INVENTUR ab Classic Line 2010

Transkript

1 Computer & Software Dr. Pietzarka Tel INVENTUR ab Classic Line 2010 Vorarbeiten - Alle verlassen die CL Datensicherung (z.b. Mandant kopieren), Sage CL 2010 Database Dienst auf dem Server Beenden + Neu Starten! - Datendiagnose alle Bereichen, Datenintegrität in Auftrag + Bestellwesen Evtl. gemeldete Fehler reparieren und jeweilige Prüfung wiederholen, bis keine Fehler mehr auftreten. Vor der Eröffnung sollten im Mandantenordner die Dateien A107*.* manuell gelöscht werden wir helfen gern per Fernwartung! Überblick zur Funktion - beachten Sie unbedingt Handbuch und Hilfe! Für die Inventureröffnung, Inventurerfassung und Inventurübernahme in der Classic Line gelten die folgenden Zusammenhänge und Regeln: Es kann pro Mandant genau eine Inventur geöffnet werden. Alle Einstellungen für die Inventur und Inventurergebnisse werden in einer Inventurdatei gespeichert. Beim Löschen einer Inventur oder wenn eine neue Inventur eröffnet wird, wird die bestehende Inventurdatei gelöscht. Bei der Inventureröffnung wird festgelegt, welche Artikel in der Inventur gezählt werden sollen. In einer Inventurdatei werden für diese Artikel Informationen gespeichert, die für die Durchführung der Inventur benötigt werden, z. B. die aktuellen Buchbestände der Artikel, die als Sollbestände in der Inventur verwendet werden. Wenn nach Eröffnung einer Inventur Lagerbestandsänderungen erfolgt sind, können die solange noch keine Inventurerfassung begonnen wurde über erneutes Aufrufen der Anwendung <Inventurverwaltung> über die Auswahl von Inventurbestände zum Stichtag erweitern in der Inventurdatei nachvollzogen werden. Auch ist es möglich, einer bereits eröffneten Inventur weitere Artikel aufzunehmen. Problemstelle Lageroptionen Artikel, die im Selektionsbereich liegen aber an allen in den Feldern Von/ Bis Lagerort ausgewählten Lägern keinen Bestand aufweisen, können über dieses Feld in die Inventur aufgenommen werden. Sie haben die folgenden Möglichkeiten: Ein Lager anlegen Es wird für jeden Artikel innerhalb der Selektion aber ohne Bestand an den ausgewählten Lägern ein Eintrag mit dem im Feld Neues Lager angegebenen Lagerort in den Zähllisten erzeugt. Der angegebene Lagerort muss in dem Bereich Von/ Bis Lagerort liegen. Wenn der Lagerort im Lagerortestamm noch nicht vorhanden ist, wird er dort angelegt. Alle Läger anlegen Es wird für jeden Artikel innerhalb der Selektion aber ohne Bestand an den

2 ausgewählten Lägern für jedes Lager im Bereich Von/ Bis Lagerort ein Eintrag in den Zähllisten erzeugt. Wenn Lagerorte aus dem Selektionsbereich im Lagerortestamm noch nicht vorhanden sind, werden sie dort angelegt. Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung dieser Einstellung u.u. sehr viele Einträge in die Zähllisten aufgenommen werden und auch der Lagerortestamm entsprechend umfangreich erweitert werden wird. Kein Lager anlegen Artikel innerhalb der Selektion aber ohne Bestand an den ausgewählten Lägern werden nicht berücksichtigt. Neues Lager Geben Sie hier ein Lager an, dass für Artikel ohne oder mit Lagerort ausserhalb der Selektion verwendet werden soll, wenn im Feld Lageroptionen ein Lager anlegen ausgewählt wurde. Auf Grundlage der Inventurdatei werden Zähllisten erstellt, in denen inventurrelevante Informationen (insbesondere Lager und Stellplatz) der Artikel enthalten sind. Eine eröffnete Inventur kann gelöscht werden, indem <Inventurverwaltung> erneut aufgerufen wird und entweder eine neue Inventur eröffnet oder die bestehende Inventurdatei gelöscht wird. In beiden Fällen werden alle Einstellungen und gegebenenfalls auch erfasste Inventurzählergebnisse gelöscht. Stichtagsinventuren sollten möglichst erst unmittelbar vor Beginn der Zählung eröffnet werden, da nach Inventureröffnung jede Lagerbestandsänderung über eine Erweiterung der Inventurdatei nachgetragen werden muss, damit der gezählte und der tatsächliche Istbestand übereinstimmen und bei Inventurübernahme der Vergleich von Soll- und Ist-Beständen keine falschen Ergebnisse liefert. Nach Abschluss der Inventurerfassung können wieder Lagerbestandsänderungen erfolgen, denn Lagerbewegungen, die nach der Inventurerfassung stattfinden, werden bei der Inventurübernahme automatisch berücksichtigt. Dies wird jedoch nicht empfohlen besser erst die Inventur abschließen und übernehmen. Außerdem vergleicht die Anwendung die Anzahl der Seriennummern mit dem aktuellen Lagerbestand. Besteht hier eine Differenz, können Sie sich diese in einem Protokoll ausdrucken lassen. Die Eingabe der Ist-Werte und die Übernahme der Inventur kann zu einem beliebigen Zeitpunkt nach Abschluss der Inventurerfassung erfolgen, allerdings darf vorher keine neue Inventureröffnung erfolgen.

3 Arbeitsschritte einer Inventur Nachfolgend werden die einzelnen Arbeitsschritte bei der Durchführung einer Inventur nach dem üblichen Verfahren kurz vorgestellt. Es ist möglich, von diesem Verfahren abzuweichen und z. B. die Inventurdatei und die Inventurerfassungsdatei on the fly in der Inventurerfassung zu erweitern. Siehe auch Inventurergebnisse erfassen Inventur eröffnen - keiner darf sonst in Auftrag/ Bestellwesen arbeiten! In der Inventureröffnung wird insbesondere festgelegt, für welche Artikel die Inventur durchgeführt werden soll. Die Classic Line stellt alle Daten, die für die Durchführung der Inventur benötigt werden, in einer Inventurdatei zusammen. Der Umfang einer Inventur kann nach Inventureröffnung erweitert werden, indem die Anwendung <Inventurverwaltung> erneut aufgerufen wird. Eine eröffnete Inventur kann gelöscht werden, indem <Inventurverwaltung> erneut aufgerufen wird und entweder eine neue Inventur eröffnet oder die bestehende Inventurdatei gelöscht wird. In beiden Fällen werden alle Einstellungen und gegebenenfalls auch erfasste Inventurzählergebnisse gelöscht. Um zu prüfen, welche Artikel eine Inventurdatei enthält, kann eine Inventurzählliste gedruckt werden, indem beim Aufruf der Druckfunktion keine Selektionskriterien angegeben werden. Inventurzähllisten erstellen Auf der Basis der Inventurdatei werden Inventurzähllisten erstellt, die gegebenenfalls an die betrieblichen Erfordernisse angepasst wurden. Inventurergebnisse erfassen Bei der Inventurerfassung werden die Ergebnisse der Zählung in die Classic Line übernommen. Die Erfassung erfolgt üblicherweise auf der Basis der zuvor erstellen Zähllisten. Während der Erfassung können auch Artikelbestände von Artikeln eingegeben werden, die zuvor noch nicht in die Inventurdatei aufgenommen wurden, und die auch noch nicht in Zähllisten erscheinen. Die Erfassung kann beliebig oft aufgerufen werden.!!! Nullmengen eingeben und mit Enter bestätigen!!! Inventurerfassungsprotokoll Im Inventurerfassungsprotokoll können die Ergebnisse der Inventur nachvollzogen und belegt werden. Inventurdifferenzen ermitteln Die Differenzen zwischen Soll- und Istbeständen für alle oder ausgewählte Artikel können ermittelt werden.

4 Inventur bewerten Die Zählergebnisse können bewertet werden. Diese Bewertung wird nicht in die in die Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung übernommen. Keiner darf sonst in Auftrag/ Bestellwesen arbeiten -> Datensicherung + Inventurergebnisse übernehmen - Bei Übernahme der Inventurergebnisse werden Differenzen zwischen Soll- und Istbeständen in der Auftragsbearbeitung verbucht. Ablaufbeispiel: Lagerbewegungen / Inventur / Lagerorte Die Sage Classic line unterstützt die Stichtagsinventur entsprechend den gesetzlichen Vorschriften. Mit Eröffnung werden die Lagerbestände gemerkt. Weitere Lagerbuchungen sind möglich, dürfen aber die zum Eröffnungszeitpunkt reale vorhandene Menge nicht berühren. D.h. ich darf zwar Beleg schreiben, die das Lager ändern, darf aber nichts wirklich entnehmen oder dazu tun bis gezählt und die Inventur übernommen ist. Der Zeitraum zwischen Eröffnung, Zählung und Übernahme muss deshalb möglichst kurz sein. Um das zu sichern, kann ich die Inventur z.b. in Abschnitten (einzelne Lagerorte oder Artikelgruppen) ausführen. Ablaufbeispiel >> Lagerbuchungen vor Inventureröffnung im Bsp Artikel ph35; 7 Stck Lager 11 >> Inventureröffnung (20.4.) für alle Lager, wäre aber auch z.b. nur für Lager 11 möglich; Druck der Zählliste: Auf der Zähliste ist nur Lager 11 mit Soll 7 vorbelegt! Lagerbuchung nach Eröffnung mit Tag: Artikel ph35; 6 Stck Lager 9 und mit Tag vor Eröffnung (es zählt jedoch nur das Buchungsdatum) Artikel ph35; 2 Stck Lager 9 Die nach Eröffnung erfassten Artikel dürfen nicht mit in die Zählung >> Zählung und Erfassung Lager 9 : 5 gezählt Lager 11: 3 gezählt >> Inventurbewertung, geht von Zählmengen aus = > 8* Preis

5 >> Inventurübernahme!!! Bestand nach Übernahme = 16, da 8 gezählt u. 8 wurden nach Eröffnung erfasst Gezählt, nach Eröffnung gebucht Die Kartei wird in der Reihenfolge geschrieben in der ich die Protokolle drucke bzw. die Inv.übernahme ausführe. Im Bsp. hatte ich erst die Inventur fertig gemacht und dann die Erfassung gedruckt. Die Kartei erlaubt Vorgänge nachzusehen, die Bestände können jedoch nicht so einfach nachgerechnet werden! Ich muss beim Nachrechnen wissen, welche Buchungen nach der Eröffnung erfolgten! Hinweis: Inventur neu eröffnen, löscht vorhandene alte Zählisten und merkt die Eröffnungsbestände neu und alles kann von vorn beginnen! Zum Stichtag erweitern macht Sinn, wenn ich doch noch weitere Lagerorte/Artikelgruppen mit einbeziehen möchte vgl. Handbuch und Hilfe.