Seriendruck, Etiketten und Umschläge bedrucken

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1 7 Seriendruck, Etiketten und Umschläge bedrucken Lernziele Seriendruck für Briefe Briefumschläge bedrucken Etiketten bedrucken Wenn Sie den gleichen Brief an verschiedene Empfänger senden wollen, können Sie die Texte mit der Seriendruck-Funktion von Word persönlicher gestalten, indem Sie beispielsweise jeden Brief mit einer Anrede ergänzen. Oder Sie lassen bestimmte Textpassagen nur dann in den endgültigen Brief aufnehmen, wenn von Ihnen festgelegte Bedingungen erfüllt sind. Sie kennen Serienbriefe aus den Werbeschreiben, die vielleicht auch bei Ihnen den Briefkasten zum Überquellen bringen. Wir stellen Ihnen in dieser Lektion das grundlegende Prinzip von Serienbriefen vor und beschreiben anschließend an einem konkreten Beispiel, wie Sie Ihre eigenen Serienbriefe erstellen können. Lernziele und Das Prinzip des Seriendrucks Im Amerikanischen heißt die Seriendruck-Funktion mail merge, was frei übersetzt so viel bedeutet wie Briefe mischen. Diese Bezeichnung beschreibt sehr treffend, was beim Seriendruck passiert. Welche Vorbereitungen müssen Sie treffen? Damit Sie Serienbriefe drucken können, müssen Sie zwei verschiedene Dateien erstellen: Das Hauptdokument Die Datenquelle Im Hauptdokument (auch Serientextdatei genannt) steht der Text, der in allen Briefen enthalten sein soll. Das Hauptdokument ist also ein ganz normales Word-Dokument, das neben dem unveränderlichen Text noch variable Textelemente enthält, die von Brief zu Brief automatisch geändert werden. Die zweite Datei, die Datenquelle, liefert die Daten, die beim Ausdrucken mithilfe der variablen Textelemente in die einzelnen Briefe aufgenommen werden. Das können zum Beispiel Namen, Anschriften oder Zahlenangaben sein. Die Gesamtheit der Daten, die in einen der Serienbriefe eingefügt werden soll, wird als Einfügesatz oder Datensatz bezeichnet. Sie brauchen also für jeden Brief, den Sie drucken wollen, einen Datensatz. 103

2 Die Vorgehensweise beim Seriendruck Mit Word ist das Erstellen von Serienbriefen relativ einfach. Sie werden während der ganzen Prozedur von der eigens für das Erstellen von Serienbriefen konzipierten Registerkarte Sendungen unterstützt. Der gesamte Prozess ist in sechs Schritte unterteilt, die in der folgenden Tabelle aufgeführt sind: Schritt Name Bemerkung 1 Hauptdokument erstellen Hier legen Sie fest, welches Dokument Sie als Ausgangsbasis für den Seriendruck verwenden wollen. 2 Hauptdokument mit Datenquelle verbinden 3 Empfängerliste filtern und sortieren 4 Seriendruckfelder in das Dokument einfügen Hier geben Sie an, wo sich die Adressdaten für den Seriendruck befinden. Hier wählen Sie die Datensätze der Datenquelle aus, die für den Seriendruck verwendet werden sollen. In diesem Schritt fügen Sie die benötigten Seriendruckfelder in Ihr Dokument ein. 5 Vorschau auf Ihre Briefe In diesem Schritt führen Sie einen Probelauf durch, um den Seriendruck zu testen. 6 Zusammenführen und fertig stellen Hier erstellten Sie die fertigen Briefe (bzw. s, Umschläge, Etiketten oder Listen). Schritt 1: Hauptdokument erstellen Das Hauptdokument enthält das Gerüst des Serienbriefes, in das beim Drucken die Informationen aus den einzelnen Datensätzen eingefügt werden. Das Erstellen eines Hauptdokuments ist fast genauso einfach wie das Schreiben eines normalen Word-Dokuments. 1. Öffnen Sie ein Dokument, das Sie als Basis für den Serienbrief verwenden wollen, oder legen Sie ein neues, leeres Dokument an. 2. Wenn Sie ein neues Hauptdokument erstellen, geben Sie in dieses Dokument den Text ein, der später in allen Versionen des zusammengeführten Dokuments enthalten sein soll. 3. Öffnen Sie die Registerkarte Sendungen. 4. Klicken Sie in der Gruppe Seriendruck starten auf Seriendruck starten. 104 Kapitel 7

3 5. Wählen Sie im Menü den Dokumenttyp aus, den Sie erstellen wollen. Zur Auswahl stehen hier Briefe, -Nachrichten, Umschläge, Etiketten und Verzeichnisse (z. B. Artikel- oder Adresslisten). Um einen Brief zu erstellen, klicken Sie auf Briefe. Schritt 2: Hauptdokument mit Datenquelle verbinden In diesem Schritt müssen Sie Word mitteilen, wo sich die Daten befinden, die in die Serienbriefe eingefügt werden sollen. Dabei können Sie sich zwischen drei Varianten entscheiden: Neue Liste eingeben Wenn Sie bislang noch keine Adressdaten erfasst haben, können Sie mit dieser Option eine neue Adresskartei anlegen, die dann von Word in einer eigenen Datei gespeichert wird. Vorhandene Liste verwenden Mit dieser Option ist gemeint, dass die Daten aus einer bereits existierenden Datei stammen. Bei dieser Datei kann es sich z. B. um eine Textdatei, ein Excel-Dokument oder um eine Access- Datenbank handeln (Word unterstützt noch weitere Formate). Aus Outlook-Kontakten auswählen Wählen Sie diese Option, wenn Word die Empfängerdaten Ihrem Outlook-Adressbuch entnehmen soll. In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie über eine geeignete Adressdatei verfügen. 1. Klicken Sie in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen. 2. Klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden. Word zeigt das Dialogfeld Datenquelle auswählen an. 3. Stellen Sie den richtigen Datentyp ein. Seriendruck, Etiketten und Umschläge bedrucken 105

4 Word unterstützt eine Vielzahl von Datentypen 4. Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem sich die Datei mit den Empfängerdaten befindet, markieren Sie die Datei und klicken Sie auf Öffnen. Word zeigt den Inhalt der Datei im Fenster Seriendruckempfänger an. Hinweis Wenn Sie die Empfängerdaten aus anderen Dateitypen einlesen, werden eventuell noch andere Dialogfelder angezeigt (z. B. bei Access-Datenbanken ein Dialogfeld zur Auswahl der gewünschten Tabelle/Abfrage). Schritt 3: Empfängerliste filtern und sortieren Sie möchten nicht immer alle Datensätze, die in der Datenquelle vorhanden sind, auch tatsächlich mit dem Hauptdokument zusammenführen. Um festzulegen, wer das zusammengeführte Dokument erhalten soll, verwenden Sie das Dialogfeld Seriendruckempfänger. 1. Wenn nach der Auswahl der Datenquelle das Dialogfeld Seriendruckempfänger nicht automatisch angezeigt wird, klicken Sie in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten. 2. Wenn Sie lediglich mit einer kurzen Adressliste arbeiten, können Sie die Empfänger auswählen, indem Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Empfängern einschalten und die Kontrollkästchen vor den Einträgen deaktivieren, die nicht in die Empfängerliste sollen. 3. Um die Liste nach einer bestimmten Spalte zu sortieren, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie die Sortierung vornehmen möchten. Die Liste wird in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge (A bis Z) sortiert. Klicken Sie die Spaltenüberschrift ein weiteres Mal an, um die Liste in absteigender alphabetischer Reihenfolge (Z bis A) zu sortieren. 106 Kapitel 7

5 Selektieren Sie nach bestimmten Kriterien oder schließen Sie einzelne Empfänger aus Sie können auch die Filterfunktionen nutzen, wenn die Liste Datensätze enthält, die nicht angezeigt werden bzw. nicht im Seriendruck enthalten sein sollen: 4. Klicken Sie unterhalb von Empfängerliste verfeinern auf Filtern. Das Dialogfeld Abfrageoptionen wird angezeigt. 5. Legen Sie auf der Registerkarte Datensätze filtern die Kriterien fest, die für den Filter verwendet werden sollen. Öffnen Sie dazu die Liste Feld und wählen Sie die Spalte der Empfängerliste aus, nach der gefiltert werden soll. In der Liste Vergleich legen Sie die Art des Vergleichs fest und in das Feld Vergleichen mit tippen Sie den Vergleichstext ein. Mit dem Filter in der obigen Abbildung werden alle Empfänger herausgesucht, die in der Region WA wohnen. 6. Passen Sie den Filter weiter an, indem Sie auf Und bzw. Oder klicken und dann weitere Kriterien eingeben. 7. Schließen Sie beide Dialogfelder mit einem Klick auf OK. Seriendruck, Etiketten und Umschläge bedrucken 107

6 Um zu einem späteren Zeitpunkt die Auswahl der Empfänger anzupassen, klicken Sie die Schaltfläche Empfängerliste bearbeiten erneut an. Schritt 4: Seriendruckfelder einfügen Nachdem Sie das Gerüst des Hauptdokuments erstellt und die Seriendruckempfänger ausgewählt haben, können Sie sich nun an das Fertigstellen des Hauptdokuments begeben und die Seriendruckfelder einfügen. Diese Felder werden dann später beim Drucken durch den Inhalt des zugehörigen Datensatzfeldes ersetzt. 1. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der die Empfängeradresse stehen soll. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Adressblock. Word zeigt das Dialogfeld Adressblock einfügen an. Durch Einund Ausschalten der einzelnen Optionen können Sie die verschiedenen Bestandteile in die Adressangabe aufnehmen bzw. aus ihr entfernen Das Seriendruckfeld Adressblock ist ein zusammengesetzter Platzhalter, in dem mehrere Felder der Datenquelle (u. a. Name, Adresse, Postleitzahl und Stadt) miteinander kombiniert und zu einem Seriendruckfeld gruppiert werden. Über das Dialogfeld Adressblock einfügen können Sie festlegen, welche Adresselemente im Adressblock enthalten sein sollen und weitere Formatierungsmerkmale bestimmen. Welche der angebotenen Adressangaben sich in Ihrem konkreten Anwendungsfall realisieren lassen, hängt natürlich in erster Linie von Ihrem Datenbestand ab. Daher ist es möglich, die Felder Ihrer Datenquelle den einzelnen Elementen des Seriendruckfeldes Adressblock zuzuordnen. 3. Klicken Sie auf Felder wählen. Word zeigt das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen an. Sie befinden sich nun in einem wichtigen Dialogfeld. Hier müssen Sie in der Regel etwas Übersetzungshilfe leisten, damit Word den Inhalt der von Ihnen gewählten Datenquelle richtig interpretieren kann. Fehlende oder falsche Zuordnungen führen zwangsläufig zu falschen oder unvollständigen Adressen. 108 Kapitel 7

7 Word hat nicht erkannt, dass die Straßenangabe (Adresse 1) in Ihrer Datenquelle im Feld Straße steht. Sie müssen die Zuordnung daher manuell vornehmen. 4. Kontrollieren Sie alle Zuordnungen und korrigieren Sie sie bei Bedarf. Achten Sie hierbei besonders auf die Einträge, die mit dem Hinweis (nicht übereinstimmend) gekennzeichnet sind. 5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen zu schließen. 6. Klicken Sie in der Liste Empfängername in diesem Format einfügen die Option an, die Sie verwenden wollen. Bei manchen der Formate werden der Vor- und der Nachname verwendet; andere wiederum verwenden nur den Nachnamen und ergänzen ihn mit Herrn und Frau oder Familie. Das Feld Vorschau zeigt eine Vorschau des ausgewählten Formats an. 7. Wenn der Firmenname nicht in der Anschrift enthalten sein soll, schalten Sie das Kontrollkästchen Firmennamen einfügen aus. Anderenfalls lassen Sie es eingeschaltet. 8. Mit den Optionsfeldern unterhalb von Postanschrift einfügen können Sie festlegen, ob und wann das Empfängerland in die Adresse eingefügt werden soll. 9. Klicken Sie auf OK. In das Dokument wird der Platzhalter «Adresse» eingefügt. Platzhalter werden immer von den Zeichen eingeschlossen. Hinweis Um die Seriendruckfelder im Dokument besser erkennen zu könne, klicken Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Seriendruckfelder hervorheben. Die Seriendruckfelder werden dann grau unterlegt. 10. Bewegen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der Sie die Grußformel eingeben wollen, und klicken Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Grußzeile. Seriendruck, Etiketten und Umschläge bedrucken 109

8 Bei unvollständigen Adressdaten verwendet Word automatisch eine neutrale Anrede 11. Wählen Sie den Aufbau der Grußzeile nach Ihren Vorstellungen und schließen Sie das Dialogfeld mit OK. 12. Wenn Sie irgendwo im Dokument noch einzelne Seriendruckfelder einfügen wollen, positionieren Sie erst die Einfügemarke und klicken dann in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Seriendruckfeld einfügen. Schalten Sie diese Option ein, wenn Word in der Liste die Feldnamen der Datenquelle anzeigen soll 13. Wählen Sie das gewünschte Feld aus der Liste aus und übernehmen es mit Einfügen in Ihr Dokument. Schritt 5: Test mit Vorschau In diesem Schritt werden zum ersten Mal anstelle der Seriendruckfelder die Empfängerdaten in Ihr Dokument eingefügt. Sie sehen den ersten Serienbrief und können nun prüfen, ob Daten und Text gut zusammenpassen. 1. Klicken Sie in der Gruppe Vorschau Ergebnisse auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse. 2. Verwenden Sie die Navigationsschaltflächen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse, um die Vorschau für andere Empfänger zu sehen. 110 Kapitel 7

9 3. Klicken Sie die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse ein weiteres Mal an, um die Vorschau zu beenden. Word hat das Feld für die Grußzeile durch die Daten des ersten Empfängers ersetzt Schritt 6: Serienbriefe fertigstellen Sie stehen nun unmittelbar vor der Erstellung der Serienbriefe und haben dabei die Wahl zwischen drei verschiedenen Optionen. Sie wählen die Option Einzelne Dokumente bearbeiten. Damit ist gemeint, dass Word die Serienbriefe nicht direkt zum Drucker schickt, sondern in eine Datei schreibt. In dieser Datei befinden sich die einzelnen Briefe jeweils in einem eigenen Abschnitt. Sie können dann bei einzelnen Briefen noch Änderungen vornehmen und drucken dann das gesamte Dokument aus. Sie wählen die Option Dokumente drucken und drucken die Serienbriefe direkt aus. Sie wählen die Option -Nachrichten versenden. Mit dieser Option können Sie das Seriendruckprojekt zusammenführen und als versenden. Seriendruck, Etiketten und Umschläge bedrucken 111

10 Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie in der Gruppe Fertig stellen die Schaltfläche Fertig stellen und Zusammenführen an. Ein kleines Menü wird geöffnet. 2. Wählen Sie eine der drei angebotenen Optionen aus. 3. Haben Sie eine der ersten beiden Optionen ausgewählt, wird das folgende Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die Datensätze auswählen können, die zusammengeführt werden sollen. Bei einem -Seriendruckprojekt können Sie zusätzlich noch die Betreffzeile und das -Format einstellen. 4. Klicken Sie auf OK. Damit haben Sie die Erstellung Ihres Serienbriefs abgeschlossen. Etiketten bedrucken Adressetiketten werden meistens für einen Brief gedruckt, bei dem sich die Adresse des Empfängers bereits im Word-Dokument befindet. Lernziel Übung 1: Etikett erstellen In dieser Übung geben Sie die Daten für ein Etikett ein, das Sie dann im weiteren Verlauf der Lektion ausdrucken werden. 1. Öffnen Sie die Registerkarte Sendungen und klicken Sie in der Gruppe Erstellen auf Beschriftungen (bei Beschriftungen handelt es sich um einen Übersetzungsfehler, hier müsste eigentlich Etiketten stehen). Word zeigt das Dialogfeld Umschläge und Etiketten an. 2. Öffnen Sie falls erforderlich die Registerkarte Etiketten. 3. Tragen Sie die Adresse ein, falls Word sie im aktuellen Dokument nicht finden konnte. 4. Ändern Sie bei Bedarf das Etikettenformat. Die dazu notwendigen Schritte werden in der nächsten Übung beschrieben. 112 Kapitel 7

11 Zum Ändern des Etikettenformats können Sie hier doppelklicken Übung 2: Etikettenformat ändern Das derzeit benutzte Etikettenformat wird von Word unten rechts im Dialogfeld Umschläge und Etiketten angezeigt. Sie sehen dort die Bestellnummern verschiedener Etikettenfirmen. In dieser Übung erfahren Sie, wie Sie ein anderes Etikettenformat benutzen können. 1. Klicken Sie das Musteretikett an oder benutzen Sie die Schaltfläche Optionen. Das Dialogfeld Etiketten einrichten wird angezeigt. 2. Legen Sie in der Gruppe Druckerinformation fest, welchen Druckertyp Sie benutzen. Bei einem Seitendrucker (Laser- oder Tintenstrahldrucker) können Sie außerdem noch den Schacht festlegen, aus dem das Etikett entnommen werden soll. 3. Die Liste Etikettennummer enthält die Typnummern der Etiketten, die für Ihren Drucker verfügbar sind. Wählen Sie dort den gewünschten Typ aus. In der Gruppe Etiketteninformation werden dann die Details des Etiketts angezeigt. Seriendruck, Etiketten und Umschläge bedrucken 113

12 4. Klicken Sie in den Bereich Etiketteninformation oder benutzen Sie die Schaltfläche Details, um eine grafische Darstellung der Etikettenmaße anzuzeigen. Ein Dialogfeld erscheint, in dem Sie die Bemaßung der Etiketten sehr schön erkennen können. 5. Nehmen Sie bei Bedarf Korrekturen vor und klicken Sie dann auf OK bzw. Abbrechen. Sie kehren zum Dialogfeld Etiketten einrichten zurück. 6. Schließen Sie auch dieses Dialogfeld mit OK. Sie befinden sich nun wieder im Dialogfeld Umschläge und Etiketten. 7. Legen Sie in der Gruppe Drucken fest, ob Sie Eine Seite desselben Etiketts oder lediglich Ein Etikett drucken wollen. Im letzten Fall können Sie noch die Spalte und Zeile angeben, in denen sich auf dem Blatt noch ein unbenutztes Etikett befindet. Dies ist besonders dann praktisch, wenn Sie nicht immer alle Etiketten eines Blattes bedrucken. Sie haben nun alle notwendigen Vorbereitungen für den Druck des Etiketts getroffen. Etikett ausdrucken Ausgehend vom Dialogfeld Umschläge und Etiketten (siehe Bild auf der vorhergehenden Seite oben) haben Sie für den Ausdruck zwei Möglichkeiten: Wenn Sie nur ein einzelnes Etikett drucken wollen, klicken Sie die Schaltfläche Drucken an, nachdem Sie den Bogen mit den Etiketten in Ihren Drucker eingelegt haben. Falls Sie in der Gruppe Drucken die Option Eine Seite desselben Etiketts eingeschaltet haben, ist unter der Schaltfläche Drucken auch die Schaltfläche Neues Dokument aktiviert. Sie können damit die Etiketten in ein leeres Word-Dokument übernehmen, das Sie speichern und anschließend ausdrucken können. 114 Kapitel 7

13 Briefumschläge bedrucken Lernziel Ähnlich wie Etiketten werden auch Briefumschläge in aller Regel für einen Brief gedruckt, bei dem sich die Adresse des Empfängers bereits im Word- Dokument befindet. Übung 3: Briefumschlag erstellen In dieser Übung werden Sie die Daten für die Empfänger- und die Absenderadresse erfassen. 1. Markieren Sie gegebenenfalls die Anschrift des Empfängers. 2. Öffnen Sie die Registerkarte Sendungen und klicken Sie in der Gruppe Erstellen auf Umschläge. Das Dialogfeld Umschläge und Etiketten wird angezeigt, die Registerkarte Umschläge ist geöffnet. Im Feld Empfänger- (adresse) sehen Sie den Text, den Sie zuvor im Dokument markiert haben. Hier klicken, um die Einzugsart zu ändern Hier klicken, um das Umschlagformat zu ändern 3. Korrigieren Sie falls erforderlich die Anschrift des Empfängers. 4. Das Feld Absenderadresse enthält die Angaben aus dem Feld Postanschrift des Dialogfeldes Word-Optionen (Kategorie Erweitert, Bereich Allgemein). Falls das Feld leer ist, geben Sie hier Ihren Namen und Ihre Anschrift ein. 5. Schalten Sie das Kontrollkästchen Weglassen ein, wenn kein Absender aufgedruckt werden soll. Damit ist die Eingabe der Adressdaten abgeschlossen und Sie können den Umschlag durch einen Klick auf die Schaltfläche Drucken ausdrucken. Unter Umständen müssen Sie vorher noch ein anderes Umschlagformat wählen, die Schriftart für den Ausdruck festlegen oder die Einzugsart ändern. Diese Einstellungsarbeiten sind das Thema der nächsten Übungen. Seriendruck, Etiketten und Umschläge bedrucken 115

14 Tipp: Absender dauerhaft merken Wenn Sie die Absenderadresse eingegeben bzw. geändert haben, werden Sie beim Schließen des Dialogfeldes gefragt, ob die Absenderadresse als Standardadresse gespeichert werden soll. Klicken Sie auf Ja, wenn Word Ihre Eingaben speichern soll. Übung 4: Briefumschlag bearbeiten In dieser Übung ändern Sie das Format des zu bedruckenden Umschlags. Im Dialogfeld Umschläge und Etiketten (siehe vorherige Seite) sehen Sie das Vorschaufenster für den Umschlag und einen Hinweis, wie Sie den Umschlag in den Drucker einlegen müssen. Nehmen Sie folgende Schritte vor, um ein anderes Format auszuwählen: 1. Klicken Sie auf das Vorschaubild des Briefumschlags. Dadurch wird das Dialogfeld Umschlagoptionen angezeigt. 2. Wählen Sie in der Liste Umschlagformat das von Ihnen benutzte Format. 3. Sollte das von Ihnen benutzte Format nicht in der Liste enthalten sein, wählen Sie den letzten Eintrag Benutzerdefiniertes Format. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie eine individuelle Breite und Höhe für den Umschlag eingeben können. 4. Geben Sie das benötigte Format ein und klicken Sie auf OK. Übung 5: Schriftart für den Umschlag festlegen Im Dialogfeld Umschlagoptionen können Sie für die Empfänger- und die Absenderadresse eine eigene Schrift wählen. Oft bietet es sich zum Beispiel an, für die Anschrift eine auffälligere Formatierung zu benutzen. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schriftart. Word zeigt das Dialogfeld für die Zeichenformatierung an. 2. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie anschließend auf OK. 116 Kapitel 7

15 3. Passen Sie bei Bedarf die Position der geänderten Adresse auf dem Umschlag mit den Feldern Von links und Von oben an. 4. Schließen Sie das Dialogfeld Umschlagoptionen. Sie haben damit alle notwendigen Einstellungen vorgenommen und können den Umschlag jetzt ausdrucken. Übung 6: Einzugsart einstellen und ausdrucken In dieser Übung werden Sie die Einzugsart für Ihren Drucker verändern. Das Dialogfeld Umschläge und Etiketten (siehe Bild auf Seite 115) zeigt in einem kleinen Vorschaufenster, wie Sie den Umschlag in den Drucker einlegen müssen. Falls die von Word vorgeschlagene Variante mit Ihrem Drucker nicht möglich ist, müssen Sie die Einzugsart verändern. 1. Klicken Sie im Dialogfeld Umschläge und Etiketten auf das Bild mit dem Einzugshinweis. Word zeigt die Registerkarte Druckoptionen des Dialogfeldes Umschlagoptionen an. In der Gruppe Zufuhrmethode sehen Sie die von Ihrem Drucker unterstützten Einzugsarten. Das Bild zeigt exemplarisch die Einzugsarten für einen Laserdrucker. Falls Sie einen anderen Drucker, zum Beispiel einen Tintenstrahldrucker, verwenden, werden die für Ihren Drucker gültigen Optionen angezeigt. 2. Wählen Sie die gewünschte Methode aus. 3. Legen Sie in der Liste Einzugsschacht den Schacht fest, aus dem der Drucker den Umschlag entnehmen soll. 4. Nachdem Sie die für den Umschlag erforderlichen Eingaben vorgenommen haben, können Sie sich entscheiden, ob Sie den Umschlag sofort drucken oder ihn zum Dokument hinzufügen lassen wollen: Seriendruck, Etiketten und Umschläge bedrucken 117

16 Umschlag drucken Wenn Sie die Schaltfläche Drucken auswählen, wird der Umschlag sofort auf dem Drucker ausgegeben. Wenn Ihr Drucker keine separate Zufuhr für Briefumschläge besitzt, legen Sie den Umschlag in die manuelle Papierzufuhr ein. Besitzt der Drucker einen Schacht für Umschläge, sendet Word den Steuerbefehl an den Drucker, um von dort einen Umschlag zuzuführen. Dem Dokument hinzufügen Mit der Schaltfläche Zum Dokument hinzufügen erreichen Sie, dass Word am Anfang des Dokuments einen eigenen Abschnitt einfügt, der den Briefumschlag enthält. Die Seitenabmessungen für diesen Abschnitt werden auf das Maß gesetzt, das Sie im Listenfeld Umschlagformat festgelegt haben. Sie haben damit die Möglichkeit, die Formatierungsmerkmale des Umschlags noch manuell zu verändern. Zum Beispiel könnten Sie noch eine kleine Grafik einfügen. Wenn sich im Dokument bereits ein Umschlag befindet, ändert sich die Beschriftung der Schaltfläche Dem Dokument hinzufügen in Dokument ändern. Sie können dann den im Dokument gespeicherten Umschlag vom Dialogfeld aus aktualisieren lassen. Wiederholungsfragen Welche Dokumenttypen können beim Seriendruck erzeugt werden? Nennen Sie drei mögliche Datenquellen für den Seriendruck. Wie lassen sich die Empfängerdaten filtern und sortieren? Wie gehen Sie vor, um die Zuordnung zwischen den Elementen des Seriendruckfeldes Adressblock und Ihrer Datenquelle anzupassen? Wie erstellen Sie am einfachsten eine Grußformel und was müssen Sie dabei beachten? Was passiert bei der Option Einzelne Dokumente bearbeiten? Wie können Sie individuelle Etikettenformate anlegen? Wie können Sie einen Umschlag mit einer Grafik bedrucken? 118 Kapitel 7

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