Technische Dokumentation Abstimmungs-/ Anwesenheitsliste

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1 Weisestrasse Berlin Oliver Scheckelhoff Softwareprojektierung Tel.: +49 (30) Fax.: +49 (30) Homepage: Technische Dokumentation Abstimmungs-/ Anwesenheitsliste Inhaltsverzeichnis 1. Übersicht Einstellungen vor der 1. Benutzung Anleitung zum Bedienen Fehlerbehandlung... 11

2 1. Übersicht Es sollte eine Excelarbeitsmappe als Eigentümer Abstimmungs- und Anwesenheitsformular erstellt werden. Im Einzelnen wurde eine Maske erstellt, in der die Eigentümer und deren Eigentumsanteile eingetragen werden. Jeder Eigentümer kann als anwesend oder nicht anwesend gekennzeichnet werden. Durch diese Kennzeichnung besteht die Möglichkeit mit Ja, Nein oder Enthaltung abzustimmen. Wurde eine Abstimmung abgegeben, werden die anderen Abstimmungsmöglichkeiten gesperrt. Zur Auswertung wird sowohl das direkte, als auch das prozentuale Abstimmungsergebnis und das der Eigentümeranteile angezeigt. 2. Einstellungen vor der 1. Benutzung Vor dem 1. Benutzen der Datei müssen noch einige kleinere Einstellungen in Excel bzw. in der Datei getätigt werden. Zunächst muss eine leere Exceldatei geöffnet werden. Nach dem Öffnen muss nacheinander in der Menüleiste Extras => Makro => Sicherheit ausgewählt werden. In dem Dialogfenster Sicherheit muss dann das Registerblatt Sicherheitsstufe angewählt werden, sofern dieses nicht bereits angezeigt wird. In dieser Ansicht muss dann die Einstellung Mittel aktiviert werden (siehe Abbildung). Mit einem Klick auf den Button OK wird die Einstellung übernommen. Nun kann die Datei Vorlage_Anwesenheits_und_Abstimmungsformular.xls durch einen Doppelklick geöffnet werden. Beim Öffnen erscheint ein Abfrage-Dialog, bei dem die Möglichkeiten bestehen, Makros zu aktivieren oder zu deaktivieren (siehe Abbildung). Da in dem Formular mit Makros gearbeitet wird, müssen Makros aktiviert werden. Damit allerdings nicht bei jedem Starten der Datei diese Abfrage erscheint, muss in dem Dialogfenster zunächst auf den Button Details geklickt werden.

3 Daraufhin erscheint ein weiteres Fenster, in dem im Registerblatt Allgemein der Button Zertifikat anzeigen betätigt werden muss (siehe Abbildung). Auch nach diesem Klick öffnet wieder ein Dialogfenster in dem wieder im Registerblatt Allgemein der Button Zertifikat installieren ausgewählt werden muss (siehe Abbildung).

4 In dem nachfolgenden Fenster muss der Button Weiter > betätigt werden (siehe Abbildung)

5 Das daraufhin angezeigte Fenster bleibt unverändert, sofern dort der Punkt Zertifikatspeicher automatisch auswählen bereits aktiviert ist und wird mit einem Klick auf den Button Weiter > bestätigt (siehe Abbildung). Das nächste Fenster dient der Übersicht und kann mit einem Klick auf Fertig stellen bestätigt werden (siehe Abbildung).

6 Die erscheinende Sicherheitswarnung kann mit Ja bestätigt werden (siehe Abbildung). Man erhält daraufhin ein Fenster mit der Bestätigung eines erfolgreichen Importvorgangs (siehe Abbildung). Die noch offenen Fenster schließen Sie mit jeweils einem Klick auf OK. Sie sehen abschließend wieder das Ausgangs-Dialogfenster, in dem Sie den Button Makros aktivieren betätigen müssen. Daraufhin öffnet die Exceldatei. Diese muss dann wieder geschlossen und erneut geöffnet werden.

7 Während des Öffnens erscheint wieder das Dialogfenster Sicherheitswarnung mit den Auswahlmöglichkeiten Makros zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Allerdings ist in diesem Fenster nun die Auswahl Makros aus dieser Quelle immer vertrauen, die vorher nicht aktiv war, freigegeben. Hier markieren Sie diese Auswahl, so dass dort ein Haken erscheint und klicken danach auf den Button Makros aktivieren (siehe Abbildung). Danach öffnet die Datei. Wird nun die Datei wieder geschlossen und geöffnet, erscheint die Makroabfrage nicht mehr. Somit ist bei jedem Benutzen der Datei sichergestellt, dass die Funktionen zum Sperren und Freigeben der Eingabemöglichkeiten im vollen Umfang zur Verfügung stehen.

8 3. Anleitung zum Bedienen Die neue Symbolleiste: Beim Öffnen der Datei wird eine neue Symbolleiste erzeugt. Diese enthält 2 Schaltflächen - Abstimmung neu und Abstimmung speichern (siehe Abbildung). Diese Symbolleiste wird beim Schließen der Datei wieder von Ihrem System gelöscht. Mit der Schaltfläche Abstimmung neu besteht die Möglichkeit entweder alle Einträge oder nur die Abstimmungseinträge in dem Formular zu löschen. Betätigt man sie erscheint ein Abfrage-Dialog (siehe Abbildung). Hier hat man die Möglichkeit zu entscheiden ob alles oder nur die Abstimmungseinträge gelöscht werden sollen. Mit Klick auf Ja wird alles gelöscht, mit Klick auf Nein werden nur die Eintrage anwesend/nicht anwesend, Ja, Nein und Enthaltung gelöscht. Bei Auswahl Abbrechen wird kein Eintrag gelöscht, es schließt lediglich das Dialogfenster. Über den Button Abstimmung speichern besteht die Möglichkeit die Abstimmungs- /Anwesenheitsliste zu speichern. Die Datei wird an dem gleichen Speicherort wie die Vorlagendatei gespeichert. Die Datei erhält den Namen aus der Kombination der Einträge Grund/ besondere Bemerkungen und Datum. Als Beispiel: Bei dem Eintrag Grund/ besondere Bemerkungen steht Abstimmung für Umbau, als Datum steht Dann lautet der Dateiname nach dem Speichervorgang Abstimmung_für_ Umbau_14_03_2009.xls.

9 Eintragungen und Abstimmung: Bei einem leeren Formular können nur Einträge in den Spalten Name des Eigentümers und Schlüssel gemacht werden. Die Spalten anwesend/ nicht anwesend, Ja, Nein und Enthaltung sind für eine Eingabe gesperrt. Erst nach Eingabe in die Spalten Name des Eigentümers und Schlüssel wird die Spalte für anwesend/ nicht anwesend für eine Auswahl freigegeben. Hier kann aus einem DropDown- Menü die Einträge anwesend und nicht anwesend ausgewählt werden. Wird hier ein anderer Eintrag getätigt, erscheint eine Fehlermeldung mit entsprechendem Hinweis auf dem Bildschirm und der Eintrag wird gelöscht (siehe Abbildung). Wird ein Eigentümer als nicht anwesend gekennzeichnet, wird die Stimme dieses Eigentümers automatisch als Enthaltung ausgewertet. Nachdem angegeben wurde, ob ein Eigentümer anwesend oder nicht anwesend ist, werden die Spalten für die Abstimmungen Ja, Nein und Enthaltung freigegeben. In diese Spalten muss nun der Buchstabe x (Groß/ Kleinschreibung ist hierbei nicht zu beachten) bei einer Abstimmungsmöglichkeit getätigt werden. Wird hier ein anderer Buchstabe als x eingetragen erscheint eine Fehlermeldung mit entsprechendem Hinweis auf dem Bildschirm und der Eintrag wird gelöscht (siehe Abbildung). Nach Eingabe einer Abstimmungsmöglichkeit werden die beiden anderen Möglichkeiten für eine Eingabe gesperrt. Wird eine bereits getätigte Abstimmung gelöscht, werden die beiden anderen Abstimmungsmöglichkeiten wieder für eine Eingabe freigeschaltet.

10 Abstimmungsauswertung: Auf der rechten oberen Seite des Formulars werden die einzelnen Auswertungen angezeigt (siehe Abbildung). In der Abstimmung Köpfe werden die direkten abgegebenen Stimmen, also Ja, Nein und Enthaltung ausgewertet. In der Auswertung darunter ( Abstimmungsergebnis Schlüssel ) wird eine Auswertung entsprechend der Eigentumsanteile eines jeden Eigentümers entsprechend der abgegebenen Stimmen, also Ja, Nein und Enthaltung ausgewertet. Die Abstimmung Abstimmungsergebnis Prozentual zeigt die prozentuale Abstimmung entsprechend der abgegebenen Stimmen, also Ja, Nein und Enthaltung der Auswertung Abstimmungsergebnis Köpfe auf. Angezeigt werden außerdem noch die Anzahl der in der Liste eingetragenen Eigentümer und die Anzahl der anwesenden Eigentümer. Änderungen an der Vorlage: Es besteht die Möglichkeit Formatänderungen an der Vorlage vorzunehmen. Hierzu muss der Blattschutz per Hand unter Extras => Schutz => Blattschutz aufheben deaktiviert werden. Ein Passwort wird nicht benötigt, da keines vergeben wurde. Bei den Änderungen muss aber darauf geachtet werden, dass keine Änderungen am Aufbau der Vorlage, wie z.b. Spalten einfügen oder löschen, durchgeführt werden, da dadurch nicht mehr sichergestellt werden kann, dass die VBA-Skripte ohne Fehler ihre Arbeit verrichten.

11 4. Fehlerbehandlung Da nicht auszuschließen ist, dass im täglichen Umgang mit der Datei Fehler auftreten, wurde eine Fehlerbehandlung integriert. Diese legt bei Auftreten eines Fehlers eine Logdatei mit dem Namen aktuelles Datum.log an. Als Beispiel: Fehler tritt auf am Name der Logdatei: log Die Log-Datei wird im gleichen Verzeichnis, in dem sich die Vorlagendatei befindet, abgelegt. Zusätzlich wird auf dem Bildschirm eine Meldung mit dem aufgetretenen Fehler angezeigt (siehe Abbildung). Sollte der Fehler mehrfach auftreten, so muss die erzeugt Log-Datei mir an die adresse übermittelt werden. Außerdem benötige ich eine kurze Fehlerbeschreibung und eine Festnetztelefonnummer für eventuelle Rückfragen.