SCHULSPEZIFISCHEN ROLLENRECHTE

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1 Bei BASISDATEN > ADMINISTRATION organisieren Sie, wer SOKRATES an Ihrer Schule mit welchen Rechten nutzen kann. Außerdem können unter ADMINISTRATION mit SOKRATES intern Texte an andere Schulen geschickt und TEXTBAUSTEINE erstellt und verwendet werden. Bei der Erstellung von Benutzerinnen, Benutzern und Rollen beachten Sie bitte, dass SOKRATES diese bundesweit abgleicht und keine Duplikate zulässt. Wollen Sie die Rollenrechte für die Benutzerinnen und Benutzer Ihrer Schule selbst verwalten können, so fordern Sie die SCHULSPEZIFISCHEN ROLLENRECHTE per Mail an den Support an. Dieses Handbuch beschreibt alle möglichen Aktionen bei SOKRATES. Sollten Sie die beschriebenen Aktionen nicht nutzen können, liegt das an den Ihnen zugewiesenen Benutzerrechten. Bei Bedarf an weiteren Benutzerrechten setzen Sie sich mit Ihrer bzw. dem Support in Verbindung. im Detail Abbildung 1: Basisdaten > : Aktionen je nach Rollenrechten Rollen pflegen Bei BASISDATEN > ADMINISTRATION > ROLLEN PFLEGEN können Sie globale Rollen neu anlegen und vorhandene bearbeiten. 1. Wählen Sie NEU und klicken Sie auf NAME(*). 2. Erstellen Sie für die neu anzulegende Rolle eine Bezeichnung. 3. Tragen Sie bei LEVEL(*) ein, welches Niveau Sie der neu erstellten Rolle zuweisen wollen. Geringe Zahlenwerte entsprechen einem höheren Rang. 4. Ergänzen Sie die BESCHREIBUNG mit einer aussagekräftigen Bezeichnung. 5. Sichern Sie die Eingaben mit SPEICHERN. bit media Stand: Seite 1 von 8

2 Benutzer pflegen Nachdem BASISDATEN > ADMINISTRATION > BENUTZER PFLEGEN gewählt wurde, zeigt SOKRATES abhängig von der Berechtigung entweder alle Benutzerinnen und Benutzer der Schule oder nur den eigenen Datensatz an. Je nach der Berechtigung Ihrer Rolle können Sie hier Benutzerinnen und Benutzer anlegen. Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kanzlei müssen Sie manuell Benutzerinnen und Benutzer anlegen. Für die Lehrerinnen und Lehrer können Sie das auch, Ihnen steht aber bei BENUTZER ANLEGEN (LEHRERIN) auch die automatisierte Erstellung von Benutzerinnen und Benutzern zur Verfügung. 1. Mit NEU legen Sie neue Benutzerinnen und Benutzer an. Abbildung 2: Basisdaten > > Benutzer pflegen 2. Der BENUTZERNAME(*) wird bei der Erstellung des Benutzerkontos angelegt und kann nachträglich nicht geändert werden. 3. Bei PERSON kann der Name der Benutzerinnen und Benutzer eingetragen werden. Bei der Erstellung schlägt SOKRATES immer den Namen der aktuellen Benutzerin oder des aktuellen Benutzers vor. 4. Wollen Sie das eigene Passwort ändern, muss vorher bei AKTUELLES PASSWORT das bestehende Passwort eingetragen werden. Diese Zeile wird nicht eingeblendet, wenn Sie die Daten anderer Benutzerinnen und Benutzer bearbeiten. 5. Ein neues Passwort tragen Sie bei PASSWORT(*) ein und wiederholen dieses bei PASSWORT(WIEDERHOLEN)(*). Angelehnt an Vorgaben des Elektronischen Akts (ELAK) werden auch bei SOKRATES Passwörter nach verschiedenen Kriterien geprüft. Von den drei Kriterien zu den Zeichen müssen mindestens zwei erfüllt sein. bit media Stand: Seite 2 von 8

3 Kriterien Werte Anmerkung Länge 8 Passwörter haben mindestens 8 Zeichen. Zeichen Zeichen Zeichen Dauer Wechsel Wechsel 3 Wechsel Groß- und Kleinbuchstaben Zahlen, Sonderzeichen Zahlen, Sonderzeichen 90 Tage 5 zuletzt verwendete Benutzername ungleich Passwort Passwörter brauchen mindestens einen Großund einen Kleinbuchstaben. Passwörter brauchen mindestens eine Zahl. Passwörter brauchen mindestens ein Sonderzeichen. SOKRATES fordert nach drei Monaten auf, das Passwort zu wechseln. SOKRATES vergleicht neue Passwörter mit den fünf zuletzt verwendeten Passwörtern. Neue Passwörter müssen sich mit mindestens drei Zeichen von den fünf zuletzt verwendeten Passwörtern unterscheiden. Der Benutzername darf nicht im Passwort enthalten sein. 6. Die Option SPERRE wird aktiviert, wenn bei der Anmeldung das Passwort dreimal falsch eingegeben wurde. Deaktivieren Sie diese Option nicht, bleiben die Benutzerinnen und Benutzer ausgesperrt. Weiters verhindern Sie mit dieser Option den Zugriff von ausgeschiedenen Benutzerinnen und Benutzern. 7. Die Option INITIAL LOGIN zwingt die Benutzerinnen und Benutzer, sofort bei der nächsten Anmeldung ein neues Passwort anzugeben. 8. Mit der Option SUCHEN SOFORT AUSFÜHREN zeigt SOKRATES Daten sofort im Detailbereich, nachdem eine Aktion angeklickt wurde. 9. Mit einem markierten Datensatz sehen Sie rechts unten weitere Schaltflächen. Abbildung 3: Basisdaten > > Benutzer pflegen > Schaltflächen 10. Mit GRUPPENZUORDNUNG legen Sie fest, welcher Rolle der gewählte Benutzer angehören soll. Wegen der Legitimation der Benutzerrechte sind Wartezeiten nach dem Klick auf diese Schaltfläche möglich (siehe Benutzer den Rollen zuordnen). 11. Mit SPEICHERN werden Änderungen an Person und/oder Passwort übernommen. 12. Mit LÖSCHEN werden die bearbeiteten Benutzerinnen und Benutzer gelöscht. bit media Stand: Seite 3 von 8

4 Benutzer den Rollen zuordnen Nach der Auswahl von BENUTZER DEN ROLLEN ZUORDNEN sind wegen der Legitimation der Benutzerrechte Wartezeiten möglich. Dann werden die Benutzerinnen und Benutzer der eigenen Schule angezeigt. Neue Benutzerinnen und Benutzer, die noch keine Rolle zugewiesen bekamen, werden erst angezeigt, nachdem der Filter BENUTZER AN DER EIGENEN SCHULE deaktiviert wird. Den angelegten Benutzerinnen und Benutzern können unterschiedliche Rollen in unterschiedlichen Schulen zugewiesen werden, dabei ist aber pro Schule nur eine Rolle möglich. Die Berechtigungen der unterschiedlichen Rollen erfahren Sie mittels dynamischer Suche (siehe Handbuch Dynamische Suche). 1. Bei BASISDATEN > ADMINISTRATION > BENUTZER DEN ROLLEN ZUORDNEN markieren Sie den gewünschten Benutzer. Abbildung 4: Basisdaten > > Benutzer den Rollen zuordnen 2. Wählen Sie rechts die GRUPPE(*). Abbildung 5: Basisdaten > > Benutzer den Rollen zuordnen > Auswahl 3. Wählen Sie eine Gruppe aus, kontrollieren Sie gegebenenfalls auch die richtige Auswahl bei SCHULE(*) und weisen diese mit ZUORDNEN zu. bit media Stand: Seite 4 von 8

5 Schulspezifische Rollen Bei SCHULSPEZIFISCHE ROLLEN weisen Sie den Benutzerinnen und Benutzern schulspezifische Rollen zu. Dabei nutzen Sie dieselben Optionen wie bei BENUTZER DEN ROLLEN ZUORDNEN, nur hier werden die zur Auswahl stehenden Rollen reduziert auf die SCHULSPEZIFISCHEN ROLLEN. Rollenrechte vergeben Bei ROLLENRECHTE VERGEBEN werden den einzelnen Rollen global Berechtigungen für Aktionen und in den jeweiligen Aktionen zugewiesen. Wählen Sie bei NAME(*) die gewünschte Rolle. 1. Setzen Sie die Rechte mit einem Klick bei KEINE BERECHTIGUNG, bei LESEN oder bei SCHREIBEN. 2. Bestätigen Sie die Eingaben mit SPEICHERN. Schulspezifische Rollenrechte Analog zu ROLLENRECHTE VERGEBEN können hier Rollenrechte eingeschränkt oder erweitert werden, allerdings schulspezifisch. Neue Aktionen werden immer am Anfang der Liste positioniert, damit diese leichter erkennbar sind. bit media Stand: Seite 5 von 8

6 Nachrichten pflegen Mit Nachrichten pflegen können SOKRATES-intern Texte an andere Schulen geschickt werden. 1. In der Titelleiste von SOKRATES sehen Sie oben rechts die Anzahl der eingegangenen Nachrichten. Abbildung 6: Titelleiste SOKRATES Ausschnitt 2. Bei BASISDATEN > ADMINISTRATION > NACHRICHTEN PFLEGEN wählen Sie SUCHEN. Abbildung 7: Basisdaten > > Nachrichten pflegen Ausschnitt 3. Markieren Sie die Nachricht, dann stellt SOKRATES diese mit Details rechts dar. 4. Mit NEU erstellen Sie eine neue Nachricht, wählen Sie zuerst bei EMPFÄNGER die Schule Ihrer Wahl. 5. Ergänzen Sie BETREFF und NACHRICHT, mit SPEICHERN wird die Nachricht zugestellt. bit media Stand: Seite 6 von 8

7 Benutzer anlegen (LehrerIn) Mit BENUTZER ANLEGEN (LEHRERIN) erstellen Sie automatisiert die Benutzerinnen und Benutzer für Lehrerinnen und Lehrer. Zuvor müssen unter SCHULSPEZIFISCHE EINSTELLUNGEN > PARAMETER PFLEGEN die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden (siehe Handbuch Schulspezifische Einstellungen). 1. Markieren Sie die gewünschten Lehrerinnen und Lehrer. 2. Mit BERECHNEN werden die entsprechenden Benutzerinnen und Benutzer erstellt. 3. Die generierten Benutzernamen werden unter BASISDATEN > LEHRERINNEN > PERSONALDATEN PFLEGEN bei LOGIN übernommen. bit media Stand: Seite 7 von 8

8 Textbausteine pflegen Für die Erstellung von Serienbriefen in SOKRATES können Sie die benötigten Textbausteine bei TEXTBAUSTEINE PFLEGEN vorbereiten. 1. Bei BASISDATEN > ADMINISTRATION > TEXTBAUSTEINE PFLEGEN wählen Sie NEU. 2. Ihre Eintragungen bei ÜBERSCHRIFT oder TEXTBLOCK können Sie mit Feldern ergänzen, die Sie bei VARIABLE auswählen. Nach EINFÜGEN erzeugt SOKRATES dann Felder wie zum Beispiel $V{Klassenname}. Diese werden beim Ausdruck von SOKRATES entsprechend der Auswahl befüllt. 3. Bei BEZEICHNUNG(*) tragen Sie eine aussagekräftige Kurzbezeichnung ein, diese kann bei ANMERKUNG noch ergänzt werden. 4. Korrigieren Sie den Eintrag bei KATEGORIE(*) auf SCHÜLER STANDARD. 5. Aktivieren Sie SCHULJAHR DRUCKEN bzw. DATUM DRUCKEN, wenn diese Angaben rechts oben auf den Ausdrucken stehen sollen. 6. Wählen Sie bei Adresse den gewünschten ADRESSTYP aus, an den das Dokument adressiert werden soll. 7. Bei ÜBERSCHRIFT 1 tragen Sie den Betreff des Dokumentes ein. Dieser wird zentriert gesetzt und mit Schriftgröße 18 und fett formatiert. 8. Bei ÜBERSCHRIFT 2 tragen Sie eine zweite Zeile für den Betreff ein, diese wird auch zentriert gesetzt und mit Schriftgröße 14 formatiert. 9. Text bei TEXTBLOCK 1 wird wie eine Anrede linksbündig gesetzt und mit Schriftgröße 10 formatiert. 10. Text bei TEXTBLOCK 2 wird zentriert gesetzt und mit Schriftgröße 10 formatiert. 11. Text bei TEXTBLOCK 3 und bei Unterschrift wird linksbündig gesetzt und mit Schriftgröße 10 formatiert. 12. Mit SPEICHERN werden die Eingaben übernommen. Unter LAUFENDES SCHULJAHR > TEXTBAUSTEINLISTEN AUSDRUCKEN (siehe Handbuch Textbausteinpflege) können die Serienbriefe mit Daten der Schülerinnen und Schüler verknüpft und erstellt werden. bit media Stand: Seite 8 von 8

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