Einzelne Textbausteine können einem oder auch mehreren Artikeln über die Textbaustein-Nummer zugeordnet werden.

Transkript

1 FAKTURA Textbausteine 1 Modul TEXTBAUSTEINE Das Modul TEXTBAUSTEINE ermöglicht das Erfassen von bis zu 9999 einzelnen Textbausteinen. Jeder Baustein kann dabei aus bis zu 6 Zeilen Text je maximal 60 Zeichen bestehen. Textbausteine können wahlweise einer Belegart (Angebot, Auftrag usw.) oder allen Belegarten zugeordnet werden. Die Zeilenlänge kann für jede Belegart zwischen 1 und 60 Zeichen eingestellt werden. Einzelne Textbausteine können einem oder auch mehreren Artikeln über die Textbaustein-Nummer zugeordnet werden. In der Belegschreibung (Angebot/Auftrag/Lieferschein/Faktura) können die Textbausteine entweder über die Textbaustein-Nummer direkt oder über den Artikel abgerufen werden. Die Textbausteine können in der Belegschreibung modifiziert werden. Nach Änderung des Textbausteines besteht die Möglichkeit, den geänderten Text-baustein als Standard zu übernehmen.

2 FAKTURA Textbausteine 2 Das vorliegende Handbuch gliedert sich wie folgt: 1 Textbausteine Eingabe der Textbaustein-Nummer Eingabe des Textes zum Textbaustein Erweiterung des Artikel-Stamms Erweiterung der Belegschreibung Aufnahme eines Textbausteins in den Beleg Abruf eines Textbausteins über Textbaustein-Nummer Abruf eines Textbausteins zum Artikel Änderung eines bestehenden Textbausteins Erweiterung der Programm-Optionen Textbausteine Das Programm TEXTBAUSTEINE erreichen Sie über die Menüpunkte AUFTRAGSVERWALTUNG STAMMDATENVERWALTUNG ARTIKELERWEITERUNG ARTIKEL-TEXTBAUSTEINE.

3 FAKTURA Textbausteine 3 Nach Aufruf des Programms wird die folgende Bildschirmmaske angezeigt: T E X T B A U S T E I N E Textbaustein-Nummer : 0000 nur auf Kopie: ANGEBOT F1 - F3 - F5 - F7 - F9 - F2 - F4 - F6 - F8 - F10- Es stehen Ihnen nun folgende Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung: Funktion Neuaufnahme Änderung Taste / Eingabe Eingabe einer noch nicht vergebenen Baustein- Nummer und Erfassung des Textbausteines Eingabe der Baustein-Nummer und Änderung des bestehenden Textes F1 - Rückkehr in die vorangehende Maske F3 - Änderung der Belegarten-Einstellung F4 - Drucken von allen oder einem Bereich von Textbausteinen F5 - Eingabe der maximalen Zeichenanzahl pro Zeile F7 - Blättern in numerischer Reihenfolge rückwärts F8 - Blättern in numerischer Reihenfolge vorwärts F9 - Kopie des Textbausteines in eine andere Belegart F10- Kopie eines Textbausteines von einer anderen Belegart

4 FAKTURA Textbausteine 4 Löschen Eingabe der Baustein-Nummer und Löschen der Textzeilen Drucken Taste F4 drücken - es erscheint nachfolgende Zusatzmaske. Geben Sie nun die Start- und End- Nummer ein bzw. antworten Sie beide Male mit <RETN> für alle Bausteine. TEXTBAUSTEIN-NUMMER VON: 0000 BIS : 0000 Soweit Sie mit einzelnen Belegarten arbeiten, werden immer die selektierten Textbausteine der aktuellen Belegart ausgedruckt. Durchblättern Mit Taste F7 (rückwärts) bzw. Taste F8 (vorwärts) in numerischer Reihenfolge Ändern Textlänge Mit Taste F5 wird Ihnen die aktuelle Zeilenlänge angezeigt und die Möglichkeit zur Änderung gegeben: MAXIMALE EINGABE-LÄNGE TEXTBAUSTEIN VON 60 AUF 00 ZEICHEN/ZEILE Sie können nun einen anderen Wert eingeben oder lassen den aktuellen Wert durch Abschluß mit der Taste F1 unverändert. Ende Taste F1 drücken. F1 - Rückkehr in die vorangehende Maske F3 - Anwahl der einzelnen Belegarten F4 - Drucken von allen oder einem Bereich von Textbausteinen F5 - Eingabe der maximalen Zeichenanzahl pro Zeile F7 - Blättern in numerischer Reihenfolge rückwärts F8 - Blättern in numerischer Reihenfolge vorwärts F9 - Kopie des Textbausteines in eine andere Belegart F10- Kopie eines Textbausteines von einer anderen Belegart

5 FAKTURA Textbausteine 5 Soweit die Programm-Option 'Textbausteine: Bausteine für alle Belegarten getrennt eingeben' gesetzt ist, bestehen zusätzlich noch folgende Möglichkeiten. 1.1 Eingabe der Textbaustein-Nummer Belegartwahl Nach Drücken der Taste F3 wird die nachfolgende Zusatzmaske zur Auswahl der Belegart eingeblendet: ANGEBOT AUFTRAG LIEFERSCH RECHNUNG BESTELLUNG Die Belegart, mit der Sie momentan arbeiten, ist dabei mit einem hellen Balken unterlegt. Sie könen nun durch Drücken einer beliebigen Taste, außer F1 und F2, die gewünschte Belegart anwählen. Dabei verschiebt sich der helle Balken mit jedem Tastendruck um eine Position nach rechts bzw. vom Ende zum Anfang. Die Belegarten-Einstellung könen Sie mit F1 ohne Veränderung abbrechen. Dann bleibt die zuletzt aktive Einstellung bestehen. Soweit Sie die neue Belegart aktivieren wollen, beenden Sie die Belegart-Einstellung mit F2. Während der weiteren Verarbeitung wird die aktuelle Belegart links in der Zeile über den Funktionstastenerläuterungen angezeigt. Die Belegarten-Einstellung kann auch weiterhin jederzeit über die Funktionstaste F3 geändert werden. 'nur auf Kopie' Wenn Sie Ihren Original-Beleg mit einer Kopie ausdrucken lassen, bestimmen Sie in dem Feld neben der Textbaustein-Nummer 'nur auf Kopie' mit dem Schalter J oder N, ob der Textbaustein auf dem Original oder nur auf der Kopie gedruckt wird.

6 FAKTURA Textbausteine Eingabe des Textes zum Textbaustein Kopie nach Mit Taste F9 kopieren Sie den aktuellen Textbaustein in eine andere Belegart. Wie bei der Belegartwahl wählen Sie die gewünschte Belegart aus, die diesen Textbaustein ebenfalls erhalten soll. Zusätzlich gibt es nun den Punkt GESAMT, bei dessen Anwahl eine Kopie zu allen anderen Belegarten erfolgt. Wird beim Kopieren festgestellt, daß schon ein Textbaustein erfaßt ist, so werden Sie gefragt, ob die Kopie dennoch durchgeführt werden soll. Kopie von Mit Taste F10 können Sie in den aktuellen Textbaustein den Text aus einer anderen Belegart kopieren. Die Auswahl der Belegart erfolgt wie bei 'Kopie nach' beschrieben. Bei beiden Kopie-Funktionen wird zur Kopie immer automatisch die momentane Textbaustein- Nummer verwendet. 'Kopie nach' kopiert zum Beispiel von Bausteinnummer 20 (ANGEBOT) nach Bausteinnummer 20 (RECHNUNG).

7 FAKTURA Textbausteine 7 2 Erweiterung des Artikel-Stamms Die erste Maske im Artikelstamm enthält zusätzlich neben der Artikel-Bezeichung einen Verweis auf bis zu 3 Textbausteine: A R T I K E L S T A M M Artikel-Nummer... : Artikelbez : Transistor BC177B Textbaustein Artikelbez : 20 ma, NPN Wenn hier mindestens eine Textbaustein-Nummer eingetragen wird, dann ist es in der Belegschreibung möglich, die eingetragenen Textbausteine über den aufgenommenen Artikel anzuwählen. Ist der Artikel mit keinem Textbaustein verbunden, so lassen Sie die Textbaustein-Nummern auf 0 stehen. Beim Drucken der Artikel-Liste können Sie bestimmen, ob diese mit oder ohne Textbausteine angedruckt werden soll. 3 Erweiterung der Belegschreibung Während der Belegschreibung (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) können Sie vor oder nach Eingabe der Artikel-Positionen zusätzlich Textbausteine abrufen - siehe auch Programm- Optionen.

8 FAKTURA Textbausteine 8 Dabei wird In der Funktionstasten-Leiste am Bildschirmende zusätzlich die Taste angezeigt. F2 - Textbaust 3.1 Aufnahme eines Textbausteins in den Beleg Um einen Textbaustein in den Beleg aufzunehmen, müssen Sie im Artikel-Nummern-Feld stehen. Nach Drücken der Taste F2 erscheint anstelle der Artikel-Nummer die Anzeige BAUSTEIN 0000 wobei die nächste Eingabe im Zahlenfeld erwartet wird. An dieser Stelle haben Sie zwei Möglichkeiten. 3.2 Abruf eines Textbausteins über Textbaustein-Nummer Geben Sie die gewünschte Textbaustein-Nummer ein und drücken <RETN>. Wenn der Textbaustein vorhanden ist, wird er auf dem Bildschirm angezeigt und Sie können den Textbaustein modifizieren oder unverändert übernehmen. Einen Textbaustein mit weniger als 6 Zeilen können Sie über die Taste F3 auf bis zu 6 Zeilen verlängern. Wenn Sie den Textbaustein ändern, werden Sie gefragt, ob der geänderte Textbaustein anstelle des alten Textes abgespeichert werden soll. Antworten Sie hier mit 'J', wenn der geänderte Text in Zukunft immer erscheinen soll, ansonsten mit 'N'. Ist der Textbaustein nicht vorhanden, fragt das Programm, ob Sie den Textbaustein erfassen wollen. Wenn Sie mit 'N' antworten, können Sie eine weitere Baustein-Nummer eingeben, bei 'J' verzweigt das Programm in den Textbaustein-Stamm und Sie können den Textbaustein erfassen. 3.3 Abruf eines Textbausteins zum Artikel Diese Funktion ist nur möglich, wenn vor der aktuellen Belegposition ein Artikel steht. Zur Ausführung lassen Sie die Textbaustein-Nummer auf 0 und drücken einfach die <RETN>-Taste. Ist im Artikelstamm keine Textbaustein-Nummer zu diesem Artikel eingetragen, so erscheint eine Fehlermeldung und Sie können wieder eine Textbaustein-Nummer eingeben.

9 FAKTURA Textbausteine 9 Ansonsten werden die entsprechenden Textbausteine angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, die Textbausteine unverändert in den Beleg zu übernehmen oder auch zu modifizieren. Einen Textbaustein mit weniger als 6 Zeilen können Sie dabei über die Taste F3 um weitere Zeilen verlängern. Haben Sie den Textbaustein modifiziert, werden Sie abschließend gefragt, ob die Änderung anstelle des alten Textbausteins abgespeichert werden soll. Soweit der geänderte Textbaustein in Zukunft immer erscheinen soll, geben Sie ein 'J' ein, ansonsten ein 'N'. 3.4 Änderung eines bestehenden Textbausteins Zur Änderung eines bestehenden Textbausteines im Beleg wählen Sie die Belegposition wie bekannt mit den Tasten Pfeil runter und hoch an, bis Sie auf dem Wort BAUSTEIN stehen. Drücken Sie nun die <RETN>-Taste und Sie haben die Möglichkeit, den Textbaustein zu modifizieren. Ist der Textbaustein kürzer als 6 Zeilen, kann er über die Taste F3 bis auf maximal 6 Zeilen verlängert werden. Nach der Änderung werden Sie, wie oben beschrieben, nach Übernahme der Änderung als Standard gefragt. 4 Erweiterung der Programm-Optionen Die Option 'Textbausteine: Bausteine für Belegarten getrennt eingeben' steht standardmäßig auf NEIN, d.h. die eingegebenen Textbausteine sind für alle Belegarten zu verwenden. Soweit Sie für die einzelnen Belegarten unterschiedlich lautende Textbausteine benötigen, muß diese Option auf JA gesetzt werden. Sie können dann unter der gleichen Textbaustein-Nummer für jede Belegart einen unterschiedlichen Textbaustein abspeichern. Sollten Sie die Einstellung der Option erst nach dem Erfassen von Textbausteinen vornehmen oder nachträglich ändern, so werden die bereits erfassten Textbausteine wie folgt behandelt: Stand die Option vorher auf NEIN, so werden alle Textbausteine der Belegart RECHNUNG zugeordnet. Stand die Option vorher auf JA, so werden jetzt die Textbausteine der Belegart RECHNUNG für alle Belegarten verwendet. Über die Option 'Textbaustein: Artikel-Textbaustein vor Artikel einfügen' können Sie mit JA festelegen, daß Textbausteine immer vor einem Artikel eingefügt werden sollen. Um einen Textbaustein in diesem Falle abzurufen, müssen Sie vor dem Artikel mit dertaste F4 eine freie Belegposition einfügen. Nun rufen Sie die Textbausteine wie gewohnt ab.