BÜRO MAYER GmbH & Co. KG

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1 BÜRO MAYER Erweiterung der Abstimmfunktion im Buchblatt -Seite 1 von 5- MS Dynamics bietet in seinen verschiedenen FiBu- Buchblättern (Sachkonten, Debitoren, Kreditoren) die Möglichkeit, eine Abstimmfunktion aufzurufen. Das Abstimmen kann auf Wunsch (hier nicht enthalten!) auch permanent auf der rechten Seite als Infobox eingeblendet werden. Durch die Infobox verliert man allerdings wertvollen Platz auf dem Bildschirm, der besser für die diversen dringend benötigten Spalten des Buchblatts verwendet wird. Im Navision Standard werden beim Abstimmen alle Sachkonten angezeigt, die in den Stammdaten die Einstellung abstimmbar haben. Deshalb hat man unter Umständen sehr viele Konten mit Bewegung 0 in der Abstimmung, die man im Buchblatt nicht verwendet hat und die dadurch unübersichtlich wird. Weiter wird der angezeigte Wert Saldo nach Buchung z.b. des Bankkontos immer aus allen, vor allem auch zukünftigen Buchungen gebildet, die auf diesem Sachkonto erfolgt sind. Dies führt dazu, dass bereits gebuchten Bareinzahlungen der Kasse auf die Bank ebenfalls im Abstimmsaldo des gerade gebuchten Bankkontos angezeigt werden. Dadurch lässt er sich nicht für eine Kontrolle des gegenwärtigen Kontoauszuges verwenden. Beispiel: Oben aufgeführt sind die Buchungssätze: 1. Zum Bank an Kasse 100,- GBP Bareinzahlung von der Bank 1230 auf die Kasse Zum Debitor/Kreditor Rechnung an Ertrag/Aufwand.

2 BÜRO MAYER Erweiterung der Abstimmfunktion im Buchblatt -Seite 2 von 5- Mit einem späteren Datum als im obigen Buchblatt ist auf dem Bankkonto 1230 bereits ein Zugang von 1196,60 und ein Abgang von 290,07 gebucht worden. Standardmäßig werden diese zukünftigen Buchungen in der Abstimmung beim Saldo mit berücksichtigt. Gleiches gilt für den verwendeten Debitor/Kreditor, wenn diese auch bereits spätere Buchungen aufweisen.

3 BÜRO MAYER Erweiterung der Abstimmfunktion im Buchblatt -Seite 3 von 5- Wir haben den Standard dieser Abstimmung folgendermaßen erweitert: 1. Es wird immer ein interner Filter gesetzt, der bewirkt dass nicht nur die auf abstimmbar gesetzten Konten angezeigt werden, sondern alle Konten, die im Buchblatt verwendet wurden. Damit ist die Abstimmfunktion wesentlich übersichtlicher, weil keine Konten mit Bewegung = 0 angezeigt werden, die im Buchblatt auch nicht verwendet wurden. Die Verwaltung der abstimmbaren Konten entfällt dadurch. Sollte ein Konto im Buchblatt auf 0 saldieren, wird dieses in der Abstimmung selbstverständlich mit Bewegung = 0 aufgelistet sein. 2. Neu hinzugekommen bei der Abstimmung sind die sechs Spalten von Währungscode bis Habenbewegung und die Spalte Aktueller Saldo vor Buchung. Die Spalte Währungscode greift bei Buchungen auf Bankkonten mit Fremdwährung. Dadurch hat man die Möglichkeit auch Kontoauszüge in Fremdwährung

4 BÜRO MAYER Erweiterung der Abstimmfunktion im Buchblatt -Seite 4 von 5- Abzustimmen. Unabhängig davon wird auch immer das zur Bankbuchung zugehörige Sachkonto der Bank in EUR angezeigt. Sollte beim Bankkonto eine Nummernüberschneidung mit Sachkonten auftreten, werden diese mit dem Präfix B- dargestellt. Die Spalte Buchungsdatum ist das jüngste im Buchblatt verwendete Datum für dieses Konto und dient als Referenzdatum für die Berechnung der nachfolgenden beiden Spalten. Die Spalte Saldo vor Buchung zum Buchungsdatum zeigt den Anfangssaldo des gerade gebuchten Bankkontoauszugs, während mit der Spalte Saldo nach Buchung zum Buchungsdatum der Endsaldo des gerade gebuchten Bankkontoauszugs abgeglichen werden kann, auch wenn Sie schon über die Buchung anderer späterer Transaktionen das aktuell zu buchende Bankkonto angesprochen haben. Für die Anwender, die es gewohnt sind mit Soll- und Habenbeträgen arbeiten, sind die nächsten beiden Spalten zusätzlich zur Betragsspalte hinzugekommen. Die Spalte Aktueller Saldo vor Buchung zeigt entsprechend den aktuellen Saldo auch mit den bereits zukünftig gebuchten Beträgen an. 3. Ein weiterer Vorteil ist, dass jetzt alle, auch G+V Konten, sinnvoll abstimmbar sind: 3.1. Beispiel für Aufwandskonten: Das Einlesen einer Lohnübergabe (Integration des Lohns in die MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung) erzeugt eine Vielzahl von Buchungen auf Aufwandskonten, vor allem wenn z.b. Kostenstellen mit übergeben werden. Durch die standardmäßige Filterung auf die Konten nur des Buchblatts ist eine Verprobung des Buchblatts mit dem zusammengefassten Buchungsbeleg aus dem Lohn in der Abstimmung leicht möglich Beispiel für Erlöskonten: Das Einlesen von Ausgangsrechnungen aus einer Fremd- Warenwirtschaft (Integration eines Fremdsystems in die MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung) ermöglicht über die Summenbildung je Erlöskonto eine erleichterten Abgleich z.b. zum Rechnungsausgangsbuch. Steuerkonten können (noch) nicht abgestimmt werden. 4. Mit der neuen Schaltfläche Debitoren/Kreditoren Abstimmung anzeigen hat man die Möglichkeit zusätzlich zu den Sach- und Bankkonten die im Buchblatt verwendeten Debitoren bzw. Kreditoren zusätzlich abzustimmen. Damit man diese bei Nummerngleichheit unterscheiden kann, werden sie mit dem entsprechenden Präfix D- bzw. K- dargestellt. Eine Abstimmung von Personenkonen macht hier nur für Rechnungen bzw. Gutschriften Sinn. Bei Zahlungen kann durch die Verwendung von Skonto ein anderer Betrag als im Buchblatt verwendet ausgeglichen werden. Dieser Betrag kann hier (noch) nicht im Feld Saldo nach Buchung zum Buchungsdatum berücksichtigt werden.

5 BÜRO MAYER Erweiterung der Abstimmfunktion im Buchblatt -Seite 5 von 5- Mit dem Anzeigen der Debitoren bzw. Kreditoren hat sich die Schaltfläche geändert in Debitoren/Kreditoren Abstimmung ausblenden. Damit können nun entsprechend die Personenkonten wieder ausgeblendet werden. Beim Öffnen der Abstimmung sind diese standardmäßig ausgeblendet.