DOKUMENTATION. Elektronische Veranstaltungsmappe. (v1.1, )

Transkript

1 DOKUMENTATION Elektronische Veranstaltungsmappe (v1.1, )

2 Auf den nachfolgenden Seiten werden die Funktionen der neuen elektronischen Veranstaltungsmappe beschrieben. Diese dient dazu Tätigkeiten, die bisher in Papierform erfolgten wie z. B. die Frequenzerfassung, in Zukunft elektronisch durchzuführen um hier Doppeleingaben zu vermeiden und den organisatorischen Aufwand sowie die Fehlerhäufigkeit zu minimieren. Der Einstieg in die elektronische Veranstaltungsmappe erfolgt über das bestehende Partnernet (siehe Screenshot) oder direkt über den Link Wechselt man direkt aus dem Partnernet in die elektronische Veranstaltungsmappe (emap) ist kein neuerliches Login erforderlich. Ruft man die elektronische Veranstaltungsmappe direkt auf, dann wird man aufgefordert sein Partnernet-Login/Partnernet-Passwort einzugeben: Durch Drücken des Buttons Hauptlogin öffnet sich ein Fenster, in dem alle noch nicht bestätigten Werkverträge angezeigt werden.

3 Klicken Sie auf den Button öffnen im rechten oberen Teil des Fensters um den Werkvertrag anzuzeigen bzw. downloaden. Über den Button Das ist korrekt bestätigen Sie Ihre SV-Einstufung und den Werkvertrag. Sollte sich an der SV-Einstufung etwas geändert haben, klicken Sie auf das ist nicht korrekt. Erläutern Sie kurz was sich geändert hat. Ein/e Mitarbeiter/in wird sich so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen, um die weitere Vorgehensweise zu besprechen.

4 Danach gelangt man dann weiter zur Liste der aktuellen Termine (es werden auch Termine die in der Vergangenheit liegen sowie zukünftige Termine angezeigt, damit z. B. Frequenzen nacherfasst werden können, dies funktioniert jedoch nur in einem gewissen Zeitraum) Durch Klick auf den Button Fortfahren wird der ausgewählte Termin (grün hinterlegt) ausgewählt und man kann für diesen Termin Informationen eingeben!

5 WICHTIG: der Termin kann später auch noch geändert werden, d.h. es ist möglich für mehrere Kurse z. B. den Arbeitsbericht zu erfassen. Nach Auswahl des Termins öffnet sich in der elektronischen Kursmappe die Frequenzeingabe. Liegt der Termin in der Vergangenheit, dann kann hier eine Frequenz erfasst/geändert werden - für zukünftige Veranstaltungen ist das natürlich nicht möglich! Im Kopfbereich der Kursmappe werden links oben Informationen zur bestehenden Veranstaltung angezeigt, über den Button Ändern kann die Veranstaltung/der Termin geändert werden. Im mittleren Kopfbereich werden zusätzliche Informationen zum Termin angezeigt (Termin, Ort, Raumnummer - falls erfasst, Sachbearbeiter, Start-, Endzeit, ) Im rechten Bereich kann über den Button zum Partnernet in das bereits bekannte Partnernet gewechselt werden. Im linken Bereich der elektronischen Kursmappe werden die einzelnen Menüpunkte angezeigt, die auf den nächsten Seiten detailliert beschrieben werden:

6 Der jeweils aktive Menüpunkt (im obigen Beispiel die Teilnehmer-Frequenz) ist fett hinterlegt. Teilnehmer-Frequenz Im Menüpunkt Teilnehmer-Frequenz muss die Anwesenheit der TN für den aktiven Termin eingetragen werden. Dies geht natürlich NICHT für zukünftige Termine. Es wird eine Liste aller Teilnehmer angezeigt, wo über die Buttons anwesend bzw. abwesend die Anwesenheit erfasst werden kann. Kommt ein TN später bzw. geht er früher ist diese Information im Feld Bemerkung einzugeben. Ein TN ist als anwesend einzutragen wenn er min. 50 % der Zeit anwesend war, darunter ist der Teilnehmer als abwesend zu markieren.

7 In der Erfassung kann jeder TN einzeln eingegeben werden oder man verwendet den Button Alle TN anwesend um alle TN zu kennzeichnen und dann nur die abwesenden Teilnehmer über manuelle Auswahl des Buttons Abwesend zu markieren. Drückt man den Button Teilnehmerliste dann öffnet sich eine Seite, wo man die bisherige Anwesenheit bzw. die noch mögliche Anwesenheit (wenn der TN ab jetzt immer anwesend ist) anzeigen kann. Dadurch können Fragen der TN wie z.b. Geht es sich mit der erforderlichen Anwesenheit überhaupt noch aus? bzw. Wie oft kann ich noch fehlen? beantwortet werden. Im Menüpunkt Nicht angeführte Teilnehmer melden können TN, die nicht angemeldet waren an das Kundenservice nachgemeldet werden. Es wird ein mit allen erforderlichen Daten generiert und diese Daten werden dann im Kundenservice nacherfasst. Beim nächsten Kurstermin sollte dieser TN dann in der Liste vorhanden sein.

8 Falls erforderlich kann in dieser Maske auch eine Datei angefügt werden.

9 Arbeitsberichte Im Hauptmenüpunkt Arbeitsberichte muss - wie bisher in Papierform - für jeden Termin (=Tag) ein Arbeitsbericht ausgefüllt werden. Die Eingabe der Informationen erfolgt in Freitext-Form, es müssen auch die Beginn- und Endzeit angegeben werden. Der Arbeitsbericht kann zu einem späteren Termin auch noch geändert werden, sobald der Werkvertrag (inkl. dem dazugehörigen Arbeitsbericht) jedoch abgerechnet wurde ist eine Änderung nicht mehr möglich. Durch Klick auf den Bearbeiten -Button können sie den Arbeitsbericht eingeben: Nach Eingabe des Textes wird dieser durch Drücken des Buttons Speichern in der Datenbank gespeichert. WICHTIG: Sie können hier nur den Arbeitsbericht des gerade aktuellen Termins eingeben - wollen Sie hier einen Arbeitsbericht für einen anderen Termin erfassen, dann müssen Sie über den Button Ändern (links oben am Bildschirm neben der Terminbezeichnung) einen anderen Termin auswählen.

10 Nachrichten Im Nachrichtenbereich können Sie Nachrichten/ s an den Sachbearbeiter/Kundenservice schicken bzw. werden Ihnen hier wichtige Nachrichten des Kundenservices/der Sachbearbeiter angezeigt. In einer ersten Phase der elektronischen Veranstaltungsmappe ist nur die -Funktion aktiv: Durch Klick auf die Schaltfläche an den Sachbearbeiter oder an das Kundenservice können sie auswählen, ob sie das Mail an den Sachbearbeiter bzw. das Kundenservice senden wollen. WICHTIG: Das wird über das Formular versendet und NICHT in der elektronischen Veranstaltungsmappe archiviert. Sobald sie z. B. Sachbearbeiter auswählen erscheint folgende Maske: Sie können hier die erforderlichen Daten eingeben bzw. einen Screenshot anfügen, und durch Drücken des Buttons Absenden wird ein an den Sachbearbeiter versendet. TIPP: Geben sie im Feld CC ihre private -Adresse ein, dann wird Ihnen eine Kopie dieser Nachricht zugesendet.

11 Werkvertragsabrechnung In diesem Modul werden alle ausgestellten Werkverträge (vom Neuesten zum Ältesten) angezeigt. Sämtliche bereits abgerechnete Werkverträge sind in der Spalte Status mit Abgerechnet markiert und können natürlich nicht mehr abgerechnet werden. Unbestätigte Werkverträge können in dieser Spalte über den Button Werkvertrag bestätigen bestätigt werden. Es öffnet sich ein kleiner Dialog, wo sie den Werkvertrag nochmals kontrollieren (im PDF) bzw. bestätigen können. Ihre bereits erfassten elektronischen Abrechnungen können Sie durch einen Klick auf das Formular-Symbol (mit der Lupe) in der ersten Spalte der Tabelle kontrollieren:

12 Durch Anklicken des Links Werkvertrag herunterladen können sie den ursprünglich ausgestellten Werkvertrag herunterladen, eine Kopie ausdrucken oder abspeichern. Schritt 1: Um einen Werkvertrag abzurechnen, klicken auf den Werkvertrag den Sie abrechnen möchten, dadurch wird dieser grün markiert und bestätigt die Eingabe mit Weiter.

13 Schritt 2: Erfassung des Honorars In der Zeile Betrag scheint immer der noch offene Betrag zum vereinbarten Honorar auf. Sie können den abzurechnenden Betrag auch in mehrere Teilbeträge aufteilen. Durch einen Klick auf Hinzufügen erstellen Sie eine neue Abrechnungszeile Durch klicken auf das Bearbeitungs- oder Löschen Symbol, kann die soeben erstellte Abrechnung editiert oder gelöscht werden. In der Zeile erfasstes Honorar werden alle Teilabrechnungssummen angezeigt und bieten einen Überblick wieviel noch offen ist.

14 Schritt 3: Definieren der Fahrtkosten Eingabe der Anzahl der Fahrten Betrag / KM ist bereits mit 0,42 ausgefüllt km / Fahrt Konto auswählen Startpunkt und Endpunkt eingeben, eventuell noch einen Kommentar anfügen und mit der Schaltfläche hinzufügen eine neue Abrechnungszeile generieren, die wieder mit den bearbeiten und löschen Symbol editiert oder gelöscht werden kann. Sind alle Eingaben korrekt gelangt man durch klicken der Schaltfläche Weiter zu

15 Schritt 4: Arbeitsberichte Es werden alle Arbeitsberichte bis zum Abrechnungsdatum angezeigt, durch einen Klick auf das editieren Symbol auf der linken Seite kann man den Arbeitsbericht noch weiter bearbeiten. Wenn Sie alle Arbeitsberichte zu diesem Kurs sehen möchten, klicken Sie auf alle

16 Arbeitsberichte anzeigen Mit dem Button Übernehmen speichern Sie den Arbeitsbericht. Mit der Schaltfläche Weiter kommen Sie zu Schritt 5: Übersicht Hier erhalten Sie eine Übersicht über Ihre zuvor getätigten Eingaben. Sie können auch noch Ihre optionale Rechnungsnummer eintragen, eine Datei (z. B.: Rechnungen über selbst gekaufte Hilfsmittel, eigene Abrechnung, usw. ) an den Sachbearbeiter übermitteln.

17 Durch betätigen des Absenden Button wird eine Seite über die erfolgreiche Datenübermittlung angezeigt. Sie haben hier auch noch die Möglichkeit durch Klick auf Druckdialog öffnen, Ihre Teil- / Abrechnung auszudrucken, eine Bestätigung per welche nochmals alle festgelegten Daten beinhaltet wird automatisch an Ihr Postfach gesendet.

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