3. Übernahme gedruckte pdf-dokumente (Angebote, Rechnungen, Aufmaßblätter, Mahnungen) einzeln als externen Dateilink in die Kundenhistorie

Transkript

1 Datenübernahme aus Handwerksbüro X in Handwerksbüro PS Sie können folgende Daten übernehmen: 1. Übernahme Stammdaten (Adressen und Mutter-LVs) über die Datensicherung (automatisierter Import). Alle Angebote können vorab als Mutter-LV gespeichert werden und kommen dann automatisch mit!* 2. Übernahme Angebote und noch nicht gedruckte Rechnungen einzeln über GAEB in Stammdaten oder in Dokument 3. Übernahme gedruckte pdf-dokumente (Angebote, Rechnungen, Aufmaßblätter, Mahnungen) einzeln als externen Dateilink in die Kundenhistorie Um Dateninkonsistenz zu vermeiden ist es leider nicht möglich, teilabgerechnete Aufträge (Aufträge für die einzelne Abschlagsrechnungen bereits gestellt wurden) oder Aufmaße zum Weiterbearbeiten zu übernehmen. * eine vollständige Übernahme kann nicht garantiert werden. Bei Datenimporten aus älteren Software-Programmen ist es teilweise unerlässlich, Sonderzeichen oder ganze Datensätze herauszufiltern, da diese in einer anderen Datenbankstruktur Fehler verursachen könnten. 1) Übernahme Adressen und Mutter LVs über die Datensicherung (automatisierter Import) Sie können die wichtigsten Daten (Adressen, Mutter-LVs) aus Ihrem bisherigen Handwerksbüro/Leistungsverzeichnis (X10-X23) ganz einfach über die Datensicherung übernehmen. Um Dateninkonsistenz zu vermeiden ist der Import in HWB PS jedoch nur einmalig möglich. Beachten Sie deshalb unbedingt die Besonderheiten aus dieser Anleitung. Hier finden Sie auch Tipps und Möglichkeiten wie Sie Angebote und Rechnungen zumindest teilweise übernehmen können. Bitte beachten: Möchten Sie auch Angebote übernehmen, die Sie nicht als Mutter-LV abgespeichert haben, speichern Sie Ihre Angebote zunächst als Mutter-LVs, dann werden diese automatisch mit der Datensicherung übernommen. Öffnen Sie dazu bitte im alten Handwerksbüro per Doppelklick ein beliebiges Angebot, das Sie in das neue HWB PS übernehmen wollen. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Seite 1 von 13

2 Als nächstes klicken Sie bitte im Angebot auf den Reiter Speichern > Neu speichern als Mutter-LV und geben für die Mutter LV eine Bezeichung ein und bestätigen bitte Ihre Angaben, anschließend mit dem < OK> Button. Nun ist Ihr Angebot als Mutter LV abgespeichert. Bitte beachten: Um die Datenübernahme zu optimieren bereinigen Sie bitte Ihren Bereich Mutter- LV um nicht mehr benötigte Daten. Haben Sie dort noch zusätzlich WEKA / Sirados-Kataloge gespeichert, dann löschen Sie diese bitte VOR Erstellen der Datensicherung. Die Datenmenge ist in diesem Fall zu groß für die Datenübernahme. Sie können in Handwerksbüro PS Sirados-Kataloge direkt freischalten oder alternativ hier vor löschen über GAEB exportieren und in HWB PS wieder importieren. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Seite 2 von 13

3 Übernahme Adressen und Mutter LVs über die Datensicherung Erstellen Sie dann eine Datensicherung in Ihrem alten Handwerksbüro : klicken Sie bitte im Programm links oben auf <Einstellungen> und <Datensicherung>. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, klicken Sie bitte in diesem neuen Fenster auf <Datensicherung>. Benennen Sie bitte Ihre Datensicherung beliebig und klicken auf <ok>. Klicken Sie bitte im nächsten Schritt die von Ihnen benannte Datensicherung an und wählen anschließend <Herunterladen> aus, speichern Sie bitte als nächstes die Sicherung auf Ihrem Desktop ab. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Seite 3 von 13

4 Automatisierter Datenimportder Datensicherung (Adressen, Mutter-LVs) in Handwerksbüro PS. So einfach geht s: Nachdem Sie einen neuen Mandanten mit Hilfe vom Mandantenassistent unter Datei > Mandanten > Mandantenassistent angelegt haben, können Sie direkt im Anschluss Ihre Datensicherung einspielen. Sie erhalten automatisch eine Abfrage. Haben Sie den Mandant schon vor längerem angelegt, können Sie die Abfrage auch nachträglich aufrufen: klicken Sie bitte in Ihrem neuen Programm auf Schnittstellen > Datenimport Stammdaten > Übernahme Weka-Daten. Anschließend klicken Sie bitte bei Dateiname die Pünktchen an und wählen die Datensicherung aus, die Sie in der HWB X-Version erstellt haben. Nachdem Sie auf <öffnen> und <ausführen> geklickt haben, ist Ihre Datensicherung im neuen Programm eingespielt. Haben Sie eine ältere Version als X20, dann schalten Sie bitte mit dem Pfeil bei Datensicherungen auf die richtige Version um. Ihre Kundennummer aus den alten Handwerksbüro X-Versionen finden Sie im Kundencenter unter Zusatzfelder > Kundennummer (Alt). WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Seite 4 von 13

5 Diese Kundennummer können Sie selbstverständlich auch in Ihre Dokumente übernehmen, dafür bitte im Formulareditor unter Datei > Formulare einen Platzhalter per rechte Maustaste Formularfeld einfügen > Angaben Adresse-Zusatzfelder > Zusatzfeld 3 aus der Kundenadresse für die alte Kundennummer hinterlegen. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Seite 5 von 13

6 2) Übernahme Angebote und noch nicht gedruckte Rechnungen über GAEB in Stammdaten oder in Dokumente Möchten Sie auch Angebote und Rechnungen übernehmen, die Sie nicht als Mutter-LV abgespeichert haben, können Sie diese als GAEB-Datei exportieren und diese dann in das Handwerksbüro PS importieren. Der Export aus einer X-Version ist sowohl bei der Übernahme in die Stammdaten, als auch in Dokumente identisch. Nur beim Import muss dann zwischen Datenimport Stammdaten und Datenimport Dokumente unterschieden werden. 2.1) Datenübernahme aus einer X-Version: Klicken Sie dafür bitte in der alten Handwerksbüro X-Version ein Angebot an. Mit dem Button <GAEB Import/-Export> haben Sie anschließend die Möglichkeit, Ihr Angebot oder Ihre Rechnung als GAEB Datei zu exportieren. Dazu bitte in dem folgenden Fenster <Export> auswählen und anschließend <Fertigstellen> klicken. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Seite 6 von 13

7 Bitte setzen Sie den Haken mit Preisen exportieren, dann können Sie auch im neuen HWB PS auf Ihre kalkulierten Einzelpreise zurückgreifen. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Seite 7 von 13

8 2.2) Datenübernahme aus einer X-Version in Dokumente: In Ihrem neuen Handwerksbüro PS können Sie Ihre GAEB Dateien unter Schnittstellen> Datenimport Dokument > Einlesen von GAEB Daten in das Programm einlesen. Wählen Sie im Anschluss den richtigen Kunden aus bzw. legen Sie einen neuen Kunden an. Beim Import können Sie alle Voreinstellungen belassen. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Seite 8 von 13

9 Erhalten Sie im anschließenden Protokoll eine Fehlermeldung, ist dies meist nur ein Warnhinweis. Klicken Sie auf Schließen und Sie erhalten das importierte Angebot direkt im Dokument. Im Angebot sehen Sie sofort die identischen Einheitspreise, Mengen und Gesamtpreise. Bei Klick auf den Gesamtpreis einer Position sehen Sie sogar die detaillierte Kalkulation (Materialkosten, Gerät, Zeitbedarf). Um den Lohnanteil korrekt aus dem Zeitbedarf aufzuschlüsseln, muss lediglich der allgemein zu verwendende Stundenlohn einmalig in den allgemeinen Einstellungen des HWB PS (Datei > Einstellungen > Kalkulation) eingegeben werden. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Seite 9 von 13

10 2.3) Datenübernahme aus einer X-Version in Stammdaten (Leistungsverzeichnis): Ebenso können Sie im neuen Handwerksbüro PS Ihre GAEB Dateien unter Schnittstellen> Datenimport Stammdaen > GAEB in Leistungsstamm in das Programm einlesen. Importieren Sie über + Hinzufügen die vorher exportierte und gespeicherte GAEB Datei hinzu. Im Anschluss auf Weiter klicken WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Seite 10 von 13

11 Hinterlegen Sie bei Gewerk die Einstellung 001:Standard und setzen bei Leistungsverzeichnis mit Anlage der.. das Häkchen für die Übernahme. Im Anschluss auf Weiter klicken. Daten werden von der vorher exportierten und gespeicherten GAEB Datei übernommen. Im Anschluss auf Weiter klicken. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Seite 11 von 13

12 Die GAEB Datei wird unter Leistungsverzeichnis angezeigt und kann hier individuell weiterbearbeitet werden. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Seite 12 von 13

13 3) Übernahme gedruckte pdf-dokumente (Angebote, Rechnungen, Aufmaßblätter, Mahnungen) einzeln als externer Dateilink in die Kundenhistorie Sie können Ihre pdf-dokumente aus den alten Handwerksbüro X-Versionen in das neue Handwerksbüro PS über die Kundenhistorie > Weiteres > Neues externes Dokument > Datei- Verknüpfung übernehmen. Ihre pdf-dokumente aus den alten Handwerksbüro X-Versionen finden Sie unter dem folgenden Pfad C:\Program Files\Common Files\Weka HWB X23\default\Aufträge alternativ C:\Programme(x86)\Common Files\Weka HWB X23\default\Aufträge. Beachten Sie bitte: die pdf-dokumente werden projektbezogen abgelegt. Sollten pdf-dokumente fehlen, so prüfen Sie bitte im alten Programm ob diese als pdf gedruckt wurden, da erst dann die Datei erzeugt wird. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Seite 13 von 13