Bedienungsanleitung für den User des DOSSIER Text-Generators

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1 , Bedienungsanleitung für den User des DOSSIER Text-Generators Inhalt 1. Grundsätzliches Startseite & Navigation Bedienungssymbole Nachweis erstellen Personendaten Nachweisdaten Unterzeichner Zusammenfassung Einsatz beurteilen Textbausteine kontrollieren Nachweis übernehmen Nachweis editieren... 8

2 1. Grundsätzliches 1.1. Startseite & Navigation Logout Button Der ausgewählte Mandant (Einsatzorganisation) Diese Bedienungsanleitung Wechsel Systemsprache 1.2. Bedienungssymbole Symbole im Prozess der Nachweiserstellung Start: Erfassen eines Nachweises Neuen Eintrag hinzufügen/ Eintrag entfernen Direkt zur Beurteilung Zurück zur vorhergehenden Maske/ vorwärts zur nächsten Maske Abbrechen Nachweis in einem der beiden Word-Vorlagen generieren by IWP AG 15. Januar 2018 Seite 2/8

3 9 9 IWP AG 2. Nachweis erstellen 2.1. Personendaten Orange markierte Felder sind Muss-Felder (gilt für alle Bereiche des Tools) Wählen Sie die Zeugnisart: Abschlussnachweis oder Zwischennachweis Wahl männlich oder weiblich. Erfassen Sie den Nachnamen. Bestimmen Sie die Sprache des Instruments. Erfassen Sie den Vornamen. Erfassen Sie das Eintrittsdatum. Erfassen Sie das Austrittsdatum, nur relevant beim Abschlussnachweis. Erfassen Sie das Geburtsdatum. Erfassen Sie die Stunden pro Monat von bis z. Bsp.: 15 bis 20 Erfassen Sie den Namen Ihrer Organisation. Dieser wird als Absender eingesetzt. Erfassen Sie den Sitz Ihrer Organisation. Dieser wird beim Datum/Ort im Nachweis eingesetzt. by IWP AG 15. Januar 2018 Seite 3/8

4 2.2. Nachweisdaten Funktion Zielgruppe Personendaten Tätigkeit Wählen Sie die entsprechende Funktion aus. Nach der der Funktion, wird eine Zielgruppe angezeigt. Bitte klicken Sie diese an. Die Zielgruppe ist bei den meisten Funktionen identisch mit der Funktion. Zeigt die im Vorfeld erfassten Personendaten und den Einstiegssatz. Die Tätigkeiten-Liste aus der Funktion wird hier aufgeführt und wird für diesen Nachweis übernommen Unterzeichner Unterzeichner Erfassen Sie hier die Person und deren Funktion. Weitere Unterzeichner hinzufügen/entfernen. Sie können max. drei Unterzeichnerfelder erstellen. by IWP AG 15. Januar 2018 Seite 4/8

5 2.4. Zusammenfassung Nach Abschluss der Vorbereitungen erscheint eine Zusammenfassung aller Eckdaten. Über diesen Button wird der Vorbereitungsprozess abgeschlossen und der Beurteilungsprozess gestartet. Nach Bestätigung der Zusammenfassung mit diesem Button gelangt der DOSSIER- Generator User ohne Umweg direkt zur Beurteilung. 3. Einsatz beurteilen Papierkorb, damit werden angewählte Textbausteine entfernt. Beim Anklicken, werden die Textbausteine in einem Textfeld angezeigt und können übernommen werden. by IWP AG 15. Januar 2018 Seite 5/8

6 Wählen Sie in den Rubriken Arbeitsweise, Führung (optional), Arbeitsverhalten gezielt die Textbausteine der Kompetenzen aus, die für den Einsatz des freiwillig Engagierten zutreffen. Da der Nachweis eine Seite nicht übersteigen sollte macht es Sinn, eine zu treffen. Der Nachweis entspricht einem Empfehlungsschreiben. Wählen Sie den Textbaustein unter der Rubrik Empfehlung an. Darin wird die Übertragbarkeit auf andere Bereiche, wie auch auf die bezahlte Arbeit, zum Ausdruck gebracht. In der Rubrik Schlusstext erhalten Sie einen abschliessenden Dankessatz für den Zwischennachweis wie den Abschlussnachweis. In der Freiwilligenarbeit braucht es beim Abschluss-Nachweis im Normalfall keinen Grund für das Ausscheiden, im Zwischen-Nachweis soll zum Ausdruck gebracht werden, dass die Organisation sich freut, wenn sie weiter auf die Unterstützung durch die freiwillige Person zählen darf. 4. Textbausteine kontrollieren In diesem Fenster erhalten Sie die Übersicht über die angewählten Textbausteine. Sie haben hier die Möglichkeit nochmals in den Beurteilungsmodus zurück zu kehren und fehlende Textbausteine auszuwählen oder zu entfernen. Alle Textbausteine sind hier editierbar. Sie haben aber nach dem Öffnen im Word die Möglichkeit, die Textbausteine zu bearbeiten. Wir empfehlen, die Textbausteine zu übernehmen. Meiden Sie beim Editieren der Textbausteine Begriffe wie ziemlich, zufriedenstellend, meistens, eher. Diese könnten als Codierung schlechter Arbeit beurteilt werden und Ihre Aussage verfälschen. by IWP AG 15. Januar 2018 Seite 6/8

7 5. Nachweis übernehmen Wählen Sie hier die Vorlage aus: Vorlage für vorgedrucktes Formular Vorlage ohne vorgedrucktes Formular Beim Anklicken werden die Optionen Öffnen, Speichern ersichtlich. Das Dokument kann jetzt als Wordvorlage verwendet, bearbeitet und abgespeichert werden. WICHTIG beim Verlassen des DOSSIER-Generators werden alle erfassten Daten gelöscht. by IWP AG 15. Januar 2018 Seite 7/8

8 6. Nachweis editieren Logo einfügen Mustersatz auf Ihre Organisation anpassen Unterschriftenfeld Beachten Sie folgende Punkte: Der Einleitungstext soll Ihre Organisation abbilden und so den Kontext zur Aufgabe herstellen. Nur so wird die Übertragbarkeit auf andere Bereiche nachvollziehbar. Überprüfen Sie die Tätigkeiten ergänzen Sie Fehlendes und löschen Sie Nicht-Zutreffendes. Überprüfen Sie die Satzanfänge und passen Sie diese je nach der Textbausteine an. Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Erstellen von professionellen Nachweisen! Ihr benevol Team by IWP AG 15. Januar 2018 Seite 8/8