Belegübersicht nur noch die Rechnungen von 2011 bis 2013 angezeigt. 5

Geben Sie bei Dateiname den gewünschten Dateinamen ein und klicken Sie auf Speichern.

6 5. Ansicht nach Excel exportieren Nun ist Ihre Übersicht fertig und Sie können Sie mit dem folgenden Schalter nach Excel exportieren: Es öffnet sich der Dateiexplorer. Legen Sie hier fest, wo Sie die Datei speichern möchten. Geben Sie bei Dateiname den gewünschten Dateinamen ein und klicken Sie auf Speichern. Anschließend steht Ihnen die Rechnungsübersicht als Exceldokument zur Verfügung. 5.1 Hinweis zum Hosting Möglicherweise steht Ihnen Ihr lokaler Speicherpfad nicht zur Verfügung, weil Sie Ihre Laufwerke nicht in die Sitzung mit aufgenommen haben. In diesem Falle speichern Sie 6

gelangen Sie genau dorthin, wo Sie zuvor schon die Rechnungsübersicht erzeugt haben.

7 die Datei einfach unter einem der Speicherpfade ab, welche Ihnen hier zur Verfügung stehen. Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, drücken Sie einfach nochmal auf den Knopf, um die Rechnungsübersicht nach Excel zu exportieren: Dann gelangen Sie genau dorthin, wo Sie zuvor schon die Rechnungsübersicht erzeugt haben. Klicken Sie die Datei mit der rechten Maustaste an und wählen kopieren Lassen Sie das Fenster vorsichtshalber geöffnet und wechseln Sie auf Ihren Rechner zum Beispiel Desktop. Klicken Sie dort mit der rechten Maustaste auf den Bildschirm und wählen Sie Einfügen : 7

8 Jetzt haben Sie die Datei auf Ihrem Rechner abgespeichert. Wechseln Sie zurück ins Hosting und Brechen Sie den Speichervorgang ab. 6 Neue Oberfläche wieder deaktivieren Nachdem Sie den Excelexport erfolgreiche durchgeführt haben, deaktivieren Sie die Neue Oberfläche wieder. Klicken Sie wieder auf Ansicht und Neue Oberfläche: So dass das Häkchen wieder entfernt wird. Natürlich können Sie die Oberfläche auch aktiviert lassen und damit arbeiten, falls Ihnen diese Ansicht zusagt. Wichtig: Schalten Sie die Oberfläche um, werden alle Filter, welche Sie zuvor in der neuen Oberfläche gesetzt haben, zurückgesetzt. 8

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