7. Serienbriefe erstellen Das Prinzip des Seriendrucks MICROSOFT WORD Elemente des Seriendrucks

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1 7. Serienbriefe erstellen 7.1. Das Prinzip des Seriendrucks Elemente des Seriendrucks Zur Erstellung eines Serienbriefs sind zwei Elemente notwendig: Hauptdokument mit gleichbleibendem Text und den sog. Seriendruckfeldern (Platzhalter für die individuellen Informationen aus der Datenquelle), die durch doppelte Spitzklammern («...») gekennzeichnet sind Datenquelle mit individuellen Informationen, wie z. B. Adressen. Die Datenquelle besteht aus einem Steuersatz (oberste Zeile), der die einzelnen Feldnamen enthält, und den einzelnen Datensätzen mit ihren Datenfeldern, welche die konkreten Informationen enthalten. Ausdruck: Beim Ausdrucken des Serienbriefs werden die Platzhalter durch die Daten aus der Datenquelle ersetzt. Alle notwendigen Funktionen werden über das Register SENDUNGEN zur Verfügung gestellt. Abbildung 114 Elemente des Seriendrucks 130 PROCON Vision GmbH

2 7.2. Sechs Arbeitsschritte der Serienbrief- Erstellung Seriendruck starten Erzeugen oder starten Sie das Dokument, das Sie als Hauptdokument verwenden möchten. Danach legen Sie fest, welcher Art das Seriendokument sein soll. Legen Sie anschließend die Empfänger fest. 1 Hauptdokument erstellen/öffnen 2 Dokumenttyp wählen 3 Empfänger wählen Aktuelles Dokument, Serienbriefvorlage, vorhandenes Dokument? Brief, , Nachrichten, Umschläge, Etiketten, Verzeichnis? Vorhandene Liste, Outlook-Kontakteordner, neue Liste? Brief schreiben und Felder einfügen Schreiben Sie den Serienbrief, und fügen Sie die Seriendruckfelder ein. 4 Brief schreiben Text, Adressblock, Grußzeile Vorschau Ergebnisse Anschließend zeigen Sie die Serienbriefe als Vorschau am Bildschirm an und prüfen sie auf Fehler. 5 Seriendruck- Vorschau Serienbriefe fehlerfrei? Fertigstellen Wenn keine Fehler aufgetreten sind, drucken Sie die Serienbriefe oder geben sie in ein Dokument aus. 6 Seriendruck durchführen Drucken oder zunächst in ein Dokument ausgeben? PROCON Vision GmbH 131

3 7.3. Seriendruck starten 1. Schritt: Hauptdokument wählen Erstellen Sie eine neue Datei als Hauptdokument, oder öffnen Sie ein Dokument, das Sie als Hauptdokument verwenden möchten. Wechseln Sie zum Register SENDUNGEN. 2. Schritt: Dokumenttyp wählen Betätigen Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN die Schaltfläche SE- RIENDRUCK STARTEN, und wählen Sie hier SERIENDRUCK-ASSISTENT MIT SCHRITT-FÜR-SCHRITT-ANWEISUNGEN 1. Wählen Sie hier den Eintrag BRIEFE aus 2. Abbildung 115 Seriendruck starten 132 PROCON Vision GmbH

4 3. Schritt: Empfänger wählen Betätigen Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN die Schaltfläche EMP- FÄNGER AUSWÄHLEN, und wählen Sie hier VORHANDENE LISTE VERWENDEN 1, sofern diese bereits vorhanden ist. (Alternativ können Sie auch NEUE LISTE EINGEBEBEN oder AUS OUTLOOK-KONTAKTEN AUSWÄHLEN wählen.) Das Dialogfenster DATENQUELLE AUSWÄHLEN erscheint. Stellen Sie hier sicher, dass als Datentypen Alle Datenquellen 2 gewählt ist. Navigieren Sie hier zu der Datei 3, und bestätigen Sie mit ÖFFNEN 4. Wenn Sie als Datenquelle eine Excel-Datei verwenden, erscheint ein Dialogfenster TABELLE AUSWÄHLEN, in dem Sie das entsprechende Tabellenblatt auswählen, in dem sich Ihre Kontaktdaten befinden 5. Abbildung 116 Empfänger aus einer bereits vorhandenen Liste auswählen PROCON Vision GmbH 133

5 Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, die Empfängerliste zu bearbeiten, indem Sie diese z. B. filtern und sortieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Betätigen Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN die Schaltfläche EMP- FÄNGERLISTE BEARBEITEN 1. Das Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER erscheint. Indem Sie einzelne Häkchen bei 2 entfernen, können Sie einzelne Empfänger ausschließen. Darüber hinaus stehen Ihnen im Bereich EMPFÄNGERLISTE VERFEINERN 3 zahlreiche Optionen zur Verfügung. Bestätigen Sie anschließend mit OK. Abbildung 117 Empfängerliste bearbeiten 7.4. Serienbrief erzeugen 4. Schritt: Brief schreiben Sofern dies nicht schon im Vorfeld geschehen ist, geben Sie in diesem Schritt den Text für das Hauptdokument ein. Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, in der Gruppe FELDER SCHREI- BEN UND EINFÜGEN die Felder ADRESSBLOCK und GRUßZEILE einzufügen. Wenn Sie auf das Feld ADRESSBLOCK klicken 1, wird das Dialogfenster ADRESSBLOCK EINFÜGEN geöffnet. Hier können Sie die Elemente festlegen, aus denen sich der Adressblock zusammensetzen soll 2. Im Vorschaufenster wird angezeigt, wie dies im Serienbrief aussehen wird 3. Sie können hier auch zwischen den einzelnen Datensätzen navigieren PROCON Vision GmbH

6 Abbildung 118 Einfügen des Felds ADRESSBLOCK Wenn Sie auf das Feld GRUßZEILE klicken 1, wird das Dialogfenster GRUßZEILE EINFÜGEN geöffnet. Hier können Sie das Format der Grußzeile festlegen 2. In einer Vorschau wird angezeigt, wie dies im Serienbrief aussehen wird 3. Sie können hier auch zwischen den einzelnen Datensätzen navigieren 4. Abbildung 119 Einfügen des Felds GRUßZEILE PROCON Vision GmbH 135

7 Indem Sie in der Gruppe VORSCHAU ERGEBNISSE auf die gleichnamige Schaltfläche klicken, erstellen Sie eine Vorschau auf den fertigen Serienbrief. Über die Schaltflächen in der Gruppe VORSCHAU ERGEBNISSE können Sie schon einmal die fertigen Serienbriefe einsehen. Abbildung 120 Vorschau auf das fertige Dokument Diese Vorgehensweise ermöglicht ein schnelles Ergebnis, erzeugt jedoch einen Serienbrief, der noch eine manuelle Verfeinerung benötigt, u. a. Anpassung der ersten Zeile im Adressfeld: In der Adresszeile stehen Anrede, Vorname und Nachname in einer Zeile. Anpassung der Anrede für männliche Empfänger: In der Adresszeile steht Herr statt Herrn. Anpassung bzgl. Titel: Wenn der Adressblock und auch die Anrede ein Feld Titel enthalten, so ist bei den Personen ohne Titel ein Leerzeichen zu viel. Sie sollten daher die Bereiche Adressblock und Grußzeile im vierten Schritt manuell aus einzelnen Feldern zusammensetzen, die Sie zudem mit bestimmten Regeln verknüpfen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Geben Sie in der Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN über die Schaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN die Felder ein, die Sie unverändert übernehmen können, z. B. VORNAME, NACHNAME, STRAßE, PLZ, ORT. Trennen Sie die Felder dabei wie Sie diese auch als normalen Text darstellen würden mit Zeilenumbrüchen bzw. Leerzeichen. 136 PROCON Vision GmbH

8 Abbildung 121 Seriendruckfelder einfügen Fügen Sie die Seriendruckfelder, die spezifisch angepasst werden müssen (z. B. Herr Herrn, Titel mit/ohne Leerzeichen), über REGELN in der Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN ein. Hierzu wird am häufigsten die Bedingungsregel WENN... DANN... SONST... verwendet: Abbildung 122 Regeln einfügen Adresse: Wenn im Adressfeld Herr steht (Feldname ANREDE), dann soll dies durch Herrn ersetzt werden. Andernfalls soll in der Anrede Frau stehen. Umgesetzt sieht dies wie folgt aus: PROCON Vision GmbH 137

9 Titel: Wenn der Titel gefüllt ist (= nicht leer), dann soll hinter dem Feld TITEL ein Leerzeichen eingefügt werden. Andernfalls soll kein Abstand eingefügt werden: Grußzeile: Hier sollten Sie analog zur obigen Vorgehensweise vorgehen: Unterscheidung beim Feldname ANREDE zwischen Herr und Frau sowie Eingabe eines Leerzeichen, wenn das Feld TITEL nicht leer ist: 138 PROCON Vision GmbH

10 7.5. Serienbrief drucken 5. Schritt: Seriendruck-Vorschau Klicken Sie in der Gruppe VORSCHAU ERGEBNISSE auf die gleichnamige Schaltfläche, um zu prüfen, ob Sie die Felder richtig eingefügt und die Regeln korrekt erstellt haben: Abbildung 123 Vorschaufenster über Gruppe VORSCHAU ERGEBNISSE öffnen Über die Schaltflächen in der Gruppe VORSCHAU ERGEBNISSE können Sie die fertigen Serienbriefe einsehen. Prüfen Sie hier wie oben beschrieben nochmals genau, ob alle Felder richtig eingegeben wurden und alle benötigten Regeln korrekt angewendet werden. 6. Schritt: Seriendruck durchführen Im letzten Schritt wählen Sie, wie die Serienbriefe ausgegeben werden sollen. Hinweis: Starten Sie nie mit dem Ausdruck eines Serienbriefes, ohne ihn zuvor auf Fehler (z. B. falsch angeordnete Platzhalter) geprüft zu haben. Gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der Gruppe FERTIG STELLEN auf die Schaltfläche FERTIG STEL- LEN UND ZUSAMMENFÜHREN. Hier stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung: Wenn Sie die Serienbriefe zunächst als separates Dokument speichern wollen, so wählen Sie EINZELNE DOKUMENTE BEARBEITEN 1. Word fügt dann alle Serienbriefe in ein separates Dokument mit dem Namen SERIENBRIEFE ein. Diese Datei können Sie abspeichern und jederzeit nachbearbeiten oder nochmals drucken. Wenn Sie die Serienbriefe direkt an den Drucker senden wollen, ohne vorher noch eine weitere Bearbeitung durchzuführen, so wählen Sie DOKUMENTE DRUCKEN 2. PROCON Vision GmbH 139

11 Wenn Sie Ihren Serienbrief als -Nachricht versenden wollen, so klicken Sie auf -NACHRICHT SENDEN 3. Abbildung 124 Optionen für zu erstellende Serienbriefe 7.6. Datenquelle nachträglich bearbeiten Sie haben verschiedene Optionen, die Datenquelle nachträglich nochmals zu bearbeiten: Klicken Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN auf die Schaltfläche EMP- FÄNGERLISTE BEARBEITEN 1. Das Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER wird geöffnet. Wählen Sie hier die Datenquelle 2 aus, und klicken Sie anschließend auf BEARBEITEN 3. Das Dialogfenster DATENQUELLE BEARBEITEN wird geöffnet. Abbildung 125 Dialogfenster Seriendruckempfänger 140 PROCON Vision GmbH

12 Hier haben Sie nun die Möglichkeit, neue Datensätze einzugeben, vorhandene zu löschen, Datensätze zu suchen und Spalten anzupassen 4. Hinweis: Je nach Dateiformat ist es möglich, dass hier ein anderes Dialogfenster als das oben abgebildete geöffnet wird. Ggf. steht auch keine Möglichkeit zur nachträglichen Bearbeitung der Datensätze zur Verfügung. Einträge bearbeiten Sie möchten... eine neue Adresse in die Datenquelle aufnehmen Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUER EIN- TRAG. eine bestimmte Adresse suchen Klicken Sie auf die Schaltfläche SUCHEN. Tragen Sie im Dialogfenster EINTRAG SU- CHEN den Namen ein, und wählen Sie anschließend das Feld aus, in dem der Name gesucht werden soll. eine Adresse löschen Gehen Sie zu dem gewünschten Datensatz. Klicken Sie auf die Schaltfläche EINTRAG LÖSCHEN und bestätigen Sie die Rückfrage mit JA. Achtung: Das Löschen eines Datensatzes kann nicht rückgängig gemacht werden. PROCON Vision GmbH 141

13 Felder einfügen oder entfernen Sie möchten... der Datenquelle ein Feld hinzufügen Klicken Sie auf die Schaltfläche SPALTE HINZUFÜGEN. Betätigen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Geben Sie den gewünschten Feldnamen ein, und bestätigen Sie mit OK. ein Feld aus der Datenquelle löschen Klicken Sie auf die Schaltfläche SPALTEN ANPASSEN. Markieren Sie im eingeblendeten Dialogfenster den Namen des zu löschenden Feldes, und betätigen Sie die Schaltfläche LÖSCHEN. Bestätigen Sie die Rückfrage mit OK Verzeichnisse, Briefumschläge und Etiketten drucken Verzeichnisse generieren Über die Seriendruck-Funktion können Sie auch einfache Verzeichnisse erzeugen, z. B. eine Liste Ihrer Kunden oder eine Geburtstagsliste. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Aktivieren Sie das Register SENDUNGEN. Klicken Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN auf die gleichnamige Schaltfläche, und wählen Sie hier VERZEICHNIS. Öffnen Sie über die Schaltfläche EMPFÄNGER AUSWÄHLEN in der Gruppe SE- RIENDRUCK STARTEN die Datenquelle, aus der Sie die Liste erstellen wollen. Fügen Sie die gewünschten Felder über die Schaltfläche SERIENDRUCK- FELD EINFÜGEN in der Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN ein. Fügen Sie Tabstopps zwischen den Feldern ein, damit eine übersichtliche Liste entsteht. Fügen Sie nach dem letzten Platzhalter einen Absatz ein (Enter ). 142 PROCON Vision GmbH

14 Abbildung 126 Verzeichnis über Seriendruck-Funktion erstellen Hinweis: In der Vorschau sehen Sie die Ergebnisse als einzelne Einträge des Verzeichnisses. Die Ausgabe erfolgt aber in einer zusammenhängenden Liste Briefumschläge drucken Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Aktivieren Sie das Register SENDUNGEN. Klicken Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN auf die gleichnamige Schaltfläche, und wählen Sie hier UMSCHLÄGE 1. Wählen Sie im Dialogfenster UMSCHLAGOPTIONEN das gewünschte Umschlagformat aus 2, und legen Sie ggf. weitere Formatierungsdetails (Schriftart) fest. Bestätigen Sie mit OK. Öffnen Sie über die Schaltfläche EMPFÄNGER AUSWÄHLEN 3 in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN die Datenquelle, aus der Sie die Umschläge erstellen wollen. Das Dokument wird auf das entsprechende Umschlag- Format umgestellt. In diesem Dokument werden zwei Felder mit einer blauen, gestrichelten Linie angezeigt: Feld für Adresse des Absenders 4 Feld für Adressen der Empfänger 5, in das Sie wie gewohnt über die Schaltflächen SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN bzw. REGELN (Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN) die einzelnen Seriendruckfelder unter Berücksichtigung der Regeln eingeben Sie können auch hier über die Schaltfläche VORSCHAU ERGEBNISSE in der gleichnamigen Gruppe die Briefumschläge überprüfen und diese dann entsprechend fertigstellen. PROCON Vision GmbH 143