Anwenderhandbuch Schnittstelle AGENDA-FIBU 32 Finanzbuchführung

Transkript

1 Anwenderhandbuch Schnittstelle AGENDA-FIBU 32 Finanzbuchführung 1 Hinweise Die Schnittstelle wurde gemäß der Dokumentation der Agenda Informationssysteme GmbH, Stand: 25 März 2002, erstellt. 2 Installation Die Exportschnittstelle ist Teil von ADULOGS.exe. Die Installation eines separaten Übergabeprogramms ist daher nicht notwendig. Im Schutzstecker muss das Modul Fibu freigeschaltet sein, sonst steht der für die Übergabe auszuwählende Menüpunkt nicht zur Verfügung. Ob dieses Modul freigeschaltet ist kann mittels des Menüpunktes Systeminfo im Menü? geprüft werden. Es erscheint folgende Maske (öffnen Sie links das Menü Hardlock). In der Zeile Fibu-Schnittstelle muß in Spalte Angabe TRUE eingetragen sein. (Wie in der markierten Zeile der obigen Abbildung dargestellt). Steht hier das Wort FALSE, so wenden Sie sich bitte an unsere Vertriebsabteilung, um dies zu beheben. 1

2 Zur Aktivierung der Schnittstelle muss lediglich in den Systemeinstellungen hinterlegt werden, welche Schnittstelle angesprochen werden soll. Dazu öffnen Sie die Maske Systemeinstellungen (im Menü Verwaltung der Menüpunkt Systemeinstellungen ). Tragen Sie auf der Seite Initialisierung im Eingabefeld eine Zeile mit der Festlegung der Schnittstelle ein. Eingeleitet wird dieser Eintrag durch das Schlüsselwort FENFIBU gefolgt von einem Doppelpunkt. An den Doppelpunkt schließt sich die Bezeichnung der Fibu an. Für die Agenda - Schnittstelle lautet der Eintrag somit: FENFIBU:AGENDABUCH Für die Übergabe der Debitorendaten (Kundenstamm) ist in den Systemeinstellungen ein ähnlicher Eintrag zu erstellen. Dieser Eintrag wird durch das Schlüsselwort FENDEBI gefolgt von einem Doppelpunkt eingeleitet. Daran schließt sich die Bezeichnung der Debitorendaten-Schnittstelle an. Im Falle der Agenda - Schnittstelle lautet dieser Eintrag somit: FENDEBI:AGENDADEBI Die Systemeinstellungen könnten also folgendermaßen aussehen: 2

3 3 Datenübergabe 3.1 Verwendete Daten Für die Debitorendaten werden die in der Adressdaten-Maske angegebenen Daten verwendet. Wie aus dem Kapitel Datensätze ersichtlich ist werden folgende Felder verwendet: Adress-Nr, Anrede, Name1, Name2, Straße, LKZ, PLZ, Ort, PLZ/Postfach, Telefon1, Telefax und Ansprechpartner1. Für die Buchungsdaten werden die Felder Belegnummer, Beleg vom, 1. Währung und Kommission der Belegvorgaben verwendet. Die Kostenstelle1, Kostenstelle2 und das Erlöskonto werden anhand des Feldes "Erlöskonto" der Beleg-/Positionsdaten ermittelt. Dazu wird die Datei "FIBUERL.DAT" im Daten-Verzeichnis ausgewertet. Diese Datei muss Zeilen im CSV-Format enthalten. Zeilen, die mit "#" beginnen werden als Kommentarzeilen betrachtet und ignoriert. Pro Satz müssen 5 Felder verfügbar sein: 3

4 Konto-Index Erlöskonto Kostenstelle1 Kostenstelle2 Bezeichnung Index der Konto/Kostenstellen-Kombination Konto-Nummer des Erlöskontos, auf das gebucht werden soll. Bezeichnung der 1. Kostenstelle, auf die gebucht werden soll. Bezeichnung der 2. Kostenstelle, auf die gebucht werden soll. Bezeichnung der Konto/Kostenstellen-Kombi für Auswahl in ADULO GS Das in der Schnittstelle verwendete Erlöskonto und die verwendeten Kostenstellen werden ermittelt, indem in der Datei nach dem ersten Datensatz gesucht wird, bei der der Konto-Index mit dem im Beleg angegebenen Erlöskonto übereinstimmt. Wird ein solcher Satz gefunden, so werden die dort angegebenen Kostenstellen und das dort angegebene Erlöskonto für die Schnittstelle verwendet. Wird dagegen kein passender Satz gefunden, oder ist die Datei gar nicht verfügbar, so wird als Erlöskonto in der Schnittstelle das im Beleg angegebene Erlöskonto verwendet, und die Felder Kostenstelle1, Kostenstelle2 der Schnittstelle bleiben leer. Beispiel: Ausgangsrechnung: 116,- EUR incl. Ust für Kunde 10000, auf Erlöskonto 33 (Feld "Erlöskonto" der Positions-Kalkulationswerte in ADULO GS). Angenommen, die FIBUERL.DAT enthält (unter anderem) folgende Zeile: 33;8402;71 A;44 H;Beispielbezeichnung damit ergibt sich für den Datensatz der Schnittstelle die Verwendung von "8402" als Erlöskonto (Feld "Gegenkonto" des Buchungssatzes), "71 A" als Kostenstelle1 (Feld "Kost1" des Buchungssatzes) und "44 H" als Kostenstelle2 (Feld "Kost2" des Buchungssatzes). Enthielte die FIBUERL.DAT dagegen keine Zeile, welche mit "33;" beginnt, so würde die Schnittstelle mit dem Wert "33" als Erlöskonto (Feld "Gegenkonto" des Buchungssatzes) beschickt. 3.2 Ablauf der Übergabe Beim Export erzeugt ADULO GS zwei ASCII-Dateien, welche die zu übergebenden Fibu- Daten enthalten. (Zur Angabe des Pfades/Dateinamens für die Agenda- Importdateien siehe Kapitel 4 Bedienung). Die eine Datei enthält die Buchungsdaten, die andere die Debitoren-(Adress-)daten 3.3 Erzeugte Daten Grundlage zur Datenerzeugung ist die Dokumentation der Agenda Informationssysteme GmbH, Stand: 25 März

5 4 Bedienung In der Liste der Rechnungen bzw. Gutschriften werden zunächst die an die Fibu zu übergebenden Belege markiert (F7). Es sollten nur Belege markiert werden, welche noch nicht an die Fibu übergeben wurden (erkennbar am R im Belegstatus). Anschließend kann durch Auswahl des Menüpunktes Fibu-Übergabe, im Menü des Import/Export-Tools der Maske, die Fibuübergabe gestartet werden. Sind Belege markiert, welche schon an die Fibu übergeben wurden, so erscheint für jeden dieser Belege ein Hinweis, dass er schon übergeben wurde mit der Abfrage, ob trotzdem fortgefahren werden soll. Anschließend erscheint eine Maske zur Eingabe bzw. Korrektur der Fibu-Einstellungen. Hier muss der Pfad inklusive Dateiname der Exportdateien angegeben werden. Unter "Buchungspfad" ist der komplette Dateiname (inklusive Pfad und Laufwerk) der Datei anzugeben, welche die Buchungen aufnehmen soll. Unter "Debitorenpfad" ist der komplette Dateiname (inklusive Pfad und Laufwerk) der Datei anzugeben, welche die Debitorendaten (Adressdaten) aufnehmen soll. 5

6 Es kann ein alternatives Erlöskonto angegeben werden, welches verwendet wird, wenn einem Erlös kein Erlöskonto zugeordnet wurde. Wird diese Maske mit OK bestätigt, so erfolgt die eigentliche Übergabe. Zur Anzeige des Status der Übergabe wird eine Fortschrittsanzeige eingeblendet, in welcher der Anteil der bereits erfolgten Übergabe-Belege sowie der aktuelle bearbeitete Beleg angezeigt werden. Wenn der Fall eintritt, dass zu einem Erlös eines Beleges kein Erlöskonto angegeben ist und kein alternatives Erlöskonto gewählt wurde, so erscheint eine Eingabemaske mit der Möglichkeit für diesen Erlös ein Erlöskonto anzugeben. Außerdem kann gewählt werden, ob das angegebene Konto für alle weiteren Erlöse für die kein Erlöskonto angegeben ist, verwendet werden soll, oder nicht. 6

7 5 Datensätze 5.1 Buchungssatz Die Werte in Spalte Länge geben die Maximallänge des Feldes an, die Buchstaben hinter der Zahl bedeuten: a/n n alphanumerisch numerisch verlangtes Feld Länge Verwendete Daten Umsatz in Euro 11n Erlösbetrag (inkl. MwSt)(umgerechnet in Euro) Gegenkontonummer 9n Erlöskonto-Nr Beleg1 12n RechnungsNr Beleg2 6n Leer Datum 8n BelegDatum Konto 9n Kunden-Konto Kost1 Kost2 Buchungstext Bei Rechnungen positiv, bei Gutschriften negativ! 12a/n Ermittelte Kostenstelle1 12a/n Ermittelte Kostenstelle2 30a/n Kommission Umsatz in Euro 11n Erlösbetrag (umgerechnet in Euro) Fremdbelegnr Bei Rechnungen positiv, bei Gutschriften negativ! 20a/n RechnungsNr 5.2 Debitorensatz verlangtes Feld Länge verwendete Daten Konto 9n Debitoren-Nummer Anrede 20a/n Kunde.Anschrift.Anrede Name1 40a/n Kunde.Anschrift.Name1 Name2 40a/n Kunde.Anschrift.Name2 Straße 30a/n Kunde.Anschrift.Straße Land 30a/n Kunde.Anschrift.Land Plz 5n Kunde.Anschrift.Plz 7

8 Ort 40a/n Kunde.Anschrift.Ort Telefon 20a/n Kunde.Anschrift.Telefon1 Telefax 20a/n Kunde.Anschrift.Telefax Ansprechpartner 40a/n Kunde.Ansprechpartner1 KundenNr 10a/n KundenNr 60a/n Leer PLZ-Postfach 5n Kunde.Anschrift.PLZ-Postfach Postfach 10n Kunde.Anschrift.Postfach Bankbezeichnung 30a/n Leer Bankkonto 10n Leer BLZ 8n Leer Konoauszug 1n Leer Mahnung 1n Leer Mahnlimit-DM 5n Leer Mahnlimit-Euro 5n Leer Faellig-Netto 2n Leer Faellig1 2n Leer Skonto1 5n Leer Faellig2 2n Leer Skonto2 5n Leer Zahlungsbedingung 1n Leer Zahlungsart 1n Leer Hausbank 2n Leer Suchcode 20a/n Kunde.Anschrift.Name1+Kunde.Anschrift.Name2 EUID 15a/n Leer 8