SEPA-Lastschriften: Formulare einbinden. Inhalt. Frage: Antwort: Voraussetzungen. 1. Mandate hinterlegen. Produkt(e): Kategorie:

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1 Connext GmbH Balhorner Feld 11 D Paderborn FON FAX SEPA-Lastschriften: Formulare einbinden Produkt(e): Kategorie: Vivendi NG Dateiablage/ Office Version: 6.18 Erstellt am: Frage: Ich habe SEPA-Lastschrift-Mandate in Vivendi angelegt und möchte diese nun den jeweiligen Kunden (Zahlungspflichtigen) zur Unterschrift vorlegen. Kann Vivendi entsprechende, vorausgefüllte Formulare drucken? Antwort: Ja. Die erforderlichen Felder stehen ab der Vivendi NG Version 6.18 in der Word-Schnittstelle zur Verfügung. Wir erläutern in dieser Anleitung, wie Sie die entsprechenden Formulare generieren. Dabei unterscheiden wir folgende Fälle: 1) Formular für neue SEPA-Lastschrift-Mandate 2) Formular für auf SEPA umgestellte Einzugsermächtigungen Inhalt Voraussetzungen Mandate hinterlegen Formulare einbinden Formulare aufrufen... 4 für einen einzelnen Zahlungspflichtigen... 4 als Seriendruck... 4 Voraussetzungen Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die Formulare generiert werden können: Vivendi NG ab Version 6.18 mit eingerichteter Dateiablage Passender abrechenbarer Bereich ist ausgewählt: Das Formular liest die Zahlungsempfänger-Details (Name, Anschrift, SEPA-Gläubiger-ID, ) aus den Bereichsdaten. Gläubiger-Identifikationsnummer ist im ausgewählten Bereich hinterlegt SEPA-Mandate sind hinterlegt 1. Mandate hinterlegen Neue Mandate sollten Sie zunächst mit dem Status offen anlegen. Das geschieht automatisch, so lange Sie noch kein Unterschriftsdatum erfasst haben. Sobald der Zahlungspflichtige Ihnen das unterzeichnete Formular zurückgegeben hat, tragen Sie dann das Unterschriftsdatum nach. Dabei wird automatisch der Status des Mandats auf aktiv geändert. Musterlösung Nummer:

2 Unser Musterformular ist so aufgebaut, dass es aus der Vivendi-Datenbank nur offene Mandate ausliest, denn schließlich wird es ja zum Zwecke der Unterschriftseinholung generiert. Umgewandelte Einzugsermächtigungen: Für Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigungen müssen Sie keine neuen SEPA-Lastschriftmandate einholen. Die deutsche Kreditwirtschaft hat im Juli 2012 ihre Kundenbedingungen angepasst. Damit wurde die Voraussetzung geschaffen, dass bereits erteilte Einzugsermächtigungen vom Zahlungsempfänger als Lastschriftmandat im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren weitergenutzt werden können. Sie informieren Ihre Kunden lediglich noch über die jeweilige Mandatsreferenz, Ihre Gläubiger- Identifikationsnummer und den Zeitpunkt des Wechsels auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren. Hierzu dient ein zweites, von uns bereitgestelltes Musterformular. Umgewandelte Einzugsermächtigungen legen Sie als aktive Mandate an und tragen als Unterschriftsdatum z.b. das Datum ein, an dem Sie das Informationsschreiben an den Zahlungspflichtigen schicken. 2. Formulare einbinden 1 Laden Sie unsere Musterformulare über folgenden Link: 2 Entpacken Sie die in der ZIP-Datei enthaltenen Word-Vorlagen (*.DOTX), und legen Sie sie in einem von Ihnen frei wählbaren Verzeichnis ab. 3 Klicken Sie in Vivendi NG auf Extras Dateiablage. 2

3 4 Legen Sie ggf. einen neuen Ordner in der Dateiablage an, in dem die SEPA-Formulare abgelegt werden: Natürlich können Sie auch einen bestehenden Ordner verwenden. 5 Mit einem Klick auf Plus binden Sie die Formulare ein. Der Dialog 'Vorlage bearbeiten' öffnet sich. 6 Klicken Sie hier zunächst auf Vorlage importieren, und wechseln Sie in dem nachfolgenden Dialog in das Verzeichnis, in dem Sie die entpackten Word-Vorlagen abgelegt haben. Markieren Sie die erste Vorlage, und klicken Sie auf Öffnen. Vivendi hat die wichtigsten Angaben bereits übernommen. Falls gewünscht, vervollständigen Sie diese: Hilfreich ist die Aktivierung der Option Die Vorlage steht zur Schnellauswahl zur Verfügung. Wenn Sie die erzeugten Dokumente ebenfalls in der Dateiablage speichern möchten (empfohlen), wählen Sie die Option "Speichern (mit Abfrage Dateiname)" oder "Speichern (mit Abfrage Dateiname und -ordner)". Mit einem Klick auf Vorlage bearbeiten können Sie diese auf Wunsch anpassen. Achten Sie darauf, Ihre Änderungen zu speichern, und verlassen Sie den Dialog mit OK. Importieren Sie die zweite Vorlage analog. 7 Verlassen Sie den Dialog 'Einstellungen für die Dateiablage' mit OK. Die Vorlagen stehen nun für die Verwendung bereit. 3

4 3. Formulare aufrufen für einen einzelnen Zahlungspflichtigen Wenn ein Klient neu in der Einrichtung ist und Sie noch kein SEPA-Lastschrift-Mandat von ihm erteilt bekommen haben, können Sie dieses über die Vorlage VK-SEPA_Basislastschrift.dotx einholen. 1 Rufen Sie dazu in Vivendi die Stammdaten des Klienten auf, und klicken Sie auf Details Formularexport: Wenn Sie die Vorlage für die Schnellauswahl zur Verfügung gestellt haben, können Sie diese direkt im unteren Teil der Schaltfläche auswählen. 2 Achten Sie im nachfolgenden Dialog unbedingt darauf, im Feld Empfänger die Option "Rechnungsempfänger" zu wählen, da sonst die Daten nicht korrekt ausgelesen werden: 3 Klicken Sie dann auf Vorlage starten. Eine neue Datei auf Basis der Vorlage öffnet sich und wird mit den Daten des Rechnungsempfängers und des Bereichs gefüllt. 4 Sie können die Datei nun ausdrucken und / oder in der Dateiablage speichern. Wenn Sie beim Einbinden der Vorlage die Option "Speichern (mit Abfrage Dateiname)" oder "Speichern (mit Abfrage Dateiname und - ordner)" gewählt haben, werden Sie beim Schließen der Datei gefragt, ob Sie die Änderungen speichern möchten. Bestätigen Sie dies mit Ja (und gegebenenfalls Wahl des gewünschten Dateiablage-Ordners) und OK, und verlassen Sie den Dialog 'Vorlage für das neue Dokument auswählen' mit Schließen. als Seriendruck Im nachfolgenden Beispiel nehmen wir an, dass Sie die Klienten, die Ihnen zur Begleichung der Rechnungen bislang eine Einzugsermächtigung erteilt haben, darüber informieren möchten, ab wann und unter welcher Mandatsreferenz Sie die bisherige Einzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat überführt haben. 1 Die betreffenden Mandate hinterlegen Sie mit dem Status aktiv und wählen als Unterschriftsdatum das Datum, an dem die Information an den Zahlungspflichtigen erfolgt (s.o.). 2 Blenden Sie nun die Zahlungsmodalität als Spalte in die Klientenliste ein, um sehr einfach alle Klienten auszuwählen, die bisher eine Einzugs-/Lastschriftgenehmigung erteilt hatten: Klientenliste aufrufen und dann Ansicht Spalten auswählen: 4

5 Zahlungsmodalität anhaken und Spalte anschließend an die gewünschte Stelle ziehen: 3 Durch Sortierung oder Filterung können Sie rasch alle Klienten auswählen, die Ihnen bislang eine Einzugsermächtigung erteilt hatten und die Sie nun über die SEPA-Umstellung informieren müssen. 4 Nachdem Sie alle gewünschten Klienten markiert haben, klicken Sie auf Stammdaten Formularexport, oder wählen Sie gleich die gewünschte Vorlage aus der Schnellauswahlliste aus: 5

6 Achten Sie auch hier darauf, dass im Feld Empfänger die Option "Rechnungsempfänger" gewählt ist: 5 Klicken Sie dann auf Vorlage starten. Die Dateien öffnen sich auf Basis der Vorlage und werden mit den Daten der Rechnungsempfänger und des Bereichs gefüllt. Sie können die Dateien, wie vom Seriendruck gewohnt, einzeln ansehen oder mit Klick auf Fertig stellen und zusammenführen weiterverarbeiten. 6 Die einzelnen Dokumente können Sie ausdrucken und / oder in der Dateiablage speichern. Wenn Sie beim Einbinden der Vorlage die Option "Speichern (mit Abfrage Dateiname)" oder "Speichern (mit Abfrage Dateiname und -ordner)" gewählt haben, werden Sie beim Schließen der Datei gefragt, ob Sie die Änderungen speichern möchten. Bestätigen Sie dies mit Ja (und gegebenenfalls Wahl des gewünschten Dateiablage-Ordners) und OK, und verlassen Sie den Dialog 'Vorlage für das neue Dokument auswählen' mit Schließen. Feedback Fanden Sie diese Anleitung hilfreich? Wir bemühen uns stetig, unsere Dokumentationen zu verbessern. Helfen Sie uns dabei und geben Sie uns ein kurzes Feedback unter dem folgenden Link: Seminare Webinare Unser Seminarkonzept ist darauf ausgelegt, die tägliche Arbeit mit Vivendi zu vereinfachen und die Organisationsabläufe in den Einrichtungen zu optimieren. Sowohl Vivendi-Neueinsteiger ohne Vorkenntnisse als auch routinierte Anwender erhalten nachvollziehbare Antworten und Anleitungen auf alle Fragen und Themen rund um den ressourcenschonenden Einsatz von Vivendi. Unser komplettes Weiterbildungsangebot finden Sie im Internet unter der Adresse 6