ZUWES II Teilnehmerdatenerfassung Für Zuwendungsempfänger

Transkript

1 ZUWES II Teilnehmerdatenerfassung Für Zuwendungsempfänger Köln,

2 2 Teilnehmerdatenerfassung in ZUWES II Mit diesem Informationsblatt erhalten Sie eine Einweisung für die Teilnehmerdatenerfassung über ZUWES II aus der Sicht eines Antragstellers (A) bzw. eines Zuwendungsempfängers. 1 Inhalt 1 Inhalt Übersicht Neuen Teilnehmenden erfassen Teilnehmende auflisten Datenblätter drucken, filtern und sortieren Erfassung eines Maßnahmeabbruchs Verbleib des Teilnehmenden melden... 10

3 3 2 Übersicht Befindet sich ein Projekt im Status 50 - bewilligt, finden Sie auf der rechten Seite den Reiter Teilnehmende. Hierüber erfolgt die Teilnehmerdatenerfassung. Hier stehen Ihnen folgende Funktionen bzw. Menüpunkte zur Verfügung: neuen TLN erfassen - Anlage eines neuen Datenblatts für einen Teilnehmenden (TLN) alle TLN prüfen - Fehlerprüfung in den bereits erfassten Datenblättern TLN auflisten - Anzeige der bereits erfassten Datenblätter stornierte TLN auflisten - Anzeige der stornierten Datenblätter

4 4 3 Neuen Teilnehmenden erfassen Wählen Sie unter dem Reiter Teilnehmende die Funktion neuen TLN erfassen aus. Es öffnet sich die Maske des Teilnehmendenfragebogens. Um die Teilnehmerdatenerfassung zu starten muss die Einwilligungserklärung des TLN vorliegen. Bitte laden Sie diese über den Button Datei hinzufügen" hoch. Als Dateinamen vergeben Sie bitte die GUID des TLN. Diese wird in der ersten Zeile angezeigt. Durch Anklicken der Glühbirnensymbole erhalten Sie für verschiedene Felder eine Ausfüllhilfe. Die hochgeladene Datei kann bei Bedarf über das rote Kreuz am Ende der Zeile gelöscht werden.

5 5 Wird die Frage zur Einwilligung mit ja beantwortet, lassen sich weitere Seiten des Teilnehmendenfragebogens öffnen und bearbeiten. Befüllen Sie nun die grün unterlegten Felder. Bei den mit * gekennzeichneten Feldern handelt es sich um Pflichtfelder. Bitte achten Sie darauf, dass alle Felder ausgefüllt sind und dass das Textfeld Telefonnummer ohne Sonderzeichen zu befüllen ist. Die Beantwortung der Fragen (Teil D 3) ist freiwillig. Sollte ein Teilnehmender die Antwort zu diesen Fragen verweigern, ist in ZUWES die Antwortmöglichkeit keine Angabe auszuwählen. Verfügt der Teilnehmende über keine -Adresse, tragen Sie bitte keine- @esf.de ein.

6 6 Bitte speichern Sie den Teilnehmendenfragebogen nach dem Ausfüllen ab. Sollten Sie den Teilnehmendenfragebogen nicht ordnungsgemäß ausgefüllt haben, erscheinen beim Speichern Fehlermeldungen. Hier werden nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. Falscheingaben rot angezeigt Felder die nicht ausgefüllt sind, führen zu invaliden Daten. Die Konsequenz wäre, dass der Teilnehmendenfragenbogen korrigiert werden muss. Schlimmstenfalls können fehlende bzw. invalide Teilnehmendendaten einen Ausschluss des Teilnehmenden von der Förderung aus ESF-Mitteln zur Folge haben. Nachdem Sie die Felder des Teilnehmendenfragebogens ausgefüllt und den Speichern -Button gedrückt haben, befindet sich dieser weiterhin im Status in Erfassung. In diesem Status können Sie jederzeit Ergänzungen oder Änderungen vornehmen. Wenn Sie alle Angaben vollständig eingegeben haben, können Sie über den Button TLN prüfen überprüfen, ob Ihre Eingaben soweit vollständig sind.

7 7 Um die Teilnehmerdatenerfassung abzuschließen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: TLN aktivieren - Ist der TLN bei der Erfassung des Fragebogens noch im Projekt, so ist der Fragebogen auf aktiv zu setzen. Der Austritt und der Verbleib des TLN werden zu einem späteren Zeitpunkt gemeldet. TLN ausgetreten - Ist der TLN bei der Erfassung des Fragebogens bereits ausgetreten,melden Sie dies über den Button TLN ausgetreten TLN Verbleib melden - Ist der TLN bei der Erfassung des Fragebogens bereits ausgetreten und haben Sie bereits die Angaben zum Verbleib erfasst, schließen Sie Ihre Eingaben bitte über den Button TLN Verbleib melden ab. Abschließend erhalten Sie eine Meldung zum Statuswechsel. Hinweis: Es ist wichtig, dass das Sie ein Datenblatt nach Beendigung aller Eingaben nicht im Status in Erfassung belassen. Nur Datenblätter mit Status aktiv, ausgetreten oder Verbleib gemeldet können später in einen Bericht (z.b. in einen Zwischennachweis) übernommen werden. Abhängig davon, mit welchem Status Sie Ihre Eingaben abschließen, stehen Ihnen im Weiteren die folgenden Menüpunkte zur Verfügung: TLN öffnen - erneutes Anzeigen des Teilnehmendenfragebogens TLN drucken - Druck des Teilnehmendenfragebogens als PDF-Dokument TLN prüfen - Fehlercheck der erfassten Angaben TLN erneut bearbeiten - erneuter Wechsel in den Status in Erfassung TLN ausgetreten - Statuswechsel ausgetreten (Button nur im Status aktiv sichtbar) TLN stornieren - Stornieren eines Datenblatts

8 8 4 Teilnehmende auflisten Eine Übersicht über die bisher erfassten Teilnehmenden erhalten Sie über den TLN auflisten - Button. In dieser Übersicht können Sie auch erkennen, in welchen Status sich einzelne Datenblätter befinden. Wählen Sie unter dem Reiter Teilnehmende die Funktion TLN auflisten aus. Es öffnet sich folgende Maske: Hier können Sie z.b. überprüfen, in welchem Status sich ein einzelner TLN befindet. Sie können sich das einzelne Datenblatt erneut anzeigen lassen und TLN mit Status in Erfassung auch noch weiter bearbeiten. Durch Anklicken des jeweiligen TLN können Sie das entsprechende Datenblatt öffnen, drucken, prüfen, erneut bearbeiten, löschen und - wenn noch nicht aktiviert - aktivieren. Hinweis: Wenn Sie sich einen TLN anzeigen lassen möchten, klicken Sie bitte auf den entsprechenden TLN (Nachname, Vorname, TLN-Nummer, etc.), jedoch nicht auf die Projektnummer, da Sie ansonsten zum Antrag zurückgeleitet werden.

9 9 5 Datenblätter drucken, filtern und sortieren In den Bereichen TLN auflisten sowie stornierte TLN auflisten lassen sich Datenblätter einzeln auswählen und drucken. Ferner können Teilnehmerlisten gedruckt werden. Über die Filterleiste lassen sich TLN sortieren und filtern. Mit Klick auf die Spaltenüberschriften lassen sich TLN auf oder absteigend sortieren. Mit der Eingabe von Suchbegriffen in die Felder der Filterleiste können Teilnehmende z.b. nach Nachname, Eintrittsdatum, dem Status oder anderen Kriterien gefiltert werden. Es können zeitgleich mehrere Filter gesetzt werden. Unter Optionen kann die Darstellung der Übersicht verändert werden. Einzelne Spalten der Übersicht können ein oder ausgeblendet werden. Über Filter zurücksetzen wechseln Sie wieder in die Standardeinstellung. Über den Button Teilnehmerliste drucken lässt sich eine PDF Datei erstellen. Diese Teilnehmerliste zeigt immer die aktuell getroffene Teilnehmerauswahl. Sofern nur die Teilnehmenden in einem bestimmten Status oder eines bestimmten Teilprojekts herausgefiltert wurden, beinhaltet die Teilnehmerliste also nur diese Teilnehmenden.

10 10 6 Erfassung eines Maßnahmeabbruchs Ein Maßnahmeabbruch kann erfasst werden, so lange sich ein Datenblatt im Status in Erfassung oder im Status aktiv befindet. Um den Maßnahmeabbruch zu erfassen, öffnen Sie das betreffende Datenblatt und gehen auf die Seite Teilnehmendenfragebogen - Teil D4 und beantworten die Frage nach dem Abbruch mit ja. Anschließend erfassen Sie das Datum des Projektaustritts und speichern die Seite ab. Wenn Sie den Button TLN ausgetreten anklicken, erhalten Sie die Meldung, dass der Status erfolgreich umgeschaltet wurde.

11 11 7 Verbleib des Teilnehmenden melden Entsprechend den Vorgaben muss nach Austritt der Verbleib eines TLN gemeldet werden. Öffnen Sie dazu die Übersicht der Teilnehmenden über den Button TLN auflisten und wählen in der Liste den entsprechenden TLN aus. Öffnen Sie das Teilnehmerstammblatt über den Button TLN öffnen und gehen auf die Seite Teilnehmendenfragebogen - Teil D4.

12 12 Füllen Sie die hier grün unterlegten Felder aus. Wenn alle Felder ausgefüllt sind gehen Sie bitte auf Speichern um die Seite zu speichern. Wenn Sie die Seite des Teilnehmendenfragebogens vollständig befüllt haben, melden Sie den Verbleib des Teilnehmenden über den Button TLN-Verbleib ist gemeldet : Durch diesen Vorgang ändert sich der Status des Teilnehmenden von aktiv in den Status TLN05 - Verbleib gemeldet. In dem Status können Sie das entsprechende Teilnehmendendatenstammblatt öffnen, drucken, erneut bearbeiten und stornieren.