Lavid-F.I.S. Lavid-F.I.S. Arbeiten mit Arbeitsaufträgen

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1 Arbeiten mit Arbeitsaufträgen Lavid-F.I.S. Arbeiten mit Arbeitsaufträgen Dauner Str. 2, D-4236 Mönchengladbach, Tel , Fax -5,

2 . Inhalt. Inhalt Verwendbar für: Aufgabe Voraussetzungen / Entscheidungen Konfiguration / Vorbereitungen Definition der Stati, die festlegen aus welchen Aufträgen Arbeitsaufträge werden Festlegung einer Aktionsart für Arbeitsaufträge Stammdatenpflege Artikelstamm Direkte Zuordnung von Stati zu Artikeln Zuordnung einer Artikelart Anwendung Arbeitsauftrag erstellen Status in einem Auftrag setzen Arbeitsauftrag auslösen Offene Arbeitsaufträge aufgreifen Verwendbar für: Lavid-F.I.S. AGENTUR Lavid-F.I.S. DRUCKEREI Lavid-F.I.S. FAKTURA 3. Aufgabe Für die Produktion sollen Arbeitsaufträge erstellt werden. 4. Voraussetzungen / Entscheidungen Zur Anwendung benötigen Sie die Module - Lavid-F.I.S. Handel - Lavid-F.I.S. Produktionsplanung Sie benötigen die Rechte für die Programmpunkte - Belege: Bestätigungen - Belege: Interne Arbeitsaufträge - Belegassistent: Arbeitsauftrag aus Bestätigung erzeugen Folgende Entscheidungen müssen Sie treffen: - Soll je Auftrag EIN Arbeitsauftrag erstellt werden oder MEHRERE? - Sollen zu JEDEM Auftrag Arbeitsaufträge erzeugt werden oder nur zu denen, denen ein bestimmter Status gesetzt wird? - Sollen in den Arbeitsauftrag KEINE Positionen des Auftrages übernommen werden, so dass dieses durch die Mitarbeiter selbst erfasst werden? - Alternativ: Sollen in den Arbeitsauftrag nur BESTIMMTE Positionen des Auftrages übernommen werden, so dass die einzelnen Abteilungen / Mitarbeiter nur die Teile des Auftrages zu sehen bekommen, die sie auch bearbeiten sollen? - Alternativ: Sollen in den Arbeitsauftrag ALLE Positionen übernommen werden? - Sollen auf Basis der Arbeitsaufträge Rechnungen erstellt werden, so dass der Kunde nur die tatsächlichen Aufwendungen erfasst? - 2 -

3 5. Konfiguration / Vorbereitungen 5.. Definition der Stati, die festlegen aus welchen Aufträgen Arbeitsaufträge werden Wenn immer ein Arbeitsauftrag aus einem Auftrag erzeugt werden soll, stellen Sie bitte sicher dass in KEINEM Status das Kennzeichen BEI ARBEITSAUFTRAGSBILDUNG BERÜCKSICHTIGEN markiert wurde (Auslieferungszustand)! Ansonsten können Sie die Stati definieren, die in einem Auftrag gesetzt sein können, damit ein Arbeitsauftrag erzeugt wird. Soll anhand der Statuszuordnung stets nur EIN Arbeitsauftrag für die Produktion erstellt werden, so reicht es EINEN Status (z.b. Produktion ) zu definieren. Möchten Sie für verschiedene Abteilungen / Produktionsschritte Arbeitsaufträge erzeugen, so definieren Sie für JEDE Abteilung bzw. JEDEN Produktionsschritt JE EINEN Status (z.b. TODO Produktion, TODO Montage, ). Rufen Sie den Programmpunkt EINSTELLUNGEN / STATI auf. Wählen Sie einen bestehenden Status aus oder legen Sie einen neuen an Schritt : Schritt 2: Schritt 3: Vergeben Sie einen Namen für den Status Markieren Sie die Option STATUS IST BENUTZERABHÄNGIG, damit der Bearbeiter oder die Abteilung festgelegt werden kann, für die der Arbeitsauftrag generiert werden soll. Im Feld BENUTZERVORGABE können Sie evtl. schon einen Bearbeiter oder eine Abteilung vorgeben. Markieren Sie die ERFORDERLICHEN TERMINANGABEN Felder, damit der Durchführungszeitraum angegeben werden kann. Markieren Sie die Felder IN TERMINKALENDER ANZEIGEN und IN PROJEKTMANAGER ANZEIGEN, damit der Arbeitsauftrag in den kalendarischen Ansichten dargestellt wird

4 Schritt 4: Markieren Sie das Feld BEI ARBEITSAUFTRAGSBILDUNG BERÜCKSICHTIGEN, damit dieser Status als relevant für die Arbeitsauftragsbildung gekennzeichnet wird. ACHTUNG: Sobald diese Option markiert wurde, MUSS einem Auftrag ein Arbeitsauftragsrelevanter Status zugeordnet werden, damit ein Arbeitsauftrag generiert wird! Sollen für längerfristige Arbeiten je Tag oder je Woche jeweils ein Arbeitsauftrag erzeugt werden, so können Sie in dem Feld MAX. TAGE noch die Anzahl der Tage eingeben, die auf einem Arbeitsauftrag erscheinen sollen (also für einen Arbeitsauftrag je Tag, 7 für einen Arbeitsauftrag je 7 Tage (also Woche)) Festlegung einer Aktionsart für Arbeitsaufträge HINWEIS: Diese Aktionsart Interner Arbeitsauftrag wurde im Auslieferungszustand bereits angelegt und muss nur angepasst werden! Rufen Sie den Programmpunkt EINSTELLUNGEN / AKTIONSARTEN auf. Wählen Sie eine bestehende Aktionsart aus oder legen Sie eine neue an. Schritt : Legen Sie im Register ZUORDNUNGEN fest, dass BELEGE zugeordnet werden müssen und wählen Sie im Feld BELEG DER BELEGART die Belegart INTERNER ARBEITSAUFTRAG aus

5 2 Schritt 2: Markieren Sie im Feld BEI ERZEUGUNG AUS ANDEREM BELEG (also aus dem Auftrag), ob und wie Positionen übernommen werden sollen. Folgende Möglichkeiten stehen hier zur Verfügung: POSITIONEN NICHT KOPIEREN: POSITIONEN KOPIEREN: Es wird ein Blanko-Arbeitsauftrag ohne Positionen erzeugt. Die verwendeten Materialien und benötigten Zeiten können durch die Mitarbeiter in den Arbeitsauftrag eingegeben werden. Alle Positionen des Auftrages werden in den Arbeitsauftrag übernommen. POSITIONEN MIT GLEICHEM STATUS KOPIEREN: Es werden nur die Positionen kopiert, denen im Artikelstamm der gleiche Status zugeordnet wurde wie der Status, der die Erstellung des Arbeitsauftrages auslöst (z.b. TODO Produktion ). Positionen, denen im Artikelstamm KEIN Status zugewiesen wurde, werden NICHT in Arbeitsaufträge überführt! PRO POSITION EINEN BELEG ERSTELLEN, STATUS BERÜCKSICHTIGEN: Wie POSITIONEN MIT GLEICHEM STATUS KOPIEREN, jedoch wird für JEDE Position EIN Arbeitsauftrag erzeugt. 6. Stammdatenpflege 6.. Artikelstamm Sollen nur bestimmte Artikel in Arbeitsaufträge abhängig von den verarbeitenden Abteilungen übernommen werden, so müssen diese Artikel gekennzeichnet werden. Dies geschieht durch Zuordnung der entsprechenden Stati entweder zu dem Artikel oder allgemeiner zu der Artikelart, die dem Artikel zugewiesen wurde

6 Sollen immer alle oder keine Positionen in Arbeitsaufträge überführt werden, so sind die hier beschriebenen Schritte NICHT erforderlich. Rufen Sie den Programmpunkt STAMMDATEN / ARTIKEL auf. Wählen Sie einen bestehenden Artikel aus oder legen Sie einen neuen an. 6.. Direkte Zuordnung von Stati zu Artikeln 2 Schritt : Schritt 2: Wählen Sie den Reiter STATI VORGABEN. Hier werden alle Stati angezeigt, die diesem Artikel zugeordnet wurden. Klicken Sie auf VERKNÜPFEN, um einen Status mit diesem Artikel zu verknüpfen: Wählen Sie den Status aus und den Belegtyp, bei dem dieser Status automatisch gesetzt werden soll, wenn der ausgewählte Artikel in dem entsprechenden Belegtyp verwendet wird. Klicken Sie auf OK, um den Status zu übernehmen

7 6..2 Zuordnung einer Artikelart Schritt : Tragen Sie im Feld ARTIKELART die Artikelart ein, die diesen Artikel beschreibt. Innerhalb der Artikelart können die entsprechenden Stati zugewiesen werden. Diese Vorgehensweise erleichtert die Anlage verschiedener gleichartiger Artikel

8 7. Anwendung Rufen Sie den Programmpunkt DATEN / BELEGE auf und wählen Sie dort einen Auftrag. 7.. Arbeitsauftrag erstellen 7.. Status in einem Auftrag setzen Wenn Sie Stati definiert haben, die Arbeitsauftragsrelevant sind, so muss der Auftrag einen entsprechenden Status zugewiesen bekommen, damit der Arbeitsauftrag erzeugt wird. Ist die Arbeitsauftragsanlage unabhängig von Stati, so überspringen Sie diesen Abschnitt. Schritt : Schritt 2: Wählen Sie einen arbeitsauftragsrelevanten Status aus (z.b. TODO Produktion ). Ggf. sind bereits entsprechende Stati vorhanden, wenn in diesem Auftrag Artikel verwendet wurden, denen Stati zugewiesen wurden. In diesem Falle müssen Sie die bestehenden Stati nur anpassen. Legen Sie den Durchführungszeitraum sowie den Bearbeiter / die Abteilung fest, die den Arbeitsauftrag durchführen soll. Durch Klick auf den Schalter PLAN erhalten Sie eine kalendarische Ansicht der Bearbeiter: 2-8 -

9 Durch einfachen Klick auf einen Termin innerhalb einer Bearbeiterzeile können Sie den Bearbeiter und den Termin in den Auftrag übernehmen. Schließen Sie das Fenster, so wird die Zuordnung nicht geändert Arbeitsauftrag auslösen Schritt : Klicken Sie auf NÄCHSTE BELEGART und wählen Sie dort den Programmpunkt INTERNER ARBEITAUFTRAG AUS AUFTRAG ERZEUGEN aus: Es werden nun der oder die Arbeitsaufträge gemäß den Einstellungen unter EINSTELLUNGEN / AKTIONSARTEN erstellt und direkt geöffnet, so dass Sie diese weiterbearbeiten - 9 -

10 können: 7.2. Offene Arbeitsaufträge aufgreifen Über EIGENE SUCHEN können Suchen zum aufgreifen offener Arbeitsaufträge definiert werden. Im Auslieferungszustand gibt es eine Suche ARBEITSAUFTRÄGE OFFENE. Rufen Sie diese auf: Wie gewohnt können Sie den Arbeitsauftrag durch Doppelklick öffnen und durch Erledigung eines Status erledigen

11 Durch die freie Konfigurierbarkeit stehen Ihnen hier die verschiedensten Möglichkeiten zur Gestaltung der Suchen und somit der Kontrolle der Arbeitsaufträge zur Verfügung, z.b.: - ToDo Listen für Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter, so dass diese die nächsten Aufgaben sehen können - Fertigstellungs- / Lieferterminkontrolle durch die Abteilungsleiter - Listen abzurechnender Arbeitsaufträge - Historien für einen Kunden / ein Projekt - -