Buchungskreise in Agenda FIBU

Transkript

1 Buchungskreise in Agenda FIBU Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel Details 3.1. Vorhandenen Buchungskreis ändern 3.2. Art des Buchungskreises 3.3. Optionen für Buchungskreise 3.4. Erfassungszeile in Buchungskreisen anpassen 3.5. Buchungskreise sperren 3.6. Anfangsbestand in Finanzbuchungskreisen ermitteln 3.7. Fremdwährungsbuchungskreise anlegen 3.8. Buchen im Dialog bzw. Buchen im Stapel 4. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info zeigt, wie Sie einen Buchungskreis anlegen. Außerdem erläutert es wichtige Optionen, die im Zusammenhang mit dem Thema Buchungskreis stehen. 2. Empfehlungen: Kopieren Sie einen geeigneten Buchungskreis als Grundlage für einen neuen Buchungskreis. Die Eigenschaften eines Buchungskreises sind entscheidend für die Funktionen beim Buchen. Legen Sie für jedes Finanzkonto einen eigenen Buchungskreis an. Verwenden Sie bei Bank-Buchungskreisen das gleiche Fibu-Konto wie in der jeweiligen Hausbank, um Buchungen aus Agenda ZAHLUNG in die FIBU zu importieren und den Kontoauszugs-Manager zu nutzen. Beispiel: In der Buchhaltung Ihres Mandanten gibt es zwei Bankkonten. Sie möchten die Bankkonten in zwei getrennten Fibu-Konten und zwei getrennten Buchungskreisen buchen. 1.»Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise«. 2. Buchungskreis markieren. 3.»Bearbeiten Kopieren«.

3 Seite 3 4. Nummer für den neuen Buchungskreis vergeben und <Starten>. 5. Doppelklick auf den neuen Buchungskreis. Bezeichnung des Buchungskreises ändern. Finanzkonto ändern und. Vorteile beim Buchen mit Buchungskreisen Vorteil Weniger Erfassungsaufwand Getrennt laufender Saldo pro Buchungskreis Optionen pro Buchungskreis extra speichern Buchungszeile (Erfassungszeile) pro Buchungskreis individuell gestalten und speichern Buchungskreise für weitere Bankkonten kopieren Buchungskreise können in Fremdwährungen geführt werden Beispiel In den Finanzbuchungskreisen (Bank, Kasse) ist das Feld»Konto«bereits gefüllt. Kein Erfassen von Gruppensummen nötig. Damit kann jederzeit an verschiedenen Stellen weitergearbeitet werden. Beispiel: Minuskontrolle in der Kasse. Beispiel: Kein Skontofeld in der Kasse. Buchungskreise können kopiert werden (z. B. für weitere Bankkonten, die getrennt voneinander erfasst werden sollen). Buchen Sie ein Fremdwährungskonto in der entsprechenden Währung. Die Umrechnung in Euro erfolgt automatisch. Hinweis Sie können keine Dateien in einen Fremdwährungsbuchungskreis einlesen.

4 Seite Details Vorhandenen Buchungskreis ändern 1.»Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise«. 2. Buchungskreis mit Doppelklick öffnen. 3. Änderungen vornehmen und Art des Buchungskreises Art Freie Erfassung Beschreibung Erfassen aller Buchungssätze unabhängig von den bebuchten Konten. Hinweis Aufgrund der Abstimmungssummen in den Buchungskreisen sollten Sie keine Finanzkonten über den Buchungskreis»Freie Erfassung«buchen. Rechnungseingang Rechnungsausgang Rechnungssplitt Zahlungssplitt Erfassen von Eingangsrechnungen. Erfassen von Ausgangsrechnungen. Mit dem Rechnungssplitt teilen Sie bei einer Buchung die Positionen auf unterschiedliche Konten auf. Dabei bildet Agenda FIBU den Buchungskreis automatisch. Eine manuelle Anlage ist nicht sinnvoll. Mit dem Zahlungssplitt teilen Sie bei einer Buchung Sammelzahlungen im auf unterschiedliche Konten auf. Dabei bildet Agenda FIBU den Buchungskreis automatisch. Eine manuelle Anlage ist nicht sinnvoll. Beispiel: Auf einem Bankkonto wird nur ein Betrag ausgewiesen. Hinter diesem verbirgt sich eine Vielzahl unterschiedlicher Zahlungen. Finanzkonto/Konto Für jedes Finanzkonto sollten Sie einen eigenen Buchungskreis anlegen. Bei Bank-Buchungskreisen verwenden Sie das gleiche Fibu-Konto wie in der Hausbank, um Buchungen aus Agenda ZAHLUNG in die FIBU zu importieren und den Kontoauszugs-Manager zu nutzen.

5 Seite Optionen für Buchungskreise Option BU und Gkto in einem Feld Beschreibung Der Steuerschlüssel und das Fibu-Konto werden in einem Feld erfasst. Da der Steuerschlüssel bei vierstelligen Sachkonten immer die sechste Stelle von rechts belegt, erfassen Sie ggf. eine Füllnull. Zwei Beispiele: Buchung mit Sachkonto Sachkonto: 4530 Steuerschlüssel: 9 Eingabe: Buchung mit Personenkonto Personenkonto: Steuerschlüssel: 1 Eingabe: Personenkonten- Kontrolle Sachkontenkontrolle Beleg1 hochzählen Prüflauf in Erfassung Spaltenanordnung merken Negative Beträge rot darstellen Buchungstext mit Listenfeld Beleg2 hochzählen Während der Buchungserfassung mit der Stapelerfassung wird geprüft, ob das Personenkonto angelegt ist. Während der Buchungserfassung mit der Stapelerfassung wird geprüft, ob das Sachkonto angelegt ist. In jeder neuen Buchung wird das Feld automatisch um eine Ziffer erhöht. Logische Prüfungen mit Anzeige eines Hinweises in der Stapelerfassung. Die individuelle Spaltenanordnung bleibt erhalten. Ein negativer Umsatz wird in der Primanota-Ansicht in der Buchungserfassung rot dargestellt. Bei der Eingabe von Buchungstexten in der Erfassungszeile wird automatisch ein Text vorgeschlagen, der bereits in einer Buchung verwendet wurde oder in den»stammdaten Buchungserfassung Buchungstexte«erfasst ist. Bei der Eingabe eines neuen Buchungstextes wird dieser automatisch in die Liste der Buchungstexte aufgenommen. Mehr dazu: Nr Buchungstexte in Agenda FIBU. In jeder neuen Buchung wird das Feld automatisch um eine Ziffer erhöht.

6 Seite 6 Chronologie-Prüfung Die Belege müssen in der zeitlich richtigen Reihenfolge erfasst werden. Das Datum muss gleich oder höher sein als das Datum des letzten Buchungssatzes. Ist die Option nicht gesetzt, können Buchungen chronologisch durcheinander erfasst und anschließend sortiert werden. Minuskontrolle Automatischer Buchungstext Meldungen anzeigen USt-Identnummer immer erfassen Saldoanzeige Gegenkonto/Konto darstellen Es wird geprüft, ob der Bestand durch eine Buchung negativ ist. Die Minuskontrolle erfolgt auch beim Korrigieren oder Löschen einer Buchung. Die Minuskontrolle findet vor allem bei der Kassenerfassung Anwendung. Bei der Erfassung von Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen kann gewählt werden, ob die Bezeichnung des Personenkontos automatisch als Buchungstext vorbelegt werden soll. Mehr dazu: Nr Buchungstexte in Agenda FIBU. Es werden Hinweismeldungen wie z. B.»Kostenbuchung ohne Steuerschlüssel«angezeigt. Bei EU-Buchungen wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus dem Personenkonto ermittelt und in der Erfassungszeile vorgeschlagen. In der Buchungserfassung wird unter der Erfassungszeile das erfasste Gegenkonto, Konto und der jeweilige Saldo auf dem Konto angezeigt. Über das Symbol öffnet sich die Erfassungsmaske für die Sachoder Personenkonten. Somit können die Stammdaten komfortabel während der Buchungserfassung bearbeitet werden. Über das Symbol wird das jeweilige Fibu-Konto geöffnet. Wird die Saldoanzeige trotz aktivierter Option nicht angezeigt, kann es zwei Ursachen haben: Sie buchen im Stapel: Die Buchungsart kann in den Mandanten-Programmdaten geändert werden:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. Es sind nicht alle Perioden verarbeitet: Führen Sie eine Periodenverarbeitung aller Perioden durch:»bearbeitung Periodenverarbeitung«.

7 Seite Erfassungszeile in Buchungskreisen anpassen Die Erfassungszeile der Buchungserfassung passen Sie über die Erfassungsvorbelegung pro Buchungskreis individuell an. 1.»Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise«. 2. Buchungskreis durch Doppelklick öffnen. 3. Änderungen im Register»Erfassungsvorbelegung«vornehmen und. Option Anzeigen Mussfeld Geschütztes Feld Schleppfeld Beschreibung Wählen Sie, ob das Feld in der Erfassungszeile angezeigt werden soll. In einem Mussfeld muss zwingend ein Eintrag erfolgen. Ist ein Mussfeld nicht erfasst, erhalten Sie beim Speichern der Buchung einen entsprechenden Hinweis. Ein geschütztes Feld kann nicht bearbeitet werden. Das kann z. B. sinnvoll sein, wenn Buchungen importiert werden. Durch die Verwendung der Einstellung»Geschützes Feld«können dann bestimmte Felder der Buchung nicht mehr verändert werden. Die Eingabe in einem Schleppfeld wird automatisch in die nächste Buchung übernommen.

8 Seite Buchungskreise sperren Voraussetzung Die Benutzerverwaltung Agenda BENUTZER muss aktiviert sein. Nur Benutzer mit Administratorrechten können Berechtigungen verändern. Mehr dazu: Nr Schnelleinstieg BENUTZER. 1.»Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise«. 2. Buchungskreis durch Doppelklick öffnen. 3. Änderungen im Register»Berechtigung«vornehmen und. Was können gesperrte Benutzer nicht? Für gesperrte Benutzer gilt: Der Buchungskreis ist unter»stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise«nicht sichtbar. Der Buchungskreis kann in der Buchungserfassung nicht mehr geöffnet werden. Bei der Suche nach Buchungen werden keine Buchungen der gesperrten Buchungskreise gefunden. Das können gesperrte Benutzer tun! Gesperrte Benutzer können: Buchungen auswerten (Kontenauskunft, Kontenblätter, Kassenbuch usw.). Buchungen in den gesperrten Buchungskreis einlesen (»Transfer Daten einlesen«). Buchungen aus dem gesperrten Buchungskreis auslesen (»Transfer Daten auslesen«). Benutzer mit Administratorrechten Für Benutzer mit Administratorrechte gilt: Sie haben immer Zugriff. Buchungskreise können für Administratoren nicht gesperrt werden. Der Benutzer mit Administratorrechten kann zwar in den Bereich der gesperrten Benutzer übernommen werden, doch greift die Sperre für den Benutzer nicht Anfangsbestand in Finanzbuchungskreisen ermitteln Automatischer Anfangsbestand»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. Bei aktivierter Option <Anfangsbestand in Finanzbuchungskreisen automatisch ermitteln> wird der Endbestand des Vormonats automatisch als Anfangsbestand im Folgemonat eingetragen. In der Buchungserfassung wird immer der laufende Bestand angezeigt. Manuelle Änderung des Anfangsbestands»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. Bei deaktivierter Option <Anfangsbestand in Finanzbuchungskreisen automatisch ermitteln> wird der Anfangsbestand nicht mehr automatisch aktualisiert. Sie können ihn manuell anpassen.

9 Seite Fremdwährungsbuchungskreise anlegen Nr Fremdwährungen in Buchungen erfassen 3.8. Buchen im Dialog bzw. Buchen im Stapel»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«Hinweis Diese Einstellung gilt für alle Buchungskreise des Wirtschaftsjahres. Buchen im Dialog bzw. Dialogerfassung Mit dem Speichern wird die Buchung geprüft, berechnet und in den Auswertungen berücksichtigt. Buchen im Stapel bzw. Stapelerfassung Geeignet zur Erfassung umfangreicher Buchungsvorfälle. Beim Speichern der Buchung wird nur die Buchungslogik geprüft. Die endgültige Prüfung, Berechnung und Verfügbarkeit in den Auswertungen wird erst durch die anschließende manuelle Periodenverarbeitung vorgenommen. Tipp Empfehlung bei Erfassung von Massendaten mit Parameter»Buchen im Stapel«: Zusätzlich die Option <Prüflauf in Erfassung> im Buchungskreis verwenden (»einfache«prüfung): 1.»Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise«2. Auswahl des Buchungskreises durch Doppelklick. 4. Wichtige Informationen Nr Schnelleinstieg BENUTZER Nr Fremdwährungen in Buchungen erfassen Nr Stammdaten (z. B. individuelle BWA) in anderen Mandanten kopieren