Ihre Mandanten benötigen auch unterjährig aussagekräftige Zahlen. Wie müssen Sie die Finanzbuchführung gestalten?

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1 Ihre Mandanten benötigen auch unterjährig aussagekräftige Zahlen. Wie müssen Sie die Finanzbuchführung gestalten? Je schneller geschäftliches Handeln im Rechnungswesen Niederschlag findet, desto höher ist der Wert aktueller Informationen, die sich hieraus für die Unternehmensführung ergeben. Der Lösungsansatz für betriebswirtschaftliche Auswertungen heißt deshalb: unterjähriges Rechnungswesen. Ein Rechnungswesen ist unterjährig nur dann vollständig, wenn unter anderem monatlich abgegrenzt gebucht wird, z. B. Abschreibungen, Bestandsveränderungen, Versicherungen, Privatentnahmen und -einlagen sowie kalkulatorische Kosten, eine Kontokorrentbuchführung erfolgt und ein Plan-Ist-Vergleich verfügbar ist. Sie möchten Ihrem Mandanten anbieten, die Buchführung seines Unternehmens regelmäßig grafisch und komprimiert aufzubereiten. Diese Zusatzleistung verschafft ihm Informationen zu einer gezielten Unternehmenssteuerung. Um aussagekräftige Zahlen für ein unterjähriges Controlling zu erhalten, müssen diese vollständig und aktuell in der laufenden Buchführung vorhanden sein. Dies erreichen Sie durch eine vereinbarte Kontokorrentbuchführung und regelmäßige unterjährige abgegrenzte Buchungen. Nur so können Sie Risiken und Chancen für das Unternehmen Ihres Mandanten erkennen. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 1 von 7

2 Kapitel 1: Monatlich abgegrenztes Buchen 1.1 Bei der Abgrenzung von monatlich gleichbleibenden Beträgen unterstützt Sie das Programm. So können Sie z. B. Abschreibungen monatlich anteilig übernehmen. In der Buchführung steht Ihnen dafür eine entsprechende Programmverbindung zur Verfügung. (Bestand Programmverbindungen Anlagenbuchhaltung Wertbearbeitung ANLAG) 1.2 Ein Auswahldialog zeigt Ihnen die möglichen Buchungssätze. 1.3 Das Programm rechnet dabei den Jahresbeitrag auf den Monat um. Es können sowohl neue Abschreibungen hinzugefügt als auch bestehende Abschreibungen überschrieben werden. (Schaltfläche: Hinzufügen oder Überschreiben) Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 2 von 7

3 1.4 Damit Sie die Abschreibungen dem richtigen Zeitraum zuordnen können, erscheint entweder eine Auswahl der möglichen Vorläufe oder ein Fenster zur Erfassung eines neuen Vorlaufes. 1.5 Bei Jahresbeträgen, wie beispielsweise den Einmalbezügen für Mitarbeiter oder einer Rechnung für die Gebäudeversicherung, errechnen Sie den monatlichen Betrag selbst und erfassen diesen einmalig im Programm. (über Buchen Wiederkehrende Buchungen Bearbeiten und erfassen) Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 3 von 7

4 1.6 Diese anteiligen Jahresbeträge werden Ihnen dann als wiederkehrende Buchungen angeboten. (über Buchen Wiederkehrende Buchungen Verbuchen) 1.7 Sobald Sie den entsprechenden Zeitraum der Buchführung erfasst haben, 1.8 können Sie die anteilige Gebäudeversicherung zusammen mit allen monatlich abgegrenzten Buchungen übernehmen. Auch kalkulatorische Kosten und ein kalkulatorischer Unternehmerlohn in gleichbleibender Höhe können über die wiederkehrenden Buchungen monatlich in die betriebswirtschaftliche Auswertung einfließen. 1.9 Zusätzlich: Bestandsveränderungen von fertigen und unfertigen Zusätzlich sollten folgende Beträge in der jeweils Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 4 von 7

5 Erzeugnissen Aktivierte Eigenleistungen Sonstige betriebliche Erlöse Sonstiger neutraler Aufwand oder Ertrag Privatentnahmen, -einlagen Kalkulatorische Kosten angefallenen Höhe erfasst und dem jeweiligen Monat zugeordnet werden: Bestandsveränderungen von fertigen und unfertigen Erzeugnissen Aktivierte Eigenleistungen Sonstige betriebliche Erlöse, beispielsweise für private Kfz-Nutzung Sonstiger neutraler Aufwand oder Ertrag, wie er beispielsweise aus den Verkäufen von Anlagevermögen entsteht Privatentnahmen und -einlagen sowie kalkulatorische Kosten Kapitel 2: Kreditoren-/Debitorenbuchführung 2.1 Offene Rechnungen der Kunden und Lieferanten Automatisches Buchen der Zahlungseingänge Mandant sieht den aktuellen Stand in Auswertungen online Nur wenn Sie in der Buchführung die Rechnungsaus- und -eingänge und die dazugehörigen Zahlungen tagaktuell buchen, können die Auswertungen die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens im betreffenden Monat wiedergeben. Um ein erfolgreiches Kontokorrentmanagement aufzubauen, bedarf es einiger Vorarbeiten. 2.2 Für die Offene-Posten-Liste definieren Sie zuerst die Kontenbereiche und legen dann die Kunden- und Lieferantenkonten an. (Stammdaten Mandantendaten OPOS und Stammdaten Kontenplan Debitoren oder Kreditoren Details) Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 5 von 7

6 2.3 Die Rechnungsfälligkeit wird vom Programm automatisch anhand der vorbelegten Zahlungsbedingungen ermittelt. (Stammdaten Zahlungsbedingungen) Dabei können Sie unterschiedliche Vereinbarungen Ihres Mandanten mit seinen Kunden individuell berücksichtigen. 2.4 Eine zentrale Bedeutung innerhalb der Kontokorrentbuchführung erhält aber vor allem die Rechnungsnummer, über die der Ausgleich der Rechnung bei Zahlung erfolgt. Achten Sie also bereits beim Buchen der Rechnungen darauf, die Rechnungsnummer zu erfassen. Diese wird dann auch bei den Zahlungen angegeben. Sie sehen auf einen Blick den Endsaldo und die noch offenen Rechnungen des Personenkontos. 2.5 Offene Rechnungen der Kunden und Lieferanten Automatisches Buchen der Zahlungseingänge Mandant sieht den aktuellen Stand in Auswertungen online 2.6 Offene Rechnungen der Kunden und Lieferanten Automatisches Buchen der Zahlungseingänge Mandant sieht den aktuellen Stand in Auswertungen online Um die bezahlten Rechnungen in der Buchführung auszugleichen, holen Sie sich die Kontoauszüge des Mandanten aus dem DATEV- Rechenzentrum, wie in der Demo Übernahme in die Finanzbuchführung: Lohn und Bankkonten gezeigt wird. Über Unternehmen online hat Ihr Mandant per SmartCard immer einen Überblick über den aktuellen Stand seiner Buchführung und seiner offenen und ausgeglichenen Rechnungen. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 6 von 7

7 Durch eine Kontokorrentbuchführung und regelmäßige, unterjährige abgegrenzte Buchungen in der laufenden Buchführung, erhalten Sie aktuelle und aussagekräftige Zahlen für ein unterjähriges Controlling. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 7 von 7