Xnet-Botendienst. Anleitung Botendienstversion

Transkript

1 Anleitung Botendienstversion

2 Inhaltsverzeichnis (Webserver)... 2 Anmeldung... 2 Symbolleiste... 3 Suchfunktion... 4 Tourplanung... 5 Nicht zugeordnete Lieferungen... 6 Einzelne Lieferungen anzeigen... 6 Tourstatus... 7 Druckoptionen... 7 Lieferschein Zusatzoptionen... 7 Unbezahlte Lieferungen... 7 Ablauf... 8 Bearbeitungshinweise für eine Tour... 8 Etiketten Druckbereich... 9 Arbeiten mit mehreren Botendienstapotheken... 9 Endkontrolle Selektionsmöglichkeiten in der Endkontrolle Mehrere Touren buchen Lieferungen Verwaltung Boten Benutzer Archiv Lieferung/en einsehen Auswertung Lieferungsauswertung Botenauswertung ADG WissensManagement Anleitung Seite 1 von 15

3 (Webserver) Anmeldung Wenn Sie im Explorer eingeben, bekommen Sie folgende Startseite angezeigt: Bevor Sie sich am Webserver anmelden, erhalten Sie gegebenenfalls auf dem Anmeldebildschirm, in der rechten unteren Ecke, eine Information, dass eine neue Version auf den Webserver geladen wurde. Die Änderungen können Sie sich nach der Anmeldung über die Hilfe-Schaltfläche anzeigen lassen. Geben Sie bitte Benutzername und Passwort ein und wählen Sie anmelden: Die Auswahl einer Apotheke erscheint nur, wenn Sie den Botendienst filialübergreifend betreiben. ADG WissensManagement Anleitung Seite 2 von 15

4 Symbolleiste Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Symbol. Ihnen wird der angemeldete Benutzer angezeigt. Mit einem Mausklick öffnet sich die Suchfunktion. Sie müssen Nachname oder Auftragsnummer eingeben um eine Suche zu starten. Wenn Sie dieses Symbol anwählen, erfolgt eine Aktualisierung der gesamten Seite. Öffnet für Sie die Hilfe und Änderungsmitteilungen. Abmelden des Benutzers. Öffnet die Tourplanung. Öffnet die Endkontrolle. Öffnet die Verwaltung. Öffnet das Archiv. Öffnet die Auswertung. Wenn am Botendienst-Server nicht gearbeitet wird, erfolgt die automatische Abmeldung nach 90 Minuten: ADG WissensManagement Anleitung Seite 3 von 15

5 Suchfunktion Mit einem Mausklick auf die Lupe öffnen Sie die Suche: Tragen Sie die gewünschten Suchkriterien ein und mit einem Klick auf Suche starten öffnen sich die Suchergebnisse: Mit einem Klick auf öffnen Sie die Detailansicht: Mit einem Klick auf schließen Sie die Detailansicht wieder. ADG WissensManagement Anleitung Seite 4 von 15

6 Tourplanung Es öffnet sich ein Arbeitsbereich, in dem Sie eine Tour anlegen können. Nach Abschluss klicken Sie auf Speichern. Es öffnet sich ein Arbeitsbereich, in dem Sie die markierte Tour bearbeiten können. Nach Abschluss klicken Sie auf Speichern. Die von Ihnen markierte Tour wird gelöscht. Es öffnet sich ein Arbeitsbereich, in dem Sie Tourvorlagen anlegen, bearbeiten und löschen können. Eine Übersichtskarte zeigt Ihnen alle Stationen der markierten Tour. Wenn Sie eine Tour markiert haben, können Sie Lieferscheine, Quittungen für BTM / TFG und Kühlketten-Artikel (KK) sowie Etiketten ausdrucken. Haben Sie eine Lieferung markiert, können Sie über das Symbol die Positionen der Lieferung anzeigen. Über die farbigen Punkte in der Tourplanung können Sie sehen ob der Zeitpunkt für eine Tour schon überschritten, für heute geplant oder schon in Lieferung ist: / Geplanter Tourzeitpunkt liegt in der Vergangenheit. / Tour ist für heute geplant. / Tour ist für heute geplant und in Lieferung oder beendet. Sollen Eingaben einer neu angelegten / bearbeiteten Tour oder einer Tourvorlage nicht gespeichert werden, können Sie diese mit einem Klick auf verwerfen. ADG WissensManagement Anleitung Seite 5 von 15

7 Nicht zugeordnete Lieferungen Nicht zugeordnete Lieferungen können Sie per Drag & Drop einer Tour zuordnen. Dies ist nur möglich, wenn die Tour für die Apotheke freigegeben ist. Einzelne Lieferungen anzeigen Durch markieren einer Tour, werden die zugeordneten Lieferungen angezeigt: Über die Schaltflächen, rot umrandete Symbole rechts von den angezeigten Lieferungen, haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie speichern eine selbst gewählte Sortierung der angezeigten Lieferungen. Sie setzen die Lieferungen wieder auf die Standardsortierung zurück. Haben Sie eine Lieferung markiert, können Sie über das Symbol die Positionen der Lieferung anzeigen. Haben Sie eine Lieferung markiert, können Sie über das Symbol die Lieferung in Nicht zugeordnete Lieferungen verschieben. An dem Ausrufezeichen hinter der Spalte Status erkennen Sie, zu welcher Lieferung ein text eingegeben wurde. Wenn Sie den Mauszeiger auf dieses Ausrufezeichen stellen, bekommen Sie den Text angezeigt: ADG WissensManagement Anleitung Seite 6 von 15

8 Tourstatus Eine Tour kann drei Zustände haben: / offen: Der Tour können Lieferungen hinzugefügt werden. / bereit: Es können keine Lieferungen hinzugefügt werden. / in Lieferung: Es können keine Lieferungen hinzugefügt werden. Durch anwählen einer Zeile wird ein Kontextmenü geöffnet, in dem Sie wählen können, welchen Zustand die Tour hat. Wird der Status einer Tour geändert, erhalten auch die Lieferungen diesen Status. Bei Lieferungen, deren Status Bereit oder in Lieferung ist, können Sie in der Warenwirtschaft nichts mehr bearbeiten. Druckoptionen Die markierte Tour ermöglicht Ihnen den Ausdruck von Lieferscheinen, Quittungen für BTM/TFG und Kühlketten-Artikel (KK) sowie Etiketten. Wenn Sie auf das Symbol folgendes Fenster: klicken, öffnet sich Lieferschein Zusatzoptionen In den Zusatzoptionen können Sie unbezahlte Lieferungen der ausgewählten Tour für den Lieferscheindruck zuordnen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, für die Tour einen Bearbeitungshinweis einzutragen. Unbezahlte Lieferungen Der Bote liefert die Ware aus, erhält aber von dem Kunden kein Geld. Das Geld soll durch eine andere Tour bei dem Kunden abgeholt werden. Dafür haben Sie die Möglichkeit, diese Lieferung auf dem Lieferschein der neuen Tour auszudrucken. Die Tour, in der sich die Lieferung befindet, deren Geld noch fehlt, muss den Status beendet haben. Die besagte Lieferung darf nicht geprüft sein. ADG WissensManagement Anleitung Seite 7 von 15

9 Ablauf Markieren Sie die Lieferung, in der das Geld für die unbezahlten Lieferungen abgeholt werden soll. In unserem Beispiel ist dies die Tour Dienstag. Danach rufen Sie den Lieferschein-/Etikettendruck mit folgender Schaltfläche auf. Wählen Sie dann : Über den Pfeil können Sie die Lieferungen anzeigen lassen. Setzen Sie für die Lieferungen, die Sie auf dem Lieferschein der oben aufgeführten Tour gedruckt haben möchten, einen Haken. Beenden Sie dann den Dialog mit der Schaltfläche. Die Tour in der sich die Lieferung befindet (deren Geld noch fehlt) kann erst von Ihnen gebucht werden, wenn das fehlende Geld abgeholt wurde. Sie können aber wie gewohnt die Lieferungen, deren Geld vorhanden ist, einzeln prüfen und buchen. Bearbeitungshinweise für eine Tour Für jede Tour kann ein Bearbeitungshinweis eingegeben werden. Zum Beispiel soll der Bote auf seiner Tour noch bei der Post vorbeifahren, um ein Paket abzuholen. Der eingegebene Freitext wird auf dem Lieferschein ausgedruckt. Markieren Sie die Lieferung, für die Sie den Text eingeben möchten. Drücken Sie die Schaltfläche und danach : In das blau umrandete Feld können Sie den gewünschten Text eintragen. Dieser wird auf dem Lieferschein, der oben aufgeführten Tour, ausgedruckt. ADG WissensManagement Anleitung Seite 8 von 15

10 Etiketten Druckbereich Der Ausdruck von Botendienstetiketten ist auf DIN A4 möglich. Ist ein DIN-A4-Bogen nicht mehr vollständig, können Sie die Stelle bestimmen, an welcher der Druck wieder angesetzt werden soll. Wählen Sie hierzu die Schaltfläche : Durch das Anklicken der Schaltflächen, die nicht bedruckt werden sollen, setzen Sie den Druck an dem ersten grünen Feld fort. Arbeiten mit mehreren Botendienstapotheken Diese Anzeige erhalten Sie nur, wenn sich in der Tour Lieferungen von Partnerapotheken befinden. Sie entscheiden selbst, ob Sie die Etiketten nur für die Lieferungen der angemeldeten Apotheke, also Ihrer Apotheke, drucken möchten oder die Etiketten aller Lieferungen, die sich in der Tour befinden: ADG WissensManagement Anleitung Seite 9 von 15

11 Endkontrolle Markieren Sie die Tour und beenden diese über das Symbol, wenn der Bote seine Auslieferung beendet hat. Sie können die markierte Tour über das Symbol wieder öffnen. Der Tourstatus wird auf in Lieferung gesetzt und Sie können Start- und Endzeit wieder bearbeiten. Sind alle Lieferungen geprüft, kann die Tour gebucht werden. Achtung! Nach Buchung einer Tour werden die Beträge in Ihren Tagesabschluss übernommen. Selektionsmöglichkeiten in der Endkontrolle Zur schnelleren und übersichtlicheren Bearbeitung der Touren haben Sie die Möglichkeit, in der Endkontrolle Selektionskriterien einzugeben. Hier stehen Ihnen Bote und Tour zur Verfügung: Standardmäßig werden die Informationen von Alle Boten und Alle Touren angezeigt. Sie haben aber die Möglichkeit, nach bestimmten Boten und / oder Touren zu selektieren. ADG WissensManagement Anleitung Seite 10 von 15

12 Mehrere Touren buchen Markieren Sie mit gedrückter <STRG>-Taste die Touren, die Sie auf einmal buchen möchten. Drücken Sie danach und alle Touren, die markiert sind, werden gebucht. Da nur geprüfte Touren gebucht werden können, prüft das Programm, ob Sie auch Touren markiert haben, die nicht geprüft sind. Ist dies der Fall, erscheint folgende Meldung: Lieferungen Markieren Sie die jeweilige Tour und wählen das Register Lieferungen, oder führen auf die gewünschte Tour einen Doppelklick aus. Es werden alle Lieferungen, die der Tour zugeordnet sind, angezeigt und stehen zur Prüfung bereit. Über dieses Symbol können Sie eine Lieferung der Tour prüfen. Mit dieser Schaltfläche können Sie alle Lieferungen der Tour prüfen. Über dieses Symbol können Sie eine Lieferung der Tour buchen. Mit dieser Schaltfläche können Sie alle Lieferungen der Tour buchen. Sie können eine markierte Lieferung erneut liefern lassen. Die so markierte Lieferung wird erneut an die Tourplanung übergeben. Entfernen Sie den Haken Zugestellt an oder setzen den erhaltenen Betrag auf 0, bevor Sie mit Prüfen und Buchen die Lieferung abschließen, fließt dieser Betrag nicht in den Tagesabschluss. Nach Abschluss der Tour sind folgende Tätigkeiten durchzuführen: 1. Tour beenden. 2. Lieferung prüfen, bzw. alle Lieferungen einer Tour prüfen. 3. Einzelne Lieferungen oder alle Lieferungen einer Tour buchen. ADG WissensManagement Anleitung Seite 11 von 15

13 Verwaltung In der Verwaltung können Sie Boten und Benutzer anlegen, bearbeiten und löschen. Boten Wenn Sie in den Spalten Von / Bis (roter Bereich mit Pfeil) keine Uhrzeit eintragen, arbeitet der Bote ganztags. Nachdem Sie auf dieses Symbol geklickt haben, öffnet sich ein Arbeitsbereich, in dem Sie einen Boten anlegen können. Nach Abschluss klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken öffnet sich ein Arbeitsbereich, in dem Sie den markierten Boten bearbeiten können. Nach Abschluss klicken Sie auf Speichern. Über diese Schaltfläche löschen Sie den markierten Boten. Über Verwaltung > Bote können Sie einen angelegten Boten deaktivieren. Diese deaktivierten Boten werden nicht gelöscht. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, deaktivierte Boten wieder zu aktivieren. Die Anzeige ist mit oder ohne deaktivierte Boten möglich. Der deaktivierte Bote wird aus den eingetragenen Tourvorlagen automatisch entfernt. Ist er einer Tour zugeordnet, dann bleibt die Zuordnung erhalten. ADG WissensManagement Anleitung Seite 12 von 15

14 Benutzer Über Benutzer können Sie steuern welcher Mitarbeiter oder welcher Bote einen eigenen Zugang mit zugeordneten Rechten bekommt. Es öffnet sich ein Arbeitsbereich, in dem Sie Benutzer anlegen können. Nach Abschluss klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, öffnet sich ein Bereich, in dem Sie den markierten Benutzer bearbeiten können. Nach Abschluss klicken Sie auf Speichern. Über diese Schaltfläche löschen Sie den markierten Benutzer. Zur schnelleren Bearbeitung der Bediener haben Sie die Möglichkeit als Selektionskriterien den Benutzernamen, den Vornamen, den Nachnamen, die Apotheke oder den Ort auszuwählen und können durch setzen des Hakens direkt auf die deaktivierten Benutzer umschalten: ADG WissensManagement Anleitung Seite 13 von 15

15 Archiv Im Archiv können Sie alle bisher gebuchten Touren einsehen: Nach dem Öffnen des Archivs müssen Sie den Anzeigezeitraum (rot markierter Zeitbereich) eingeben und danach betätigen. Lieferung/en einsehen Mit einem einfachen Mausklick auf die gewünschte Tour werden im unteren Bereich die Lieferungen dieser Tour angezeigt. Die Positionen der jeweiligen Lieferung können mit einem Doppelklick eingesehen werden. ADG WissensManagement Anleitung Seite 14 von 15

16 Auswertung Im Bereich können Sie Analysen über Touren, Lieferungen und Boten erstellen. Lieferungsauswertung Sie können zwischen Lieferungen und Touren wählen. Hier können Sie den gewünschten Boten auswählen. Sind mehrere Apotheken in dieser Auswahl vorhanden, können Sie die benötigte auswählen. Sie tragen einen Zeitbereich ein und klicken auf. Dann werden die Daten geladen. Botenauswertung Hier können Sie den gewünschten Boten auswählen. Sind mehrere Apotheken in dieser Auswahl vorhanden, können Sie die benötigte auswählen. Sie tragen einen Zeitbereich ein und klicken auf. Dann werden die Daten geladen. Über das Drucksymbol können Sie die erzeugte Auswertung drucken. ADG WissensManagement Anleitung Seite 15 von 15