TEAMWORK- Uploader. Dokumentenaustausch mit dem PC

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Robert Becker
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1 TEAMWORK- Uploader Dokumentenaustausch mit dem PC

2 Inhalt 1.Upload-Ordner einrichten TEAMWORK mit lokalem Ordner verknüpfen Verwendung der Dokumentenarten...5 Standarddokumente...5 Standarddokumente (mit Hochgeladen-Ordner)...6 Buchhaltungsbelege...7 Downloader...9 Aktualisiert Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2

$1.Upload-Ordner einrichten Legen Sie auf Ihrem Desktop oder anderen Ort auf C:\ einen neuen Ordner$ Sie können auch innerhalb des Ordners weitere Unterordner anlegen.

Sie können auch innerhalb des Ordners weitere Unterordner anlegen.

3 1.Upload-Ordner einrichten Legen Sie auf Ihrem Desktop oder anderen Ort auf C:\ einen neuen Ordner an und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen. Sie können auch innerhalb des Ordners weitere Unterordner anlegen. Der Hauptordner wird in Teamwork als Sammlung angelegt, für jeden Unterordner wird innerhalb der Sammlung eine Untersammlung angelegt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3

1.TEAMWORK mit lokalem Ordner verknüpfen Sie können einen Ordner auf Ihrem Computer derart mit TEAMWORK verknüpfen, dass die Dokumente, die Sie darin speichern, automatisch in TEAMWORK hochgeladen

4 1.TEAMWORK mit lokalem Ordner verknüpfen Sie können einen Ordner auf Ihrem Computer derart mit TEAMWORK verknüpfen, dass die Dokumente, die Sie darin speichern, automatisch in TEAMWORK hochgeladen werden. Wählen Sie im Menü Systemadministration > System > DMS-Einstellungen verwalten und scrollen Sie nach unten bis zum Punkt Teamwork mit lokalem Ordner verknüpfen. Hier können Sie bis zu zehn Ordner auf Ihrem Computer wählen deren Inhalte Sie zu TEAMWORK hochladen oder von TEAMWORK herunterladen möchten. Hier können Sie folgende Einstellungen festlegen: Nr Feld bzw. Einstellung Auswirkung. Link 1 Ordner 1 Ordner 1 bis Ordner 10 Sie können bis zu 10 lokale Ordner mit TEAMWORK verbinden. 2 Bezeichnung Eigene, beliebige Bezeichnung keine für die Verknüpfung 3 Status aktiv/inaktiv Bei aktiv werden Dokumente hochgeladen, bei inaktiv nicht 4 Lokaler Ordner / Verzeichnis 5 Verbinden der Sammlung 6 Dokumentena rt 7 Verschieben in Sammlung Der Pfad zum gewünschten Upload-Ordner auf Ihrer Festplatte. Er kann eingegeben oder über den Link Verzeichnis ändern eingestellt werden. Die Ziel-Sammlung in TEAMWORK. Sie kann eingegeben oder über den Link Sammlung auswählen eingestellt werden. Wenn Sie einen neuen Sammlungsnamen eingeben, wird die Sammlung angelegt. Standarddokumente, Buchhaltungsbelege, Downloader oder Standarddokumente (mit Hochgeladen-Ordner) Nur für Dokumentenart Downloader: Optionale Angabe der TEAMWORK- Sammlung, in die heruntergeladene Dokumente verschoben werden sollen. Die Dokumente aus dem hier angegebenen Ordner werden automatisch in die im nächsten Feld bezeichnete TEAMWORK- Sammlung hochgeladen. Die Dokumente aus dem im vorigen Feld angegebenen Ordner werden automatisch in diese TEAMWORK-Sammlung in einer Untersammlung namens Uploader hochgeladen. Siehe folgender Abschnitt Dokumente, die über die Dokumentart Downloader von TEAMWORK heruntergeladen werden, werden gleichzeitig in die hier eingestellte Sammlung verschoben. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4

8 Ausschluss- Liste Angabe, welche Dateien nicht über den Upload-Ordner in TEAMWORK hochgeladen werden sollen. Tragen Sie den vollständigen Dateinamen ein, um eine Datei auszuschließen (etwa thumbs.

5 8 Ausschluss- Liste Angabe, welche Dateien nicht über den Upload-Ordner in TEAMWORK hochgeladen werden sollen. Tragen Sie den vollständigen Dateinamen ein, um eine Datei auszuschließen (etwa thumbs.db, DS_Store) und/oder ein Sternchen und eine Dateiendung (etwa *.ini, *.csv), um alle Dateien eines Typs auszuschließen. Trennen Sie die Eingaben mit einem Komma. Die hier gelisteten Dateien (z. B. Systemdateien) werden nicht hochgeladen. 2.Verwendung der Dokumentenarten Standarddokumente Im folgenden Bild wurde ein lokaler Ordner mit einer Sammlung in TEAMWORK verknüpft. Die beiden Ordner müssen nicht unbedingt gleich heißen. Direkt nach dem Speichern dieser Einstellung werden die Dokumente im Ordner Reporting hochgeladen. So sieht der Ordner im Windows Explorer aus und so die Sammlung Reporting in TEAMWORK nach dem Hochladen der Dokumente: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5

Standarddokumente (mit Hochgeladen-Ordner) Sie können sich den Upload von Standarddokumenten auch so einrichten, dass bereits hochgeladene Dokumente auf Ihrem PC in einen automatisch angelegten

Sobald Sie sich mit Scopevisio verbinden, werden die Belege in die Belegarbeitsliste von Scopevisio hochgeladen und auf dem PC in einen (automatisch angelegten) Ordner _Hochgeladen verschoben.

6 Standarddokumente (mit Hochgeladen-Ordner) Sie können sich den Upload von Standarddokumenten auch so einrichten, dass bereits hochgeladene Dokumente auf Ihrem PC in einen automatisch angelegten Ordner namens _Hochgeladen verschoben werden. Die TEAMWORK-Einstellung sieht folgendermaßen aus: Es wurden Dokumente in den entsprechenden lokalen Ordner auf dem PC geladen. Sobald Sie sich mit Scopevisio verbinden, werden die Belege in die Belegarbeitsliste von Scopevisio hochgeladen und auf dem PC in einen (automatisch angelegten) Ordner _Hochgeladen verschoben. Hinweis: Die Dokumente werden nur hochgeladen, wenn die Instanz des Benutzers geöffnet ist, der die Verknüpfung von TEAMWORK-Sammlung und lokalem Ordner erstellt hat. Sollte Ihr Scopevisio geschlossen sein, werden die Dokumente hochgeladen, sobald Sie sich in Ihrer Anwendung anmelden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6

Wenn Sie den Ordner _Hochgeladen öffnen, sehen Sie die hochgeladenen Belege, die ebenfalls automatisch mit dem Präfix _Hochgeladen versehen wurden.

7 Wenn Sie den Ordner _Hochgeladen öffnen, sehen Sie die hochgeladenen Belege, die ebenfalls automatisch mit dem Präfix _Hochgeladen versehen wurden. Auf diese Weise kann es nicht passieren, dass Belege versehentlich doppelt hochgeladen werden. Im entsprechenden TEAMWORK-Ordner in der Untersammlung Upload finden Sie Ihre Dokumente wieder. Buchhaltungsbelege Sie können auch die Dokumentenart Buchhaltungsbelege angeben. Im folgenden Bild wurde ein zweiter Ordner, der Buchhaltungsbelege enthält, mit einer entsprechenden Sammlung verknüpft. In den lokalen Ordner Belege wurden Belege geladen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7

8 Tipp: Möchten Sie eingescannte Eingangsrechnungen hochladen, geben Sie diesen Ordner als Zielordner für die eingescannten Dokumente Ihres Scanners ein. Sobald Sie sich mit Scopevisio verbinden, werden die Belege in die Belegarbeitsliste von Scopevisio hochgeladen und auf dem PC in einen (automatisch angelegten) Ordner _Verarbeitet verschoben. Hinweis: Die Dokumente werden nur hochgeladen, wenn die Instanz des Benutzers geöffnet ist, der die Verknüpfung von TEAMWORK-Sammlung und lokalem Ordner erstellt hat. Sollte Ihr Scopevisio geschlossen sein, werden die Dokumente hochgeladen, sobald Sie sich in Ihrer Anwendung anmelden. Wenn Sie den Ordner _Verarbeitet öffnen, sehen Sie die hochgeladenen Belege, die ebenfalls automatisch mit dem Präfix _Verarbeitet versehen wurden. Auf diese Weise kann es nicht passieren, dass Belege versehentlich doppelt hochgeladen werden. Wenn Sie jetzt im Scopevisio Menü den Punkt Buchhaltung > Buchen > Belegarbeitsliste wählen, sehen Sie dort die hochgeladenen Belege. Von hier aus können sie manuell oder automatisiert weiterverarbeitet werden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8

9 Hinweis: Im Unterschied zu Standarddokumenten werden PDFs, die unter der Dokumentenart Buchhaltungsbelege hochgeladen werden, auch direkt in die Belegarbeitsliste hochgeladen. Von hier aus können die Belege dann einfach verbucht werden. Downloader Mit der Dokumentenart-Einstellung Downloader werden, wie der Name schon andeutet, keine Dokumente vom PC zu TEAMWORK hochgeladen, sondern umgekehrt von TEAMWORK auf den PC heruntergeladen. Wie in den anderen Fällen verbinden Sie einen Ordner auf Ihrem lokalen PC mit einer TEAMWORK-Sammlung und speichern diese Einstellungen: Dies ist die einzige Dokumentenart, bei der auch die Einstellung Verschieben in Sammlung zum Tragen kommen kann. Hier können Sie (optional) eine Sammlung einstellen, in die Dokumente, die Sie auf Ihren PC heruntergeladen haben, anschließend in Teamwork verschoben werden. Auf diese Weise wissen Sie, was bereits heruntergeladen wurde, und versuchen nicht, die Dateien doppelt herunterzuladen. Um dies auszuprobieren, laden Sie nun Dokumente in die TEAMWORK-Sammlung. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9

10 Kaum ist dies geschehen, werden die Dokumente auch schon in den vorgegebenen Ordner auf Ihren Computer heruntergeladen. Mit diesen vier Einstellungen können Sie die perfekte Kommunikation zwischen Ihrem lokalen Computer oder mobilen Endgerät und Scopevisio TEAMWORK herstellen. 10 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite

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