Was Sie bald kennen und können

Transkript

1 Briefe schreiben 13

2 Eine Untersuchung bei den Anwendern von Word, die von Microsoft in Auftrag gegeben wurde, hatte zum Ergebnis, dass mehr als die Hälfte der Anwender Word für die Erledigung der täglichen Korrespondenz verwenden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich dabei um Geschäftskorrespondenz oder um private Briefe handelt. Wir haben daher diesem wichtigen Thema ein eigenes Kapitel gewidmet, in dem wir Ihnen vom Schreiben des Briefs bis hin zum Bedrucken von Etiketten und Umschlägen alle Schritte ausführlich erklären. Was Sie bald kennen und können 103: Der Brief-Assistent 104: Etikett erstellen 105: Etikettenformat ändern 106: Etikett ausdrucken 107: Briefumschlag erstellen 108: Briefumschlag bearbeiten 109: Briefumschlag bedrucken Kapitel 13: Briefe schreiben 305

3 103: Der Brief-Assistent Wenn Sie einen Brief schreiben wollen, müssen Sie nicht mit einer leeren Seite beginnen. Schneller und komfortabler geht es mit dem Brief- Assistenten von Word, der verschiedene Briefvarianten bereithält, die Sie als Grundlagen für Ihren Brief benutzen können: 1 2 Rufen Sie den Befehl Datei Neu auf. Klicken Sie rechts im Aufgabenbereich auf Auf meinem Computer, die sich in der Rubrik Vorlagen befinden. Word zeigt den Aufgabenbereich Neues Dokument an. 3 Wechseln Sie zur Registerkarte Briefe & Faxe. Word zeigt das Dialogfeld Vorlagen an. 306 Word 2003 einfach klipp & klar

4 4 Klicken Sie auf das Symbol des Brief- Assistenten. 5 Klicken Sie auf OK. Der Brief-Assistent wird gestartet und zeigt eine Willkommensmeldung an. 6 Wählen Sie die Option Einen Brief an einen Empfänger schreiben und klicken Sie auf OK. Sie sehen das erste Dialogfeld des Brief- Assistenten (siehe nächste Seite). Der Brief-Assistent besteht aus einem Dialogfeld mit vier Registerkarten, auf denen Sie Formatierungsmerkmale und Standard-Briefelemente auswählen bzw. eintragen können. Nachdem Sie alle Eingaben vorgenommen haben, erstellt der Assistent das Briefgerüst, das Sie dann nur noch um den eigentlichen Text des Briefes ergänzen müssen. 7 Schritt 1: Briefformat festlegen Auf der Registerkarte Briefformat können Sie die gewünschte Vorlage bzw. den Briefstil auswählen und den Assistenten darüber informieren, ob Sie den Brief auf Blanko-Papier oder auf vorgedruckten Briefbögen ausdrucken wollen. Kapitel 13: Briefe schreiben 307

5 Wenn Sie vorgedrucktes Briefpapier verwenden, schalten Sie das gleichnamige Optionsfeld ein. Legen Sie dann fest, wo sich der Briefkopf befindet. Messen Sie dann vom Papierrand aus, wie viel Platz der Briefkopf benötigt, und tragen Sie diesen Wert in das entsprechende Feld ein. Befindet sich der Briefkopf beispielsweise am oberen Rand und Sie geben 4 cm ein, vergrößert der Assistent in den Seiteneinstellungen des Dokuments den Rand auf 4 cm. Die Anschrift des Empfängers fängt dann bei 4 cm vom oberen Rand aus an. 308 Word 2003 einfach klipp & klar

6 8 Schritt 2: Empfänger-Info Auf der zweiten Registerkarte können Sie Informationen zum Empfänger eingeben. Im oberen Bereich können Sie aus einer Liste die Versandanweisung (Büchersendung, Einschreiben, usw.) auswählen, die in einer eigenen Zeile vor der Empfängeradresse stehen soll. Das Feld Empfängeradresse füllen Sie mit der Anschrift des Empfängers aus. Wenn Sie mit Microsoft Exchange oder Microsoft Outlook arbeiten, können Sie auf das Adressbuch klicken und die Anschrift aus den Adressbüchern dieser Programme auswählen. Ihre Auswahl wird vom Assistenten in das Feld Empfängeradresse übernommen. Geben Sie in das Feld Empfängername den Namen der Person oder Firma ein, an die der Brief gerichtet ist. Diese Information wird vom Assistenten verwendet, um die Briefanrede zu erstellen. Hierzu stehen Ihnen im unteren Bereich der Registerkarte verschiedene Anredeformen zur Auswahl. Kapitel 13: Briefe schreiben 309

7 9 Schritt 3: Weitere Elemente Die dritte Registerkarte dient dazu, den Inhalt der Bezugszeichenzeile zu erstellen. Ob die Betreffzeile selbst (also: Ihr Zeichen, Unser Zeichen usw.) mit ausgedruckt wird, legen Sie auf der ersten Registerkarte Briefformat fest. Schalten Sie die Kontrollkästchen für alle Optionen ein, die in der Bezugszeichenzeile erscheinen sollen. Für die eingeschalteten Optionen können Sie dann in den Listen auf der rechten Seite eine Option auswählen oder dort den gewünschten Text eingeben. 310 Word 2003 einfach klipp & klar

8 10 Schritt 4: Absender-Info Auf der letzten Registerkarte können Sie Informationen zum Absender angeben und den Briefschluss festlegen. Den Absender können Sie genau wie im zweiten Schritt entweder direkt in das Feld Absenderadresse eintragen oder über die Schaltfläche aus dem Adressbuch auswählen. Wählen Sie aus der Liste Grußformel die gewünschte Option aus und tragen Sie die Elemente ein, die ebenfalls am Fuß des Briefes erscheinen sollen. Im Vorschaufenster können Sie die Wirkung Ihrer Einstellungen direkt beurteilen. Wenn Sie mit dem Brief Anlagen versenden, schalten Sie das entsprechende Kontrollkästchen ein und stellen die Anzahl der Anlagen im rechts daneben stehenden Feld ein. Kapitel 13: Briefe schreiben 311

9 11 Nachdem Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie auf Fertig stellen. Der Assistent verschwindet vom Bildschirm und gibt den Blick auf das fertige Briefgerüst frei. Das Ergebnis ist zwar nicht gerade umwerfend, aber für den Anfang nicht schlecht. 12 Speichern Sie den Brief-Entwurf. 13 Vervollständigen Sie den Brief, indem Sie den Brieftext eingeben und eventuell notwendige Korrekturen am Entwurf des Brief-Assistenten vornehmen. 312 Word 2003 einfach klipp & klar

10 Für das weitere Vorgehen haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können alle nötigen Änderungen manuell vornehmen oder Sie rufen den Assistenten erneut auf, um einzelne Elemente nachträglich zu ändern. Manuelles Bearbeiten des Entwurfs Das vom Brief-Assistenten erstellte Dokument können Sie genauso bearbeiten wie jedes andere Word-Dokument. Der Assistent hat allerdings noch ein kleines Komfortmerkmal eingebaut, das wir Ihnen kurz vorstellen wollen. 1 Drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(F9). Word ersetzt daraufhin mehrere Stellen im Dokument durch den Text {AUTOTEXTLIST}. Kapitel 13: Briefe schreiben 313

11 2 3 Prägen Sie sich diese Stellen ein und drücken Sie anschließend wieder (Alt)+(F9). Word zeigt den Briefentwurf wieder in der gewohnten Form an. Klicken Sie eine der geänderten Stellen mit der rechten Maustaste an. Es erscheint eine Liste mit möglichen Alternativen für das angeklickte Briefelement. 4 Wählen Sie einen der Listeneinträge aus. Word nimmt die gewünschte Ersetzung vor. 314 Word 2003 einfach klipp & klar

12 Tipp: Position auf der Seite bestimmen Wenn Sie den Brief in einem Fensterkuvert versenden wollen, achten Sie darauf, dass sich die erste Zeile des Empfängers ungefähr bei 6 cm befindet. Sie können die Position dieser Zeile sehen, wenn Sie die Einfügemarke in die Zeile setzen und dann den Wert unten in der Statusleiste des Wordfensters ablesen. Nachträglicher Aufruf des Brief-Assistenten Wenn Sie dem Brief noch weitere Elemente hinzufügen oder bereits vorhandene Elemente nachträglich verändern wollen, können Sie den Assistenten auch nach dem Erstellen des Briefentwurfs aufrufen: 1 2 Wählen Sie den Befehl Extras Briefe und Sendungen Brief-Assistent. Alternativ können Sie auch auf das kleine Umschlag-Symbol doppelklicken, das der Assistent in den Briefentwurf eingefügt hat. Der Brief-Assistent erscheint auf dem Bildschirm und übernimmt automatisch die aktuellen Daten des Briefentwurfs. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Fertig stellen. Anmerkungen zum Brief-Assistenten Auch wenn der Assistent eine große Hilfe beim Erstellen eines Briefes darstellt perfekt ist er sicher nicht. Obwohl dieser Assistent mit jeder Wordversion zuverlässiger wird, enthält er dennoch einige Kinderkrankheiten, die beim täglichen Einsatz für Irritationen sorgen. Wenn also etwas nicht wie erwartet funktioniert, sollten Sie dies als gegeben hinnehmen und nicht lange versuchen, einer möglichen Fehlbedienung auf die Schliche zu kommen. Kapitel 13: Briefe schreiben 315

13 104: Etikett erstellen Adressetiketten werden meistens für einen Brief gedruckt, bei dem sich die Adresse des Empfängers bereits im Word-Dokument befindet. Bei Briefen, die Sie mit Hilfe des Brief-Assistenten erstellt haben, kann Word diese Angaben für die Etiketten übernehmen. 1 2 Wählen Sie den Befehl Extras Briefe und Sendungen Umschläge und Etiketten. Wechseln Sie auf die Registerkarte Etiketten. Word zeigt das Dialogfeld Umschläge und Etiketten an. 3 4 Tragen Sie die Adresse ein, falls Word sie im aktuellen Dokument nicht finden konnte. Ändern Sie bei Bedarf das Etikettenformat. Die dazu notwendigen Schritte werden im nächsten Kurs beschrieben. 316 Word 2003 einfach klipp & klar

14 105: Etikettenformat ändern Unten rechts im Dialogfeld Umschläge und Etiketten zeigt Word das derzeit benutzte Etikettenformat an. Sie sehen dort die Bestellnummern verschiedener Etikettenfirmen. Wenn Sie ein anderes Format benutzen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Klicken Sie das Musteretikett an oder benutzen Sie die Schaltfläche Optionen. Das Dialogfeld Etiketten einrichten wird angezeigt. 2 3 Legen Sie in der Gruppe Druckerinformation fest, welchen Druckertyp Sie benutzen. Bei einem Laseroder Tintenstrahldrucker (Ink Jet) können Sie außerdem noch den Schacht festlegen, aus dem das Etikett entnommen werden soll. Die Liste Bestellnummer enthält die Typnummern der Etiketten, die für Ihren Drucker verfügbar sind. Wählen Sie dort den gewünschten Typ aus. Kapitel 13: Briefe schreiben 317

15 4 In der Gruppe Etiketteninformation werden die Details des Etiketts angezeigt. Klicken Sie in den Bereich Etiketteninformation oder benutzen Sie die Schaltfläche Details, um eine grafische Darstellung der Etikettenmaße anzuzeigen. Ein Dialogfeld erscheint, in dem Sie die Bemaßung der Etiketten sehr schön erkennen können. 5 6 Nehmen Sie bei Bedarf Korrekturen vor und klicken Sie dann auf OK bzw. Abbrechen. Schließen Sie auch dieses Dialogfeld. Sie kehren zum Dialogfeld Etiketten einrichten zurück. Sie befinden sich nun wieder im Dialogfeld Umschläge und Etiketten. 318 Word 2003 einfach klipp & klar

16 7 Legen Sie in der Gruppe Drucken fest, ob Sie Eine Seite desselben Etiketts oder lediglich Ein Etikett drucken wollen. Im letzten Fall können Sie noch die Spalte und Zeile angeben, auf denen sich auf dem Blatt noch ein unbenutztes Etikett befindet. Dies ist besonders dann praktisch, wenn Sie nicht immer alle Etiketten eines Blattes bedrucken wollen. 106: Etikett ausdrucken In den letzten beiden Kursen haben Sie alle Eingaben vorgenommen, die für das Drucken von Etiketten erforderlich sind. Sie haben jetzt zwei Möglichkeiten für den Ausdruck: Wenn Sie nur ein einzelnes Etikett drucken wollen, klicken Sie die Schaltfläche Drucken an, nachdem Sie den Bogen mit den Etiketten in Ihren Drucker eingelegt haben. Kapitel 13: Briefe schreiben 319

17 Falls Sie in der Gruppe Drucken die Option Eine Seite desselben Etiketts eingeschaltet haben, ist unter der Schaltfläche Drucken auch die Schaltfläche Neues Dokument aktiviert. Sie können damit die Etiketten in ein leeres Word-Dokument übernehmen, das Sie speichern und anschließend ausdrucken können. 107: Briefumschlag erstellen Briefumschläge werden meistens für einen Brief gedruckt, bei dem sich die Adresse des Empfängers bereits im Word-Dokument befindet. Word kann die Empfängerangaben in der Regel automatisch aus dem Dokument ermitteln und für die Erstellung eines Umschlags übernehmen. Ob Word die Adresse des Empfängers wirklich korrekt und vollständig aus dem Dokument ermitteln kann, hängt vor allem davon ab, wie Sie den Brief erstellt haben und wie er formatiert ist. Bei Briefen, die Sie mit Hilfe einer Dokumentvorlage oder des Brief- Assistenten erstellt haben, erkennt Word die Adressangaben sehr zuverlässig, da sie mit der Formatvorlage Briefkopfadresse formatiert sind. Haben Sie den Brief ohne die Verwendung von Formatvorlagen geschrieben, sind die Erfolgsaussichten wesentlich schlechter. In diesem Fall sollten Sie die Adresse zuvor im Dokument markieren Markieren Sie gegebenenfalls die Anschrift des Empfängers. Wählen Sie den Befehl Extras Briefe und Sendungen Umschläge und Etiketten. Wechseln Sie auf die Registerkarte Umschläge. Word zeigt das Dialogfeld Umschläge und Etiketten an. 320 Word 2003 einfach klipp & klar

18 Im Feld Empfänger(adresse) sehen Sie den Text, den Sie zuvor im Dokument markiert haben bzw. den Word als Adresse erkannt hat Korrigieren Sie falls erforderlich die Anschrift des Empfängers. Das Feld Absenderadresse enthält die Angaben aus dem Feld Adresse der Registerkarte Benutzerinformationen des Dialogfelds Extras Optionen. Falls das Feld leer ist, geben Sie hier Ihren Namen und Ihre Anschrift ein. Schalten Sie die Option Weglassen ein, wenn kein Absender aufgedruckt werden soll. Tipp: Word kann sich die Angaben zum Absender merken Wenn Sie die Absenderadresse eingegeben bzw. geändert haben, werden Sie beim Schließen des Dialogs gefragt, ob die Absenderadresse als Standardadresse gespeichert werden soll. Klicken Sie dann auf Ja, wenn Word Ihre Eingaben in das Dialogfeld Benutzerinformationen übernehmen soll (Befehl Extras Optionen). Kapitel 13: Briefe schreiben 321

19 108: Briefumschlag bearbeiten Unten rechts im Dialogfeld Umschläge und Etiketten sehen Sie das Vorschaufenster für den Umschlag und einen Hinweis, wie Sie den Umschlag in den Drucker einlegen müssen. Wenn Sie ein anderes Format benutzen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Klicken Sie auf das Vorschaubild des Briefumschlags. Das Dialogfeld Umschlagoptionen wird angezeigt. 2 Wählen Sie in der Liste Umschlagformat das von Ihnen benutzte Format aus. 322 Word 2003 einfach klipp & klar

20 3 Sollte das von Ihnen benutzte Format nicht in der Liste enthalten sein, wählen Sie den letzten Eintrag Benutzerdefiniertes Format. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie eine individuelle Breite und Höhe für den Umschlags eingeben können. 4 Geben Sie das benötigte Format ein und klicken Sie auf OK. Schriftarten festlegen Im Dialogfeld Umschlagoptionen können Sie für die Empfänger- und die Absenderadresse eine eigene Schrift wählen. Oft bietet es sich zum Beispiel an, für die Anschrift eine auffälligere Formatierung zu benutzen Klicken Sie auf die Schaltfläche Schriftart. Word zeigt das Dialogfeld für die Zeichenformatierung an, wie Sie es von dem Befehl Format Zeichen her kennen. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie anschließend auf OK. Passen Sie bei Bedarf die Position der geänderten Adresse auf dem Umschlag mit den Feldern Von links und Von oben an. Schließen Sie den Dialog Umschaltoptionen. Kapitel 13: Briefe schreiben 323

21 109: Briefumschlag bedrucken Im Dialogfeld Umschläge und Etiketten zeigt ein kleines Vorschaufenster, wie Sie den Umschlag in den Drucker einlegen müssen. Falls die von Word vorgeschlagene Variante mit Ihrem Drucker nicht möglich ist, können Sie die Einzugsart verändern: 1 Klicken Sie im Dialog Umschläge und Etiketten auf das Bild mit dem Einzugshinweis. Das Dialogfenster Umschlagoptionen wird angezeigt. In der Gruppe Zufuhrmethode sehen Sie die Einzugsarten, die Ihr Drucker unterstützt. Das Bild zeigt exemplarisch die Einzugsarten für einen Laserdrucker. Falls Sie einen anderen Drucker, etwa einen Tintenstrahldrucker, verwenden, werden die für Ihren Drucker gültigen Optionen angezeigt. 324 Word 2003 einfach klipp & klar

22 2 3 4 Wählen Sie die gewünschte Methode aus. Legen Sie in der Liste Einzugsschacht den Schacht fest, aus dem der Drucker den Umschlag entnehmen soll. Nachdem Sie die für den Umschlag erforderlichen Eingaben vorgenommen haben, können Sie sich entscheiden, ob Sie den Umschlag sofort drucken oder ihn zum Dokument hinzufügen lassen wollen: Umschlag drucken Wenn Sie die Schaltfläche Drucken auswählen, wird der Umschlag sofort auf dem Drucker ausgegeben. Wenn Ihr Drucker keine separate Zufuhr für Briefumschläge besitzt, legen Sie den Umschlag in die manuelle Papierzufuhr ein. Besitzt der Drucker einen Schacht für Umschläge, sendet Word den Steuerbefehl an den Drucker, um von dort einen Umschlag zuzuführen. Dem Dokument hinzufügen Mit der Schaltfläche Zum Dokument hinzufügen erreichen Sie, dass Word am Anfang des Dokuments einen eigenen Abschnitt einrichtet, der den Briefumschlag enthält. Die Seitenabmessungen für diesen Abschnitt werden auf das Maß gesetzt, das Sie im Listenfeld Umschlagformat festgelegt haben. Sie haben damit die Möglichkeit, die Formatierungsmerkmale des Umschlags noch manuell zu verändern. Zum Beispiel könnten Sie noch eine kleine Grafik einfügen. Wenn sich im Dokument bereits ein Umschlag befindet, ändert sich die Beschriftung der Schaltfläche Dem Dokument hinzufügen in Dokument ändern. Sie können dann den im Dokument gespeicherten Umschlag vom Dialogfeld aus aktualisieren lassen. Kapitel 13: Briefe schreiben 325