Serienbriefe erstellen mit Word E4-4D39-5F7D. Themen-Special. Tina Wegener. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember Webcode Übungsdateien

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1 Webcode Übungsdateien 36E4-4D39-5F7D Serienbriefe erstellen mit Word 2013 Tina Wegener 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember 2016 Themen-Special WW2013SB

2 Impressum Matchcode: WW2013SB Autorin: Tina Wegener Redaktion: Dr. Susanne Weber Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember 2016 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.

3 Inhalt Serienbriefe erstellen mit Word 2013 I Zu diesem Buch Seriendrucke erstellen Grundlagen des Seriendrucks Seriendruck starten Datenquelle verbinden Seriendruckfelder einfügen und formatieren Seriendruck prüfen und fertigstellen Datenquelle nachträglich bearbeiten Tipps für den Ausdruck von Seriendokumenten Schnellübersicht Übung Serienbriefe durch Felder individualisieren Felder in Serienbriefen verwenden Mit einem Fill-in-Feld individuellen Text eingeben Mit einem Ask-Feld Informationen erfragen Mit einem Ref-Feld Textmarkeninhalt einfügen Berechnungen mit Textmarken durchführen Individuelle Grafik für jeden Datensatz eines Seriendrucks verwenden Schnellübersicht Mit Datenquellen arbeiten Anwendungsbeispiele für Serienbriefe Unterschiedliche Seriendrucke erstellen Anschreiben für die Kunden anfertigen Briefe mit Illustrationen optisch aufbereiten Verzeichnisse anfertigen Briefumschläge bedrucken Adressetiketten bedrucken Serienbriefe mit Outlook versenden Schnellübersicht Übungen Hauptdokument in normales Dokument umwandeln Hauptdokument mit anderer Datenquelle verbinden Datenquellen strukturieren Datenquellen ohne Steuersatz verwenden Mit Seriendruckfeldern arbeiten Hinweise zum Verwenden verschiedener Datenquellen Seriendruckfelder formatieren Schnellübersicht Übungen Datensätze sortieren und filtern Grundlagen der Sortierung Datensätze sortieren Datensätze filtern Bedingungen mit UND oder ODER verknüpfen Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis Mit Regeln arbeiten Regeln verwenden Unterschiedliche Textpassagen ausgeben Seriendruckfelder korrekt anordnen Verschachtelte Regeln verwenden Serienbriefe mit Nummerierung versehen Serienbriefe ohne Seitenwechsel erzeugen Schnellübersicht HERDT-Verlag 3

4 Serienbriefe erstellen mit Word 2013 Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich die Techniken, um effizient und professionell Serienbriefe mit Word 2013 zu erstellen. Lernziele Arbeitsanleitungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Die effizientesten Wege zum Ziel werden Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten App-Funktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Nutzen Sie hierzu den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite dieses Buches befindet: Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen Auf der nun geöffneten Webseite Datei downloaden anklicken Einige Dateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Übung (C:\Übung). Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Übungsdateien (ww2013sb_bu). 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit-Version) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von Word 2013 (64-Bit-Version) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln, einer ständigen Verbindung zum Internet. Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. Wenn Sie andere als die oben aufgeführten Windows-Einstellungen verwenden, kann sich der Zugriff auf SkyDrive bzw. auf den Office Store von den Erläuterungen in diesem Buch unterscheiden. Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über Windows-Grundkenntnisse und folgende Word-Kenntnisse verfügen: Dokumente erstellen, speichern, drucken und öffnen Texte formatieren und gestalten Grafiken einfügen Seite einrichten Tabellen erstellen und bearbeiten Weitere Medien von HERDT nutzen Möchten Sie beispielsweise Ihre Word-Grundkenntnisse auffrischen, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Word Grundlagen; Ihre Word-Kenntnisse erweitern, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Word Fortgeschrittene Techniken. Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6 1 Serienbriefe erstellen mit Word Seriendrucke erstellen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Serienbriefe erstellen wie Sie eine Datenquelle einbinden und bearbeiten wie Sie Seriendruckfelder einfügen und formatieren Voraussetzungen Dokumente erstellen und drucken 1.1 Grundlagen des Seriendrucks Was ist die Seriendruckfunktion? Einen Seriendruck erstellen Sie dann, wenn Sie ein bestimmtes Dokument an verschiedene Personen schicken wollen und dabei jedes einzelne Dokument personalisieren möchten. Wenn Sie beispielsweise einen Werbebrief an alle Kunden schicken möchten und dabei jeden Kunden mit seinem Namen ansprechen, können Sie mit der Seriendruckfunktion einen Serienbrief erstellen. Um Adressetiketten zu erstellen, können Sie ebenfalls die Seriendruckfunktion verwenden. Für den Seriendruck benötigen Sie zwei Dateien: Das Hauptdokument enthält den Text, der für alle Seriendrucke gleich ist. Dort, wo die personalisierten Daten erscheinen sollen, werden sogenannte Seriendruckfelder als Platzhalter eingefügt. Diese werden durch doppelte Spitzklammern gekennzeichnet. Die Datenquelle ist eine Datei, in der Daten wie z. B. die Adressdaten gespeichert sind. In jedem einzelnen Seriendokument werden die Platzhalter durch die entsprechenden Daten aus der Datenquelle ersetzt. Datenquelle Hauptdokument mit Platzhaltern Serienbriefe 6 HERDT-Verlag

7 Seriendrucke erstellen 1 Die Arbeitsschritte der Seriendruckerstellung Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Hauptdokument einrichten Dokumenttyp wählen Datenquelle wählen Seriendruckfelder einfügen Seriendruck- Vorschau Seriendruck durchführen Als Erstes erzeugen oder öffnen Sie das Dokument, das Sie als Hauptdokument nutzen möchten. Danach wählen Sie, welche Art von Seriendruck erstellt werden soll: Briefe, -Nachrichten, Umschläge, Etiketten oder Verzeichnisse. Sie verbinden das Hauptdokument mit der Datenquelle, die die Daten für die Personalisierung enthält. Sie fügen die Seriendruckfelder in das Hauptdokument ein. Anschließend zeigen Sie die Seriendokumente als Vorschau an und prüfen sie auf Fehler. Wenn keine Fehler aufgetreten sind, drucken Sie die Seriendokumente oder geben sie in eine Datei aus. Alle notwendigen Funktionen zur Erstellung eines Seriendrucks stehen Ihnen im Register SENDUNGEN zur Verfügung. 1.2 Seriendruck starten Schritt 1: Hauptdokument wählen Erstellen Sie ein neues Dokument - bei Bedarf können Sie eine Dokumentvorlage verwenden - und geben Sie den Text ein, der in allen Seriendokumenten gleich sein soll. oder Möchten Sie ein vorhandenes Dokument verwenden, öffnen Sie das entsprechende Dokument, etwa die Beispieldatei Lieferservice. Schritt 2: Dokumenttyp wählen Klicken Sie im Register SENDUNGEN in der Gruppe Seriendruck starten auf Seriendruck starten. Um einen Serienbrief zu erstellen, wählen Sie Briefe. HERDT-Verlag 7

8 1 Serienbriefe erstellen mit Word 2013 Möchten Sie sich die Arbeitsschritte zum Erstellen eines Seriendrucks in einem eigenen Aufgabenbereich vorgeben lassen, wählen Sie den Eintrag Seriendruck-Assistent mit Schrittfür Schritt-Anweisungen. Die Vorgehensweise entspricht dabei den nachfolgend beschriebenen Schritten. 1.3 Datenquelle verbinden Schritt 3: Datenquelle wählen Um die Datenquelle auszuwählen, klicken Sie im Register SENDUNGEN in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen. Die Adressen, die Sie verwenden möchten, sind noch nicht in einer Datenquelle erfasst? Über Neue Liste eingeben können Sie eine neue Datenquelle erstellen. Diese Datenquelle wird standardmäßig als Microsoft-Office-Adressliste im Format MDB abgelegt. Der Speicherort ist der Ordner Meine Datenquellen, der beim Speichern automatisch im persönlichen Ordner Eigene Dokumente angelegt wird. Die Datenquelle kann - nachdem sie einmal erstellt wurde - beliebig oft verwendet werden. Daten eingeben Neue Zeile für weitere Einträge erzeugen Eingabe beenden und Datenquelle speichern Dateiname eingeben und speichern Sie möchten eine bestehende Adressliste verwenden? Haben Sie bereits eine Microsoft-Office-Adressliste über Neue Liste eingeben erstellt oder haben Sie Zugriff auf eine andere bestehende Datenquelle wie z. B. eine Excel-Arbeitsmappe, können Sie diese als Datenquelle für das Seriendokument verwenden: Klicken Sie in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen, wählen Sie Vorhandene Liste verwenden und öffnen Sie die entsprechende Datenquelle, etwa die Beispieldatei Kundenliste.xlsx. 8 HERDT-Verlag

9 Seriendrucke erstellen 1 Im Dialogfenster Tabelle auswählen werden Ihnen die in der Excel-Arbeitsmappe vorhandenen Tabellen angezeigt. Klicken Sie doppelt auf die von Ihnen gewünschte Tabelle. Sind die Adressen in Outlook als Kontakte gespeichert? Sind die Adressen in Outlook als Kontakte gespeichert, können Sie über Aus Outlook-Kontakten auswählen (Register SENDUNGEN, Gruppe Seriendruck starten) auf die entsprechenden Outlook-Daten zugreifen. Wählen Sie gegebenenfalls zunächst das Outlook-Profil aus und bestätigen Sie mit OK. Wählen Sie dann den Kontakteordner aus, der die gewünschten Daten enthält, und bestätigen Sie mit OK. 1.4 Seriendruckfelder einfügen und formatieren Wissenswertes zu Seriendruckfeldern Nachdem Sie das Hauptdokument, z. B. die Beispieldatei Lieferservice mit einer Datenquelle verbunden haben, können Sie die Seriendruckfelder einfügen. Welche Seriendruckfelder Word zum Einfügen anbietet, hängt davon ab, welche Daten in der gewählten Datenquelle zur Verfügung stehen. Die Namen der Seriendruckfelder entsprechen den Feldnamen bzw. Spaltenüberschriften in der Datenquelle. Im nachfolgenden Beispiel handelt es sich um Adressen aus der Beispieldatei Kundenliste.xlsx. Spaltenüberschrift in Excel = Seriendruckfeld-Namen in Word Adressen in einer Excel-Tabelle Seriendruckfelder in Word HERDT-Verlag 9

10 1 Serienbriefe erstellen mit Word 2013 Um Seriendrucke komfortabel zu erstellen, stellt Word zusammengesetzte Felder bereit, in denen mehrere einzelne Felder als Gruppe enthalten sind: Das Seriendruckfeld Adressblock kann z. B. die Felder Titel, Vor- und Nachname, Adresszeile_1, Postleitzahl und Ort enthalten. Das Seriendruckfeld Grußzeile setzt sich aus den Feldern Titel und Nachname zusammen. Im vordefinierten Adressblock wird die Anrede aus dem Seriendruckfeld Titel erstellt (Herr statt Herrn). Das entspricht jedoch nicht der deutschen Grammatik bzw. der DIN Es empfiehlt sich daher, die Adressangaben aus einzelnen Seriendruckfeldern zusammenzusetzen. Um das Seriendruckfeld Titel sowohl in der Adresse als auch in der Grußzeile nutzen zu können und in der Adressangabe die richtige Anrede Herrn zu erhalten, verwenden Sie eine sogenannte Wenn-Dann-Sonst-Regel, die im Abschnitt 4.4 beschrieben wird. Schritt 4: Seriendruckfelder einfügen Beispiel: Sie möchten im Hauptdokument die nachfolgend gezeigten Seriendruckfelder einfügen. Seriendruckfelder Titel, Vorname, Nachname, Adresszeile_1, Postleitzahl und Ort aus Excel-Adressen Seriendruckfeld Grußzeile Seriendruckfelder Titel, Nachname und Ort aus Excel-Adressen Wechseln Sie zu der Stelle, an der Sie die Anrede einfügen möchten, klicken Sie im Register SENDUNGEN in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Grußzeile und bestimmen Sie, wie die persönliche Anrede lauten soll. 10 HERDT-Verlag

11 Seriendrucke erstellen 1 Gestaltung der Grußzeile festlegen Vorschau auf die gewählten Einstellungen Bei fehlenden oder falschen Feldern hier klicken und Zuordnung ändern Um alle Seriendruckfelder am Bildschirm hervorzuheben und somit auf einen Blick erkennen zu können, klicken Sie im Register SENDUNGEN in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Seriendruckfelder hervorheben. Um die übrigen Seriendruckfelder einzeln einzufügen, platzieren Sie den Cursor jeweils an der gewünschten Stelle, klicken Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf den Pfeil der Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie aus der Liste das Seriendruckfeld. Wenn Sie mehrere Felder direkt hintereinander einfügen möchten, klicken Sie auf den oberen Teil der Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen. Sie können dann die Seriendruckfelder über ein Dialogfenster einfügen, das so lange geöffnet bleibt, bis Sie es mit Schließen beenden. Seriendruckfelder formatieren Den Seriendruckfeldern wird die Formatierung zugewiesen, die an der Einfügeposition im Hauptdokument eingestellt ist. Um die Daten eines Seriendruckfeldes in allen Seriendokumenten beispielsweise durch eine besondere Formatierung hervorzuheben, formatieren Sie das Seriendruckfeld entsprechend. Formatierte Seriendruckfelder Markieren Sie das komplette Seriendruckfeld, inklusive der doppelten Spitzklammern. Nehmen Sie wie gewohnt die Formatierungen vor. HERDT-Verlag 11

12 1 Serienbriefe erstellen mit Word Seriendruck prüfen und fertigstellen Schritt 5: Die Seriendruck-Vorschau Bevor Sie den Seriendruck tatsächlich durchführen, können Sie eine Vorschau auf die Seriendruckergebnisse anzeigen lassen. Die Platzhalter werden dabei durch die Inhalte der Datenquelle ersetzt und Sie können prüfen, ob die Dokumente korrekt erzeugt werden. Aktivieren Sie im Register SENDUNGEN in der Gruppe Vorschau Ergebnisse die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse. Um durch die Seriendokumente zu blättern, klicken Sie auf, um vorwärts-, bzw. auf, um rückwärtszublättern. Über Empfänger suchen können Sie nach einem bestimmten Dokument suchen. Über Auf Fehler überprüfen können Sie den Seriendruck simulieren bzw. festlegen, wie beim Auftreten von Fehlern verfahren werden soll. Schritt 6: Seriendruck durchführen Im letzten Schritt wählen Sie, wie die Seriendokumente ausgegeben werden sollen. Klicken Sie im Register SENDUNGEN in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen. Wenn Sie die Seriendokumente in einer separaten Datei zusammenführen möchten, wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten. Word fügt alle Dokumente - jeweils getrennt durch einen Seitenumbruch - in eine neue Datei ein. oder Um die Seriendokumente direkt zu drucken, wählen Sie Dokumente drucken. Bevor die Ausgabe in das neue Dokument erfolgt bzw. der Druckdialog eingeblendet wird, können Sie wählen, welche Datensätze ausgegeben werden sollen. 12 HERDT-Verlag

13 Seriendrucke erstellen 1 Hauptdokument speichern und wieder öffnen Haben Sie die Seriendokumente in einer neuen Datei zusammengeführt, können Sie diese Datei separat vom Hauptdokument speichern, vgl. Beispieldatei Lieferservice-E2. Möchten Sie das Hauptdokument für weitere Seriendrucke verwenden, müssen Sie es ebenfalls speichern. Die Verknüpfung zur Datenquelle wird dabei automatisch mitgespeichert. Sie möchten das Hauptdokument speichern das Hauptdokument wieder öffnen Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen. Wenn Sie das Hauptdokument wieder öffnen, fragt Word nach, ob die Verknüpfung zur Datenquelle wieder hergestellt werden soll. Klicken Sie auf Ja, um die Verbindung beizubehalten. oder Möchten Sie die Verbindung zur Datenquelle löschen, klicken Sie auf Nein. 1.6 Datenquelle nachträglich bearbeiten Datenquelle bearbeiten Word stellt Ihnen viele Möglichkeiten zur Verfügung, eine Datenquelle zu bearbeiten. Klicken Sie im Register SENDUNGEN in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten. Markieren Sie im Dialogfenster Seriendruckempfänger die Datenquelle und betätigen Sie Bearbeiten. Das Dialogfenster Datenquelle bearbeiten wird eingeblendet. HERDT-Verlag 13

14 1 Serienbriefe erstellen mit Word 2013 Je nach Dateiformat der Datenquelle kann es sein, dass hier ein anderes Dialogfenster geöffnet wird bzw. keine Möglichkeit zur nachträglichen Bearbeitung der Datenquelle zur Verfügung steht. Einträge bearbeiten Sie möchten eine neue Adresse in die Datenquelle aufnehmen eine bestimmte Adresse suchen Klicken Sie auf Neuer Eintrag. Betätigen Sie Suchen. Tragen Sie den Namen ein und wählen Sie anschließend das Feld aus, in dem gesucht werden soll. eine Adresse löschen Markieren Sie den entsprechenden Datensatz. Klicken Sie auf Eintrag löschen und bestätigen Sie die Rückfrage mit Ja. Vorsicht: Das Löschen eines Datensatzes kann nicht rückgängig gemacht werden. Felder hinzufügen und entfernen Sie möchten der Datenquelle ein Feld hinzufügen, z. B. das Feld Geburtsort ein Feld aus der Datenquelle löschen Klicken Sie auf Spalten anpassen. Betätigen Sie im eingeblendeten Dialogfenster Hinzufügen. Geben Sie den gewünschten Feldnamen ein und bestätigen Sie mit OK. Klicken Sie auf Spalten anpassen. Markieren Sie im eingeblendeten Dialogfenster den Namen des zu löschenden Feldes und betätigen Sie Löschen. Bestätigen Sie die eingeblendete Rückfrage mit Ja. 1.7 Tipps für den Ausdruck von Seriendokumenten Unerwünschte Seitenumbrüche erkennen Nach dem Erzeugen eines Seriendokuments und der Ausgabe in ein neues Dokument können Sie das Dokument auf unerwünschte Seitenumbrüche kontrollieren. Unter der Voraussetzung, dass Sie wissen, wie viele Datensätze verwendet wurden, und wie viele Seiten pro Datensatz ausgegeben werden sollen, steht Ihnen jedoch noch eine weitere, sehr schnelle Kontrollmöglichkeit zur Verfügung: Sie vergleichen beim erstellten Serienbrief die in der Statusleiste angegebene Seitenzahl mit der Anzahl der Datensätze. 14 HERDT-Verlag

15 Seriendrucke erstellen 1 Abgebrochenen Druck fortführen Wenn Sie viele Serienbriefe ausdrucken, kann es vorkommen, dass der Ausdruck abgebrochen wird. In diesem Fall brauchen Sie nicht den gesamten Ausdruck erneut zu starten, sondern können den Ausdruck auf die fehlenden Serienbriefe beschränken. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die Nummer desjenigen Datensatzes kennen, mit dem der Ausdruck der übrigen Briefe beginnen soll. Diesen Datensatz können Sie mit der Suchfunktion schnell finden. Datensatz suchen Schauen Sie beim Ausdruck nach, welcher Serienbrief als letzter ausgedruckt wurde, und merken Sie sich z. B. den Namen der Person und den Ort. Vergewissern Sie sich, dass das Hauptdokument in der Seriendruck-Vorschau angezeigt wird (in der Gruppe Vorschau Ergebnisse ist Vorschau Ergebnisse aktiviert), und klicken Sie auf Empfänger suchen. Bestimmen Sie eventuell das Feld, in dem beispielsweise der Name gesucht werden soll. Geben Sie in das Feld z. B. den gesuchten Namen ein. Starten Sie die Suche durch Anklicken von Weitersuchen. Word zeigt den ersten gefundenen Datensatz an. Falls es sich hierbei nicht um den gesuchten Datensatz handelt, lassen Sie weitersuchen. Wenn Word den gewünschten Datensatz gefunden hat, schließen Sie das Dialogfenster. Sehen Sie anschließend im Feld in der Gruppe Vorschau Ergebnisse nach, welche Nummer angezeigt wird, und merken Sie sich diese Nummer. Nummer des angezeigten Datensatzes Fehlende Serienbriefe drucken Klicken Sie in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen und wählen Sie Dokumente drucken. Tragen Sie im Feld Von diejenige Zahl ein, die der Nummer des Datensatzes folgt, bei dem der Ausdruck abgebrochen wurde. Geben Sie im Feld An die letzte Datensatznummer (oder eine beliebige größere Zahl) ein und starten Sie die Ausgabe mit OK. Diese Möglichkeit können Sie ebenfalls verwenden, wenn Sie nur einen einzigen Serienbrief ausdrucken möchten. In diesem Fall geben Sie in die Felder Von und An dieselbe Zahl ein. HERDT-Verlag 15