SC-Line - Jahresende 2012 auf 2013

Transkript

1 SC-Line Jahresende Schritte 2012 auf 2013 Nachfolgend sind die einzelnen Schritte aufgelistet, die im Zuge des Jahresendes (gilt auch für den Jahresübertrag ins neue Wirtschaftsjahr falls dieses abweichend vom Kalenderjahr ist) durchzuführen sind. Wenn mehrere Programme der SC-Line installiert sind, so ist unbedingt mit SC-Fibu Finanzbuchhaltung zu beginnen und danach bei den weiteren installierten Programmen die Datenübernahme und sofort oder später der Jahresübertrag (mit EB Übernahme) vornehmen. Die Datenübernahme ist zwingend beim Wirtschaftsjahrwechsel vorzunehmen und muss VOR dem Jahresübertrag jedes einzelnen installierten Programmes der SC-Line durchgeführt werden. Alle Daten des bisherigen Jahres (bzw. auch früherer Jahre) bleiben erhalten. Es kann jederzeit in Vorjahre gewechselt werden und dort können noch alle Tätigkeiten (wie vor der Anlage des neuen Jahres) durchgeführt werden. Der Benutzer muss über das ADMIN Recht verfügen, um die nachfolgend beschriebenen Schritte durchführen zu können. softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 1

2 Datensicherung Als erster Schritt ist jedes Programm der SC-Line zu beenden, alle Benutzer sollen die Programme der SC-Line schließen und es wird eine Komplett-Datensicherung erstellt. Bei Mehrbenutzereinsatz darf sich während des Vorganges der Datensicherung kein anderer Benutzer in SC-Line befinden, sonst ist die Datensicherung nicht vollständig! Diese Überprüfung, ob andere Benutzer noch mit SC-Line arbeiten, kann mit dem Punkt Extras / Benutzermonitor vorgenommen werden. Wenn die Datensicherung über den auch aus jedem Programm der SC-Line aufrufbaren Punkt Extras / Datensicherung gestartet worden sein, so ist nach Bestätigung des obigen Dialoges auch dieses SC-Line Programm nun zu schließen! (mit dem X im rechten oberen Bildschirmeck). Es muss folgender Dialog am Bildschirm gebracht werden: Nun ist sichergestellt, dass auf diesen Datenbestand bei Bedarf zurückgegriffen werden kann. Falls mit dem ZIP-Sicherungsprogramm die Datensicherung vorgenommen wurde, so muss folgender Dialog am Bildschirm gebracht werden: softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 2

3 Mit dieser ZIP-Sicherung steht zusätzlich noch die Möglichkeit des Tests der gesicherten ZIP-Dateien zur Verfügung. Es wird auf die Lasche Wiederherstellen gewechselt, danach die Schaltfläche Quelle öffnen geklickt und dann die Schaltfläche Testen. Folgende Meldung muss am Bildschirm gebracht werden: softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 3

4 Es gibt natürlich auch die Möglichkeit, dass mit keinem der beiden Datensicherungsprogramme, die in SC-Line enthalten sind, die Datensicherung durchgeführt wird, sondern z.b. der gesamte Ordner der SC-Line auf eine CD gebrannt wird oder auf eine externe Platte, Stick etc. kopiert wird. softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 4

5 SC-FIBU Finanzbuchhaltung - Im laufenden (bisherigen) Jahr sollten alle Buchungsjournale verarbeitet werden (Symbol grüne Tonne). Wird vorerst nur das neue Jahr angelegt, damit z.b. die Fakturen des neuen Jahres geschrieben werden können, aber sonst noch keine Buchungen im neuen Jahr in SC-Fibu durchgeführt werden, so müssen die Buchungsjournale nicht unbedingt verarbeitet sein. Wir weisen allerdings darauf hin, dass wenn der Jahresübertrag samt EB-Erstellung im neuen Jahr durchgeführt wird und im alten Fibu-Jahr noch Buchungen in den Buchungsjournalen stehen - die EB-Werte im neuen Jahr nicht unbedingt korrekt sein müssen. (Falls dies der Fall ist, muss im bisherigen Jahr die Verarbeitung aller Buchungsjournale vorgenommen werden und danach noch einmal der Punkt Jahresübertrag / EB erstellen durchgeführt werden). - Es wird der Saldencheck OP / OP-Saldencheck abgerufen. Es sollten keine Differenzen vorhanden sein (wenn dies doch der Fall ist, sind mittels Druck von Kontoblatt und OP-Liste die Differenzen VOR der EB-Übernahme zu bereinigen!) Werden die offenen Posten erst nachträglich korrigiert, so sind diese Korrekturen in BEIDEN Jahren vorzunehmen, weil nur bei der ersten EB-Übernahme die gesamten offenen Posten ins neue Jahr übernommen werden! Deshalb unsere Empfehlung, die offenen Posten zuerst richtig zu stellen und danach erst den Jahresübertrag (EB Erstellung) fürs neue Jahr durchzuführen. Nur die Datenübernahme könnte trotz Differenzen auf dem Salden-Check vorgenommen werden, weil die offenen Posten erst mit der EB Übernahme übertragen werden. - Es wird zum Logon-Dialog gewechselt und in diesem das kommende Wirtschaftsjahr eingegeben. - Es muss die Meldung kommen Daten für angegebene Firma sind nicht vorhanden. Sollen sie angelegt werden? Diese Meldung ist mit Ja zu bestätigen. Sollte diese Meldung nicht erscheinen, so wurde bereits früher irrtümlich ein neues Jahr eröffnet. In diesem Fall ist im Windows Explorer im Installationsordner der SC- Line der bereits vorhandene Wirtschaftsjahrordner manuell zu löschen). softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 5

6 - Im gestarteten SC-Fibu Programm ist in der Statusleiste erkennbar, dass das neue Wirtschaftsjahr geöffnet wurde. Es wurde nun automatisch von SC-Line der neue Jahresordner für diesen Mandanten angelegt, aber noch keine Daten übernommen. Derzeit gibt es also noch nicht einmal ein Sachkonto im Jahr In SC-Fibu Finanzbuchhaltung wird jetzt die Datenübernahme der Stammdaten durchgeführt. Es wird Extras / Datenübernahme angewählt. Alle Vorschlagswerte können unverändert übernommen werden und mit der Schaltfläche OK bestätigt werden. (Die Formulare werden nicht übernommen, weil sie jahresübergreifend zur Verfügung stehen). - Nun kann im Anschluss daran auch gleich die EB-Übernahme vorgenommen werden; dies erfolgt unter Extras / Jahresübertrag (EB erstellen). Dieser Punkt kann beliebig oft durchgeführt werden. Ausnahme: Wenn die offenen Posten noch nicht abgestimmt sind, sollte dieser Punkt erst später nach Bereinigung der OP Differenzen vorgenommen werden. Wenn die Offenen Posten korrekt vorliegen, so kann dieser Punkt Jahresübertrag (EB erstellen) auch gleich vorgenommen werden. Auch dann, wenn im bisherigen (alten) Jahr noch nicht alle Buchungen erfasst sind und noch nachträglich Belege erfasst werden müssen. Es wird automatisch von SC-Line Fibu der derzeitige Jahresendsaldo der Personenkonten ermittelt und im neuen Jahr als EB-Saldo übernommen. Wenn in der Folge im alten Jahr (Vorjahr) weitere Buchungen erfasst werden und diese wiederum gültig aufs Hauptbuch verarbeitet werden, so ist dann nur in diesem Jahr (neuen Wirtschaftsjahr) wiederum der Punkt Extras / Jahresübertrag (EB erstellen) anzuwählen. Es wird dadurch der bisherige EB Saldo mit dem neu ermittelten EB-Saldo überschrieben. Im Hauptjournal ist nicht ersichtlich, wie oft dieser Jahresübertrag durchgeführt wurde, weil je Konto nur eine EB-Zeile angelegt und diese immer wieder überschrieben wird. Daher kann diese EB-Übernahme beliebig oft vorgenommen werden. softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 6

7 Wenn man lieber mit der EB-Übernahme wartet, bis im bisherigen (alten) Jahr keine Buchungen mehr durchzuführen sind und erst dann wird die EB Übernahme gestartet, ist dies genauso möglich. Allerdings kann in der Zwischenzeit keine Lieferanten-Zahlung im neuen Jahr (von alten Lieferanten-OPs) vorgenommen werden und das Mahnwesen für alte Kunden-OPs kann auch nicht durchgeführt werden weil diese Offenen Posten noch gar nicht ins neue Jahr übernommen wurden. Daher ist diese Vorgangsweise eher nicht empfehlenswert. Das vorgeschlagene EBK-Konto MUSS rechts mit dem Kontonamen dargestellt sein. Ist dies nicht der Fall, stimmt die Vorschlagskontonummer nicht. In diesem Fall mit dem Mauszeiger in das Feld der Kontonummer mit der rechten Maustaste hineinklicken und das korrekte EBK-Konto suchen (oder mit der Funktionstaste F2). Das Buchungsdatum zeigt an, dass die EB-Buchungen mit dem gespeichert werden. (Es wird immer der erste Tag des neuen Wirtschaftsjahres vorgeschlagen. Bei vom Kalenderjahr abweichendem Wirtschaftsjahr ist der Monat vom Jänner abweichend). Die Markierungen Sachkonten / Personenkonten / offene Posten eröffnen sollten immer gesetzt bleiben! Wird irrtümlich eine Markierung weggeklickt und die EB Übernahme durchgeführt, so kann jederzeit eine neuerliche EB Übernahme mit Markierung aller drei Bereiche vorgenommen werden! Wurde z.b. irrtümlich eine EB Übernahme auf ein falsches EBK Konto vorgenommen, so kann auch jederzeit eine richtige EB Übernahme durchgeführt werden! Da mit jeder neuerlichen EB Übernahme die früheren EB Überträge gelöscht werden, ist immer die letzte EB Übernahme jene, deren Salden im neuen Jahr auch zur Verfügung stehen. - Sind fürs Vorjahr noch Buchungen, Korrekturen, etc. durchzuführen, wird im Logon Dialog beim Wirtschaftsjahr 2012 (eben das Vorjahr) eingegeben und die Buchungen erfasst. Diese Buchungen werden gültig aufs Hauptbuch verarbeitet. Jetzt darf im Dialog Hauptbuch verarbeiten die Markierung bezahlte OPs nach dem Verarbeiten löschen nicht gesetzt sein!! softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 7

8 Es ist WICHTIG, dass diese Markierung nun nicht mehr gesetzt ist, damit die eventuell durch die nachträglichen Buchungen im Vorjahr (alten Wirtschaftsjahr) veränderten offenen Postenzeilen auch korrekt ins neue Jahr übertragen werden können. Der Ablauf gestaltet sich so, dass beim erstmaligen Jahresübertrag für 2013 ALLE offenen Posten, vollständig wie sie im bisherigen Jahr 2012 vorliegen, übernommen werden. Wenn nun, aufgrund später erfolgter nachträglicher Buchungen im alten Jahr (2012) diese offenen Posten verändert wurden (z.b. eine Zahlung wurde zu einer OP gebucht), so muss diese Information natürlich mit dem nächsten Jahresübertrag auch zu den offenen Posten ins neue Jahr gelangen. Dies geht aber nur, wenn die OPs vorhanden sind und nicht durch den Verarbeitungslauf aufs Hauptbuch gelöscht wurden. - Es wird ins neue Jahr (2013) gewechselt und neuerlich der Punkt Extras / Jahresübertrag (EB erstellen) durchgeführt. - Es kann laufend zwischen beiden Jahren gearbeitet werden. - Wenn im Zuge des Jahresabschlusses im Vorjahr auch neue Konten angelegt werden, z.b. wird ein neues Sachkonto angelegt, so wird mit dem Punkt Jahresübertrag (EB erstellen) dieses Konto im neuen Jahr automatisch von SC-Fibu übernommen. Voraussetzung dafür ist, dass diese Kontonummer im neuen Jahr noch nicht vergeben ist. softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 8

9 SC-Ware Warenwirtschaft - Zum Inventurzeitpunkt (mit dem ersten Tag des neuen Jahres!) ist die Inventur zu erfassen. - siehe Dokument Inventurablauf 2012/ Falls noch Fibu-Buchungen vorhanden sind Extras / Fibubuchungen sollten diese verbucht werden (der Punkt kann auch nachträglich vorgenommen werden). - Falls noch Kore-Buchungen vorhanden sind Extras / Korebuchungen sollten diese verbucht werden (der Punkt kann auch nachträglich vorgenommen werden). - SC-Ware Warenwirtschaft starten und im Logon Dialog als Wirtschaftsjahr 2013 eingeben. - Es muss die Meldung kommen Daten für angegebene Firma sind nicht vorhanden. Sollen sie angelegt werden? mit Ja bestätigen. Ausnahme: Wenn auch SC-Fibu installiert ist, so wurde bereits dort die softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 9

10 Grundanlage vorgenommen (sofern wie von uns empfohlen mit SC-Fibu die Anlage des neuen Jahres gestartet wurde). - In SC-Ware Warenwirtschaft unter Extras / Datenübernahme vornehmen. Alle Vorschlagswerte unverändert übernehmen und mit Schaltfläche OK bestätigen. Zur Kontrolle wird angezeigt, von Firma z.b von Wirtschaftsjahr Unter Optionen / Nummernkreise sind die neuen Belegnummern zu vergeben. Für Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung. Sinnvollerweise sollte pro Jahr mit einer eigenen Kennung gestartet werden, z.b (für 2013 und dann stehen vier Stellen für die laufenden Nummern zur Verfügung). softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 10

11 Pro Bereich (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) werden die Nummern angelegt. Wichtig ist die Eingabe im Feld beginnen bei Nummer. Die Anzahl der zu erstellenden Nummern kann niedrig gehalten werden, weil immer wieder neue Nummern erweitert werden können. (Werden zu viele Nummern vorbereitet, dauert dieser Punkt entsprechend länger, sobald er angesprochen wird). - Sind fürs Vorjahr noch Rechnungen zu erstellen, wird im Logon Dialog beim Wirtschaftsjahr 2012 eingegeben und die Rechnungen erfasst. Diese Rechnungen werden irgendwann später in die Finanzbuchhaltung verbucht (gehen automatisch aufgrund des Rechnungsdatums in das richtige Jahr). - Es kann laufend in beiden Jahren gearbeitet werden! softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 11

12 softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 12

13 SC-Kabu Kassabuch - Alle Belege des alten Jahres (2012) im Kassabuch erfassen. - Das Erfassungsjournal aufs gültige Kassabuch verarbeiten (Buchen / Verarbeiten). - Ist auch SC-Fibu Finanzbuchhaltung installiert sind die Buchungen in SC-Fibu überzuleiten (Buchen / SC-Fibu Überleitung). - Es ist SC-Kabu Kassabuch zu beenden und eine Datensicherung zu erstellen. Wurde die Datensicherung bereits im Zuge des Jahresübertrages von SC-Fibu vorgenommen, muss sie jetzt nicht noch einmal erstellt werden. - Es wird das SC-Kabu Kassabuch gestartet und im Logon Dialog als Wirtschaftsjahr 2013 eingeben. - Es muss die Meldung kommen Daten für angegebene Firma sind nicht vorhanden. Sollen sie angelegt werden? mit Ja bestätigen. Ausnahme: Wurde bereits in SC-Fibu (oder SC-Ware) das neue Jahr angelegt, erscheint diese Meldung nicht mehr. - In SC-Kabu Kassabuch ist unter Extras / Datenübernahme die Datenübernahme vornehmen. Alle Vorschlagswerte sind unverändert zu übernehmen und mit der Schaltfläche OK zu bestätigen. Zur Kontrolle wird angezeigt, von Firma z.b von Wirtschaftsjahr softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 13

14 - Wird im neuen Jahr das erste Mal der Buchungsdialog gestartet Buchen / Buchen - so erscheint die Meldung Bitte geben Sie den Anfangssaldo (bzw. Jahresübertrag) ein. Hier wird der Kassastand laut eingetragen. softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 14

15 SC-Kore Kostenrechnung - Es ist SC-Kore Kostenrechnung zu beenden und eine Datensicherung zu erstellen. Wurde die Datensicherung bereits im Zuge des Jahresübertrages von SC-Fibu (oder einem anderen Programm der SC-Line) vorgenommen, muss sie jetzt nicht noch einmal erstellt werden. - Nun ist SC-Kore Kostenrechnung zu starten und im Logon Dialog als Wirtschaftsjahr 2013 einzugeben. - Es muss die Meldung kommen Daten für angegebene Firma sind nicht vorhanden. Sollen sie angelegt werden? mit Ja bestätigen. Ausnahme: Wurde bereits in SC-Fibu (oder einem anderen Programm der SC-Line) das neue Jahr angelegt, erscheint diese Meldung nicht mehr. - In SC-Kore Kostenrechnung ist unter Extras / Datenübernahme die Datenübernahme vorzunehmen. Alle Markierungen sind zu setzen und mit der Schaltfläche OK zu bestätigen. Zur Kontrolle wird angezeigt, von Firma z.b von Wirtschaftsjahr Unter Extras / Jahresübertrag ist der Jahresübertrag durchzuführen. Als Buchungsdatum wird bereits vorgeschlagen. softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 15

16 softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 16

17 SC-Anbu Anlagenbuchhaltung - SC-Anbu Anlagenbuchhaltung wird beendet und die Datensicherung erstellt. Wurde die Datensicherung bereits im Zuge des Jahresübertrages von SC-Fibu (oder einem anderen Programm der SC-Line) vorgenommen, muss sie jetzt nicht noch einmal erstellt werden. - Es ist SC-Anbu Anlagenbuchhaltung zu starten und im Logon Dialog als Wirtschaftsjahr 2013 einzugeben. - Es muss die Meldung kommen Daten für angegebene Firma sind nicht vorhanden. Sollen sie angelegt werden? mit Ja bestätigen. Ausnahme: Wurde bereits in SC-Fibu (oder einem anderen Programm der SC-Line) das neue Jahr angelegt, erscheint diese Meldung nicht mehr. - In SC-Anbu Anlagenbuchhaltung unter Extras / Datenübernahme die Datenübernahme vornehmen. Wenn nur SC-Anbu Anlagenbuchhaltung installiert ist, alle Vorschlagswerte unverändert übernehmen und mit der Schaltfläche OK bestätigen. Zur Kontrolle wird angezeigt, von Firma z.b von Wirtschaftsjahr Sind auch weitere Programme der SC-Line installiert, z.b. SC-Fibu, so wird von diesen Vorschlagswerten nur der Punkt Allgemeine Daten und Anlagenspiegelgliederung markiert und die beiden anderen Punkte (Währungstabelle und Steuertabelle) nicht (diese wurden in diesem Fall bereits im Zuge der Fibu- Datenübernahme angelegt). - Ins Vorjahr von SC-Anbu Anlagenbuchhaltung wechseln Im Vorjahr den Punkt Extras / Jahresübertrag anwählen und den Jahresübertrag durchführen. softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 17

18 - Sollen von SC-Anbu Anlagenbuchhaltung Buchungen in SC-Fibu Finanzbuchhaltung übergeben werden, so wird dies unter Extras / Fibubuchungen vorgenommen. - Sollen von SC-Anbu Anlagenbuchhaltung Buchungen in SC-Kore Kostenrechnung übergeben werden, so wird dies unter Extras / Korebuchungen vorgenommen. softcard Softwareentwicklungsges.m.b.H., Purkersdorferstraße 6, 3100 St. Pölten Seite 18