BILDUNG 21 Nutzerleitfaden für Mandanten-Administratoren. Mailtemplates. Version 0.1. Claudio Gagliardo Januar 2008

Transkript

1 BILDUNG 21 Nutzerleitfaden für Mandanten-Administratoren Mailtemplates Version 0.1 Claudio Gagliardo Januar 2008 Führungsakademie Baden-Württemberg Hans-Thoma-Str Karlsruhe Telefon: (07 11) claudio.gagliardo@fuehrungsakademie.bwl.de

2 Inhaltsverzeichnis Einführung Mailtemplates... 2 Anmeldung... 3 Mailtemplate - Übersicht... 4 Filter Einstiegsmaske... 5 Mailtemplate bearbeiten... 6 Vorschau Mailtemplate... 7 Neues Mailtemplates hinzufügen

3 Einführung Mailtemplates Die Anpassung der Mailtemplates ist ein einmaliger Akt. Diese Templates können nach Bedarf vom Mandanten-Admin Ihres Ressorts bearbeitet werden. 2

4 Anmeldung Wenn Sie als Mandanten-Admin die URL-Adresse Ihres Ressorts aufrufen, gelangen Sie zur Login-Maske. Nach dem erfolgreichen Login kommen Sie auf Ihre Portalseite. Auf der rechten Seite finden Sie unter Meinen persönlichen Einstellungen die -Vorlagen. Ihr persönlicher Bereich im Portal für die Pflege Ihrer Daten und zur Übersicht. Über diesen Menüpunkt - Vorlagen öffnen gelangen Sie zur Mailtemplate-Verwaltung. 3

5 Mailtemplate - Übersicht In der Einstiegsmaske der Mailtemplates erhalten Sie eine Übersicht aller systemgenerierten Mails, die im System enthalten sind. Über den Button bearbeiten haben Sie die Möglichkeit den Namen sowie die Beschreibung entsprechend des Nutzungszweckes Ihrer Bedürfnisse anzupassen. Es erscheinen die Felder im Bearbeitungsmodus (vgl. 2. Folie) Mit dem Button speichern werden die entsprechenden Änderungen für die Textfelder Name sowie Beschreibung des Templates übernommen. Durch anklicken des Button abbrechen werden alle Änderungen für den Namen sowie die Beschreibung des Templates verworfen, und Sie gelangen wieder zur Gesamtübersicht Ihrer Mailtemplates. Ist das Feld aktiviert, wird dieses Mailtemplate vom System berücksichtigt. 4

6 Filter Einstiegsmaske In der Einstiegsmaske können Sie sich die gesamten Mailtemplates über einen Filter gruppiert anzeigen lassen. Durch Auswählen der hinterlegten Ereignisse können diese gruppiert dargestellt werden. Sie erhalten dann die Templates, die unter dieser Gruppierung erfasst sind. (Beispiel: alle Templates zur Nutzerregistrierung). 5

7 Mailtemplate bearbeiten Über den Button öffnen können Sie in der Einstiegsmaske nach folgenden Kriterien das entsprechende Mailtemplate bearbeiten: a) Platzhalter (einzelnen Mailtemplates beinhalten die Platzhalter, die für das Template sinnvoll genutzt werden können. Platzhalter aus anderen Mailtemplates können nicht übernommen werden.) b) Empfänger (sind Auswahlmöglichkeiten an wen die systemgenerierte Mail gesendet wird.) c) Mailtemplates aktivieren / deaktivieren (Festlegen, ob die Mail vom System ausgelöst / nicht ausgelöst wird.) d) Betreff bearbeiten (Erstellen / Bearbeiten / Ändern des Betrefftextes.) e) Mailtext bearbeiten ( Erstellen / Bearbeiten / Ändern des Mailtextes.) f) Mailtext prüfen (Vorschau des Mailtextes zur Überprüfung.) Durch anklicken der Menüeinträge werden diese im Textfeld text eingefügt. Eingabe des Betreffs Über den Status wird festgelegt ob die Mail vom System: a) ausgelöst (Aktiviert) a) nicht ausgelöst (Deaktiviert) wird. Über Button Zurück gelangen Sie auf die Mailtemplate-Vorschau. 6

8 Mailtemplates bearbeiten (Fortsetzung) In den Menüeinträgen der Empfänger wird bestimmt wer a) keine Mail (keine) b) eine Mail (direkt) c) eine Kopie (Carbon Copy) d) eine Blinde Kopie (Blind Carbon Copy) erhält. Die zusammengestellte Mail wird mit den eingefügten Platzhaltern in der Vorschau zur Überprüfung dargestellt (siehe Folgemaske). An die hier hinterlegte - Adresse wird das Mailtemplate weitergeleitet. (BCC = Blind Carbon Copy) Der Mailtext kann mittels den entsprechenden Platzhaltern wie gewünscht erstellt werden. Mit dem Cursor setzt man die Position fest, an welcher Stelle der Platzhalter erscheinen soll. Durch einen Klick auf einen Menüeintrag im Platzhalter wird dieser dort eingefügt. Es ist zu beachten dass zwischen den Platzhaltern ein Leerzeichen als Zeichen (Leertaste) stehen muss. Beispiel: Guten Tag [L.Salutation] [LastName] Über Button speichern werden die Änderungen übernommen. 7

9 Vorschau Mailtemplate In der Bearbeitungs-Maske erhalten Sie über den Button Mailtemplate prüfen eine Vorschau des Mailtemplates. Bitte beachten Sie, dass immer die aktuell gespeicherte Version berücksichtigt wird. Speichern Sie daher ggf. das Mailtemplate vorher noch einmal ab. Vorschau des erstellten Mailtextes. 8

10 Neues Mailtemplates hinzufügen In der Einstiegsmaske über den Button Neues Template hinzufügen können Sie ein neues Mailtemplate für die jeweils hinterlegten Ereignisse erstellen. Textfeldeingabe für den Namen des Templates. Menüeintrag aus der Liste auswählen. Textfeldeingabe für die Beschreibung des Templates Über Button Abbrechen werden die Eingaben verworfen und man gelangt zur Mailtemplate-Übersicht. Über hinzufügen wird das neue Mailtemplate übernommen. 9