Anleitung Bankeinzugsdaten exportieren

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1 Anleitung Bankeinzugsdaten exportieren Sie haben die Möglichkeit Bankeinzugsdaten aus ModernOffice zu exportieren. Diese können z.b. in eine Banking-Software eingelesen werden. In dieser Anleitung werden der Export aus ModernOffice und der Import am Beispiel der Software ELBA beschrieben. 1. Voraussetzungen: Um diese Funktion grundsätzlich verwenden zu können benötigen Sie das Modul Bankeinzug. Sie können die freigeschalteten Module unter [System - Module] prüfen Stammdaten: Zahlungsbedingung Legen Sie eine oder mehrere Zahlungsbedingungen mit Zahlungsart Bankeinzug an. Bei dieser Zahlungsart kann ein fixer Skonto hinterlegt werden. Dieser wird unabhängig vom Einzugsdatum immer vom offenen Betrag abgezogen Stammdaten: Adressen Legen Sie bei den Kunden unter [Gruppe/Diverses] die entsprechende Bankverbindung an. Markieren Sie die Bankverbindung als Standard, welche für den Bankeinzug verwendet werden soll. Beachten Sie, dass ab dem nur noch SEPA Lastschriften zulässig sind und daher IBAN und BIC notwendig sind! 1.3. Benutzerparameter: In den Benutzerparametern können Sie unter Verrechnung folgende Einstellungen vornehmen: - Creditor ID (6202) Ihre von der Bank vergeben Creditor ID (Ist für SEPA zwingend notwendig) - Dateiname - Bankeinzug Export (6200): Geben Sie den Pfad und Dateiname der Exportdatei an. Z.B. C:\temp\bank.txt - Bank (6203): Der Matchcode Ihrer Bankverbindung, welche für den Bankeinzug verwendet werden soll. - OP ausbuchen (6201): Geben Sie an, ob die exportierten Belege automatisch als bezahlt markiert werden sollen. 1

2 2. Bankeinzugsdaten exportieren: Die Bankeinzugsdaten können Sie unter dem Menüpunkt [System Schnittstellen Bankeinzugsdaten ausgeben] exportieren. Der Benutzer benötigt für diese Funktion das Recht Zahlungsausgleich. In der Auswahlmaske werden Ihnen die Einstellungen laut Benutzerparameter vorgeschlagen. - Wählen Sie bei Fällig bis aus, welche Belege berücksichtigt werden sollen. - Dateiname: Wählen Sie den Pfad und Dateinamen des Exportfiles. - OP ausbuchen: Wählen Sie diese Option wenn die bearbeiteten Belege automatisch als bezahlt markiert werden sollen. Hinweis: Wird diese Option nicht aktiviert, müssen die Belege manuell auf bezahlt gesetzt werden sobald der Bankeinzug erfolgt ist. Andernfalls werden die Belege bei der nächsten Ausgabe der Bankeinzugsdaten erneut exportiert! - Bank: Wählen Sie eine Eigene Bankverbindung. Diese wird beim OP Ausbuchen im Beleg eingetragen. - Creditor ID: Ihre Creditor ID, welche Sie von Ihrer Bank erhalten haben. Klicken Sie anschließend auf Export starten. Die Belege werden nun geprüft und exportiert. 2

3 Wenn der Vorgang beendet ist wird Ihnen der Status angezeigt: Beachten Sie ob Warnungen oder Fehler protokolliert wurden. Möglicherweise konnten nicht alle Belege exportiert werden Die Meldungen können Sie im Anschluß im Ereignisprotokoll prüfen. 3. Exportfile 3.1. Exportformat Das Exportfile wird im folgenden Format exportiert: - Trennzeichen: Strichpunkt ; - Texterkennungszeichen: doppeltes Anführungszeichen - Die Felder werden außerdem mit einer Festen Breite ausgegeben 3.2. Spalten Auftragsart (Fix EZ ) Durchführungsdatum Währungskennzeichen Betrag Zahlungspflichtiger_BLZ Zahlungspflichtiger _Konto Zahlungspflichtiger _IBAN Zahlungspflichtiger _SWIFT/BIC Zahlungspflichtiger_Kundendaten (Belegnummer, Adressnummer jeweils 6-stellig z.b ) Zahlungspflichtiger _Name Zahlungspflichtiger _Anschrift Zahlungspflichtiger _Zeile2 Verwendungszweck Text1 Text2 Text14 Mandatsreferenz ( KD + Kundennummer) CreditorID Mandatsstatus 3

4 4. Importprofil in Elba anlegen & Daten importieren Die folgende Beschreibung bezieht sich auf Elba 5. Bei anderen Elbaversionen kann die Einrichtung abweichen. Beachten Sie bitte die Elba-Hilfe Importprofil anlegen Legen Sie unter [Zahlungsverkehr Import - Importprofile] ein Importprofil an: - Dateiname: Geben Sie wieder den bereits in ModernOffice verwendeten Dateinamen an. - Dateiart: SEPA-IZV (Inlandszahlungsverkehr) - Dateiursprung: windows Dateiaufbau: Einzel-Aufträge - Import ab Zeile: 2 (Dadurch wird die Überschriftenzeile beim Import ignoriert) 4

5 4.2. Feldzuordnung festlegen Unter Bearbeiten können Sie die Feldzuordnung bestimmen. Legen Sie diese wie folgt fest. Tip: Während Sie die Feldzuordnung durchführen können Sie unten in dieser Maske Import beginnen mit Zeile auf 1 setzen. Dadurch wird Ihnen die Überschrift angezeigt Achtung: Stellen Sie das Feld anschließend wieder auf 2 um! 5

6 4.3. Bankeinzugsdaten in Elba importieren Unter [Zahlungsverkehr Import Datei importieren] können Sie den Dateiimport starten. Wählen Sie das für die ModernOffice Daten angelegte Profil aus und klicken Sie auf Importieren. Bitte prüfen Sie die importierten Daten gegen! Bei Fragen zum Import in Ihre Banking-Software wenden Sie sich bitte an den Hersteller der Bankingsoftware oder an Ihre Bank. 6