Microsoft. Office Word für Windows. Tina Wegener. Themen-Special: Serienbriefe. 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Juni 2011 WW2007SB

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1 Tina Wegener 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Juni 2011 Microsoft Office Word 2007 für Windows Themen-Special: Serienbriefe WW2007SB

2 Impressum Matchcode: WW2007SB Autorin: Tina Wegener Redaktion: Sabine Spieß Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Juni 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.

3 Inhalt Office Word Themen-Special: Serienbriefe I 1 Mit diesem Buch arbeiten Was Sie wissen sollten Hinweise zur Software und zur Verfügbarkeit einzelner Funktionen Serienbriefe erstellen Das Prinzip des Seriendrucks Die Arbeitsschritte zur Serienbrieferstellung Seriendruck starten Serienbriefe erzeugen Serienbriefe drucken Datenquelle nachträglich bearbeiten Tipps für den Ausdruck von Seriendokumenten Schnellübersicht Übung Anwendungsbeispiele für Serienbriefe Einleitung Anschreiben für die Kunden anfertigen Briefe mit Grafiken optisch aufbereiten Verzeichnisse anfertigen Briefumschläge bedrucken Adressetiketten bedrucken Serienbriefe mit Outlook versenden Schnellübersicht Übung Serienbriefe durch Felder individualisieren Felder in Serienbriefen verwenden Mit einem Fill-in-Feld individuellen Text eingeben Mit einem Ask-Feld Informationen erfragen Mit einem Ref-Feld Textmarkeninhalt einfügen Berechnungen mit Textmarken durchführen Individuelle Grafik für jeden Datensatz eines Seriendrucks verwenden Schnellübersicht Mit Datenquellen arbeiten Hauptdokument in normales Dokument umwandeln Hauptdokument mit anderer Datenquelle verbinden Datenquellen strukturieren Datenquellen ohne Steuersatz verwenden Mit Seriendruckfeldern arbeiten Hinweise zum Verwenden verschiedener Datenquellen Seriendruckfelder formatieren Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis Datensätze sortieren und filtern Grundlagen der Sortierung Datensätze sortieren Datensätze filtern Bedingungen mit UND oder ODER verknüpfen Schnellübersicht Übung Mit Regeln arbeiten Regeln verwenden Unterschiedliche Textpassagen ausgeben Text in Serienbriefen genau positionieren Seriendruckfelder korrekt anordnen Verschachtelte Regeln verwenden Serienbriefe mit Nummerierung versehen Serienbriefe ohne Seitenwechsel erzeugen Schnellübersicht...45 HERDT-Verlag 3

4 1 Office Word Themen-Special: Serienbriefe 1 Mit diesem Buch arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit diesem Buch arbeiten können was Sie bezüglich der Arbeit mit Dateien beachten sollten, die in einer älteren Programmversion gespeichert wurden 1.1 Was Sie wissen sollten Aufbau und inhaltliche Konventionen des Buches Das Buch ist in verschiedene Bereiche unterteilt, um Ihnen so einen Überblick über den Inhalt des Buches zu geben und dadurch den Programmeinstieg zu erleichtern. Am Anfang jedes Kapitels finden Sie die Lernziele und am Ende jedes Kapitels eine Schnellübersicht mit den wichtigsten Funktionen im Überblick. Die meisten Kapitel enthalten Übungen, mit deren Hilfe Sie die jeweiligen Inhalte einüben können. Typografische Konventionen Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden beispielsweise Ordnernamen immer kursiv geschrieben. KAPITÄLCHEN Kursivschrift GROSSBUCHSTABEN kennzeichnen alle vom Programm vorgegebenen Bezeichnungen für Schaltflächen, Register, Gruppen etc. kennzeichnet alle vom Anwender zugewiesenen Namen wie Dateinamen, Ordnernamen etc. sowie Hyperlinks und Pfadangaben. verweisen auf Menüpunkte (z. B. auf den Menüpunkt DRUCKEN - SCHNELL- DRUCK). Symbole Besondere Information zur Programmbedienung Besonders praktische und einfache Möglichkeit, eine Aktion durchzuführen; Tipp, wie eine Arbeit erleichtert werden kann Hinweis auf eine besonders schnelle Möglichkeit, eine Arbeit durchzuführen Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten 4 HERDT-Verlag

5 Mit diesem Buch arbeiten 1 Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Die Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien finden Sie auf der Homepage des HERDT-Verlages im Internet unter Einige Beispiel- bzw. Übungsdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Übung (C:\Übung). Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Übungsdateien (ww2007sb_bu). 1.2 Hinweise zur Software und zur Verfügbarkeit einzelner Funktionen Hinweise zur Installation der Software In den Funktionsbeschreibungen des Buches wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Office Word 2007 unter dem Betriebssystem Windows Vista Ultimate und den Standardeinstellungen für das Programm ausgegangen. Abhängig von der Bildschirmauflösung bzw. der Hardware Ihres Computers kann das Aussehen der Symbole und Schaltflächen in Word 2007 und die Fensterdarstellung unter Windows Vista gegebenenfalls von den Abbildungen im Buch abweichen. Hinweise zur Arbeit mit Dateien älterer Word-Versionen Wenn Sie mit Word 2007 Dateien bearbeiten, die in einem älteren Dateiformat (Word ) gespeichert wurden, arbeiten Sie automatisch im sogenannten Kompatibilitätsmodus. In diesem Modus stehen einige der in diesem Buch beschriebenen Funktionen nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung. Dies betrifft unter anderem die Funktionen für das Arbeiten mit Designs SmartArt-Grafiken Diagrammen Sie können wahlweise im älteren Format weiterarbeiten, müssen dabei aber die genannten Einschränkungen in Kauf nehmen. Alternativ hierzu können Sie das Dokument über die OFFICE-Schaltfläche, Menüpunkt KONVERTIEREN, in das neue Format umwandeln. Dann können Sie die neuen Funktionen problemlos verwenden. HERDT-Verlag 5

6 2 Office Word Themen-Special: Serienbriefe 2 Serienbriefe erstellen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Serienbriefe erstellen und ausdrucken wie Sie eine Datenquelle einbinden und bearbeiten Voraussetzungen Grundlagen der Textverarbeitung und -gestaltung Dokumentverwaltung 2.1 Das Prinzip des Seriendrucks Elemente des Seriendrucks Zur Erstellung eines Serienbriefs sind zwei verschiedene Dateien notwendig: ein Hauptdokument mit dem gleich bleibenden Text und den sogenannten Seriendruckfeldern (Platzhalter für individuelle Informationen) und die Datenquelle, welche eben diese individuellen Informationen, wie z. B. die Adressen und sonstige Daten der Empfänger, bereitstellt. Seriendruckfelder (Platzhalter) Hauptdokument Feldname Serienbriefe Anrede Nachname Vorname Adresszeile1 Postleitzahl Ort Frau Abel Karin Friedrich-Ebert-Str Berlin Frau Klaussen Helga Königsbergerstr München Herr Meier Klaus Im Tal Berlin Frau Müller Andrea Lauterstr Hamburg Frau Müller Gabi Moselstraße Mainz Herr Schulz Herbert Kaiserstr München Herr Maier-Schulz Friedrich Am Höfchen Stuttgart Datenquelle Steuersatz Datensatz Datenfeld Das Hauptdokument Das Hauptdokument enthält den Text, der für alle Ausdrucke gleich bleibt. An den Stellen, an denen beim Ausdruck die Daten aus der Datenquelle erscheinen sollen, werden Seriendruckfelder (Platzhalter) für die Feldnamen eingesetzt. Diese werden durch doppelte Spitzklammern gekennzeichnet. 6 HERDT-Verlag

7 Serienbriefe erstellen 2 Die Datenquelle In die Datenquelle werden die Daten der Personen eingetragen, die den Brief erhalten sollen. Die Datenquelle besteht aus einem Steuersatz (oberste Zeile), der die einzelnen Feldnamen enthält. Auf diese Feldnamen wird mittels der Platzhalter im Hauptdokument Bezug genommen. Jede weitere Zeile einer Datenquelle definiert einen Datensatz. Dieser besteht aus den einzelnen Datenfeldern, in die die Informationen eingetragen werden. Der Ausdruck Beim Drucken des Serienbriefs werden automatisch die Platzhalter durch die entsprechenden Daten aus der Datenquelle ersetzt. 2.2 Die Arbeitsschritte zur Serienbrieferstellung Seriendruck starten Als Erstes erzeugen oder öffnen Sie das Dokument, das Sie als Hauptdokument nutzen möchten. Danach wählen Sie, welche Art von Seriendruck erstellt werden soll, und Sie legen die Empfänger fest. Hauptdokument erstellen/öffnen Dokumenttyp wählen Aktuelles Dokument, Serienbriefvorlage, vorhandenes Dokument? Brief, -Nachrichten, Umschläge, Etiketten, Verzeichnis? Brief schreiben und Felder einfügen Sie schreiben den Serienbrief und fügen die Seriendruckfelder ein. Empfänger wählen Vorhandene Liste, Outlook- Kontakteordner, neue Liste? Empfänger filtern oder sortieren? Vorschau der Ergebnisse Brief schreiben Text, Adressblock, Grußzeile, weitere Elemente? Anschließend zeigen Sie die Serienbriefe als Vorschau am Bildschirm an und prüfen sie auf Fehler. Seriendruck- Vorschau Serienbriefe fehlerfrei? Fertigstellen Wenn keine Fehler aufgetreten sind, drucken Sie die Serienbriefe oder geben sie in ein Dokument aus. Seriendruck durchführen Drucken oder zunächst in Dokument ausgeben? Alle notwendigen Funktionen zum Seriedruck stehen Ihnen im Register SENDUNGEN in entsprechenden Gruppen zur Verfügung. HERDT-Verlag 7