MITARBEITERPORTAL - Benutzerhandbuch

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1 Stand MITARBEITERPORTAL - Benutzerhandbuch Einleitung Dieses Handbuch richtet sich an alle Beschäftigten, die das Mitarbeiterportal zu Informationszwecken nutzen und am webbasierten Antragsverfahren teilnehmen. Es beschreibt die grundlegenden Funktionen der Benutzerrollen und weist auf Besonderheiten in der Bearbeitung hin. Mitarbeiter und Vorgesetzter*

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung Anmeldung Mitarbeiterdaten Persönliche Daten Vertragliche Daten Arbeitsplatz Anträge Antrag stellen Antrag stornieren / zurückziehen Antragsgenehmigung Rollenwechsel Vertretung / Assistenz Anwendungssymbole

3 1. Anmeldung Die zur Anmeldung erforderliche Eingabe Ihres Benutzernamens und Kennworts erfolgt auf der Begrüßungsseite. Nach der ersten Anmeldung, sowie in regelmäßigen Abständen werden Sie aus Datensicherheitsgründen aufgefordert, ein neues Passwort zu vergeben. Bitte beachten Sie dabei die Vorgaben für die Vergabe neuer Passwörter. Es wird empfohlen, Ihr Passwort ausschließlich im Mitarbeiterportal und nicht für weitere Anwendungen zu verwenden. Ihr Passwort darf keiner zweiten Person zugänglich gemacht werden. Für die korrekte Eingabe Ihrer Login-Daten haben Sie maximal 5 Versuche zur Verfügung. Danach wird Ihr Zugang gesperrt. Bei verloren gegangenem Passwort oder fehlgeschlagenem Login kontaktieren Sie bitte Ihre Personalabteilung. 2. Mitarbeiterdaten 2.1 Persönliche Daten In dieser Rubrik können Sie Ihre im Portal hinterlegten Stammdaten (Personendaten) und adresse (Kommunikationsdaten) einsehen. Darüber hinaus finden Sie in der Kopfzeile zu den Persönlichen Daten generelle Angaben zu Ihrer Person; z.b. Mitarbeitername (Personalnummer) und Organisationseinheit. 3

4 2.2 Vertragliche Daten In dieser Rubrik wird Ihnen Ihre aktuelle im System hinterlegte Bankverbindung angezeigt. Unter den Archivierten Dokumenten finden Sie Ihre erstellten Verdienstabrechnungen, ELSTER Bescheinigungen und DEÜV Meldungen mit der Möglichkeit, diese downzuloaden und/oder auszudrucken. 4

5 3. Arbeitsplatz 3.1 Anträge Auf dem Reiter Anträge wird die Antragsübersicht mit sämtlichen Anträgen angezeigt, die Sie während einer definierten Zeitspanne, z.b. 7 Tage oder unbegrenzt, gestellt oder bearbeitet haben. Entscheidend ist die Einstellung der Sicht auf die Anträge in Abhängigkeit Ihrer Rolle: - In der aufgerufenen Übersicht werden die Anträge angezeigt, die Sie für sich selbst gestellt oder gespeichert haben. - In der Sicht offen werden Anträge angezeigt, die zur Bearbeitung durch Sie bereit liegen. - In der Sicht eines Mitarbeiters haben Vorgesetzte (und deren Vertreter) die Möglichkeit, die Anträge Ihrer Mitarbeiter einzusehen. - In der Sicht erledigt werden beendete Anträge angezeigt, an deren Bearbeitung Sie beteiligt waren. Beispiel für die Rolle Mitarbeiter: 5

6 Achten Sie in der Antragsübersicht auch auf die gewünschte Einstellung des Anzeige-Zeitraums. Anträge, die außerhalb der eingestellten Frist liegen, werden in der Übersicht nicht angezeigt! 3.2 Antrag stellen Wählen Sie aus dem Drop Down Menü die Antragsart aus, die Sie verwenden möchten und klicken Sie anschließend auf ok. Zur Zeit steht nur die Antragsart Urlaubsantrag zur Verfügung. 6

7 Nun wählen Sie die entsprechende Art der Fehlzeit aus indem Sie in dem Feld Wählen Sie die Art der Fehlzeit die Combobox aufklappen: Anschließend geben Sie das Datum es ersten und letzten Urlaubstags an. Wenn Sie die Maske ausgefüllt haben, schicken Sie Ihren Antrag über die Taste Antrag stellen an Ihren Vorgestzten Sobald Ihr Beschaffungsantrag genehmigt ist, erhalten Sie eine Bestätigungs . 7

8 3.3 Antrag stornieren / zurückziehen Bitte beachten Sie, dass nur genehmigte Anträge storniert werden können. Anträge mit dem Status offen werden über die Funktion Antrag zurückziehen storniert. Die gültigen Funktionen werden Ihnen automatisch über das Portal angeboten. Beispiel Stornierung: Zum Stornieren wählen Sie in der Antragsübersicht den jeweiligen Antrag mit einem Mausklick auf die Zeile aus. Auf der nun folgenden Maske betätigen Sie den button Stornierung anfordern und geben einen Text ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden. 8

9 In der Antragsübersicht können Sie nun in der Spalte Kommentar den zuvor eingegebenen Text sehen. Der Vorgesetzte erhält nun eine automatisch generierte und wird aufgefordert die Stornierung im Portal zu bearbeiten: Der Vorgesetzte meldet sich im Portal mit der Rolle Vorgesetzter an und sieht nun auf der Antragsübersicht alle offenen bzw. erledigten Anträge (je nach Auswahl auf der Maske). Um den Antrag eines bestimmten Mitarbeiters zu bearbeiten, empfiehlt sich die Einschränkung auf die Sicht eines Mitarbeiters. Nun erscheint im linken unteren Maskenbereich eine Suchfunktion. Hier geben Sie den Namen des / der Mitarbeiters / - in ein (muss nicht vollständig sein), betätigen die enter-taste und können durch Doppelklick auf den Namen unterhalb des Suchfeldes die Antragssicht für den / die ausgewählte / n Mitarbeiter /-in aufrufen. Bitte prüfen Sie in der Kopfzeile, ob Sie den korrekten Mitarbeiter aufgerufen haben! 9

10 4. Antragsgenehmigung In der Sicht auf die Anträge offen, werden alle zur Genehmigung anstehenden Anträge angezeigt. Durch Anklicken des gewünschten Antrages wird dieser geöffnet. Sie haben die Möglichkeit, nach Prüfung der Daten mit den entsprechenden Funktions-Buttons Anträge abzulehnen oder zu genehmigen. Bei Ablehnung von Anträgen erscheint ein Kommentarfeld, in das zwingend eine Begründung für die Ablehnung eingetragen werden muss. Anträge können aus der Antragsübersicht heraus auch per Sammelverfahren genehmigt werden. Dazu werden der oder die betreffenden Anträge mit einem Häkchen markiert und durch Klick auf Genehmigen verarbeitet. Diese Funktion steht nur für Genehmigungen zur Verfügung. Ablehnungen müssen einzeln getätigt werden. 10

11 5. Rollenwechsel Um die Vorgesetztenfunktionen im Mitarbeiterportal wahrzunehmen, ist ein Wechsel in die Vorgesetztenrolle erforderlich. Dieser kann jederzeit per Drop Down Menü rechts oben durchgeführt werden. Die Rolle Vorgesetzter steht lediglich Mitarbeitern mit Führungsfunktion zur Verfügung. Um selbst Anträge stellen zu können, müssen Vorgesetzte zurück in die Mitarbeiterrolle wechseln. In der Vorgesetztenrolle wird dieser Menüpunkt nicht angeboten. 11

12 6. Vertretung / Assistenz Vertreter können nur aus der Vorgesetzten-Rolle definiert werden. In der Maske Vertretung/Assistenz können ein oder mehrere Vertreter benannt werden. Dies erfolgt in einem zweistufigen Prozess: 1. Neuanlage mit dem Symbol Weißes Blatt. 2. Zuweisung Aufgaben / Rechte 12

13 Ausgewählt werden Person und Funktion (Standard-Einstellung ist Mitarbeiter), sowie Zeitraum und Berechtigungsumfang. Anschließend wird mit der Blauen Diskette abgespeichert und der Datensatz ist aktiv. Ihre Vertretung hat die Möglichkeit, in Ihrem Auftrag Anträge Dritter zu genehmigen/abzulehnen. Beim Dokumentieren des Antragsprozesses wird stets der Name der tatsächlich handelnden Person erfasst, d.h. die Aktivitäten Ihrer Vertretung können nachträglich lückenlos nachvollzogen werden. 7. Anwendungssymbole Nur farbige Symbole sind aktiv das hängt von der jeweiligen Maske und Rolle ab. 13

14 Suche nach Mitarbeiter(n) Kurzinformation zur Person Drucken Hilfe Neuanlage Speichern + Neuanlage Speichern Löschen Antragsverlauf Gültigkeit (Zeitraum) Zurück Seite zu Favoriten hinzufügen 14