Microsoft Office Word für Windows WW2007SB. Autorin: Tina Wegener. Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß. 1. Ausgabe vom 17.

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1 WW2007SB Autorin: Tina Wegener Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß 1. Ausgabe vom 17. September 2007 by HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Microsoft Office Word 2007 für Windows Themen-Special: Serienbriefe Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. WW2007SB Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Diese Schulungsunterlage wurde auf 100 % chlorfrei gebleichtem Papier (TCF) gedruckt.

2 Inhalt Office Word Themen-Special: Serienbriefe I 1 Mit diesem Buch arbeiten Was Sie wissen sollten Hinweise zur Software und zur Verfügbarkeit einzelner Funktionen Serienbriefe erstellen Das Prinzip des Seriendrucks Die Arbeitsschritte zur Serienbrieferstellung Seriendruck starten Serienbriefe erzeugen Serienbriefe drucken Datenquelle nachträglich bearbeiten Tipps für den Ausdruck von Seriendokumenten Schnellübersicht Übung Anwendungsbeispiele für Serienbriefe Einleitung Anschreiben für die Kunden anfertigen Briefe mit Grafiken optisch aufbereiten Verzeichnisse anfertigen Briefumschläge bedrucken Adressetiketten bedrucken Serienbriefe mit Outlook versenden Schnellübersicht Übung Serienbriefe durch Felder individualisieren Felder in Serienbriefen verwenden Mit einem Fill-in-Feld individuellen Text eingeben Mit einem Ask-Feld Informationen erfragen Mit einem Ref-Feld Textmarkeninhalt einfügen Berechnungen mit Textmarken durchführen Individuelle Grafik für jeden Datensatz eines Seriendrucks verwenden Schnellübersicht Mit Datenquellen arbeiten Hauptdokument in normales Dokument umwandeln Hauptdokument mit anderer Datenquelle verbinden Datenquellen strukturieren Datenquellen ohne Steuersatz verwenden Mit Seriendruckfeldern arbeiten Hinweise zum Verwenden verschiedener Datenquellen Seriendruckfelder formatieren Schnellübersicht Übung...64 Stichwortverzeichnis Datensätze sortieren und filtern Grundlagen der Sortierung Datensätze sortieren Datensätze filtern Bedingungen mit UND oder ODER verknüpfen Schnellübersicht Übung Mit Regeln arbeiten Regeln verwenden Unterschiedliche Textpassagen ausgeben Text in Serienbriefen genau positionieren Seriendruckfelder korrekt anordnen Verschachtelte Regeln verwenden Serienbriefe mit Nummerierung versehen Serienbriefe ohne Seitenwechsel erzeugen Schnellübersicht

3 3 Office Word Themen-Special: Serienbriefe 3 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Serienbriefe, Verzeichnisse, Umschläge und Etiketten erstellen wie Sie einen Serienbrief optisch aufbereiten können wie Sie bei Druckproblemen vorgehen Voraussetzungen Grundlagen des Seriendrucks s mit Outlook versenden 3.1 Einleitung Seriendrucke für Immobilienangebote erzeugen Im Rahmen dieses Kapitels wird anhand exemplarisch ausgewählter Aufgaben dargestellt, wie in Word verschiedene Seriendrucke (Serienbriefe, Verzeichnisse, Umschläge und Etiketten) erstellt werden können. Dabei erfahren Sie beispielsweise, wie Sie Anschreiben (Briefe) an die Kunden erstellen und optisch aufbereiten können Verzeichnisse über die zur Verfügung stehenden Immobilien erzeugen Briefumschläge für die Anschreiben mit den Kundenadressen bedrucken Etiketten für allgemeines Informationsmaterial und Prospekte bedrucken in einer die Kunden über den neuen Web-Auftritt im Internet informieren Alle diese Aufgaben lassen sich mit der Seriendruckfunktion schnell und problemlos erledigen. Die Kundendaten liefert die Beispielfirma "Immobilien im Süden", die Immobilien in Südeuropa und Tunesien betreut und vermittelt. Die Adressdaten der Kunden sind in der Adressliste Kundenadressen.mdb gespeichert. Kundendaten der Datenquelle "Kundenadressen.mdb" Alle Namen der weiteren Dateien, die Sie zum Erstellen der Beispiele benötigen, werden in den folgenden Abschnitten jeweils am Abschnittsbeginn aufgeführt. 16

4 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe Anschreiben für die Kunden anfertigen Übungsdateien: Immobilien1, Kundenadressen.mdb Ergebnisdatei: Immobilien-E1 Hauptdokument erstellen und Text eingeben Als Erstes sollen die Anschreiben an die Kunden in Form von Serienbriefen erzeugt werden. Erzeugen Sie ein neues leeres Dokument, und geben Sie den gewünschten Text ein (vgl. z. B. Abbildung), mit Ausnahme derjenigen Stellen, die durch die Seriendruckfelder gefüllt werden sollen. oder Um die mitgelieferte Übungsdatei als Hauptdokument zu nutzen, öffnen Sie die Datei Immobilien1. Wechseln Sie zum Register SENDUNGEN. Betätigen Sie in der Gruppe SERIENDURCK STARTEN die gleichnamige Schaltfläche, und wählen Sie den Eintrag BRIEFE. Übungsdatei "Immobilien1" 17

5 3 Office Word Themen-Special: Serienbriefe Datenquelle öffnen und Seriendruckfelder eingeben Als Datenquelle wird die Liste der Kundendaten, also die Datei Kundenadressen.mdb, benötigt. Um die Datenquelle, z. B. die Datei Kundenadressen.mdb, zu öffnen, klicken Sie im Register SENDUNGEN, Gruppe SERIENDRUCK STARTEN, auf die Schaltfläche EMPFÄNGER AUSWÄHLEN und wählen Sie den Eintrag VORHANDENE LISTE VERWENDEN. Markieren Sie im folgenden Dialogfenster die Datenquelle, und bestätigen Sie mit ÖFFNEN. Fügen Sie die benötigten Seriendruckfelder, z. B. gemäß der folgenden Abbildung, in das Hauptdokument ein. Falls Sie für die Anschrift ein Textfeld verwenden möchten, muss dieses zuvor erstellt und zum Einfügen der Seriendruckfelder aktiviert werden. Geben Sie nach Prüfung des Ergebnisses in der Vorschau die Briefe in ein Dokument aus. Speichern Sie das Dokument z. B. unter dem Namen Immobilien-E1. Seriendruckfelder im Hauptdokument Adressangaben mit einzelnen Seriendruckfeldern selbst zusammenstellen Falls Ihnen die Anordnung der Elemente im vordefinierten Adressblock-Seriendruckfeld (Register SENDUNGEN, Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN, Schaltfläche ADRESSBLOCK) nicht zusagt, können Sie die Adressangaben auch aus einzelnen Seriendruckfeldern (Schaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN) zusammensetzen. Adresse mit Standard-Adressblock und mit einzelnen Seriendruckfeldern erzeugt 18

6 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe 3 Mehrere Seriendruckfelder einfügen Wenn Sie - wie beim manuellen Zusammenstellen der Adressangaben - in ein Dokument mehrere Seriendruckfelder hintereinander einfügen möchten, müssen Sie das Dialogfenster SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN nach dem Einfügen des ersten Feldes nicht unbedingt schließen. Es ist nämlich auch möglich, zunächst alle benötigten Seriendruckfelder in das Dokument zu übernehmen und erst anschließend die Seriendruckfelder an die gewünschten Stellen zu verschieben bzw. durch Leerzeichen und Absatzmarken voneinander zu trennen. Grußzeile einfügen Beim Erzeugen von Serienbriefen steht Ihnen mit der Schaltfläche GRUSSZEILE (Register SENDUNGEN, FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN) eine einfache und schnelle Möglichkeit zur Verfügung, eine Anrede einzufügen, die auf das Geschlecht des Adressaten abgestimmt ist. Voraussetzung hierfür ist, dass die Datensätze über ein Feld verfügen, aus dem das Geschlecht des Empfängers hervorgeht, z. B. ein Feld Anrede, in dem entweder Frau oder Herr steht. Geschlechtspezifische Anrede 3.3 Briefe mit Grafiken optisch aufbereiten Übungsdateien: Immobilien2, Unterschrift.bmp Ergebnisdatei: Immobilien-E2 Clip suchen und in das Hauptdokument einfügen In das Hauptdokument eines Serienbriefes lassen sich Clips wie in herkömmliche Dokumente einfügen. Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument (z. B. Immobilien2), an der die Grafik eingefügt werden soll, z. B. in die Kopfzeile. Clip im Briefkopf Um den Aufgabenbereich CLIPART zu öffnen, wechseln Sie in das Register EINFÜGEN und betätigen Sie in der Gruppe ILLUSTRATIONEN das Symbol CLIPART. Geben Sie im eingeblendeten Aufgabenbereich den Dateinamen oder das Schlüsselwort ein, nach dem gesucht werden soll (z. B. Ferien), und betätigen Sie die Schaltfläche OK. Nach Abschluss der Suche blendet Word die gefundenen Clips ein. Wenn Sie einen Clip gefunden haben, der Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie darauf, um ihn in das Dokument zu übernehmen. Der Clip wird an der Cursorposition in den Text eingefügt. 19

7 3 Office Word Themen-Special: Serienbriefe Clip positionieren Die Größe des Clips lässt sich wie gewohnt verändern. Um den Clip individuell positionieren zu können, muss der Textfluss geändert werden. Betätigen Sie bei markierter Grafik im Register FORMAT, Gruppe ANORDNEN, die Schaltfläche TEXTUMBRUCH. Klicken Sie in der eingeblendeten Liste auf den gewünschten Eintrag, z. B. auf QUADRAT. Sie können den Clip nun durch Ziehen mit der Maus individuell positionieren. Unterschrift als Grafik einfügen Auch das Unterschreiben jedes einzelnen Briefes können Sie umgehen, indem Sie die Unterschrift als Grafik in das Hauptdokument einfügen. Voraussetzung ist, dass Sie über eine entsprechende Unterschrift verfügen, die Sie beispielsweise eingescannt haben und die z. B. im bmp- oder jpg-format vorliegt. Markieren Sie die Unterschrift im Ursprungsprogramm, kopieren Sie sie z. B. mit STRG C in die Zwischenablage, und fügen Sie sie z. B. mit STRG V an der gewünschten Stelle im Word-Dokument ein. oder Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle, und betätigen Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe ILLUSTRATIONEN das Symbol GRAFIK. Wählen Sie die gewünschte Datei (z. B. Unterschrift.bmp) aus, und übernehmen Sie die Grafik mit EINFÜGEN in das Dokument. Eingefügte Unterschrift Bei Bedarf können Sie die Grafik auf gewohnte Weise zuschneiden, in der Größe verändern oder anderweitig bearbeiten. 3.4 Verzeichnisse anfertigen Übungsdateien: Immobilien3, Immobilien-Angebote Ergebnisdateien: Immobilien-E3, Immobilien-E4 Was ist ein Verzeichnis? Dem Anschreiben soll ein Verzeichnis der aktuellen Immobilieangebote beigefügt werden. Im Gegensatz zu dem zuvor erstellten Serienbrief, bei dem für jeden Datensatz (Kunde) eine neue Seite angelegt wird, soll die zu erzeugende Liste alle Datensätze der vorhandenen Immobilien auf einer Seite aufführen. Zu diesem Zweck steht Ihnen der Dokumenttyp VERZEICHNIS zur Verfügung, der sich von einem Serienbrief durch das Fehlen des Seitenumbruchs unterscheidet. Die Daten der einzelnen Immobilien sind im Word-Dokument Immobilien-Angebote gespeichert. Verzeichnis erstellen Erstellen Sie in einem neuen Dokument eine Tabelle (9 Spalten und 1 Zeile), oder öffnen Sie die Übungsdatei Immobilien3. Stellen Sie sicher, dass das Register SENDUNGEN angezeigt wird. Betätigen Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN die gleichnamige Schaltfläche, und wählen Sie den Eintrag VERZEICHNIS. Um die Datenquelle zu öffnen, aus der Sie die Liste erstellen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche EMPFÄNGER AUSWÄHLEN. Verzeichnis erstellen 20

8 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe 3 Wählen Sie den Eintrag VORHANDENE LISTE VERWENDEN, und öffnen Sie als Datenquelle die Datei Immobilien-Angebote.docx. Fügen Sie die benötigten Seriendruckfelder in das Hauptdokument ein. Im Beispiel fügen Sie die Seriendruckfelder nacheinander in die Zellen der Tabelle ein (vgl. Abbildung). Hauptdokument mit eingefügten Seriendruckfeldern Prüfen Sie das Ergebnis in der Vorschau, und führen Sie den Seriendruck wie gewohnt fort. Um das Verzeichnis in einem Dokument zusammenzuführen, klicken Sie in der Gruppe FERTIG STELLEN auf die Schaltfläche FERTIG STELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN. Wählen Sie den Eintrag EIN- ZELNE DOKUMENTE BEARBEITEN. Sie erhalten die Daten in einem neuen Dokument. Speichern Sie dieses Dokument z. B. unter dem Namen Immobilien-E3. Erzeugtes Verzeichnis ohne Überschrift (Ergebnisdatei "Immobilien-E3") Verzeichnis aufbereiten Das eingefügte Verzeichnis lässt sich bei Bedarf formatieren und mithilfe der Schaltfläche SEITENZAHL (Register EINFÜGEN oder bei aktivierter Kopf-/Fußzeile auch Register ENTWURF, Gruppe KOPF- UND FUSSZEILE) mit einer Seitennummerierung versehen. Außerdem können Sie eine Überschriftenzeile hinzufügen, aus der hervorgeht, welche Inhalte in den einzelnen Tabellenspalten aufgelistet sind. Wechseln Sie in die erste Tabellenzeile, und fügen Sie z. B. über die Schaltfläche DARÜBER EINFÜGEN (Register LAYOUT, Gruppe ZEILEN UND SPALTEN) eine leere Tabellenzeile ein. Geben Sie die betreffenden Angaben in die Zeile ein. Dabei müssen die Überschriften nicht unbedingt mit den Feldnamen der Datenquelle übereinstimmen. Gestalten Sie das Verzeichnis nach Ihren Wünschen, und führen Sie bei Bedarf die Silbentrennung durch. Um bei mehrseitigen Verzeichnissen festzulegen, dass die Überschriftenzeile auf jeder Seite eingefügt wird, setzen Sie den Cursor in die Anfangszeile der Tabelle, die auf jeder Seite wiederholt werden soll. Betätigen Sie im Register LAYOUT die Schaltfläche DATEN, und klicken Sie auf den Eintrag ÜBERSCHRIFTEN WIEDERHOLEN. Speichern Sie das Verzeichnis unter dem Namen Immobilien-E4. Überschriftenzeile auf der ersten Seite des Verzeichnisses 21

9 3 Office Word Themen-Special: Serienbriefe Falls ein Feldeintrag etwas länger ist, kann es sein, dass sich mitten in der Zeile der Seitenumbruch befindet. Dies lässt sich beheben, indem Sie die ganze Tabelle markieren (z. B. durch Klicken auf den Verschiebepunkt an der oberen linken Ecke) und nach Betätigen der Schaltfläche EIGENSCHAFTEN (Register LAYOUT, Gruppe TABELLE) im Register ZEILE das Kontrollfeld ZEILENWECHSEL AUF SEITEN ZULASSEN deaktivieren. Seitenumbruch in der Zeile vermeiden 3.5 Briefumschläge bedrucken Mit der Seriendruckfunktion Briefumschläge bedrucken Wählen Sie nach Betätigen der Schaltfläche SERIENDRUCK STARTEN den Eintrag UMSCHLÄGE. Wählen Sie im Register UMSCHLAGOPTIONEN des eingeblendeten Dialogfensters das Umschlagformat im gleichnamigen Listenfeld aus, und nehmen Sie bei Bedarf weitere Einstellungen vor (vgl. nachfolgende Tabelle). Sie möchten ein individuelles Umschlagformat einrichten die Empfänger- bzw. die Absenderadresse formatieren den Ausdruck der Absenderadresse verhindern (z. B. wegen eines vorgedruckten Firmenlogos) die Position der Empfänger- bzw. Absenderadresse auf dem Umschlag verändern Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag BENUTZERDEFINIERTES FORMAT, und tragen Sie die Maße des Umschlags ein. Betätigen Sie die Schaltfläche bzw.. Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie die gewünschten Zeichenformatierungen vornehmen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche, und aktivieren Sie im Bereich EFFEK- TE des Registers SCHRIFT das Kontrollfeld AUSGEBLENDET. Wählen Sie mit den Feldern bzw. die gewünschte Position aus. Mithilfe der Vorschau lassen sich die Veränderungen kontrollieren. Optionen für Briefumschläge Um festzulegen, wie die Umschläge vom Drucker eingezogen werden, wechseln Sie zum Register DRUCK- OPTIONEN und legen Sie die gewünschte Zufuhrmethode fest. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Word passt das aktuelle Dokument automatisch den Umschlagmaßen an und fügt zugleich für die Empfängeradresse sowie je nach Umschlagsformat für die Absenderadresse jeweils einen Positionsrahmen ein. Hauptdokument für Umschläge Anschließend steht der Cursor an der Position, die für die Absenderadresse vorgesehen ist. Geben Sie die Absenderadresse ein, und betätigen Sie anschließend die -Taste, um den Cursor in demjenigen Positionsrahmen zu platzieren, der für die Empfängeradresse vorgesehen ist. 22

10 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe 3 Um die gewünschte Datenquelle auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche EMPFÄNGER AUSWÄHLEN. Wählen Sie den Eintrag VORHANDENE LISTE VERWENDEN, und öffnen Sie die Datenquelle, z. B. die Datei Kundenadressen.mdb. Fügen Sie mithilfe der Schaltflächen ADRESSBLOCK bzw. SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN die gewünschten Seriendruckfelder in das Dokument ein, und führen Sie den Seriendruck wie gewohnt zu Ende. 3.6 Adressetiketten bedrucken Adressetiketten mit der Seriendruckfunktion bedrucken Der Druck von Adressetiketten entspricht im Wesentlichen dem Druck von Briefumschlägen. Erzeugen Sie ein neues leeres Dokument. Klicken Sie auf die Schaltfläche SERIEN- DRUCK STARTEN und wählen Sie den Eintrag ETIKETTEN. Ändern Sie im Bereich des eingeblendeten Dialogfensters bei Bedarf die Angaben zum Drucker. Wählen Sie im Listenfeld den Hersteller der Etiketten, bestimmen Sie über das Listenfeld anschließend das Etikettenformat, und schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Word fügt im Hauptdokument eine ganzseitige Tabelle mit Feldern für die Datensätze ein. Um die einzelnen Zellen sehen zu können, wechseln Sie zum Register LAYOUT und aktivieren Sie in der Gruppe TABELLE die Schaltfläche GITTERNETZLINIEN ANZEIGEN. Um die Empfänger festzulegen, wechseln Sie wieder zum Register SENDUNGEN und öffnen Sie mithilfe der Schaltfläche EMPFÄNGER AUSWÄHLEN die Datenquelle. Word fügt auf jedem Etikett außer dem ersten die Feldfunktion NÄCHSTER DATENSATZ ein, um einen Seitenwechsel zu unterdrücken. Platzieren Sie den Cursor in der ersten, leeren Zelle, und richten Sie das erste Etikett nach Ihren Wünschen ein. Sie können das erste Etikett nach Belieben gestalten, beispielsweise durch zusätzliche Eingabe von festem Text. Optionen für Etikettendruck Hauptdokument für Etiketten (Tabelle) mit Seriendruckfeldern versehen 23

11 3 Office Word Themen-Special: Serienbriefe Um das Layout, gegebenenfalls den Text und die Seriendruckfelder des ersten Etiketts auf die übrigen Etiketten zu übertragen, klicken Sie in der Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN auf das Symbol. Fahren Sie mit dem Seriendruck wie gewohnt fort. Wenn Sie einen Etikettenbogen, Einzeletiketten oder einzelne Briefumschläge ohne die Seriendruckfunktion bedrucken wollen (z. B. mit der eigenen Absenderadresse), stehen Ihnen hierzu die Schaltflächen UMSCHLÄGE und BESCHRIFTUNGEN im Register SENDUNGEN, Gruppe ERSTELLEN, zur Verfügung. Etikettenbogen nur teilweise bedrucken Wenn Sie beim Druck in ein neues Dokument bzw. auf den Drucker z. B. nur die Datensätze 3 bis 5 ausgeben lassen, ist beim Seriendruck von Etiketten diese Einschränkung häufig nur teilweise erfolgreich. Word beginnt zwar mit dem geforderten Datensatz 3, verbindet dann jedoch außer den Datensätzen 4 und 5 auch so viele weitere Datensätze, bis der angefangene Etikettenbogen vollständig gefüllt ist. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Etiketten vor dem Ausdruck in ein Dokument auszugeben und aus diesem Dokument alle überflüssigen Datensätze herauszulöschen. Adressetiketten individuell anpassen bzw. neu erstellen oder Wählen Sie im Dialogfenster ETIKETTEN EINRICHTEN ein Etikett aus, dessen Größe der von Ihnen gewünschten Etikettengröße am nächsten kommt, betätigen Sie die Schaltfläche DETAILS, und nehmen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die erforderlichen Einstellungen vor. Vergeben Sie einen Namen für das angepasste Etikett. Um ein neues Etikett zu erstellen, aktivieren Sie im Dialogfenster ETIKETTEN EINRICHTEN zunächst im Bereich DRUCKERINFORMATIONEN die Art des Druckers, auf dem die Etiketten ausgegeben werden sollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche NEUES ETIKETT. Geben Sie im Eingabefeld einen Namen für das Etikett ein. Legen Sie in den betreffenden Eingabefeldern Maße und Anordnung der Etiketten fest. In der Vorschau können Sie dabei die Auswirkungen Ihrer Einstellungen kontrollieren. Das neue Etikett lässt sich anschließend verwenden, indem Sie im Dialogfenster ETIKETTEN EINRICHTEN die Etikettenmarke ANDERE/BENUTZERDEFINIERT wählen und im Listenfeld ETIKETTEN- NUMMER den entsprechenden Eintrag anklicken. Neues Etikettenformat definieren 24

12 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe Serienbriefe mit Outlook versenden Übungsdatei: Immobilien- Ergebnisdatei: -- Serienbriefe als s versenden Serienbriefe können nicht nur ausgedruckt oder in ein Dokument ausgegeben werden, sondern sie lassen sich auch als s versenden. Voraussetzung hierfür ist, dass auf Ihrem Rechner das Programm Microsoft Outlook mit einem entsprechenden Profil installiert ist. Erzeugen Sie ein neues leeres Dokument, oder öffnen Sie die Übungsdatei Immobilien- bzw. eine andere Datei, die Sie als Hauptdokument verwenden möchten. Wechseln Sie in das Register SENDUNGEN. Klicken Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN auf die gleichnamige Schaltfläche, und wählen Sie den Eintrag -NACHRICHTEN. Fahren Sie mit dem Seriendruck wie gewohnt fort. Um den -Versand zu starten, klicken Sie im Register SENDUNGEN, Gruppe FERTIG STELLEN, auf die Schaltfläche FERTIG STELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN und wählen Sie den Eintrag - NACHRICHTEN SENDEN. Das Dialogfenster SERIENDRUCK IN wird eingeblendet. Wählen Sie den Namen des Feldes aus, das die gewünschten -Adressen enthält. Geben Sie einen Betreff ein, der allen auszugebenden s hinzugefügt werden soll. Legen Sie fest, in welchem Format Sie die versenden möchten (vgl. nachfolgende Tabelle). Bestimmen Sie anhand der Options- und Eingabefelder im Bereich die Datensätze, für die Sie eine erstellen möchten, und bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Je nachdem, wie Outlook auf Ihrem Rechner eingerichtet ist, werden anschließend weitere Dialogfenster eingeblendet, in denen Sie Ihr Profil auswählen und das passende Kennwort eingeben müssen. Die s werden in Outlook im Ordner Postausgang abgelegt. Um die s zu versenden, starten Sie Outlook, und klicken Sie auf die Schaltfläche SENDEN/EMPFAN- GEN. Serienbriefe in s ausgeben Die gesendeten s finden Sie anschließend im Ordner Gesendete Objekte von Outlook. Nachrichtenformat HTML ANLAGE NUR-TEXT Wirkung Formatierungen bleiben in der weit gehend erhalten. Das -Programm des Empfängers muss jedoch HTML entschlüsseln können. Das Word-Dokument wird als Anhang an die angehängt. Formatierungen gehen verloren, die kann jedoch von beliebigen - Programmen gelesen werden. 25

13 3 Office Word Themen-Special: Serienbriefe 3.8 Schnellübersicht Sie möchten einen Serienbrief oder ein Verzeichnis erstellen Umschläge oder Etiketten mit der Seriendruckfunktion bedrucken die Unterschrift als Grafik einfügen Register SENDUNGEN, Gruppe SERIENBRIEF STARTEN, Schaltfläche SERIENBRIEF STARTEN, Eintrag BRIEFE bzw. VERZEICHNIS Register SENDUNGEN, Gruppe SERIENBRIEF STARTEN, Schaltfläche SERIENBRIEF STARTEN, Eintrag UMSCHLÄGE bzw. ETIKETTEN Unterschrift im Ursprungsprogramm markieren und über die Zwischenablage einfügen oder Register EINFÜGEN, Gruppe ILLUSTRATIONEN, Schaltfläche GRAFIK Serienbriefe als versenden Register SENDUNGEN, Gruppe SERIENDRUCK STARTEN, Schaltfläche SERIENDRUCK STARTEN, Eintrag -NACHRICHTEN, anschließend Outlook starten und Klick auf die Schaltfläche SENDEN/EMPFANGEN 3.9 Übung Anschreiben eines Partyservice erstellen Übungsdateien: Party1, Party-Adressen.mdb Ergebnisdatei: Party-E1 Sie betreiben einen Partyservice und möchten Ihre Kunden über neue Gerichte informieren. Öffnen Sie die Übungsdatei Party1, und erstellen Sie mit diesem Dokument einen Serienbrief an die Kunden, deren Adressen in der Datenquelle Party-Adressen gespeichert sind. Fügen Sie eine Grußzeile und die Adresse ein, und verwenden Sie statt des Adressblocks einzelne Seriendruckfelder. Geben Sie die Briefe in ein Dokument aus, und speichern Sie dieses unter dem Namen Party-E1. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei "Party-E1" (Brief) Tabellarisches Verzeichnis von Gerichten erzeugen Übungsdatei: Party-Gerichte Ergebnisdatei: Party-E2 Erstellen Sie ein Verzeichnis der erhältlichen Gerichte. Fügen Sie hierzu in ein neues Dokument eine Tabellenzeile mit den Seriendruckfeldern Gericht, Beschreibung, Portionen und Preis ein. Verwenden Sie die Datenquelle Party-Gerichte. Fügen Sie nach dem Verbinden dem Verzeichnis eine Überschriftenzeile hinzu. Formatieren Sie das Verzeichnis nach Ihren Wünschen, und speichern Sie es unter dem Namen Party-E2. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei "Party-E2" (Verzeichnis) 26

14 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe 3 Umschläge mit Seriendruckfunktion bedrucken Übungsdatei: Party-Adressen.mdb Ergebnisdatei: Party-E3 Um die Anschreiben mit dem Verzeichnis der Gerichte versenden zu können, werden Umschläge benötigt. Erstellen Sie diese mithilfe eines neuen Dokuments und der Datenquelle Party-Adressen.mdb. Als Umschlagformat wählen Sie C4 (229 x 324 mm). Verwenden Sie statt des Adressblocks einzelne Seriendruckfelder. Geben Sie die Umschläge in ein neues Dokument aus, und speichern Sie dieses unter dem Namen Party-E3. Ein Umschlag aus der Ergebnisdatei "Party-E3" 27