Serienbriefe erstellen mit Word Themen-Special. Tina Wegener. 1. Ausgabe, Februar 2011 WW2010SB

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1 Serienbriefe erstellen mit Word 2010 Tina Wegener 1. Ausgabe, Februar 2011 Themen-Special WW2010SB

2 Impressum Matchcode: WW2010SB Autorin: Tina Wegener Redaktion: Charlotte von Braunschweig Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, Februar 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.

3 Inhalt I Zu diesem Buch Seriendrucke erstellen Grundlagen zur Seriendruckfunktion Seriendruck starten Datenquelle verbinden Seriendruckfelder einfügen und formatieren Seriendruck prüfen und fertigstellen Datenquelle nachträglich bearbeiten Tipps für den Ausdruck von Seriendokumenten Schnellübersicht Übung Anwendungsbeispiele für Serienbriefe Unterschiedliche Seriendrucke erstellen Anschreiben für die Kunden anfertigen Briefe mit Illustrationen optisch aufbereiten Verzeichnisse anfertigen Briefumschläge bedrucken Adressetiketten bedrucken Serienbriefe mit Outlook versenden Schnellübersicht Übungen Datensätze sortieren und filtern Grundlagen der Sortierung Datensätze sortieren Datensätze filtern Bedingungen mit UND oder ODER verknüpfen Schnellübersicht Übung Mit Regeln arbeiten Regeln verwenden Unterschiedliche Textpassagen ausgeben Text in Serienbriefen genau positionieren Seriendruckfelder korrekt anordnen Verschachtelte Regeln verwenden Serienbriefe mit Nummerierung versehen Serienbriefe ohne Seitenwechsel erzeugen Schnellübersicht Serienbriefe durch Felder individualisieren Felder in Serienbriefen verwenden Mit einem Fill-in-Feld individuellen Text eingeben Mit einem Ask-Feld Informationen erfragen Mit einem Ref-Feld Textmarkeninhalt einfügen Berechnungen mit Textmarken durchführen Individuelle Grafik für jeden Datensatz eines Seriendrucks verwenden Schnellübersicht Mit Datenquellen arbeiten Hauptdokument in normales Dokument umwandeln Hauptdokument mit anderer Datenquelle verbinden Datenquellen strukturieren Datenquellen ohne Steuersatz verwenden Mit Seriendruckfeldern arbeiten Hinweise zum Verwenden verschiedener Datenquellen Seriendruckfelder formatieren Schnellübersicht Übungen...73 Stichwortverzeichnis...76 HERDT-Verlag 3

4 2 Serienbriefe erstellen mit Word Anwendungsbeispiele für Serienbriefe In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Serienbriefe, Verzeichnisse, Umschläge und Etiketten erstellen wie Sie einen Serienbrief optisch aufbereiten können wie Sie bei Druckproblemen vorgehen Voraussetzungen Grundlagen des Seriendrucks s mit Outlook versenden 2.1 Unterschiedliche Seriendrucke erstellen Seriendrucke für Immobilienangebote erzeugen Im Rahmen dieses Kapitels wird anhand exemplarisch ausgewählter Aufgaben dargestellt, wie in Word verschiedene Seriendrucke (Serienbriefe, Verzeichnisse, Umschläge und Etiketten) erstellt werden können. Dabei erfahren Sie beispielsweise, wie Sie Anschreiben an die Kunden erstellen und optisch aufbereiten können, Verzeichnisse über die zur Verfügung stehenden Immobilien erzeugen, Briefumschläge für die Anschreiben mit den Kundenadressen bedrucken, Etiketten für allgemeines Informationsmaterial und Prospekte bedrucken, in einer die Kunden über den neuen Web-Auftritt im Internet informieren. Alle diese Aufgaben lassen sich mit der Seriendruckfunktion schnell und problemlos erledigen. Die Kundendaten liefert die Beispielfirma "Immobilien im Süden", die Immobilien in Südeuropa und Tunesien betreut und vermittelt. Die Adressdaten der Kunden sind in der Beispieldatei Kundenadressen.mdb gespeichert. Kundendaten der Datenquelle "Kundenadressen.mdb" 18 HERDT-Verlag

5 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe Anschreiben für die Kunden anfertigen Beispieldateien Immobilien1, Kundenadressen.mdb, Immobilien-E1 Hauptdokument erstellen und Text eingeben Als Erstes sollen die Anschreiben an die Kunden in Form von Serienbriefen erzeugt werden. Um die mitgelieferte Beispieldatei als Hauptdokument zu nutzen, öffnen Sie die Datei Immobilien1. oder Erzeugen Sie ein neues leeres Dokument und geben Sie den gewünschten Text ein (vgl. z. B. Abbildung), mit Ausnahme derjenigen Stellen, die durch die Seriendruckfelder gefüllt werden sollen. Wechseln Sie zum Register SENDUNGEN. Betätigen Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN die gleichnamige Schaltfläche und wählen Sie den Eintrag BRIEFE. Beispieldatei "Immobilien1" HERDT-Verlag 19

6 2 Serienbriefe erstellen mit Word 2010 Datenquelle öffnen und Seriendruckfelder einfügen Als Datenquelle wird die Liste der Kundendaten, also die Beispieldatei Kundenadressen.mdb, benötigt. Um die Datenquelle zu öffnen, klicken Sie im Register SENDUNGEN, Gruppe SERIENDRUCK STARTEN, auf die Schaltfläche EMPFÄNGER AUSWÄHLEN und wählen Sie den Eintrag VORHAN- DENE LISTE VERWENDEN. Markieren Sie im folgenden Dialogfenster die Datenquelle und bestätigen Sie mit ÖFFNEN. Fügen Sie die benötigten Seriendruckfelder, z. B. gemäß der folgenden Abbildung, in das Hauptdokument ein. Falls Sie für die Anschrift ein Textfeld verwenden möchten, muss dieses zuvor erstellt werden. In der Beispieldatei ist ein entsprechendes Textfeld vorhanden, das vor dem Einfügen aktiviert werden muss. (Zum Einfügen einer Adresse mit einzelnen Seriendruckfeldern vgl. unten.) Geben Sie nach Prüfung des Ergebnisses in der Vorschau die Briefe in ein Dokument aus. Speichern Sie das Dokument z. B. unter dem Namen Immobilien-E1. Seriendruckfelder im Hauptdokument Adressangaben mit einzelnen Seriendruckfeldern selbst zusammenstellen Falls Ihnen die Anordnung der Elemente im vordefinierten Adressblock-Seriendruckfeld (Register SENDUNGEN, Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN, Schaltfläche ADRESSBLOCK) nicht zusagt, können Sie die Adressangaben auch aus einzelnen Seriendruckfeldern (Schaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN) zusammensetzen. 20 HERDT-Verlag

7 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe 2 Adresse mit Standard-Adressblock und mit einzelnen Seriendruckfeldern erzeugt Hinweis zur geschlechtsspezifischen Anrede in der Grußzeile Beim Erzeugen von Serienbriefen steht Ihnen mit der Schaltfläche GRUSSZEILE (Register SEN- DUNGEN, FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN) eine einfache und schnelle Möglichkeit zur Verfügung, eine Anrede einzufügen, die auf das Geschlecht des Adressaten abgestimmt ist. Voraussetzung hierfür ist, dass die Datensätze über ein Feld verfügen, aus dem das Geschlecht des Empfängers hervorgeht, z. B. ein Feld Anrede oder Titel, in dem entweder Frau oder Herr steht. 2.3 Briefe mit Illustrationen optisch aufbereiten Beispieldateien Immobilien2, Logo.jpg, Unterschrift.jpg, Immobilien-E2 Illustrationen in das Hauptdokument einfügen In das Hauptdokument eines Serienbriefes lassen sich Grafiken wie in herkömmliche Dokumente einfügen. Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument (z. B. Immobilien2), an der die Grafik eingefügt werden soll, z. B. wie in der Beispieldatei Immobilien2 in die Kopfzeile zum Schriftzug IIS. Klicken Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe ILLUSTRATIONEN auf die Schaltfläche GRAFIK. HERDT-Verlag 21

8 2 Serienbriefe erstellen mit Word 2010 Wechseln Sie zum entsprechenden Speicherort. Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Datei, z. B. auf die Beispieldatei Logo.jpg. Die Grafik wird an der Cursorposition in den Text eingefügt. Grafik in der Größe ändern und positionieren Die Größe der Grafik lässt sich wie gewohnt z. B. mithilfe der Eckziehpunkte verändern. Um die Grafik individuell positionieren zu können, muss der Textfluss geändert werden. Betätigen Sie bei markierter Grafik im Register FORMAT, Gruppe ANORDNEN, die Schaltfläche ZEILENUMBRUCH. Klicken Sie in der eingeblendeten Liste auf den gewünschten Eintrag, z. B. auf QUADRAT. Sie können die Grafik nun durch Ziehen mit der Maus individuell positionieren. Unterschrift als Grafik einfügen Auch das Unterschreiben jedes einzelnen Briefes können Sie umgehen, indem Sie die Unterschrift als Grafik in das Hauptdokument einfügen. Voraussetzung ist, dass Sie über eine entsprechende Unterschrift verfügen, die Sie beispielsweise eingescannt haben und die z. B. im BMP- oder JPG-Format vorliegt. Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle und betätigen Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe ILLUSTRATIONEN die Schaltfläche GRAFIK. Wählen Sie die gewünschte Datei (z. B. Unterschrift.bmp) aus und übernehmen Sie die Grafik mit EINFÜGEN in das Dokument. Sie können auch die Unterschrift im Ursprungsprogramm markieren, z. B. mit S c in die Zwischenablage kopieren und sie z. B. mit S v an der gewünschten Stelle im Word-Dokument einfügen. Bei Bedarf können Sie die Grafik auf gewohnte Weise zuschneiden, in der Größe verändern oder anderweitig bearbeiten. 2.4 Verzeichnisse anfertigen Beispieldateien Immobilien3, Immobilien-Angebote, Immobilien-E3, Immobilien-E4 Was ist ein Verzeichnis? Dem Anschreiben soll ein Verzeichnis der aktuellen Immobilienangebote beigefügt werden. Im Gegensatz zu dem zuvor erstellten Serienbrief, bei dem für jeden Datensatz (Kunde) eine neue Seite angelegt wird, soll die zu erzeugende Liste alle Datensätze auf einer Seite aufführen. Zu diesem Zweck steht Ihnen der Dokumenttyp VERZEICHNIS zur Verfügung, der sich von einem Serienbrief durch das Fehlen des Seitenumbruchs unterscheidet. Als Datenquelle wird in diesem Beispiel das Word-Dokument Immobilien-Angebote verwendet. 22 HERDT-Verlag

9 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe 2 Verzeichnis erstellen Öffnen Sie die Beispieldatei Immobilien3 oder erstellen Sie in einem neuen Dokument eine Tabelle (9 Spalten und 1 Zeile). Betätigen Sie im Register SENDUNGEN in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN die gleichnamige Schaltfläche und wählen Sie den Eintrag VERZEICHNIS. Um die Datenquelle zu öffnen, aus der Sie die Liste erstellen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche EMPFÄNGER AUSWÄHLEN. Wählen Sie den Eintrag VORHANDENE LISTE VERWENDEN und öffnen Sie als Datenquelle die Beispieldatei Immobilien-Angebote.docx. Fügen Sie die benötigten Seriendruckfelder in das Hauptdokument ein. Im Beispiel fügen Sie die Seriendruckfelder nacheinander in die Zellen der Tabelle ein (vgl. Abbildung). Hauptdokument mit eingefügten Seriendruckfeldern Prüfen Sie das Ergebnis in der Vorschau und führen Sie den Seriendruck wie gewohnt fort. Um das Verzeichnis in einem Dokument zusammenzuführen, klicken Sie in der Gruppe FERTIG STELLEN auf die Schaltfläche FERTIG STELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN. Wählen Sie den Eintrag EINZELNE DOKUMENTE BEARBEITEN. Sie erhalten die Daten in einem neuen Dokument. Speichern Sie dieses Dokument z. B. unter dem Namen Immobilien-E3. Erzeugtes Verzeichnis ("Immobilien-E3") HERDT-Verlag 23

10 2 Serienbriefe erstellen mit Word 2010 Verzeichnis aufbereiten Das eingefügte Verzeichnis lässt sich bei Bedarf formatieren und mithilfe der Schaltfläche SEITENZAHL (Register EINFÜGEN, Gruppe KOPF- UND FUSSZEILE) mit einer Seitennummerierung versehen. Außerdem können Sie eine Überschriftenzeile hinzufügen, aus der hervorgeht, welche Inhalte in den einzelnen Spalten aufgelistet sind. Wechseln Sie in die erste Tabellenzeile und fügen Sie z. B. über die Schaltfläche DARÜ- BER EINFÜGEN (Register LAYOUT, Gruppe ZEILEN UND SPALTEN) eine leere Tabellenzeile ein. Geben Sie die betreffenden Angaben in die Zeile ein. Dabei müssen die Überschriften nicht unbedingt mit den Feldnamen der Datenquelle übereinstimmen. Gestalten Sie das Verzeichnis nach Ihren Wünschen und führen Sie bei Bedarf die Silbentrennung durch. Um bei mehrseitigen Verzeichnissen festzulegen, dass die Überschriftenzeile auf jeder Seite eingefügt wird, setzen Sie den Cursor in die Anfangszeile der Tabelle, die auf jeder Seite wiederholt werden soll. Betätigen Sie im Register LAYOUT in der Gruppe DATEN die Schaltfläche ÜBERSCHRIFTEN WIEDERHOLEN. Speichern Sie das Verzeichnis unter dem Namen Immobilien-E4. Falls ein Eintrag in einer Tabellenzeile etwas länger ist, kann es sein, dass sich mitten in der Zeile der Seitenumbruch befindet. Dies lässt sich beheben, indem Sie die ganze Tabelle markieren (z. B. durch Klicken auf den Verschiebepunkt an der oberen linken Ecke) und nach Betätigen der Schaltfläche EIGEN- SCHAFTEN (Register LAYOUT, Gruppe TABELLE) im Register ZEILE des eingeblendeten Dialogfensters das Kontrollfeld ZEILENWECHSEL AUF SEITEN ZULASSEN deaktivieren. 2.5 Briefumschläge bedrucken Beispieldatei Kundenadressen.mdb Mit der Seriendruckfunktion Briefumschläge bedrucken Wählen Sie nach Betätigen der Schaltfläche SERIENDRUCK STARTEN den Eintrag UMSCHLÄGE. Wählen Sie im Register UMSCHLAGOPTIONEN des eingeblendeten Dialogfensters im Listenfeld das Umschlagformat aus und nehmen Sie bei Bedarf weitere Einstellungen vor (vgl. nachfolgende Tabelle). 24 HERDT-Verlag

11 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe 2 Sie möchten ein individuelles Umschlagformat einrichten die Empfänger- bzw. die Absenderadresse formatieren Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag BENUTZERDEFI- NIERTES FORMAT und tragen Sie die Maße des Umschlags ein. Betätigen Sie die Schaltfläche bzw.. Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie die gewünschten Zeichenformatierungen vornehmen können. den Ausdruck der Absenderadresse verhindern (z. B. wegen eines vorgedruckten Firmenlogos) die Position der Empfängerbzw. Absenderadresse auf dem Umschlag verändern Klicken Sie auf die Schaltfläche und aktivieren Sie im Bereich EFFEKTE des Registers SCHRIFTART das Kontrollfeld AUSGEBLENDET. Wurde die Absenderadresse trotz Aktivierung des Kontrollfeldes AUSGEBLENDET gedruckt, deaktivieren Sie im Dialogfenster OPTIONEN (Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN) in der Kategorie ANZEIGE, Bereich DRUCK- OPTIONEN, das Kontrollfeld AUSGEBLENDETEN TEXT DRUCKEN. Wählen Sie mit den Feldern bzw. die gewünschte Position aus. Mithilfe der Vorschau lassen sich die Veränderungen grob kontrollieren. Um festzulegen, wie die Umschläge vom Drucker eingezogen werden, wechseln Sie zum Register DRUCKOPTIONEN und legen Sie die gewünschte Zufuhrmethode fest. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Word passt das aktuelle Dokument automatisch den Umschlagmaßen an und fügt zugleich für die Empfängeradresse sowie je nach Umschlagsformat für die Absenderadresse jeweils einen Positionsrahmen ein. Der Cursor steht in demjenigen Positionsrahmen, der für die Absenderadresse vorgesehen ist. HERDT-Verlag 25

12 2 Serienbriefe erstellen mit Word 2010 Geben Sie die Absenderadresse ein und betätigen Sie anschließend die W-Taste, um den Cursor in demjenigen Positionsrahmen zu platzieren, der für die Empfängeradresse vorgesehen ist. Um die gewünschte Datenquelle auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche EMPFÄN- GER AUSWÄHLEN. Wählen Sie den Eintrag VORHANDENE LISTE VERWENDEN und öffnen Sie die Datenquelle, z. B. die Beispieldatei Kundenadressen.mdb. Fügen Sie mithilfe der Schaltflächen ADRESSBLOCK bzw. SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN die gewünschten Seriendruckfelder in das Dokument ein und führen Sie den Seriendruck wie gewohnt zu Ende. 2.6 Adressetiketten bedrucken Beispieldateien Kundenadressen.mdb, Etiketten-E Adressetiketten mit der Seriendruckfunktion bedrucken Der Druck von Adressetiketten entspricht im Wesentlichen dem Druck von Briefumschlägen. Erzeugen Sie ein neues leeres Dokument. Klicken Sie auf die Schaltfläche SERIENDRUCK STARTEN und wählen Sie den Eintrag ETIKETTEN. Ändern Sie im Bereich des eingeblendeten Dialogfensters bei Bedarf die Einstellungen zum Drucker. 26 HERDT-Verlag

13 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe 2 Wählen Sie im Listenfeld den Hersteller der Etiketten, bestimmen Sie über das Listenfeld anschließend das Etikettenformat und schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Word fügt im Hauptdokument eine ganzseitige Tabelle mit Feldern für die Datensätze ein. Um die einzelnen Zellen sehen zu können, wechseln Sie zum Register LAYOUT und aktivieren Sie in der Gruppe TABELLE die Schaltfläche RASTERLINIEN ANZEIGEN. Um die Empfänger festzulegen, wechseln Sie wieder zum Register SENDUNGEN und öffnen Sie mithilfe der Schaltfläche EMPFÄNGER AUSWÄHLEN die Datenquelle, z. B. Kundenadressen.mdb. Word fügt in jeder Zelle außer der ersten die Feldfunktion NÄCHSTER DATENSATZ ein, um einen Seitenwechsel zu unterdrücken. Platzieren Sie den Cursor in der ersten, leeren Zelle, fügen Sie die gewünschten Seriendruckfelder für die Etiketten ein und richten Sie das erste Etikett nach Ihren Wünschen ein. Sie können das erste Etikett nach Belieben gestalten, beispielsweise durch zusätzliche Eingabe von festem Text. Um das Layout, gegebenenfalls den Text und die Seriendruckfelder des ersten Etiketts auf die übrigen Etiketten zu übertragen, klicken Sie in der Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN auf die Schaltfläche ETIKETTEN AKTUALISIEREN. Fahren Sie mit dem Seriendruck wie gewohnt fort. Speichern Sie die Adressetiketten z. B. unter dem Namen Etiketten-E. Wenn Sie einen Etikettenbogen, Einzeletiketten oder einzelne Briefumschläge ohne die Seriendruckfunktion bedrucken wollen (z. B. nur mit der eigenen Absenderadresse), stehen Ihnen hierzu im Register SENDUNGEN, Gruppe ERSTELLEN, die Schaltflächen UMSCHLÄGE und BESCHRIFTUNGEN zur Verfügung. HERDT-Verlag 27

14 2 Serienbriefe erstellen mit Word 2010 Etikettenbogen nur teilweise bedrucken Wenn Sie beim Druck in ein neues Dokument bzw. auf den Drucker z. B. nur die Datensätze 3 bis 5 ausgeben lassen, ist beim Seriendruck von Etiketten diese Einschränkung häufig nur teilweise erfolgreich. Word beginnt zwar mit dem geforderten Datensatz 3, verbindet dann jedoch außer den Datensätzen 4 und 5 auch so viele weitere Datensätze, bis der angefangene Etikettenbogen vollständig gefüllt ist. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Etiketten vor dem Ausdruck in ein Dokument auszugeben und aus diesem Dokument alle überflüssigen Datensätze herauszulöschen. Adressetiketten individuell anpassen bzw. neu erstellen Wählen Sie im Dialogfenster ETIKETTEN EINRICHTEN ein Etikett aus, dessen Größe der von Ihnen gewünschten Etikettengröße am nächsten kommt, betätigen Sie die Schaltfläche NEUES ETIKETT und nehmen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die erforderlichen Einstellungen vor. Geben Sie im Eingabefeld einen Namen für das Etikett ein. Legen Sie in den betreffenden Eingabefeldern Maße und Anordnung der Etiketten fest. In der Vorschau können Sie dabei die Auswirkungen Ihrer Einstellungen kontrollieren. Das neue Etikett lässt sich anschließend verwenden, indem Sie im Dialogfenster ETIKETTEN EINRICHTEN die Etikettenmarke ANDERE/BENUTZERDEFINIERT wählen und im Listenfeld ETIKETTENNUMMER den entsprechenden Eintrag anklicken. 2.7 Serienbriefe mit Outlook versenden Beispieldatei Immobilien- Serienbriefe als s versenden Serienbriefe können nicht nur ausgedruckt oder in ein Dokument ausgegeben werden, sondern sie lassen sich auch als s versenden. Voraussetzung hierfür ist, dass auf Ihrem Rechner das Programm Microsoft Outlook mit einem entsprechenden Profil installiert ist. Öffnen Sie die Beispieldatei Immobilien- bzw. eine andere Datei, die Sie als Hauptdokument verwenden möchten, oder erzeugen Sie ein neues leeres Dokument. Wechseln Sie in das Register SENDUNGEN. Klicken Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN auf die gleichnamige Schaltfläche und wählen Sie den Eintrag -NACHRICHTEN. Fahren Sie mit dem Seriendruck wie gewohnt fort. Um den -Versand zu starten, klicken Sie im Register SENDUNGEN, Gruppe FERTIG STELLEN, auf die Schaltfläche FERTIG STELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN und wählen Sie den Eintrag -NACHRICHTEN SENDEN. Das Dialogfenster SERIENDRUCK IN wird eingeblendet. 28 HERDT-Verlag

15 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe 2 Wählen Sie im Listenfeld den Namen des Feldes aus, das die gewünschten -Adressen enthält. Geben Sie einen Betreff ins Eingabefeld ein, der allen auszugebenden s hinzugefügt werden soll. Legen Sie im Listenfeld fest, in welchem Format Sie die versenden möchten (vgl. nachfolgende Tabelle). Bestimmen Sie anhand der Options- und Eingabefelder im Bereich die Datensätze, für die Sie eine erstellen möchten, und bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Je nachdem, wie Outlook auf Ihrem Rechner eingerichtet ist, werden anschließend weitere Dialogfenster eingeblendet, in denen Sie Ihr Profil auswählen und das passende Kennwort eingeben müssen. Die s werden in Outlook im Ordner Postausgang abgelegt. Um die s zu versenden, starten Sie Outlook und klicken Sie auf die Schaltfläche SENDEN/EMPFANGEN. Die gesendeten s finden Sie anschließend im Ordner Gesendete Objekte von Outlook. Nachrichtenformat Wirkung HTML ANLAGE NUR-TEXT Formatierungen bleiben in der weitgehend erhalten. Das -Programm des Empfängers muss jedoch HTML entschlüsseln können. Das Word-Dokument wird als Anhang an die angehängt. Formatierungen gehen verloren, die kann jedoch von beliebigen -Programmen gelesen werden. 2.8 Schnellübersicht Sie möchten einen Serienbrief oder ein Verzeichnis erstellen Register SENDUNGEN, Gruppe SERIENDRUCK STARTEN, Schaltfläche SERIENDRUCK STARTEN, Eintrag BRIEFE bzw. VERZEICHNIS Umschläge oder Etiketten mit der Seriendruckfunktion bedrucken Register SENDUNGEN, Gruppe SERIENDRUCK STARTEN, Schaltfläche SERIENDRUCK STARTEN, Eintrag UMSCHLÄGE bzw. ETIKETTEN die Unterschrift als Grafik einfügen Serienbriefe als versenden Unterschrift im Ursprungsprogramm markieren und über die Zwischenablage einfügen oder Register EINFÜGEN, Gruppe ILLUSTRATIONEN, Schaltfläche GRAFIK Register SENDUNGEN, Gruppe SERIENDRUCK STARTEN, Schaltfläche SERIENDRUCK STARTEN, Eintrag -NACHRICHTEN, anschließend Outlook starten und Klick auf die Schaltfläche SENDEN/EMPFANGEN HERDT-Verlag 29

16 2 Serienbriefe erstellen mit Word Übungen Übung 1: Anschreiben eines Partyservice erstellen Level Zeit ca. 15 min Übungsinhalte Übungsdateien Ergebnisdatei Serienbrief erstellen Datenquelle öffnen Seriendruckfelder einfügen Party1, Party-Adressen.mdb Party-E1 Sie betreiben einen Partyservice und möchten Ihre Kunden über neue Gerichte informieren. Öffnen Sie die Übungsdatei Party1 und erstellen Sie mit diesem Dokument einen Serienbrief an die Kunden, deren Adressen in der Datenquelle Party-Adressen gespeichert sind. Fügen Sie eine Grußzeile und die Adresse ein und verwenden Sie statt des Adressblocks einzelne Seriendruckfelder. Geben Sie die Briefe in ein Dokument aus und speichern Sie dieses unter dem Namen Party-E1. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei "Party-E1" (Brief) Übung 2: Tabellarisches Verzeichnis von Gerichten erzeugen Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Verzeichnis erstellen Verzeichnis formatieren Party-Gerichte Party-E2 Erstellen Sie ein Verzeichnis der erhältlichen Gerichte. Fügen Sie hierzu in ein neues Dokument eine Tabellenzeile mit vier Spalten und den Seriendruckfeldern Gericht, Beschreibung, Portionen und Preis ein. Verwenden Sie als Datenquelle die Übungsdatei Party-Gerichte. Fügen Sie nach dem Verbinden dem Verzeichnis eine Überschriftenzeile hinzu. Formatieren Sie das Verzeichnis nach Ihren Wünschen und speichern Sie es unter dem Namen Party-E2. 30 HERDT-Verlag

17 Anwendungsbeispiele für Serienbriefe 2 Ausschnitt aus der Ergebnisdatei "Party-E2" (Verzeichnis) Übung 3: Umschläge mit Seriendruckfunktion bedrucken Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Umschläge erstellen Datenquelle wählen Seriendruckfelder einfügen Party-Adressen.mdb Party-E3 Um die Anschreiben mit dem Verzeichnis der Gerichte versenden zu können, werden Umschläge benötigt. Erstellen Sie diese mithilfe eines neuen Dokuments und der Datenquelle Party-Adressen.mdb. Als Umschlagformat wählen Sie C4 (229 x 324 mm). Ändern Sie die Schriftart für die Empfänger-/Absenderadresse in Verdana. Verwenden Sie statt des Adressblocks einzelne Seriendruckfelder. Geben Sie die Umschläge in ein neues Dokument aus und speichern Sie dieses unter dem Namen Party-E3. Ein Umschlag aus der Ergebnisdatei "Party-E3" HERDT-Verlag 31