Buchhaltung - VA-Abrechnung

Transkript

1 Buchhaltung - VA-Abrechnung Inhalt Allgemeines Belegdaten Verbuchung nach Abreisedatum Leistungen Eingabe der Provisionsdaten Beispiele Umgang mit DI Fees bei Flügen Belege aus Leistung Schaltflächen Allgemeines Über diese Sitzungsart können Sie manuell Veranstalterabrechnungen eingeben. Neben der manuellen Verbuchung der Veranstalterabrechnung haben Sie die Möglichkeit, die Daten manuell einlesen zu lassen. Bei welchen Veranstaltern dies zur Verfügung steht und was Sie dafür tun müssen, können Sie beim Bewotec Support erfragen. Die Maske besteht aus drei Bereichen: Belegdaten: hier geben Sie die Kopfdaten des Belegs ein Leistungen: in dieser Suchliste können Sie die notwendigen Leistungen für die Abrechnung auswählen. Belege aus Leistung: in diesem Bereich werden alle Leistungen angezeigt, bei denen Sie die Zahlung vom oder an den Veranstalter eingegeben haben.

2 Die einzelnen Bereiche werden in den nächsten Abschnitten detailliert besprochen. Nach oben Belegdaten In diesem Bereich geben Sie die Kopfdaten des Belegs ein. Diese Daten gelten dann für alle Belegpositionen innerhalb des Belegs. Sie können die folgenden Daten eingeben: Feldname Kreditor Belegdatum Periode Belegnummer Belegtext OP Datum Beschreibung Konto des Veranstalters in der myjack Buchhaltung das Datum, zu dem der Beleg verbucht werden soll. Dieses Datum bestimmt, in welche Periode der Beleg gehört. Ist das Feld leer, wird das Abreisedatum als Belegdatum vorgeschlagen. die buchhalterische Periode, in der der Beleg verbucht wird. In der Saldenliste oder dem Kontoblatt haben Sie später die Möglichkeit, nach einer Periode einzugrenzen. bei der Veranstalterabrechnung bietet es sich an, als Belegnummer die Rechnungsnummer des Veranstalters einzugeben. Beim Verbuchen der Abrechnung wird auf dem Kreditor eine OP angelegt, der OP Name wird aus diesem Feld bezogen. Ist das Feld leer, wird die Veranstalter Buchungsnummer als Belegnummer vorgeschlagen. ein allgemeiner Text zur besseren Verständlichkeit. Ist das Feld leer, so wird in der Eingabemaske der Provision ein Belegtext vorgeschlagen nach folgendem Schema: "Reisedatum, Zielgebietskürzel, Vorgangsart + myjack-nr., VA-Kürzel + VA-Buchungsnummer / erste Preisart-Name, "Kd." Kundennummer Kundenname, "VA-Rechnung" Beispiel: " , DUB, Auftrag 14762, AIDA , Pauschalpreis, Kd Doormann, VA Rechnung" Fällikeitsdatum für den OP. Ist das Feld leer, wird das Abreisedatum als OP Datum vorgeschlagen. Beim Auswahl des Kreditor kann es sein, dass der von Ihnen gesuchte Veranstalter nicht in der Liste im Feld < Kreditor > enthalten ist. Dies ist darauf zurückzuführen, dass in myjack nicht jeder Veranstalter ein eigenes Kreditorenkonto haben muss. Ein Kreditor kann auch mehrere Veranstalter unter sich vereinigen, wie zum Beispiel bei den Veranstaltern TOC und NEC, die beide auf das gleiche Konto , Kreditor Thomas Cook, buchen. Wenn Sie sich unsicher sind über den Kreditor, den Sie nutzen müssen, so können Sie diese Information aus der Preisart im Vorgang beziehen. Nehmen Sie dazu einen Vorgang in Bearbeitung und öffnen Sie eine Preiszeile des gewünschten Veranstalters (im Beispiel: TIP). Machen Sie nun einen Rechtsklick auf die Preisart und wählen < Preisinformationen anzeigen >. Es werden dann die Detailinformationen zu der Preisart angezeigt, unter anderem das hinterlegte Kreditorenkonto. Wenn im Bereich Belegdaten das Feld < Belegnummer > befüllt wurde, so werden alle Eingaben in einem OP auf dem Kreditor zusammengefasst. Als OP Nummer wird hier die Belegnummer aus der VA Abrechnung benutzt. Wenn im Bereich Belegdaten das Feld < Belegnummer > befüllt wurde, so werden alle Eingaben in einem OP auf dem Kreditor zusammengefasst. Als OP Nummer wird hier die Belegnummer aus der VA Abrechnung benutzt.

3 Verbuchung nach Abreisedatum Sie können über das Belegdatum steuern, ob die Erlöse mit einem bestimmten Datum verbucht werden sollen, oder nach dem Abreisedatum. Wenn Sie in der VA Abrechnung das Belegdatum befüllen, wird für alle aufgerufenen Leistungen dieses Datum als Belegdatum vorgeschlagen. Lassen Sie das Feld < Belegdatum > leer, wird das Abreisedatum als Belegdatum vorgeschlagen.

4 Nach oben Leistungen In diesem Bereich steht Ihnen die gleiche Suchmaske zur Verfügung wie in der Leistungsliste. Geben Sie einfach die gewünschten Abfrageparameter ein und klicken auf die Schaltfläche mit dem Lupen Symbol.

5 myjack zeigt Ihnen eine Liste mit Leistungen an. Dabei können Sie anhand der Spalte < Eingangs-RE > oder anhand des Euro Symbols am Ende der Zeile feststellen, ob für diese Leistung eine VA Abrechnung eingegeben wurde. Feld < Eingangs-RE > enthält den Wert 0 bzw. rotes Euro Symbol bedeutet: es wurde keine VA Abrechnung verbucht. Feld < Eingangs-RE > entspricht dem Wert im Feld < Leistung > oder kein Eurosymbol bedeutet: die Leistung wurde über die VA Abrechnung komplett abgewickelt. Feld < Eingangs-RE > enthält einen Teil des Betrags im Feld < Leistung > oder ein gelbes Eurosymbol bedeutet: die Leistung wurde noch nicht komplett abgewickelt (z.b. bei Agenturinkasso, wo bisher nur die Anzahlung verbucht wurde) Durch einen Doppelklick auf eine Leistung wird die Eingabemaske für die Provisionen geöffnet. Details für diese Liste finden Sie in der Anleitung zur Leistungsliste. WICHTIG! Preiszeilen, die Dokumentennummern beinhalten, werden nicht über die VA-Abrechnung angezeigt, da wir davon ausgehen, dass Sie dann z.b. die BSP-Abrechnung einspielen, über die ein direkter Abgleich erfolgt. Wenn keine Dokumentennummern enthalten sind, können Sie die Leistung wie jede andere über die VA-Abrechnung abwickeln. Nach oben Eingabe der Provisionsdaten Nachdem Sie eine Leistung per Doppelklick in die Bearbeiten genommen haben, wird die Eingabemaske für die Provisionen angezeigt.

6 Diese Maske ist unterteilt in drei Bereiche: Im ersten Bereich werden Daten aus dem Vorgang, dem Kunden und die Reiseteilnehmer angezeigt. Der zweiten Bereich enthält Daten zum Beleg und zu der Belegposition. Der dritte Bereich enthält Informationen zu bereits erfolgten Abrechnungen und die Eingabefelder für die Provision. Im letzten Bereich werden die Preiszeilen der Leistung angezeigt. Eingaben im Bereich Beleg/Belegposition Die Werte in diesem Bereich werden im Normalfall entweder aus der Eingabe der Belegdaten befüllt (bei Sammelrechnung) oder aus dem Vorgang zugesteuert. Feldname Erlöskonto Kreditor Verrechnung Inkasso Art Belegtext Belegnummer Belegdatum OP Datum Beschreibung Auf Basis des Veranstalter/Kreditors und des Steuersatzes der Provision werden hier die entsprechenden Erlöskonten vorgeschlagen. Man kann die Auswahl abändern. Darüber hinaus gibt es auch die Möglichkeit, hier manuell Aufwandskonten auszuwählen. Der Kreditor wird aus der Leistung zugesteuert. Wenn mehrere Veranstalter unter einer Abrechnung zusammengefasst werden, ist bei allen diesen Veranstalter das gleiche Kreditorenkonto hinterlegt. Dieser Wert ist nicht änderbar. Das Verrechnungskonto des Kreditors. Dieser Wert ist nicht änderbar. Die Inkassoart der Leistung/Preiszeile. Dieser Wert ist nicht änderbar. Wenn kein fixer Belegtext vorgegeben wird, setzt myjack einen Text nach folgendem Schema zusammen: "Reisedatum, Zielgebietskürzel, Vorgangsart + myjack-nr., VA-Kürzel + VA-Buchungsnummer / erste Preisart-Name, "Kd." Kundennummer Kundenname, "VA-Rechnung" Beispiel: " , DUB, Auftrag 14762, AIDA , Pauschalpreis, Kd Doormann, VA Rechnung" Die Belegnummer wird entweder aus den Eingaben der Belegdaten übertragen oder aus der Belegnummer vorbelegt. Das Belegdatum wird entweder aus den Eingaben der Belegdaten übertragen oder aus der Abreise vorbelegt. Das OP Datum wird entweder aus den Eingaben der Belegdaten übertragen oder aus der Abreise vorbelegt.

7 Eingabe der Provision Für die Eingabe der Provision benötigen Sie die folgenden Felder: Feldname Umsatz Provisionssatz Provisionsbetrag Beschreibung In diesem Feld wird der Leistungsbetrag abzüglich der abgerechneten und vorgemerkten Beträge angezeigt. Hier geben Sie den Provisionssatz für diese Leistung ein. Aus dem Feld < Umsatz > und dem Provisionssatz berechnet myjack den Betrag für das Feld < Provisionsbetrag>. Hier wird der Betrag angezeigt, der sich aus den Feldern < Umsatz > und < Provisionssatz > ergibt. Wenn Sie hier einen Betrag eingeben, berechnet sich der Provisionssatz automatisch neu. Steuerschlüssel Wenn die Provision mit Mehrwertsteuer belegt ist, können Sie hier den Steuerschlüssel eintragen. Wenn Sie im Feld < Erlöskonto > z.b. ein Aufwandskonto hinterlegt haben, so können hier unter Umständen auch andere Steuersätze angezeigt werden. Steuer zzgl. Zahlbetrag / Gutschrift Dieses Feld zeigt den Steuerbetrag an, der sich aus der Provision ergibt. Es ist nicht editierbar. Der Betrag, der für diese Leistung verbucht wird. Abhängig von der Inkassoart wird hier Zahlbetrag (AI) oder Gutschrift (DI) angezeigt. Wenn Sie den Betrag abändern, wird gleichzeitig der Provisionsbetrag und der Steuerbetrag angepasst. Bitte beachten Sie, dass Sie zur Eingabe der Provisionen immer die Felder < Umsatz >, < Provisionssatz > und < Provisionsbetrag > benutzen sollten. Wenn Sie den Zahlbetrag abändern, berechnet myjack zumindest die Provisionen neu, was zu einem unerwünschten Ergebnis führen kann. Dazu ein kurzes Beispiel: Sie bearbeiten einen Vorgang mit Agenturinkasso und Sie wollen nun eine Anzahlung über 300 verbuchen. Die Eingabe < Umsatz > = 300, < Provisionssatz > = 0 ergibt als Zahlbetrag 300. Dies ist das richtige Ergebnis! Wenn Sie der Einfachheit halber einfach nur den Zahlbetrag abändern, berechnet myjack auf Basis von < Umsatz > und < Zahlbetrag > die Provision. In unserem Beispiel ist der Wert der Leistung 2150, als Zahlbetrag wurden 300 eingegeben, daraus berechnet myjack eine Provision von Diese Berechnung ist technisch gesehen richtig, aber nicht das, was Sie im Augenblick eingeben möchten!! Die vier Felder oberhalb der Eingabefelder dienen nur zur Kontrolle und sind deshalb nicht editierbar. Feldname Leistungsbetrag Abgerechnet Offen Vorgemerkt Beschreibung Betrag der Leistung Der bereits abgerechnete (verbuchte) Betrag Der aktuell noch offene Betrag (Leistungsbetrag abzüglich abgerechnete Beträge) Die bereits eingegebenen, aber noch nicht verbuchten Beträge Anzeige der Preiszeilen In diesem Bereich werden die Preiszeilen angezeigt, die in der gewählten Leistung enthalten sind. Die Preiszeilen können unabhängig voneinander abgerechnet werden. Dazu kann eine Preiszeile über die Checkbox links aktiviert werden, alle Felder in den Bereich 2 und 3 werden anhand der Daten in der Preiszeile vorbelegt. Preiszeilen mit der gleichen Inkassoart können auch gemeinsam verbucht werden, die Einzelpreise der Zeilen werden dann zusammen verrechnet. Man kann nur Preiszeilen mit der gleichen Inkassoart gemeinsam verbuchen. Hat man z.b. ein Preiszeile mit AI markiert, werden alle Preiszeilen mit DI deaktiviert. In der Liste werden nur die Preiszeilen angezeigt, die über die VA Abrechnung bearbeitet werden können. Rabatte und Serviceentgelte werden demnach nicht in dieser Liste angezeigt. Fees mit DI werden in der Liste angezeigt. Enthält die Preisart eine Dokumentennummer (z.b. Veranstalter DB oder IATA), so wird die Dokumentennummer angezeigt. Es können nur Preiszeilen mit der gleichen Dokumentennummer zusammen ausgewählt werden, da die Verbuchung unter Angabe der Dokumentennummer erfolgt.

8 Schaltflächen Abbrechen Bricht die Eingabe der Provision ab, es wird nichts in den Bereich < Belege aus Leistung > abgelegt. Akzeptieren Die aktuell eingegebenen Daten werden als Eintrag in den Bereich < Belege aus Leistung > abgelegt, die Eingabemaske wird geschlossen. Hinzufügen Die aktuell eingegebenen Daten werden als Eintrag in den Bereich < Belege aus Leistung > abgelegt, die Eingabemaske bleibt geöffnet, damit Sie weitere Positionen erfassen können. Beispiele Beispiel 1: Agenturinkasso: Eingabe Anzahlung Sie haben eine Leistung mit Agenturinkasso über 2400, für den Sie eine Anzahlung von 500 leisten müssen. Tragen Sie dazu einfach im Feld < Umsatz > und bestätigen Sie das Ganze über die Schaltfläche < Akzeptieren >. Die Position wird in den Buchungsstapel übertragen und die Eingabemaske geschlossen. Damit ist die Eingabe fertig und Sie können nun mit der Schaltfläche < Buchen > (rechts oben) die Verbuchung starten. Beispiel 2: Agenturinkasso mit bereits erfolgter Anzahlung In diesem Beispiel haben wir einen Vorgang mit einem Leistungspreis von 1500, es wurde bereits früher eine Anzahlung über 500 geleistet. Die aktuelle Abrechnung verrechnet die Restzahlung und die Provision miteinander. Der Provisionsbetrag ist 77,20 und ist steuerpflichtig.

9 myjack schlägt als Umsatz bereits die noch offenen 1000 vor, Sie tragen nur den Provisionsbetrag und den Steuerschlüssel, die Berechnung erfolgt automatisch von myjack. Das Ergebnis von 908,13, zahlbar an den Veranstalter, wird in das Feld < Zahlbetrag > eingetragen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche < Akzeptieren > können Sie nun die Abrechnung abschließen. Der Eintrag ist nun unter < Belege aus Leistung > sichtbar und kann verbucht werden. Nach der Verbuchung entsteht auf dem Kreditorkonto ein Offener Posten, als OP Nummer wird die Belegnummer genutzt. Beispiel 3: Direktinkasso In diesem Vorgang wurde eine Leistung mit 840 gebucht. Auf der Abrechnung wird dieser Betrag auf 3 Positionen aufgeteilt, die unterschiedliche Provisionen und Steuersätze benutzen. Die erste Position sind 75 ohne Provision. Sie geben also im Feld < Umsatz > 75 ein und klicken auf die Schaltfläche < Hinzufügen >.

10 Danach erscheint diese Position unter < Belege aus Leistung >, die Eingabemaske bleibt offen. Jetzt geben wir die zweite Position ein: 350, 7% Provision, ohne Steuer. Auch diese Position befördern wir über die Schaltfläche < Hinzufügen > in den Buchungsstapel. Die dritte Position lautet 415, 5% Provision, mit Steuer.

11 Da dies die letzte Position ist, können wir die Eingabe mit < Akzeptieren > abschließen. Die Position wird in den Buchungsstapel übertragen und die Eingabemaske geschlossen. Damit ist die Eingabe der Provision fertig und Sie können nun mit der Schaltfläche < Buchen > (rechts oben) die Verbuchung starten. Dabei wird für jede Position in der Liste < Belege aus Leistung > ein eigener Beleg erstellt. Nach Abschluss der Verbuchung wird automatisch eine neue Sitzung geöffnet. Nach oben Umgang mit DI Fees bei Flügen Direktinkasso Fees werden im Vorgang genauso eingegeben wie bei Agenturinkasso. Bei der Anzeige in der VA-Abrechnung wird allerdings das Splittingverhältnis der Fee berücksichtigt. Die Fee wird im Bearbeitungsfenster der Leistung in der Liste der Preiszeilen automatisch gesplittet dargestellt.

12 Für die Bearbeitung müssen Sie nun eine der angezeigten Fee-Preiszeilen auswählen und im Feld < Gutschrift > den berechneten Betrag eingeben. myjack wählt auf Basis der Preiszeile automatisch den richtigen Steuersatz und das entsprechende Erlöskonto aus, und berechnet den Nettobetrag und den Provisionssatz. Mit < Hinzufügen > bestätigen Sie die Eingabe, danach können Sie die weiteren Preiszeilen bearbeiten. Nach oben Belege aus Leistung In diesem Bereich sehen Sie alle Positionen, die Sie seit der letzten Verbuchung eingegeben haben. Unten rechts wird die Summe der Positionen angezeigt. Dabei werden Zahlungen an den Veranstalter mit den Provisionszahlungen verrechnet. In unserem Fall ergibt sich aus den Provisionen und den Zahlungen eine Gesamtsumme von 450,81, die als Zahlung an den Veranstalter auf dem Kreditorkonto auflaufen, wenn Sie jetzt verbuchen. Sie können die Summe bei größeren Abrechnungen benutzen, um zu prüfen, ob der verbuchte Betrag mit dem Betrag auf der Veranstalterabrechnung übereinstimmt. Wenn Sie bei einer Abrechnung mit mehreren Leistungen die gleiche Belegnummer eingeben, so werden die einzelnen Leistungen in jeweils separaten Belegen verbucht.

13 Nach oben Schaltflächen Neue Sitzung Legt eine neue Sitzung für VA Abrechnungen an. Sie können z.b. alle Belege (= VA Abrechnungen), die Sie an einem Tag eingeben, in einer Sitzung sammeln. Oder Sie möchten für jede VA Abrechnung eine eigene Sitzung haben, dann würden Sie nach jeder Verbuchung auf diese Schaltfläche klicken. Buchen Verbucht die Provisionen, die unter < Belege aus Leistung > bereits erfasst sind. Dabei wird für jede Position in der Liste < Belege aus Leistung > ein eigener Beleg erstellt. Nach Abschluss der Verbuchung wird automatisch eine neue Sitzung geöffnet. Abbrechen Löscht alle eingegebenen Provisionen und alle Eingabefelder. Nach oben