Prozessbeschreibung Manuelle Buchungsdatenerfassung

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1 Prozessbeschreibung Manuelle Buchungsdatenerfassung Grundprinzip der fibu.3000 ist, dass Buchungen zunächst erfasst und anschließend sofort oder erst später erst verbucht Die Erfassung erfolgt über den Menüpunkt Buchen/Buchungsdatenerfassung. Über diesen Punkt können alle Geschäftsvorfälle und die daraus resultierenden Buchungen manuell erfasst Grundlage für die Erfassung der Buchungen sind die sog. Belegarten. Sie dienen der Organisation der Belege und steuern die Buchungsdatenerfassung bzw. die Dauerbuchungserstellung oder die Kassenbucherfassung. Da aufgrund der Belegarten bestimmt wird, welche Daten erfasst werden können, müssen diese vor Buchungsbeginn vollständig definiert Für die Anlage der Belegarten (siehe Menüpunkt Stammdaten/Basisdaten/Belegarten ) gelten die unten angeführten Einschränkungen. Durch dieser Einschränkungen lassen sich Buchungsfehler vermeiden: Mit einer Belegart kann immer nur auf eine Seite des Personenkontos ge-bucht So würde z.b. bei einer Belegart AR (Ausgangsrechnung) bei einem Debitor immer im Soll gebucht. Stornierungen mit Minusbeträ-gen sind jederzeit möglich. Es kann bzw. darf in einem Beleg nur ein Personenkonto bebucht Das bedeutet, dass eine Buchung Personenkonto an Personenkonto in der Buchungsdatenerfassung nicht möglich ist. Es besteht jedoch die Möglichkeit, sich eigene Belegarten für die Umbuchung von Personenkonten zu definieren (siehe Menüpunkt Stammdaten/ Basisdaten/Belegarten). In einer Belegart kann nur eine Personenkontoart bebucht (Entweder nur Debitoren oder nur Kreditoren) In einem Beleg darf entweder Vorsteuer oder Umsatzsteuer gebucht Eingegebene Steuerschlüssel beziehen sich immer auf die Gegenkonten. Mit entsprechend angelegten Belegarten können dann alle Buchungsfälle erfasst Im Auslieferumfang der fibu.3000 sind i.d.r. bereits Belegarten für unterschiedliche Geschäftsvorfälle angelegt, mit deren Hilfe sofort erfasst werden kann. Es können jedoch jederzeit neue Belegarten angelegt oder bestehende Belegarten auf die jeweiligen Anforderungen angepasst Werden Änderungen an den Belegarten vorgenommen (z.b. automatische Belegnummernvergabe) so muss die Buchungsdatenerfassung neu gestartet werden (analog die Dauerbuchungserfassung oder das Kassenbuch). In der fibu.3000 wird standardmäßig das Buchungsdatum für die Zuordnung der Buchungen zu den richtigen Buchungsperioden eingestellt. Nach Aufruf der Buchungsdatenerfassung wird als Buchungsdatum das Tagesdatum vorgeschlagen, das jedoch verändert werden kann. Im Mandantenstamm ist definiert, welches Datum für die richtige Zuordnung der Buchungen zu den Perioden ausschlaggebend ist. Das kann das Buchungsdatum, die Buchungsperiode oder das Belegdatum sein. Es wird empfohlen das Buchungsdatum zu verwenden. Dabei wird die Buchungsperiode automatisch gleich dem Buchungsdatum gesetzt und das Belegdatum ist das Tagesdatum des Beleges (in der fibu.3000 bereits standardmäßig eingestellt). drink.3000 Dokumentation Prozessbeschreibung Manuelle Buchungsdatenerfassung 1

2 Wird der Beleg in dem Monat des Belegdatums gebucht, so kann als Buchungsdatum das Tagesdatum verwendet Wird der Beleg später gebucht, so ist der Monatsletzte des Belegdatums als Buchungsdatum einzugeben. Das Belegdatum und das Buchungsdatum können aber auch in unterschiedlichen Perioden oder Wirtschaftsjahren liegen. Das Buchungsdatum bestimmt die Zuordnung für die Saldenliste, die Bilanz/GuV, die Umsatzsteuervoranmeldung, die stichtagsbezogene offene Postenliste und die Zuordnung der Buchungen zum richtigen Wirtschaftsjahr. Mit dem Programm Stammdaten/Basisdaten/Buchungsperioden" kann eine Buchungsperiode zum Buchen freigegeben werden, genauso die sog. Unterperioden. Mit Unterperioden kann gearbeitet werden um Buchungen als getrennten Bereich auszuweisen, z.b. die Jahresabschlussbuchungen nach dem Jahreswechsel Auswertungen nach Unterperioden können über den Journaldruck, den Kontoauszug oder den betriebswirtschaftlichen Auswertungen erstellt Nach Eingabe des Buchungsdatums und der Belegart kann die Belegerfassung durchgeführt Die Belegart steuert dabei, welche Felder erfasst werden können. Es werden nur Felder in der Erfassungsmaske freigegeben, die von der Belegart her erlaubt, bzw. notwendig sind (Pflichtfelder haben i.d.r. einen gelben Hintergrund). Je nachdem welche Konten angesprochen werden, werden noch weitere Felder geöffnet, z.b. das Feld Kostenstelle nach Eingabe eines kostenpflichtigen Gegenkontos. Nach Eingabe der Belegart wird das Belegdatum automatisch mit dem Buchungsdatum vorbesetzt, welches aber abgeändert werden kann. Gleiches gilt auch für das Feld Valutadatum. Allerding ist hier bei einer Änderung zu berücksichtigen, dass bei diesem Feld in der Belegart gesteuert wird, ob das Feld Valutadatum immer offen ist oder ob es nur mit der Maus oder Umschalt/Tab erreicht werden kann. Die Zahlungskonditionen werden vom Valutadatum aus berechnet. Im Feld Zahlungskondition wird der im Debitoren- bzw. Kreditorenstamm eingetragene Zahlungskonditionsschlüssel vorgegeben und die vom Valutadatum aus gerechneten Zahlungskonditionen angezeigt. Der Zahlungskonditionsschlüssel kann überschrieben Durch Drücken der Schaltfläche Zahlungskond. können die Konditionen direkt eingegeben Es gibt 2 Arten von Belegen bzw. Buchungsarten: Soll/Habenbuchungen Bei Soll/Habenbuchungen gibt es nur ein Konto und ein Gegenkonto. Stapelbuchungen Bei der Stapelbuchung gibt es ein Konto und mehrere Gegenkonten. In der ersten Belegzeile wird das Konto gebucht. Das kann ein Personenkonto oder ein Sachkonto sein. In den Folgezeilen werden die Gegenbuchungen durchgeführt. Eine Stapelbuchung darf nur beendet werden, wenn der Beleg Soll/Haben-Gleichheit hat. In den Stapel bzw. in den Reiter Stapelbuchungen (unterer Bereich der Buchungsmaske) kommt man, indem im Gegenkonto kein Konto eingegeben wird (Beispiel Maske Buchungsdatenerfassung und Reiter Stapelbuchungenen siehe Bild1). Nach Speichern der eingegebenen Buchungen (siehe Schaltfläche Speichern ) sind diese noch nicht auf den Konten gebucht, sondern stehen in einem sachbearbeiterbezogenen Erfassungstopf. Jeder Beleg erhält eine fortlaufende Erfassungsnummer. Bei einer automatischen Belegnummernvergabe wird nach dem Abspeichern die vergebene Belegnummer angezeigt. Zudem werden automatische Buchungen erstellt (Kursdifferenz, Bagatellbetragsdifferenz, Skontobuchungen). drink.3000 Dokumentation Prozessbeschreibung Manuelle Buchungsdatenerfassung 2

3 Solange der Beleg noch nicht abgespeichert ist, können mit der Schaltfläche Zurück bei Neueingabe eines Belegs die Eingaben verworfen Handelt es sich um die Änderung eines Beleges, so werden die durchgeführten Änderungen verworfen. Solange die Buchungen noch im Erfassungstopf stehen, können sie mit dem Auswertungsexplorer/laufende Auswertungen und dem Erfassungsprotokoll ausgedruckt, noch einmal bearbeitet (Doppelklick auf die Buchung) oder gelöscht werden (Schaltfläsche Löschen ). Das Löschen kann nur bei bereits gespeicherten Belegen durchgeführt Der Beleg wird aus dem Erfassungstopf gelöscht, die zugeordneten offenen Posten eines Ausgleiches werden wieder frei gegeben. Die vor dem Löschen vergebenen Erfassungsnummern werden nach dem Löschen nicht mehr vergeben. Belegnummern bei Belegarten mit automatischer Nummernvergabe werden wieder als frei abgespeichert und beim nächsten Beleg dieses Belegnummernkreises wieder vergeben. Die freien Belegnummern werden in den Stammdaten/Basisdaten/Belegnummernkreise je Belegnummernkreis angezeigt. Mit STRG/Klick können einzelne Buchungen und mit Umschalt/Klick können Bereiche zum Löschen gekennzeichnet Alle gekennzeichneten Erfassungssätze werden dann gemeinsam gelöscht. Die Buchungsdatenerfassung bzw. die Finanzbuchhaltung kann zwischendurch beendet Die Buchungen bleiben in der Buchungsübersicht stehen (siehe Reiter Buchungsübersicht ), bis die tatsächliche Verbuchung gestartet wird (siehe Menüpunkt Bchen/Buchungsdatenverarbeitung ). Die Schaltfläche Buchen im unteren Teil der Buchungsmaske bewirkt, dass nur die markierten Buchungen in der Buchungsübersicht über die dann aufgerufene Buchungsdatenverarbeitung verbucht Mehrere verschiedene Sachbearbeiter können nebeneinander Buchungen erfassen und verbuchen. Die Belege müssen weder nach Belegart noch nach Datum/Wirtschaftsjahr vorsortiert Werden Kassen- oder Bankbuchungen durchgeführt, so kann in der Buchunsmaske das Bank- oder Kassenkonto als Abstimmkonto (siehe Feld Abstimmkonto/Saldo ) mitgeführt werden, so dass Abstimmsummen mitgerechnet werden und eine Kontrolle des Bank- bzw. Kassensaldos möglich ist. Nach Eingabe eines Sachkontos werden der aktuelle Saldo des Kontos und die Beträge aus dem eigenen Erfassungsprotokoll vorgegeben. Jede erfasste Buchung auf dieses Konto wird bei der Abstimmsumme mitgerechnet. Das Abstimmkonto kann auch eingegeben/geändert werden, nachdem schon Buchungen erfasst wurden. Es werden alle im Erfassungstopf gespeicherten Buchungen dieses Kontos berücksichtigt. Nach Eingabe des Kontos wird der Anfangssaldo ausgewiesen und kann kontrolliert Wenn alle Bank/Kassenbuchungen erfasst sind, kann der Endsaldo kontrolliert Wird beim Abstimmkonto ein Kreditorenverbindlichkeitenkonto eingegeben, so kann eine Abstimmsumme der Eingangsrechnungen gerechnet Muss ein Konto nach einer Umbuchung einen bestimmen Betrag aufweisen, so kann dieses Konto auch als Abstimmkonto eingegeben Im Feld Abstimmsaldo wird der Saldo des Abstimmkontos vorgegeben. Dieser kann aber abgeändert Wird kein Abstimmkonto eingegeben, so kann hier ein Saldo erfasst werden, von dem aus gerechnet werden soll. drink.3000 Dokumentation Prozessbeschreibung Manuelle Buchungsdatenerfassung 3

4 Ist in der Buchungsmaske das Kennzeichen OP-Bearbeitung gesetzt, so wird das Fenster für den offenen Postenausgleich geöffnet ( OP-Konto bzw. OP-Gegenkonto ). Dieses Kennzeichen ist im Belegartenstamm zu hinterlegen. Es sollte bei allen Zahlungsbelegarten, z. B. Belegart Bankeingang Debitor, gesetzt Im Reiter OP-Verarbeitung kann der offene Postenausgleich durchgeführt Es werden alle offenen Posten des eingegebenen Kontos angezeigt. Für den Fall, dass im Fenster Gegenverrechnung eine Auswahl getroffen wurde (Gegenverrechnung, freie Gegenverrechnung oder Gegenverrechnung nach Selektionsmerkern), erscheinen auch die Offenen Posten der entsprechenden Konten. Bei der Gegenverrechnung können die Offenen Posten verschiedener Personenkonten miteinander ausgeglichen Die hierfür notwendigen Umbuchungen werden dann beim Speichern automatisch erzeugt. Das Buchungsdatum des aktuellen Beleges wird als Ausgleichsdatum gespeichert und bei der Ermittlung der stichtagsbezogenen Op-Liste herangezogen. Nach Öffnen des Fensters OP-Konto ist der Reiter OP-Verarbeitung aktiv. Zu Beginn des Ausgleichs wird automatisch der eingebuchte Zahlbetrag als Summe Zahlbetrag eingestellt. Diese zeigt den noch zuzuordnenden Betrag an. Über die Schaltfläche >> kann das OP-Fenster vergrößert oder verkleinert werden, Beispiel Reiter OP-Bearbeitung siehe Bild 2. Über die Schnellsuche können bestimmte OPs gesucht und ggf. gefiltert Es kann der ganze Restbetrag des offenen Postens oder nur ein Teil zugeordnet Steht der Betrag auf der gleiche Seite wie der Zahlbetrag, so ist der Betrag negativ einzugeben (Anzeige in rot), sonst positiv (Anzeige in blau). Durch Doppelklick auf das Feld Zahlbetrag im Offenen Posten (oder Funktionstaste F6) wird der betreffende Offene Posten für den Ausgleich referenziert, jedoch maximal bis zur Höhe des Zahlungsbetrages. Noch einmal Doppelklick oder F6 und der Zahlbetrag wird wieder herausgelöscht. Durch Eingabe der Funktionstaste F7 erfolgt die Vorgabe des gesamten OP-Betrages. Es ist egal wie hoch die Summe Zahlbetrag ist. Noch einmal F7 und der Zahlbetrag wird wieder herausgelöscht. Wurde der Zahlbetrag eingegeben und besteht zwischen OP-Betrag und Zahlbetrag eine Differenz, so wird nach Doppelklick im Feld Skontobetrag diese Differenz als Skontobetrag abgestellt. Liegt das Zahldatum innerhalb der Skontofrist, so wird der Skontobetrag automatisch vorgegeben. Der Skontobetrag wird allerdings nur dann gebucht, wenn auch ein Zahlbetrag zugeordnet wurde. Der Skonto wird vom skontofähigen Betrag gerechnet. Wurde bereits ein Teilausgleich durchgeführt, so wird der Skontobetrag anteilsmäßig vom skontofähigen Betrag ermittelt. Ist nach einer Zuordnung der noch verbleibende Rechnungs- oder Zahlrestbetrag kleiner gleich der Bagatellbetragsgrenze (im Währungsschlüssel) und dem Bagatellbetragsprozentsatz (im Klientenstamm) wird nach Bestätigen einer entsprechenden Abfrage eine Bagatellbetragsbuchung erstellt. Im Feld Ref. in der OP-Zeile werden die bereits zugeordneten Positionen gekennzeichnet und können über das Feld nur referenzierte gefiltert drink.3000 Dokumentation Prozessbeschreibung Manuelle Buchungsdatenerfassung 4

5 Für das Referenzieren eines Bereiches sind die gewünschten offenen Posten zu kennzeichnen (Umschalt/klick oder STRG/Klick). Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) kann die Referenzierung gesetzt oder aufgehoben Im Reiter Referenz Belegnummer können viele offene Posten nach gewissen Kriterien (Belegnummer, ext. Belegnummer und Belegdatum) ausgewählt Nach erfolgter Kennzeichnung, erscheint wieder das Ausgleichsfenster und der erste zugeordnete Beleg wird angezeigt. Im Reiter Referenz Sammelliste können offene Posten über eine Sammellistennummer zugeordnet Diese Nummer kann bei Buchungsschnittstellen mit übergeben und in der OP-Bearbeitung geändert Beim automatischen Zahlungseingang (AZE, Bankeinzug) oder beim automatischen Zahlungsausgang (AZA, Überweisung an Kreditoren) wird je Lauf und Datenträger die Archivnummer in der Sammellistennummer des Bankverrechnungskontos abgestellt. Hier können dann alle offenen Posten des Bankverrechnungskontos mit Hilfe der Sammellistennummer zugeordnet Im Reiter Referenzen stornieren können Zuordnungen, die bei Referenz Belegnummer und "Referenz Sammelliste" gemacht wurden, wieder aufgehoben Die bei Referenz Belegnummer eingegebenen Daten werden vorgegeben, können aber abgeändert drink.3000 Dokumentation Prozessbeschreibung Manuelle Buchungsdatenerfassung 5

6 Bild 1 Maske Buchungsdatenerfassung und Reiter Stapelbuchung drink.3000 Dokumentation Prozessbeschreibung Manuelle Buchungsdatenerfassung 6

7 Bild 2 Reiter OP-Bearbeitung drink.3000 Dokumentation Prozessbeschreibung Manuelle Buchungsdatenerfassung 7