BILDUNG 21 Nutzerleitfaden für Bildungsverantwortliche / Ressortbildungsverantwortliche

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1 BILDUNG 21 Nutzerleitfaden für Bildungsverantwortliche / Ressortbildungsverantwortliche Webstatistik Version 0.1 Oliver Altmann Januar 2008 Führungsakademie Baden-Württemberg Hans-Thoma-Str Karlsruhe BW21 Hotline: (07 11) oliver.altmann@um.bwl.de

2 Inhaltsverzeichnis Einführung...3 Webstatistik starten...4 Beispiel...7 Schritt 1 Festlegen der Filter und die zu generierenden Daten...7 Schritt 2 Initialisierung der Filter...8 Schritt 3 Filter auswählen...9 Schritt 4 Ergebnisanzeige...10 Ergebnis für Microsoft Excel exportieren...11 Exportiertes Ergebnis in Microsoft Excel importieren...12 AutoFilter aktivieren

3 Einführung Die Webstatistik dient zur Auswertung sämtlicher Daten, die im Mandanten gespeichert sind. Es lassen sich sowohl personenbezogene als auch seminarbezogene Auswertungen gestalten. Die Webstatistik läuft in 4 Schritten ab: 1. Festlegung der Filter und die zu generierenden Daten 2. Initialisierung der Filter 3. Filter auswählen 4. Ergebnisanzeige Was sich hinter den einzelnen Schritten verbirgt, wird nachfolgend anhand eines Beispiels beschrieben. Die Ergebnisse können exportiert und in Microsoft Excel weiterverarbeitet werden. HINWEISE: Vorerst kann nur der Mandantenadmin diese Funktion nutzen. Die in dem Beispiel gezeigten Daten sind aus einem Ressort entnommen und gelten nicht für alle. Es werden genau die Daten widergespiegelt, die in Ihrem Mandanten hinterlegt sind. Das schließt die Information aus der Registrierungsmaske mit ein. Der Import in Microsoft Excel wird als manuell vorzunehmender Prozess betrieben. Ein automatisierter Import der Daten in Microsoft Excel wird nachgereicht. 3

4 Webstatistik starten Um die Funktion Webstatistik zu nutzen, melden Sie sich mit Ihrer Mandantenadmin-Nutzerkennung an Ihrem Bildungsportal an. Geben Sie bitte hier Ihre Zugangsdaten für den Mandantenadmin ein. 4

5 Nach erfolgreicher Anmeldung klicken Sie in der rechten Navigationsleiste auf Meine persönlichen Funktionen im Bildungsbereich. Das Menü klappt auf und Sie können über den Menüpunkt Webstatistik die Funktion starten. 1. Klicken Sie auf Meine persönlichen Funktionen im Bildungsbereich, um das Menü aufzuklappen. 2. Klicken Sie auf Webstatistik, um diese zu starten. 5

6 Nachdem Sie auf Webstatistik geklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster (s. unten). In der linken Spalte können die Filter festgelegt werden und in der rechten die zu generierenden Daten, die im Ergebnis angezeigt werden sollen. 6

7 Beispiel In nachfolgendem Beispiel wird eine Auswertung durchgeführt. Es wird angezeigt, welche Tarifbeschäftigte (Laufbahn/Status/Funktion) für welche Bildungsmaßnahmen gebucht (Status der Buchung) sind. Es werden die Seminardaten und die Personendaten (Lernerdaten) angezeigt. Schritt 1 Festlegen der Filter und die zu generierenden Daten 1. Als Filter werden Lerner nach Laufbahn/Status/Funktion und Status der Buchung festgelegt. 2. Im Ergebnis der Filterung sollen die Seminardaten und die Lernerdaten angezeigt werden. 3. Auf Weiter zur Initialisierung der Filter klicken um zum Schritt 2 zu gelangen. 7

8 Schritt 2 Initialisierung der Filter Über diesen Link gelangen Sie zu Schritt 1 zurück. 1. Wählen Sie hier den Status Tarifbeschäftige(r) aus. Wenn Sie während der Auswahl die Strg-Taste gedrückt halten, ist auch eine Mehrfachauswahl möglich. Im nächsten Schritt kann dann der gewünschte Buchungsstatus ausgewählt werden. 2. Über diesen Schritt gelangen Sie zu Schritt 3. 8

9 Schritt 3 Filter auswählen 1. Hier können Sie über den Punkt Alle auswählen alle Tarifbeschäftigte, selektiv vereinzelte (Strg- Taste) oder nur eine(n) Tarifbeschäftigte(en) auswählen. 2. Hier können Sie festlegen, nach welchem Status gefiltert werden soll. 3. Mit einem Klick auf den Link gelangen Sie zu Schritt 4. 9

10 Schritt 4 Ergebnisanzeige Nach der Filterung erscheinen hier die Daten, die unter Schritt 1 bei den zu generierenden Daten ausgewählt worden sind. Wenn Sie nun auf Weiter zum Export der Daten klicken starten Sie den Export für Microsoft Excel. 10

11 Ergebnis für Microsoft Excel exportieren Die Auswertung können Sie exportieren und in Microsoft Excel weiterverarbeiten. Nachfolgend ist erklärt, wie Sie dabei vorgehen müssen. 3. Geben Sie hier den Speicherort an. 2. Klicken Sie auf Speichern. Im nächsten Schritt können Sie angeben, wo die Datei gespeichert werden soll. 4. Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben klicken Sie auf Speichern. 1. Wenn Sie nun auf Weiter zum Export der Daten klicken starten Sie den Export für Microsoft Excel. 11

12 Exportiertes Ergebnis in Microsoft Excel importieren Starten Sie Microsoft Excel und klicken Sie auf Datei Öffnen. 1. Wählen Sie hier den Ort aus, an dem Sie die Datei abgespeichert haben möchten. 3. Klicken Sie Sie auf auf die die Datei Datei ibmsexport.csv und anschließend auf öffnen. 2. Wählen Sie nun den Dateityp Textdateien (*.prn; *.txt; *.csv) aus. 12

13 Nachdem Sie die Datei geöffnet haben, erhalten Sie eine Meldung, dass das Format der Datei nicht erkannt worden ist. Bestätigen Sie die Meldung mit OK. Für den Import in Microsoft Excel müssen bestimmte Einstellungen vorgenommen werden, die nachfolgend dargestellt sind. Wie in der Einführung erwähnt, wird ein vereinfachtes Importieren mittels Makro nachgereicht. 2. Im Feld Dateiursprung Unicode (UTF-8) auswählen. 4. Nur Komma aktivieren. 1. Bitte Getrennt auswählen. 3. Auf Weiter klicken. 5. Auf Weiter klicken. 6. Auf Fertigstellen klicken. Nun werden die Daten in das Excel- Datenblatt importiert. 13

14 Ansicht der importierten Daten: Wichtig: Speichern Sie die Datei unter einem neuen Dateinamen und dem Excel-Dateiformat (*.xls) ab. Wenn eine Spalte mit Rauten gefüllt ist, bedeutet das, dass die Spalte zu schmal ist. Wenn sie vergrößert wird, wird der Inhalt richtig dargestellt. 14

15 AutoFilter aktivieren In Microsoft Excel können die importierten Daten weiter gefiltert werden. Dazu bietet das Programm die Funktion AutoFilter. Nachfolgend ist beschrieben, wie Sie diesen Filter aktivieren. 1. Klicken Sie in die Zelle A1. 2. Den AutoFilter aktivieren Sie über Daten Filter AutoFilter Über das Dropdown-Menü können Sie entsprechend filtern. Beispielsweise nach Geschlecht. 15