3. Seriendruck - Merkblatt

Transkript

1 3. Seriendruck - Merkblatt Im Programm Microsoft-Word RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel max.stengel@swil.ch 18

2 Im Menü FORMAT Zeichen bearbeiten Sie anschliessend die Namen so weit, bis sie Ihnen zusagen. Auch hier viel Spass und Geduld beim Experimentieren. RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel 17

3 Unter Menü FORMAT Absatzrichtung wählen Sie für jede Spalte die entsprechende Absatzrichtung, so dass auf beiden Seiten nach der Faltung der Name richtig steht. Markieren Sie nun beide Spalten mit der rechten Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie unter Zellausrichtung die zentrale Einstellung. Jetzt können Sie unter Menü EXTRAS Briefe und Sendungen Serienbrieferstellung Briefe. Jetzt folgen Sie wieder dem Serienbriefassistenten. RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel 16

4 2.4. Namenkarten Unter Menü Datei Seite einrichten wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster das Seitenformat A4 hoch. Gleichzeitig setzen Sie alle Ränder auf 0. Diese Wahl bestätigen Sie mit OK. Die Fehlermeldung quittieren Sie mit ignorieren. Unter Menü TABELLE Einfügen Tabelle öffnen Sie das Dialogfenster zum Einsetzen einer Tabelle, die Sie benötigen für eine gefaltete Namenkarte: Für die Namenkarte mit Seriendruckfunktion benötigen Sie 2 Spalten und 1 Zeile. So entsteht eine ganz schmale Tabelle. Markieren Sie die gesamte Tabelle. Unter Menü TABELLE Tabelleneigenschaften öffnen Sie ein Dialogfenster. Klicken Sie das Register ZEILE an. Unter Grösse definieren Sie 28.4 cm, Zeilenhöhe genau. Diese Einstellungen bestätigen Sie mit OK. RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel max.stengel@swil.ch 15

5 2.2. Ordnerrücken 2.3. Couverts Sie wählen unter Menü EXTRAS Briefe und Sendungen Serienbrieferstellung. Wählen Sie im Aufgabenbereich Umschläge. Folgen Sie jetzt wieder dem Seriendruckassistenten Schritt um Schritt. RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel 14

6 2. Arbeiten mit Seriendruck 2.1. Seriendruck grundsätzlich Sie können Serienbriefe, Etiketten etc. sehr einfach mit Word für Windows oder Excel erstellen. Erfassen Sie Ihre Adressen in einer Wordtabelle (falls es nicht zu viele sind, sonst wird das im Word manchmal etwas unübersichtlich) oder noch einfacher in einer Excel-Tabelle. In einer Excel-Tabelle können Sie ebenso wie in einer Word-Tabelle die Länge der Postleitzahl selbst bestimmen. Es gibt dafür dort keine Vorschriften. Sie steuern den Seriendruck dann ganz einfach über den Seriendruckmanager im Word. Dort erstellen Sie das Hauptdokument (Etiketten oder Serienbrief etc.), verbinden dann Ihr Hauptdokument mit der Datenquelle (z.b. Ihrer Excel- Tabelle, in der Sie die Adressen erfasst haben) und filtern die Datensätze heraus, die Sie drucken wollen, entweder alle oder nur einzelne. Das Filtern können Sie entweder über die Nummer des Datensatzes oder über Abfrage-Optionen im Word-Seriendruckmanager realisieren, z.b. nur alle Datensätze aus Ihrer Excel-Tabelle, bei denen die Adressaten in Zürich wohnen oder die in den nächsten Tagen Geburtstag haben. PC-Tipp 2.2. Etiketten Sie wählen unter Menü EXTRAS Briefe und Sendungen Serienbrieferstellung. Dann wählen Sie recht im Aufgabenbereich Etiketten. Dann klicken Sie im Aufgabenbereich ganz unten: Weiter, das Dokument wird gestartet. Jetzt folgen Sie dem Seriendruckassistenten. RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel 13

7 Haben Sie Ihre Wahl mit OK bestätigt, können Sie in der Tabelle die Grösse und Lage noch präzisieren. Anschliessend kopieren Sie den Namen, ziehen ihn auf die andere Tabellenseite und drehen den ersten Namen am grünen Knopf um 180, damit beide Namenzüge aufrecht stehen, wenn die Namenkarte aufgestellt ist. RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel 12

8 Klicken Sie das Register ZEILE an. Unter Grösse definieren Sie 10.4 cm, Zeilenhöhe genau. Diese Einstellungen bestätigen Sie mit OK. Mit dem Symbolknopf ZEICHNEN öffnen Sie die Symbolleiste Zeichnen unten am Bildschirmrand. Hier klicken Sie auf WordArt und gelangen zu einem neuen Dialogfenster mit verschiedensten Schriftarten. Hier sollten Sie zuerst einfach etwas experimentieren, bis Sie sich für einen Schriftzug entscheiden. Änderungen sind über Rückgängig immer wieder möglich, sofern Sie noch nicht gespeichert haben. RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel 11

9 1.4. Namenkarten Unter Menü Datei Seite einrichten wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster das Seitenformat A4 quer. Gleichzeitig setzen Sie alle Ränder auf 0. Beim Bestätigen mit OK erscheint eine Fehlermeldung, die Sie mit ignorieren quittieren. Unter Menü TABELLE Einfügen Tabelle öffnen Sie das Dialogfenster zum Einsetzen einer Tabelle, die Sie benötigen für eine gefaltete Namenkarte: Sie wählen 1 Spalte, 2 Zeilen. Die damit erzeugten 2 Zeilen entsprechen natürlich noch nicht unseren Vorstellungen einer Namenkarte. Die Zeilen sind noch viel zu eng. Markieren Sie also die gesamte Tabelle. Dann öffnen Sie unter Menü TABELLE Tabelleneigenschaften ein neues Dialogfenster. RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel max.stengel@swil.ch 10

10 Auch jetzt können Sie noch gut Änderungen vornehmen. Es ist auch möglich, ein Bild oder ein Logo hinzuzufügen über Menü EIN- FÜGEN Grafik ClipArt / aus Datei. Fürs Drucken brauchen Sie etwas Geduld und Glück, weil nicht jeder Drucker gleich gut auf Couvert reagiert. Beachten Sie auch, wie Sie die Couverts in den Einzelblatt-Einzug einlegen sollten. Falls der Druck falsch ist, legen Sie noch ein Couvert - dieses Mal richtig - in den Schacht. RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel max.stengel@swil.ch 9

11 1.3. Couverts Jetzt wählen Sie unter Menü EXTRAS Briefe und Sendungen Um schläge und Etiketten. Ein neues Dialogfenster erscheint. Sie wählen das Register Umschläge. Hier klicken Sie auf Neues Dokument. Und Sie erhalten erneut ein Dialogfenster. Mit der Schaltfläche Optionen öffnen Sie das Dialogfenster Umschlagoptionen. Da wählen Sie die Ihrem Couvert entsprechenden Masse aus. Hier können Sie ebenfalls die Schrift Ihren Wünschen entsprechend formatieren. In der Vorschau überprüfen Sie das Ergebnis. Ist es in Ordnung, dann bestätigen Sie mit OK. Danach schreiben Sie die Empfängeradresse korrekt ins obere Feld und klicken auf Zum Dokument hinzufügen. Damit erhalten Sie ein neues Dokument mit der richtigen Grösse und der Anschrift. RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel 8

12 Sie markieren die gesamte Tabelle und über das Menü TABELLE Tabelleneigenschaften gelangen Sie zum entscheidenden Dialogfenster. Hier können Sie für jede Tabelle jede gewünschte Grösse einstellen. In unserem Fall müssen wir im Register Zeile das Mass auf genau 5 cm einstellen, die im Register Spalte die bevorzugte Breite auf 14.5 cm einstellen. Mit OK bestätigen und die leeren Ordnerschilder für Ordner mit breiten Rücken sind bereit. Nun können sie mit den üblichen Word-Kniffen die Schilder bearbeiten: Alle Möglichkeiten dazu sind im Menü FORMAT untergebracht. Bilder, Logos usw. können übers Menü EINFÜGEN Grafik eingefügt werden. Viel Spass beim Experimentieren. RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel max.stengel@swil.ch 7

13 1.2. Ordnerrücken Das Drucken von Ordnerschildern erfordert grundsätzlich eine zum Schild passende Tabellenform. Am einfachsten ist folgende Variante: Sie ziehen aus einem Ordner das Ordnerschild heraus und messen es aus. Sie erhalten z.b. folgendes Mass: 50 x 145 mm. Also öffnen Sie jetzt das Microsoft-Programm WORD. Über das Menü TABELLE Einfügen Tabelle gelangen Sie zum entscheidenden Dialogfenster. Bei einer Seitenbreite von knapp 21 cm können Sie nur 1 Ordnerschild von 14,5 cm in der Breite erstellen und dementsprechend 5 Schilder in der Höhe. Also wählen Sie Spaltenzahl 1 und Zeilenzahl 5. Durch Bestätigen auf OK erhalten Sie nun die gewünschte Einteilung. Aber das sieht noch gar nicht nach Ordnerschildern aus. Richtig, wir müssen noch die entsprechenden Masse einstellen: RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel max.stengel@swil.ch 6

14 Im folgenden Zeichen-Dialogfenster nehmen Sie dann die gewohnten Einstellungen bezüglich Schriftgrösse und Auszeichnung vor. So steht das Vereinslogo links von der Adresse Wenn Sie das Vereinslogo lieber links von der Absenderadresse auf Ihren Etiketten ausdrucken möchten, ist das auch möglich. Es erfordert allerdings ein wenig Handarbeit und Geduld: 1. Führen Sie die Schritte 1. bis 3. der vorangegangenen Schritt-für- Schritt-Anleitung durch. 2. Fügen Sie zwei Leerzeilen vor der Adresse ein. Markieren Sie die Adresse inklusive Leerzeilen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Absatz aus dem Kontextmenü. 3. Geben Sie als linken Einzug etwa 2 cm an, um dort zum Beispiel ein 1,5 Zentimeter breites Logo zu platzieren. Bestätigen Sie mit Ok. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument. 5. Setzen Sie den Cursor in das erste Etikett, wählen das Menü Einfügen-Textfeld und ziehen vor dem Absender ein Rechteck in der gewünschten Logogrösse auf. 6. Formatieren Sie das Textfeld wie gewünscht, indem Sie es mit der rechten Maustaste anklicken und Textfeld formatieren aus dem Kontextmenü wählen. Im folgenden Dialogfenster nehmen Sie dann die passenden Einstellungen vor, zum Beispiel Keine Linie, und die Abstände zum inneren Seitenrand setzen Sie auf 0 cm. 7. Setzen Sie den Cursor in das Textfeld und rufen Sie Einfügen-Grafik- Aus Datei auf. Wählen Sie nun Ihr Vereinslogo aus und fügen es ein. Positionieren Sie es abschliessend an der gewünschten Stelle. 8. Kopieren Sie das Textfeld jetzt und fügen Sie es in alle Adressetiketten des Bogens ein. Ihr Etikettenbogen ist nun für den Ausdruck bereit. Aus PC-Tipp. RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel max.stengel@swil.ch 5

15 Etiketten mit Bild/Logo Problem: Für die nächste Mitgliederversammlung Ihres Vereins möchten Sie die Umschläge der Einladungsschreiben gerne mit Ihren Absenderetiketten versehen. Die Absenderetiketten sollen dabei mit dem Vereinslogo geschmückt werden. Word stellt leider von sich aus keine Funktion bereit, mit der sich Grafiken oder Bilder auf Etiketten drucken lassen. Lösung: Mit einem Trick lassen sich trotzdem die gewünschten Absenderetiketten erstellen. Word erlaubt nämlich auch in Etiketten den Einsatz von Feldfunktionen. Über IncludePicture (Word 2003/2002/2000) bzw. Einfügen-Grafik (Word 97) lassen sich Bilder oder Grafiken wie folgt in Etiketten einbinden: 1. Bringen Sie zuerst das Vereinslogo in einem Bildverarbeitungsprogramm auf die gewünschte Grösse. Achtung: Über die Feldfunktion ist keine Skalierung möglich. 2. Wählen Sie das Menü Extras-Briefe und Sendungen-Umschläge und Etiketten (Word 2003/2002) bzw. Extras-Umschläge und Etiketten (Word 2000/97), wechseln Sie auf die Registerkarte Etiketten und stellen Sie über die Schaltfläche Optionen das gewünschte Format für die Etiketten ein. Bestätigen Sie mit OK. 3. Geben Sie die Absenderadresse im Feld Adresse ein. 4. Setzen Sie dann den Cursor an den Anfang der Adresse und geben eine Leerzeile ein. Setzen Sie den Cursor in den leeren Absatz. Hier wird nun das Vereinslogo eingebunden. 5. Drücken Sie die Tastenkombination Strg+F9, um eine Feldfunktion einzufügen, und geben Sie folgende Anweisung ein. Beachten Sie, dass Sie die Pfadangabe durch Ihren Pfad zu Ihrem Vereinslogo ersetzen und dass Sie doppelte Backslashes im Pfad verwenden. 6. Word 2003/2002/2000: IncludePicture "C:\\Meine Bilder\\Vereinslogo.tif" 7. Word 97: EinfügenGrafik "C:\\Meine Bilder\\Vereinslogo.tif" 8. Drücken Sie F9, um die Feldfunktion zu aktualisieren und die Grafik im Feld Adresse zur Kontrolle anzuzeigen. 9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument, um eine einseitige Vorlage für die Etiketten zu erstellen. Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit, individuelle Anpassungen für den späteren Ausdruck vorzunehmen. Mit dieser Methode können Sie eine Grafik schnell und leicht auf allen Adressetiketten eines Etikettbogens über oder auch unter der Adresse eintragen. So formatieren Sie die Absenderangaben Sie haben die Möglichkeit, Text für Etiketten direkt im Feld Adresse zu formatieren. Um beispielsweise den Vereinsnamen etwas grösser und fett zu setzen, markieren Sie ihn und drücken die Tastenkombination Strg+D. RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel 4

16 Etiketten & Co. Beschriftungen von Etiketten, Namenskarten, Ordnerrücken usw. mit und ohne Serienbrief, natürlich auch mit und ohne Bilder geht nicht - gibt s nicht! 1. Arbeiten ohne Seriendruck 1.1. Etiketten Das Drucken von Etiketten erfordert grundsätzlich eine zur Etikette passende Tabellenform. Am einfachsten ist folgende Variante: Sie haben bereits Etiketten gekauft, z.b. der Firma Zweckform. Auf der Schachtel steht die Nummer Etiketten ohne Bild/Logo Jetzt wählen Sie unter Menü EXTRAS Briefe und Sendungen Umschläge und Etiketten. Ein neues Dialogfenster erscheint. Hier klicken Sie auf Neues Dokument. Und Sie erhalten erneut ein Dialogfenster. eben Zweckform, Nr Mit dem Bestätigen auf OK verschwindet das neue Dialogfenster und auf dem alten wählen Sie jetzt wieder Neues Dokument und eine neue Seite erscheint mit der genau passenden Tabellenstruktur für die gewählte Etikette. Diese Etikette können Sie jetzt nach Belieben ausfüllen. Darauf müssen Sie verschiedene Einstellungen treffen, in unserem Fall RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel max.stengel@swil.ch 3

17 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 1. Arbeiten ohne Seriendruck Etiketten Etiketten ohne Bild/Logo Etiketten mit Bild/Logo Ordnerrücken Couverts Namenkarten Arbeiten mit Seriendruck Arbeiten mit Seriendruck Seriendruck grundsätzlich Etiketten Ordnerrücken Couverts Namenkarten Seriendruck - Merkblatt 17 RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel max.stengel@swil.ch 2

18 Etiketten Namenkarten Ordnerschilder- Couverts RDZ Wattwil Etiketten & Co. alles kein Problem Kursleitung M. Stengel