Geschäftliche Korrespondenz standardisieren. Mit LibreOffice Writer und LibreOffice Calc. Thomas Rudolph. 1. Ausgabe, 3. Aktualisierung, Oktober 2018

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1 Geschäftliche Korrespondenz standardisieren Thomas Rudolph 1. Ausgabe, 3. Aktualisierung, Oktober 2018 ISBN Mit LibreOffice Writer und LibreOffice Calc TE-LO-KORR_TR

2 Impressum Matchcode: TE-LO-KORR_TR Autor: Thomas Rudolph Herausgeber: Thomas Rudolph 1. Ausgabe, 3. Aktualisierung, Oktober 2018 Produziert im HERDT-Digitaldruck HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: Thomas Rudolph Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim Herausgeber. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Wenn die Bildungsmedien Verweise auf Webseiten Dritter enthalten, so unterliegen diese der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.

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5 - 1 - Inhaltsverzeichnis: Seite 1. Geschäftsbriefvorlage nach DIN 5008 Form B in Writer erstellen Ein Dokument als Vorlage speichern Alle Formatierungszeichen anzeigen Eine Hilfslinie zeichnen und vertikal positionieren Den Briefkopf gestalten Eine unsichtbare Tabelle für Rücksendeangabe und Adressblock erstellen Eine unsichtbare Tabelle für den Informationsblock erstellen Falzmarken und die Lochmarke erstellen Betreff einfügen Die Anrede Der Brieftext Die Schlussformel (Der Gruß) Die Firmenbezeichnung Unterschrift und Name des Verfassers Anlagevermerk Verteilervermerk Fußzeile mit Kontaktdaten 12 Anlagen Anlage 1 - Geschäftsbriefvorlage - neutral - Linien unsichtbar 13 Anlage 2 - Geschäftsbriefvorlage - neutral - Linien sichtbar 14 Anlage 3 - Geschäftsbriefvorlage - personalisiert - Linien unsichtbar 15 Anlage 4 - Fragen zur Selbstkontrolle 16 Seite 2. Kundendatei in Calc erstellen Eine Tastenkombination für die Formelansicht definieren Die Spaltenköpfe einrichten Eine fortlaufende fünfstellige Kundennummer erzeugen Einen Identitätsgenerator verwenden Die Postleitzahlen als Text formatieren Ein zufälliges Rechnungsdatum erzeugen Eine Rechnungsnummer aus Datensatzbestandteilen automatisch generieren Die Tabelle ansprechend formatieren 25 Anlagen Anlage 1 - a) Tastenkombinationen und Funktionen b) Die Verketten-Formel 26 Anlage 2 - Kundendatei in der Normalansicht 27 Anlage 3 - Kundendatei in der Formelansicht [UMSCHALT+F10] 28 Anlage 4 - Fragen zur Selbstkontrolle 29

6 - 2 - Seite 3. Seriendruck in Writer Die Feldhinterlegung anpassen Eine Kundendatei als Datenquelle einbinden Seriendruckfelder einfügen und die Vorschau der Feldinhalte aktivieren Zur neutralen Ansicht der Geschäftsbriefvorlage zurückkehren Den Betreff für den Versand einer Rechnung anpassen Die Anrede personalisieren Ausgewählte Dokumente drucken 37 Anlagen Anlage 1 - a) Tastenkombinationen b) Fragen zur Selbstkontrolle 39 Anlage 2 - Seriendruckdokument Einladung_Herr Manfred Schneyder 40 Anlage 3 - Seriendruckdokument Einladung_Frau Aziz Bisirat 41 Anlage 4 - Seriendruckdokument Einladung_Herr Mike Kaiser 42 Quellen: Rudolph, Thomas: Handlungsanleitung zur Erstellung einer Geschäftsbriefvorlage nach DIN 5008 Form B Ausgabe Version Juni Libre Office - The Document Foundation - Einführung in Calc - Kapitel 5 [ 3. Rudolph, Thomas: Handlungsanleitung zur Erstellung einer fiktiven Kundendatei in Calc für den Seriendruck unter LO Writer - Version Mai Writer Handbuch - Kapitel 14 - Mit Feldern arbeiten - openoffice.org 2. Rudolph, Thomas: Handlungsanleitung zur Erstellung von Serienbriefen auf Basis einer Geschäftsbriefvorlage nach DIN Version Juni 2016

7 Geschäftsbriefvorlage nach DIN 5008 Form B in Writer erstellen Auftrag: Erstellen Sie in Writer eine Briefvorlage nach der für die Anfertigung von Geschäftsbriefen gültigen DIN 5008 Form B, geändert 04/2011. Arbeiten Sie dazu die in der Anleitung vorgegebenen Teilaufgaben schrittweise ab. Dokumentvorlagen können immer wieder verwendet werden; sie werden nur mit aktualisierten Inhalten gefüllt. Das ist sinnvoll, wenn man ein einheitliches Brieflayout verwenden möchte oder wenn die Brieferstellung (z. B. bei Mahnschreiben) weitgehend automatisiert erfolgen soll. Die vorliegende Handlungsanleitung berücksichtigt die Richtlinien der DIN 5008 mit den im April 2011 erfolgten Änderungen. Die Briefe sollen an den Fensterbriefumschlag vom Typ DL angepasst werden. 1.1 Ein Dokument als Vorlage speichern Öffnen Sie in LibreOffice Writer ein leeres Dokument. Speichern Sie anschließend das leere Dokument als Writer-Vorlage (.ott) in Ihrem Vorlagenverzeichnis. Geben Sie der Vorlage einen aussagefähigen Namen, z. B. brief_5008_2011_dl. Die Seitenränder sollten so gewählt werden, wie hier in Format Seite Seite ersichtlich. In der Form B kann der obere Seitenrand mit 4,5 cm gewählt werden. Das ist aber nicht unbedingt notwendig, da dieser Bereich sowieso der kreativen Gestaltung des Briefkopfes unterliegt. Der rechte Seitenrand darf nicht weniger als 1 cm betragen.