Trainingshandbuch Kasse. in WERBAS

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1 Trainingshandbuch Kasse in WERBAS

2 Copyright 2009 by WERBAS AG WERBAS AG Max-Eyth-Straße Holzgerlingen Stand 03/2009 Version Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuches darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne eine schriftliche Genehmigung der WERBAS AG reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme anderweitig benutzt, vervielfältigt oder verarbeitet werden. Dateiname: Handbuch_Kasse.doc Druckdatum:

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Kassenstamm Kassenanmeldung Kassenbedienung Einnahme von Debitor Ausgabe an Debitor Buchungen gegen Sachkonten Voreinstellungen Buchungen Buchungen gegen Kreditoren Kassenbuchungen kopieren Kassenbuchungen stornieren Kassenabschluss...12 I

4 1 Einführung Mit dem WERBAS Modul Kasse können alle Kassenbewegungen eines Betriebes vorgenommen werden. Es können mehrere Kassen für unterschiedliche Bereiche wie z.b. Werkstatt, Shop, Fahrzeughandel angelegt und separat geführt werden. Die Kassenbewegungen können sowohl gegen Sachkonten als auch gegen Personenkonten (Debitoren, Kreditoren) erfolgen. Offene Posten werden durch eine Kassenbuchung bereinigt. Zahlungsein- und Ausgänge werden registriert und in einem Kassenbuch verwaltet. Die Kassenschublade PCK 41P kann mit dem Modul Kasse verbunden werden. i Voraussetzung für das Arbeiten mit dem Modul Kasse sind die Freischaltung und ein Sachkontenstamm, der mit den entsprechenden Konten, vor allem den Kassenkonten, eingerichtet ist. Stimmen Sie sich für die korrekte Einrichtung der Kassenkonten im Sachkontenstamm mit Ihrem Steuerberater ab. Bevor ein Mitarbeiter als kassenberechtigter Benutzer angelegt werden kann, muss er als Personal angelegt sein (Firma/Personal/ Personal anlegen). Eine Kasse muss mit einem Konto verknüpft sein bzw. ein Konto muss mit einer Kasse verknüpft sein. Konto mit Kasse verknüpfen 1. Öffnen Sie im Menü Firma/Konten und Schlüssel den Menüpunkt Sachkonten. Die Maske [M12226] Sachkontenstamm wird geöffnet. 2. Öffnen Sie die Registerkarte Konto. 3. Aktivieren Sie eine der Optionen abhängig davon, ob auf das definierte Konto Einnahmen fließen sol- 1

5 len, die direkt in die Kasse eingezahlt werden oder ob auf das definierte Konto Einnahmen fließen sollen, die über EC-Cash eingezahlt werden. In der Maske [M10801 Kassenstamm in der Registerkarte Kasse werden beim Feld Konto alle Kassen aufgelistet, bei denen die Option Kasse aktiviert ist, beim Feld Konto EC alle, bei denen die Option EC-Cash aktiviert ist: Kassenberechtigung für Benutzer erstellen Wenn in der Rechteverwaltung die Rechte der Mitarbeiter definiert sind, sind die folgenden Schritte erforderlich und können u.u. nicht von jedem durchgeführt werden. 1. Öffnen Sie im Menü Firma/Personal den Menüpunkt Benutzerverwaltung. 2. Markieren Sie den Benutzer, für den Sie die Kassenberechtigung erstellen möchten. 3. Wählen Sie im Feld Personalname den Namen des entsprechenden Benutzers. In der Regel ist der Name des angemeldeten Mitarbeiters bereits eingetragen. 4. Klicken Sie auf <RECHTEVERWALTUNG> und teilen dem Benutzer in der Gruppe Kasse die entsprechenden Rechte zu. i Rechte zuteilen kann nur, wer selbst über das Recht verfügt, Rechte zuzuteilen (in der Regel auf den Administrator beschränkt). 2

6 Anzahl der zeitgleich an einer Kasse angemeldeten Benutzer bestimmen 1. Öffnen Sie im Menü Firma den Menüpunkt Voreinstellungen. 2. Öffnen Sie die Gruppe Kasse. 3. Geben Sie im Feld Wert den gewünschten Wert ein (Erklärung im Bereich Kommentar). 2 Kassenstamm Legen Sie zuerst eine Kasse an und tragen eine eindeutige Bezeichnung für diese Kasse ein. 1. Öffnen Sie im Menü Firma/Konten und Schlüssel den Menüpunkt Kassenstamm. Die Maske [M10801] Kassenstamm wird geöffnet: 2. Klicken Sie auf den Schalter <NEU>, um eine neue Kasse anzulegen. Eine neue Kasse wird angelegt. Die nächste freie Kassennummer wird automatisch vergeben. 3. Ändern Sie bei Bedarf in der Registerkarte Kasse im Feld Bezeichnung die Bezeichnung der neuen Kasse. 3

7 4. Ordnen Sie in den Feldern Konto und Konto EC jeweils das entsprechende Sachkonto zu. Dieses Konto muss im Sachkontenstamm als Kassenkonto definiert sein. 5. Klicken Sie auf <SPEICHERN>, um die getroffenen Einstellungen zu sichern. Nun legen Sie die kassenberechtigten Personen fest. 6. Öffnen Sie die Registerkarte Kassierer/Kassenabschluss. 7. Markieren Sie im Bereich Gruppierungsbereich die Kasse, zu der Sie die Rechte verteilen möchten. In der Regel ist nach der Neuanlage einer Kasse diese bereits markiert. i Im Feld Kassierer werden nur die Benutzer aufgelistet, die in der Benutzerverwaltung mit dem Personalnamen gekennzeichnet sind und nur diese Benutzer können Zugriff auf eine Kasse erhalten. Genauso können nur die Benutzer Zugriff auf eine Kasse erhalten, die sich über ein Passwort (in der Anwendung) anmelden müssen. 8. Wenn ein Mitarbeiter Kassenbuchungen durchführen können soll, aktivieren Sie im Bereich Kassierer die Option berechtigt. 9. Wenn ein Mitarbeiter auch den Kassenabschluss durchführen können soll, aktivieren Sie im Bereich berechtigt zum Kassenabschluss die Option Kassenabschluss. i Über die Option alle kann jeweils das gesamte angelegte Personal als Kassierer und als berechtige Person für den Kassenabschluss aktiviert werden. 10. Sichern Sie Ihre Einträge mit <SPEICHERN>. 4

8 3 Kassenanmeldung Damit Sie die Kasse im Tagesgeschäft nutzen können, muss ein kassenberechtigter Mitarbeiter angemeldet sein. 1. Öffnen Sie im Menü Auftrag/Kasse den Menüpunkt Kassenanmeldung. Die Maske [M10802] Kassenanmeldung wird geöffnet. 2. Wählen und markieren Sie im Feld Benutzer sich selbst als Kassenberechtigten. 3. Markieren Sie die Kasse, an der Sie sich anmelden möchten. 4. Geben Sie im Feld Passwort Ihr Passwort ein (das gleiche wie für die Anwendung). 5. Klicken Sie anschließend auf <ANMELDEN> (alternativ die Return- Taste). Die Kasse ist jetzt aktiv. 4 Kassenbedienung Um bei der Erstanlage Ihrer Kasse einen Anfangsbestand zu buchen, empfehlen wir Ihnen, eine Einnahmebuchung in der Kasse gegen ein Sachkonto durchzuführen, um den Kassenanfangsbestand zu setzen. i Stimmen Sie sich hierzu mit Ihrem Steuerberater ab. Einzelheiten dazu finden Sie im Kapitel 4.3 Buchungen gegen Sachkonten. Ein- und Ausgaben, die über die Kasse vorgenommen werden, werden über die Maske Kassenbuchung gesteuert bzw. über den Dialog beim Rechnungsdruck. In diesem Bereich sehen Sie Details zur Kasse: 5

9 4.1 Einnahme von Debitor Hier ziffern Sie die Einnahmen von Kunden aus. 1. Öffnen Sie im Menü Auftrag/Kasse den Menüpunkt Kasse. Die Maske [M10804] Kassenbuchung wird geöffnet. 2. Wenn Sie noch nicht an der Kasse angemeldet sind, klicken Sie auf <AN/ABMELDUNG>, um sich anzumelden. 3. Öffnen Sie die Registerkarte Kassenbuchung. 4. Aktivieren Sie folgende Optionen - Debitor - Einnahmen - Zahlungsart: Bar, Scheck oder EC-Cash Im rechten Bildschirmbereich werden alle Kunden mit offenen Posten aufgelistet. 5. Markieren Sie im rechten Bereich einen Debitor, um dessen Posten detailliert aufzulisten und klicken Sie anschließend auf das Pfeilsymbol. (alternativ Doppelklick auf den Debitor) 6. Klicken Sie auf <AUSZIFFERN>. i Wenn z.b. der vollständige Betrag als Zahlung eingegangen ist, können Sie alternativ direkt in der Registerkarte Kassenbuchung auf den Schalter <VERBUCHEN> klicken und anschließend auf <OK, SPEICHERN>. Die Maske [M11805] Zahlungseingänge gegen Offene Posten wird geöffnet. 7. Markieren Sie den bzw. die (offenen) Posten, die der Kunde bezahlt hat. 6

10 Wenn der Kunde nicht den vollen Betrag bezahlt hat, geben Sie im Feld ZE gesamt den Betrag ein, den er bezahlt hat. Wenn der fehlende Betrag die festgelegte Kleindifferenz nicht überschreitet, wird trotzdem der volle Betrag ausgeziffert (bei geringen Beträgen von z.b. einigen Cent wäre der Verwaltungsaufwand nicht gerechtfertigt). 8. Klicken Sie auf <VERBUCHEN> und anschließend klicken Sie auf <SPEICHERN>. Das System übernimmt den offenen Betrag und setzt als Gegenkonto das Debitorenkonto ein. Im Feld Bemerkung werden automatisch der Kundenname und die Belegnummer eingetragen. Bei einem größeren fehlenden Betrag erscheinen folgende Felder: Nach erfolgtem Ausziffern wechselt die Anzeige (auf der linken Seite): 4.2 Ausgabe an Debitor Ausgaben wie eine Gutschrift an einen Debitor können nicht mit einem offenen Posten verrechnet werden. Gehen Sie analog zu 4.1 Einnahme von Debitor vor. Aktivieren Sie die Option Ausgabe statt Einnahme. 7

11 4.3 Buchungen gegen Sachkonten Voreinstellungen Um Buchungen von der Kasse gegen ein Sachkonto vornehmen zu können, sind zusätzliche Einstellungen im Sachkontenstamm erforderlich. i Es ist sinnvoll, wenn Sie diese Einstellungen zuvor mit Ihrem Steuerberater abstimmen. 1. Öffnen Sie im Menü Firma/Konten und Schlüssel den Menüpunkt Sachkontenstamm. Die Maske [M12226] Sachkontenstamm wird geöffnet. 2. Markieren Sie das Sachkonto, für das Sie Einstellungen vornehmen möchten. 3. Öffnen Sie die Registerkarte OP/Kasse. 4. Aktivieren Sie, ob das Sachkonto als Gegenkonto für Auszifferung oder als Gegenkonto für Kassenbuchungen genutzt werden sein soll. Wenn es als Gegenkonto für Kassenbuchungen genutzt werden soll, aktiveren Sie, ob für Einnahmen und/oder Ausgaben. Wenn Sie Gegenkonto für Kassenbuchungen aktiviert haben, klicken Sie anschließend auf <ERGÄNZEN>, um die möglichen Steuersätze aufzulisten. Markieren Sie die Steuersätze, die Sie nicht für dieses Konto benötigen, und klicken Sie auf <AUSSCHLIEßEN>. i Wenn Kasse in der Registerkarte Konto für ein Konto aktiviert ist, ist dieses Konto nicht als Gegenkonto für eine Kassenbuchung möglich. 8

12 Die als Gegenkonto definierten Konten stehen in der Maske [M10804] Kassenbuchung als Sachkonto zur Verfügung: Buchungen Die Buchung gegen ein Sachkonto kann immer nur auf ein als Gegenkonto für Kasse voreingestelltes Konto erfolgen. Beispiele sind Privatentnahmen bzw. - einlagen, Portozahlungen, Aushilfslöhne usw. 1. Öffnen Sie im Menü Auftrag/Kasse den Menüpunkt Kasse. 2. Aktivieren Sie in der Registerkarte Kassenbuchung die Option Sachkonto. 3. Aktivieren Sie je nach Geschäftsvorfall die Option Einnahme oder Ausgabe. 4. Aktivieren Sie die entsprechende Zahlungsart, Bar, Scheck oder EC- Cash. 9

13 Im rechten Bildschirmbereich werden die Sachkonten, die Sie im Sachkontenstamm definiert haben, aufgelistet: 5. Markieren Sie das Sachkonto, das als Gegenkonto eingesetzt werden soll, und klicken Sie auf das Pfeilsymbol auf das Sachkonto). (alternativ Doppelklick Die Nummer des Kontos wird in das Feld Gegenkonto übernommen. Die Bezeichnung des Kontos wird in das Feld Bemerkung übernommen, bei Bedarf können Sie diesen Eintrag ändern. 6. Klicken Sie auf das Plussymbol neben dem Feld Beleg, um eine neue Belegnummer zu dieser Buchung zu generieren. oder Geben Sie direkt eine Belegnummer in das Feld Beleg ein. 7. Tragen Sie in das Feld Betrag den Betrag ein. Ändern Sie ggf. das Datum. 8. Klicken Sie auf <VERBUCHEN>. 10

14 4.4 Buchungen gegen Kreditoren Der Ablauf der Buchungen gegen Kreditoren verläuft analog den Buchungen gegen einen Debitor, s. Abschnitte 4.1 Einnahme von Debitor sowie 4.2 Ausgabe an Debitor. Um gegen Kreditoren buchen zu können, müssen Kreditoren bzw. Lieferanten im Stamm vorhanden sein. Wenn Sie noch keinen Lieferanten angelegt haben, öffnen Sie im Menü Firma/Lieferant den Menüpunkt Lieferant anlegen, um einen anzulegen. Einzelheiten zu den Feldern sind in der Online-Hilfe beschrieben. 4.5 Kassenbuchungen kopieren Wenn Sie häufig vorkommende Kassenvorgänge vereinfacht vornehmen möchten, können Sie eine bereits vorgenommene Kassenbuchung dieser Art als Vorlage nehmen und kopieren. Sie müssen der kopierten Kassenbuchung lediglich eine neue Belegnummer vergeben und die notwendigen Änderungen in Betrag und Text einfügen. 1. Öffnen Sie in der Maske [M10804] Kassenbuchung die Registerkarte Kassenbuch. Die Kassenbuchungen werden aufgelistet. 2. Markieren Sie die Kassenbuchung, die Sie kopieren möchten. 3. Klicken Sie auf <KOPIEREN>. Die Registerkarte Kassenbuchung wird wieder geöffnet und die erzeugte Kassenbuchung aufgelistet. 4. Berichtigen bzw. ergänzen Sie die Daten. 5. Klicken Sie auf das Plussymbol neben dem Feld Beleg, um eine neue Belegnummer zu dieser Buchung zu generieren. 6. Klicken Sie auf <VERBUCHEN>. 4.6 Kassenbuchungen stornieren Sie können fehlerhafte Kassenbuchungen im aktuellen Kassenbuch stornieren. 1. Öffnen Sie in der Maske [M10804] Kassenbuchung die Registerkarte Kassenbuch. 11

15 Die Kassenbuchungen werden aufgelistet. 2. Markieren Sie die Kassenbuchung, die Sie stornieren möchten. 3. Klicken Sie auf <STORNIEREN>. 4. Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit <JA>. Ein gleich lautende Buchung mit umgekehrten Vorzeichen wird generiert, dem gleichlautenden Buchungstext wird Storno: vorangestellt: 5 Kassenabschluss Den Kassenabschluss können Sie nach einem selbst bestimmten Zeitraum (Tag, Woche, Monat oder einem anderem) erzeugen. Einen Kassenabschluss kann nur ein dazu berechtigter Benutzer durchführen. 1. Öffnen Sie im Menü Auftrag/Kasse den Menüpunkt Kassenbuch. Alternativ können Sie in der Maske [M10804] Kassenbuchung über den Schalter Kassenbuch diese Maske öffnen. Die Maske [M10803] Kassenbuch wird geöffnet. 2. Klicken Sie auf <ABSCHLIEßEN>, um das aktuelle Kassenbuch abzuschließen. oder Klicken Sie auf <ABSCHLUSS MIT DRUCK>, um das aktuelle Kassenbuch abzuschließen und zusätzlich einen Ausdruck des Kassenbuchs zu erzeugen. 3. Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit <JA>. i Wenn per EC-Cash gezahlt wurde, wird gleichzeitig eine Liste der EC- Cash-Zahlungen für den Zeitraum dieses Kassenbuchs erstellt. Das Kassenbuch wird abgeschlossen. WERBAS legt ein neues Kassenbuch mit der nächsten fortlaufenden Nummer an und überträgt die Endbestände Bar und Scheck des abgeschlossenen Kassenbuches als Anfangsbestände in das neue Kassenbuch. 12

16 Druck des Kassenbuchs ohne Kassenabschluss Sowohl abgeschlossene als auch noch nicht abgeschlossene Kassenbücher können jederzeit ausgedruckt werden. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie im Menü Auftrag/Kasse den Menüpunkt Kassenbuch. Alternativ können Sie in der Maske [M10804] Kassenbuchung über den Schalter Kassenbuch diese Maske öffnen. Die Maske [M10803] Kassenbuch wird geöffnet. 2. Aktivieren Sie eine der Optionen aktuelles Buch, letztes Buch oder von/bis. 3. Geben Sie bei Wahl der Option von/bis die entsprechenden Werte von und bis ein. Das gewählte Kassenbuch/die gewählten Kassenbücher wird/werden angezeigt. 4. Klicken Sie auf <DRUCKEN>. Das Fenster Druckformulare wird geöffnet. 5. Nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen vor. 6. Klicken Sie auf <DRUCKEN>. 13