Handbuch zum VivaWeb-Serienbrief-Programm

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1 Handbuch zum VivaWeb-Serienbrief-Programm In 10 Schritten zum Serienbrief Das folgende Handbuch erläutert Ihnen die Nutzungsmöglichkeiten des ARV Serienbrief-Programms in all seinen Einzelheiten. Dieses Programm lässt sich kostenfrei unter dem Menüpunkt Extras/Download in VivaWeb downloaden und muss anschließend auf Ihrem Computer installiert werden. Öffnen Sie dazu bitte die heruntergeladene Datei mit einem Doppelklick und folgen Sie den weiteren Anweisungen des Installationsmanagers. Nachdem Sie die Installation erfolgreich abgeschlossen haben, durchlaufen Sie bitte die folgenden 10 Schritte zum Serienbrief. ARV GmbH Hamburg Osterbekstraße 90a Hamburg Seite 1 von 12

2 Schritt 1: Starten Sie das Programm, indem Sie das - Symbol mit der Bezeichnung Viva Serienbriefe mit einem Doppelklick der linken Maustaste anklicken. Es öffnet sich ein Anmeldefenster, welches Ihnen den Zugriff ermöglicht. Schritt 2: Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein, die Sie bereits für VivaWeb erhalten haben. Diese bestehen aus einem Benutzernamen, sowie einem Passwort, z.b. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem linken Mausklick auf die Schaltfläche. ARV GmbH Hamburg Osterbekstraße 90a Hamburg Seite 2 von 12

3 Schritt 3: Nach der erfolgreichen Anmeldung öffnet sich ein neues Fenster, welches das eigentliche Programm darstellt. Dabei handelt es sich um einen Filter, welcher es Ihnen erlaubt, eine spezifische Auswahl zu treffen, um eine Gruppe Mitglieder gezielt anschreiben zu können. Schritt 4: Treffen Sie nun die individuelle Auswahl, nach der Sie Ihre Mitglieder filtern möchten. Dabei werden Ihnen die gängigsten Aspekte vorgegeben, welche sie durch das Anklicken des kleinen Pfeils am rechten Rand des ersten Feldes einsehen können. Nutzen Sie Ihr Mausrad, um durch die Auswahl zu blättern und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf den entsprechenden Aspekt. ARV GmbH Hamburg Osterbekstraße 90a Hamburg Seite 3 von 12

4 Schritt 5: Einige der auswählbaren Aspekte enthalten bereits vorgegebene Antworten, die Ihnen das Filtern erleichtern sollen. Diese werden in der rechten Spalte automatisch angezeigt und lassen sich wiederum durch einen Mausklick mit der linken Maustaste auf den kleinen Pfeil am rechten Rand des Feldes auswählen. Schritt 6: Die dazwischen liegende Spalte erlaubt Ihnen nun eine Spezifikation Ihrer Antwort, in diesem Fall die Bejahung oder Verneinung der Frage nach dem entsprechenden Eintrittsgrund. Treffen Sie hier keine Auswahl, wird automatisch ein Ja bzw. ist gleich eingesetzt, Sie können jedoch auch hier, mit Hilfe des kleinen Pfeils am rechten Rand des Feldes, Ihre Auswahl treffen. ARV GmbH Hamburg Osterbekstraße 90a Hamburg Seite 4 von 12

5 Schritt 7: Um die Mitglieder noch weiter einzugrenzen, ist es Ihnen möglich bis zu fünf Aspekte im Filter anzugeben. Dazu wiederholen Sie die Schritte 4 bis 6 in der jeweils darunter liegenden Zeile. Diese Auswahl kann dann mit Hilfe der kleinen Felder ganz Links näher erläutert werden, indem man hier Und bzw. Oder angibt, um die entsprechenden Kombinationsmöglichkeiten zu bestimmen. Schritt 8: Sie haben Ihre Auswahl getroffen und sind nun in der Lage, Ihre Ergebnisse je nach Bedarf sortieren zu lassen. Dazu nutzen Sie bitte das Feld Sortierung, welches Ihnen, durch Klicken des Pfeils am rechten Rand, eine Auswahl an Sortiermöglichkeiten bietet. ARV GmbH Hamburg Osterbekstraße 90a Hamburg Seite 5 von 12

6 Schritt 9: Wählen Sie nun bitte eine Briefvorlage aus, indem Sie auf das Feld klicken und die entsprechende Datei auf Ihrem Computer anklicken. Hierzu öffnet sich ein Fenster mit dem Namen Öffnen, in dem Sie nun die Datei entsprechend Ihrem Speicherort suchen und auswählen müssen. Klicken Sie nach der Auswahl Ihrer Vorlage-Datei auf Öffnen. Es wird nun der entsprechende Pfad in dem Feld Briefvorlage angezeigt und automatisch diese Datei bei der nächsten Auswahl wieder geöffnet. Sollten Sie noch keine Vorlage erstellt haben, dann nutzen Sie dazu bitte das Programm Microsoft Office Word. Eine Anleitung zum Erstellen von Vorlagen erhalten Sie ab Seite 7. Schritt 10: Um nun den gesamten Prozess abzuschließen und die von Ihnen ausgewählte Mitgliedergruppe anschreiben zu können, klicken Sie bitte mit der linken Maustaste auf das Feld. Es öffnet sich nun die ausgewählte Vorlage im Programm Word und die entsprechenden Mitglieder sind unter dem Menüpunkt Sendungen durch die Pfeiltasten auswählbar. Hier können noch, durch weitere Menüpunkte, Änderungen vorgenommen werden, sowohl für das Schreiben an einzelne Mitglieder, als auch für die entsprechende Vorlage. Nähere Erläuterungen zu diesem Thema erhalten Sie ab Seite 7. ARV GmbH Hamburg Osterbekstraße 90a Hamburg Seite 6 von 12

7 Das VivaWeb-Serienbrief-Programm bietet Ihnen darüber hinaus im unteren Bereich weitere Funktionen, wie das Speichern einer Filter-Auswahl und der Anzeige einer Vorschau. Filter speichern: Um zukünftig erneut auf die gewählte Auswahl zugreifen zu können, empfiehlt es sich, gängige Filter zu speichern. Dazu geben Sie bitte unter dem linken Feld Filter speichern als einen Namen (z.b. Ummeldung männlich ) für Ihre Filterauswahl ein und klicken Sie anschließend mit einem linken Mausklick auf das genannte Feld. Filter laden oder löschen: Sie können nun bei nächster Gelegenheit diesen Filter erneut aufrufen, indem Sie den Pfeil am rechten Rand des Feldes anklicken und unter Ihren gespeicherten Vorlagen die entsprechende auswählen und durch einen Klick mit der linken Maustaste bestätigen. Klicken Sie anschließend auf das Feld und die gespeicherten Referenzen werden automatisch in die Filterauswahl übertragen. Sie können ebenfalls Filter, die nicht mehr benötigt werden, nach der Auswahl durch einen Klick auf das Feld entfernen. Um einzelne Zeilen des Filters zu löschen, nutzen Sie im oberen Bereich des Programms den Menüpunkt und ordnen Sie, durch einen linken Mausklick auf den entsprechenden Befehl, das Löschen der bestimmten Zeile(n) an. Nutzen Sie auch die Funktionen Vorschau und Filter testen, um bereits vor der Übertragung in Ihre Word-Vorlage durch das Feld einen ersten Eindruck der Auswahl zu erhalten. ARV GmbH Hamburg Osterbekstraße 90a Hamburg Seite 7 von 12

8 Erstellung einer Word-Vorlage für Serienbriefe In 10 Schritten zur Serienbrief-Vorlage Die folgenden Schritte erläutern Ihnen ganz Allgemein, wie man eine Briefvorlage in Microsoft Office Word erstellt und diese für die Nutzung des VivaWeb-Serienbrief-Programms vorbereitet. Schritt 1: Öffnen Sie Microsoft Office Word und erstellen Sie ein neues, leeres Dokument. Klicken Sie nun im oberen Menü auf den Punkt Speichern unter und wählen Sie Word-Vorlage aus. Geben Sie Ihrem Dokument einen bestimmten Dateinamen, je nachdem welche Art von Vorlage Sie erstellen möchten. Der Dateiname kann jedoch auch nachträglich jederzeit geändert werden. Hinweis: Speichern Sie die Datei so ab, dass Sie sie leicht wiederfinden können. Wählen Sie dazu beispielsweise einen bestimmten Ordner als Speicherort aus. Schritt 2: Öffnen Sie das VivaWeb-Serienbrief-Programm und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an. Wählen Sie in dem Feld Briefvorlage (Schritt 9 - Handbuch) das gerade gespeicherte Dokument mit einem Doppelklick der linken Maustaste oder des Feldes Öffnen aus. Die Auswahl von Filter-Aspekten oder eine Sortierung sind in diesem Fall nicht notwendig, daher klicken Sie direkt auf das Feld (Schritt 10 - Handbuch). ARV GmbH Hamburg Osterbekstraße 90a Hamburg Seite 8 von 12

9 Hinweis: Sollten Sie im Hintergrund noch ein anderes Word-Dokument geöffnet haben, schließen Sie dieses bitte, da das Programm sonst nicht reagiert und Ihnen einen Fehlermeldung angezeigt wird. Schritt 3: Sie sehen nun ein leeres Dokument in Microsoft Office Word vor sich, welches jedoch nun bereits die Informationen Ihrer Mitglieder enthält und je nach Bedarf zur Verfügung stellen kann. Um Ihre optimale Briefvorlage zu erhalten, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte. Zunächst stellen Sie sicher, dass Sie sich im oberen Menü-Bereich Sendungen befinden. Hier stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die wiederum in Unterkategorien geordnet sind. Dabei richten Sie zuerst einmal Ihren Fokus auf den mittleren Bereich mit dem Namen Felder schreiben und einfügen. Schritt 4: Nun sehen Sie die Funktion Seriendruckfeld einfügen, welche Ihnen eine Reihe von vorgegebenen Punkten anzeigt. Diese bilden jeweils eine Art Platzhalter für die Informationen der Mitglieder, die Sie später mit Hilfe der Filter-Funktion des VivaWeb-Serienbrief-Programms auswählen. ARV GmbH Hamburg Osterbekstraße 90a Hamburg Seite 9 von 12

10 Schritt 5: Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf das entsprechende Feld, um dieses in ihr Dokument einzufügen. Das Feld wird an der Stelle eingefügt, an der Sie gerade schreiben. Sie können es jedoch beliebig verschieben und bearbeiten, dabei verhält sich jedes dieser Felder wie ein normal geschriebenes Wort. Hinweis: Vergessen Sie nicht, Leerzeichen zwischen aufeinander folgenden Feldern zu machen. Schritt 6: Fügen Sie beliebig viele der Seriendruckfelder ein, je nachdem welche Aspekte Sie in Ihren Briefen verwenden möchten. Diese können auch mehrfach und in den unterschiedlichsten Kombinationen verwendet werden. Ein mögliches Beispiel könnte wie folgt aussehen: ARV GmbH Hamburg Osterbekstraße 90a Hamburg Seite 10 von 12

11 Schritt 7: Im oberen Menü befindet sich neben dem beschriebenen Bereich auch die Kategorie Vorschau Ergebnisse. Nutzen hier das linke Feld, um Ihre Seriendruckfelder mit den Informationen der ausgewählten Mitglieder zu versehen. Außerdem ist es Ihnen möglich, zwischen der Auswahl an Mitgliedern zu wechseln, in dem Sie mit einem Klick der linken Maustaste auf die Pfeiltasten drücken. Hinweis: Ist ein Menü-Feld orange hinterlegt, dann ist diese Funktion aktiviert. Mit einem erneuten Klick auf dieses Feld deaktivieren Sie es wieder. Schritt 8: Sie haben nun Ihre Vorlage gestaltet und müssen diese unbedingt abspeichern. Achten Sie dabei darauf, als Dateityp Word-Vorlage auszuwählen. Schritt 9: Verwenden Sie nun, mit Hilfe des Handbuchs zum VivaWeb-Serienbrief-Programm, die beschriebene Filterfunktion, um nur die gezielte Mitgliedergruppe zu erreichen. Dabei ist zu beachten, dass Sie als Briefvorlage die gerade erstellte Datei auswählen. ARV GmbH Hamburg Osterbekstraße 90a Hamburg Seite 11 von 12

12 Schritt 10: Um den Druck der Briefe abzuschließen, gehen Sie in Word unter dem Menüpunkt Sendungen ganz rechts auf das Feld Fertig stellen. Hier können nun verschiedene Verfahren gewählt werden. Um alle Briefe auszudrucken, wählen Sie den Punkt Dokumente drucken aus, wo Sie nochmals eine Wahl der zu druckenden Dokumente treffen können. Möchten Sie alle Dokumente drucken, dann wählen Sie in dem Fenster Alle aus und klicken Sie auf. Abschließend kommen Sie in das klassische Druckmenü, welches Ihnen einzelne Druckeinstellungen ermöglicht. Häufig sind die Voreinstellungen jedoch bereits getroffen, sodass sofort bestätigt werden kann und damit der Druck Ihrer Serienbriefe beginnt. ARV GmbH Hamburg Osterbekstraße 90a Hamburg Seite 12 von 12

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