Jahresabschlussinformation. medico WIBU bzw. SAP FI

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1 Jahresabschlussinformation medico WIBU bzw. SAP FI

2 Jahreswechsel AMONDIS medico WIBU bzw. SAP FI 2 data net solutions GmbH - Chiemseering Sankt Wolfgang

3 Inhaltsverzeichnis 1.0 Financial Solutions Neues Wirtschaftsjahr anlegen Aktualisierung der Belegnummernkreise...5 Nummernkreise (Einzelbearbeitung im Stammdatenprogramm)...7 Belegnummernprüfung mandantenübergreifend Auszugsnummer Kontoauszug Umstellung Auszugsnummer / digitale Betriebsprüfung (GDPdU) (nur medico WIBU) Nach dem Jahreswechsel der Finanzbuchhaltung WIBU/SAP Prozess-Steuerung / MDK-Dialog / Faktura / Konsil - Rechnungen Überprüfung des Leistungszeitraumes...13 Integration Anlagenzugang im Rechnungseingangsbuch ANBU-Mandantenstamm...14 Telefon: info@data-net-solutions.de - 3

4 Jahreswechsel AMONDIS medico WIBU bzw. SAP FI 1.0 Financial Solutions Änderungen von Einstellungen beim Jahreswechsel im E-Bank Manager, Kassenbuch, Leistungserfassung / Faktura und Rechnungseingangsbuch. 1.1 Neues Wirtschaftsjahr anlegen Bitte legen Sie das kommende Wirtschaftsjahr im entsprechenden Stammdatenfenster an. Dieses finden Sie unter Stammdaten -> Nummernkreise -> Wirtschaftsjahre Mit der rechten Maustaste lässt sich ein neuer Datensatz einfügen. Der Gültigkeitszeitraum muss an das neue Jahr angepasst werden ( ). Die Felder, die die Buchungsnummer betreffen, können dabei unberührt bleiben. ACHTUNG: Das Wirtschaftsjahr ist mandantenabhängig! Bitte legen Sie dieses ggf. in mehreren Mandanten an. Sie können den Mandanten unter Datei -> Mandantenwechsel jederzeit wechseln. 4 data net solutions GmbH - Chiemseering Sankt Wolfgang

5 1.2 Aktualisierung der Belegnummernkreise Vor dem müssen für den Jahreswechsel in allen Mandanten die Belegnummernkreise auf ihre Gültigkeit überprüft und anschließend ggf. aktualisiert werden. Bei SAP muss die Belegnummer je Wirtschaftsjahr eindeutig sein. Stellen Sie sicher, dass die Belegnummernkreise Ihrem Ablagesystem entsprechen. Sie können entweder den Belegnummernbereich aus dem Vorjahr übernehmen oder ein Präfix benutzen, um die Belegnummer eindeutig zu machen. Legen Sie in jedem Fall für jeden Belegnummernkreis einen neuen zeitabhängigen Datensatz an und begrenzen Sie den alten Satz auf den des auslaufenden Wirtschaftsjahres. Zum Anlegen der Belegnummernkreise stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: 1. Einzelbearbeitung im Stammdatenprogramm 2. Belegnummernprüfung mandantenübergreifend Achtung bei folgenden Belegnummernkreisen: Einige Belegnummernkreise werden vom System für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung und PDM benötigt. Diese müssen jahresübergreifend eindeutig sein und dürfen keinesfalls zurückgesetzt werden: Dazu gehört der Belegnummernkreis Dieser darf nur in folgendem Ausnahmefall geändert werden: Wenn das Feld gültig bis auf dem untersten Datensatz in den zeitabhängigen Einstellungen ein Datum kleiner aufweist, so ist ein neuer Jahressatz ( ) anzulegen. Auch Belegnummernkreise, die bei der Verwendung des Kassenbuches im Kassenbuchzusatz (siehe Stammdaten -> Sachkonten-Kostenstellen -> Kassenbuchzusatz) unter Eindeutige Belegnummern Export nach Fibu stehen, müssen zwingend eindeutig sein. Telefon: info@data-net-solutions.de - 5

6 Jahreswechsel AMONDIS medico WIBU bzw. SAP FI Beispiel für ein Kassenkonto, welches direkt in die Finanzbuchhaltung integriert wird: Beispiel für ein Kassenkonto, welches über den e-bank Manager in die Finanzbuchhaltung integriert wird: 6 data net solutions GmbH - Chiemseering Sankt Wolfgang

7 Nummernkreise (Einzelbearbeitung im Stammdatenprogramm) Stammdaten -> Nummernkreise -> Belegnummernkreise Wählen Sie im Register zeitabhängige Einstellungen mit der rechten Maustaste -> Datensatz einfügen, um einen neuen Datensatz einzufügen: In diesem Fall muss das Feld gültig von auf den und das Feld gültig bis auf den gesetzt werden. Um die Belegnummer auch jahresübergreifend eindeutig zu halten, kann ein zeitbezogener Präfix wie das 2-stellige Jahr definiert werden. Somit wird jede Belegnummer mit einer 14 (für das Jahr 2014) davor erzeugt. Damit ist gewährleistet, dass die Belegnummern in der Finanzbuchhaltung eindeutig sind. Prüfen Sie in der Finanzbuchhaltung, welche Belegnummern verwendet werden können. Sofern das Wirtschaftsjahr nicht in der Belegnummer enthalten ist, können Sie anschließend die Felder min. Belegnummer und max. Belegnummer mit den Werten aus dem vergangenen Jahr füllen. Mit dem Diskettensymbol in der Menüleiste speichern Sie Ihre Eingaben. Telefon: info@data-net-solutions.de - 7

8 Jahreswechsel AMONDIS medico WIBU bzw. SAP FI Belegnummernprüfung mandantenübergreifend Extras -> Wirtschaftsjahr öffnen... Im erscheinenden Fenster muss das neue Wirtschaftsjahr oben ausgewählt werden. Dieses lässt sich erst auswählen, wenn es wie im vorherigen Schritt beschriebenangelegt worden ist! Wechseln Sie auf den Karteireiter Belegnummernkreise und starten Sie die Prüfung mit dem Button links unten. Das System prüft nun die Belegnummernkreise aller Mandanten: 8 data net solutions GmbH - Chiemseering Sankt Wolfgang

9 AMONDIS schlägt neue Belegnummernkreise für das gewählte, kommende Jahr vor. Bitte prüfen Sie die Vorschläge genau und passen diese ggf. im unteren Bereich an. Mit der rechten Maustaste -> Datensatz löschen können auch komplette Nummernkreise aus dem Vorschlag entfernt werden, sofern im Feld Aktion Neuanlage steht. Sollen die Belegnummernkreise nun wie vorgeschlagen angelegt werden, klicken Sie rechts unten auf den Button Speichern... und das System legt die Belegnummernkreise automatisch an. Nach dem gleichen Prinzip müssen auch alle sonstigen Nummernkreise geprüft werden: Telefon: info@data-net-solutions.de - 9

10 Jahreswechsel AMONDIS medico WIBU bzw. SAP FI 1.3 Auszugsnummer Kontoauszug Liefert Ihre Bank die Auszugsnummer mit dem Kontoauszug, so wird automatisch die geänderte Auszugsnummer, d.h. die 1 übermittelt. Kann die Bank diese Auszugsnummer nicht liefern, beachten Sie bitte die Änderungen am Belegnummernkreis Punkt 1.1. Am Feld Belegtyp können Sie erkennen, ob die Auszugsnummer von der Bank geliefert bzw. über einen Belegnummernkreis generiert wird: 10 data net solutions GmbH - Chiemseering Sankt Wolfgang

11 1.4 Umstellung Auszugsnummer / digitale Betriebsprüfung (GDPdU) (nur medico WIBU) Da in den nächsten Jahren die digitale Betriebsprüfung mit Datenträgerüberlassung eine immer wichtigere Rolle spielen wird, empfehlen wir, die Auszugsnummer auf Positionsebene eindeutig zu machen. Belegtyp = Auszugsnummer Ändern Sie dazu vor dem Import der Kontoauszüge den Belegtyp auf Auszugsnummer + Positionsnr. Beachten Sie, dass zur Länge der Belegnummer noch 3 Stellen dazugerechnet werden. Die Belegnummer ist in der WIBU numerisch, d.h. Sie benötigen im Feld Präfix einen vorangestellten Wert, damit die Vornullen in der WIBU erhalten bleiben. Beispiel: Auszugsnummer: 2 Präfix: 1 -> 1. Bank Länge Belegnr. = 3 // Auszugsnummer sollte max. 3 Stellen sein Belegnummer: Pos. 1 -> Pos. 2 -> Sollte in Ihrem Präfix das Wirtschaftsjahr enthalten sein, muss dieser auf das neue Wirtschaftsjahr abgeändert werden. (Präfix 13 -> 14) Belegtyp = Belegnummernkreis Ändern Sie dazu vor dem Import der Kontoauszüge den Belegtyp auf Belegnummer pro Auszug + Positionsnr.. Beachten Sie, dass zur Länge der Belegnummer jetzt noch 3 Stellen dazugerechnet werden. Die Belegnummer ist in der WIBU numerisch, d.h. Sie benötigen im Feld Präfix einen vorangestellten Wert, damit die Vornullen in der WIBU erhalten bleiben. Diese Einstellungen müssen im Programm Belegnummernkreise durchgeführt werden. Kontrollieren Sie unbedingt nach dem Import die erstellten Belegnummern im Kontoauszug! Telefon: info@data-net-solutions.de

12 Jahreswechsel AMONDIS medico WIBU bzw. SAP FI 1.5 Nach dem Jahreswechsel der Finanzbuchhaltung WIBU/SAP Überprüfen Sie bitte nach vollzogenem Jahreswechsel der FIBU in AMONDIS Financial Solutions unter Stammdaten -> Basisdaten -> Fibu-Mandantenstamm das aktive Wirtschaftsjahr: Achtung: Bitte prüfen Sie diese Einstellung an allen Mandanten. 12 data net solutions GmbH - Chiemseering Sankt Wolfgang

13 2.0 Prozess-Steuerung / MDK-Dialog / Faktura / Konsil - Rechnungen Änderungen von Einstellungen beim Jahreswechsel im KT-Dialog, Archivierung und Bau und Technik, Faktura und der Konsiliar-Rechnungserfassung. 2.1 Überprüfung des Leistungszeitraumes Unter Stammdaten -> Basisdaten -> Erweiterter Mandantenstamm muss der Leistungszeitraum überprüft werden. Ist dieser nicht korrekt, können keine Leistungen im neuen Wirtschaftsjahr erfasst werden! Telefon: info@data-net-solutions.de

14 Jahreswechsel AMONDIS medico WIBU bzw. SAP FI Integration Anlagenzugang im Rechnungseingangsbuch 2.2 ANBU-Mandantenstamm Änderungen von Einstellungen beim Jahreswechsel in der Inventarisierung. Kontrollieren Sie bitte nach dem Jahreswechsel in der Anlagenbuchhaltung, ob in den Feldern Wirtschaftsjahr und Buchungsdatum der richtige Zeitraum eingetragen ist. Achtung: Haben Sie die AMONDIS Anlagenbuchhaltung im Einsatz, melden Sie sich bitte kurz bei uns bezüglich der Aktivierung des neuen Wirtschaftsjahres! 14 data net solutions GmbH - Chiemseering Sankt Wolfgang

15 Telefon: info@data-net-solutions.de

16 Kontakt Kompetenz im Gesundheitswesen Das Beratungsunternehmen für Einrichtungen des Gesundheitswesens Lösungen im Gesundheitswesen IT-Service für das Gesundheitswesen Anschrift data net solutions GmbH Chiemseering St. Wolfgang Telefon: / Telefax: / Internet: info@data-net-solutions.de Gültig für Version 7.0 Stand 01/2014 Weitergabe und Vervielfältigung dieser Produktinformation oder Teilen daraus sind ohne schriftliche Genehmigung nicht gestattet. Der Inhalt der Produktinformation kann jederzeit ohne Ankündigung geändert oder ergänzt werden. Sie ist als Kundeninformation zu verstehen. Änderungen des beschriebenen Leistungsumfanges gegenüber dem beschriebenen Stand bleiben daher vorbehalten. data net solutions GmbH. Alle Rechte vorbehalten. 16 data net solutions GmbH - Chiemseering Sankt Wolfgang