OPAS Online und OPAS Calendar App: Nutzer- und Nutzerrechteverwaltung

Transkript

1 OPAS Online und OPAS Calendar App: Nutzer- und Nutzerrechteverwaltung Bevor OPAS Online zum Einsatz kommt, muss festgelegt werden, wer Zugang zu OPAS Online haben soll. Die Rechte in OPAS Online werden über Benutzergruppen organisiert, die manuell angelegt werden. Nutzergruppenrechte geben vor, was Nutzer sehen, wenn sie sich in OPAS Online bzw. in der OPAS Calendar App einloggen. Individuelle Benutzernamen und Passwörter sind jeweils mit einer Benutzergruppe verknüpft, deren Einstellungen bestimmen, welche Bereiche von OPAS Online für den Nutzer sichtbar sind. Nutzern können keine individuellen Rechte zugewiesen werden. Dies geschieht über die Benutzergruppe, der sie angehören. OPAS Calendar App: Die Nutzerrechteeinstellungen aus OPAS Online gelten auch für die OPAS Calendar App. Der Login eines Nutzers für die OPAS Calendar App ist derselbe wie sein Login für OPAS Online. A. Verwaltung von Nutzergruppen Nutzergruppen Allgemeine Informationen Wie viele Gruppen mit welchen Rechten angelegt werden, hängt von der individuellen Situation und den Anforderungen ab. 1) Standardmäßig wird eine Gruppe für Verwaltung mit Admin-Rechten angelegt. Diese kann standardmäßig u.a. Systemeinstellungen ändern, User & Gruppen bearbeiten, Nachrichten anlegen, Dokumente hochladen, etc. und alle Termine aller Planungsstufen sehen. Diese Gruppe wird für den/die Administrator/en verwendet und kann von Ihnen gemäß Ihrer Zwecke konfiguriert werden. 2) Standardmäßig wird eine Gruppe mit nur-lese-rechten angelegt. Diese kann von Ihnen gemäß Ihrer Zwecke konfiguriert werden; sie wird oft weiterverwendet für eine Gruppe Musiker. Weitere Beispiele aus der Praxis: 3) Es wird eine Gruppe für Musiker ohne Admin-Rechte angelegt. Alle Musiker sehen überall dieselben Daten wie Termine, Diensteinteilung, Nachrichten, Dokumente, etc. und können nur Termine der Stufe 1 sehen. 4) Es wird pro Instrumentengruppe eine Gruppe für Musiker angelegt. Alle Gruppen sehen dieselben Termine, Nachrichten, Dokumente, etc. aber in der Diensteinteilung sehen sie nur ihre eigene Gruppe. Soll die Diensteinteilung auch Online beschrieben werden, wird pro Instrumentengruppe noch eine zusätzliche Gruppe für Diensteinteiler angelegt, die für die Diensteinteilung ihrer eigenen Gruppe zusätzliche Schreibrechte haben. Welche An-/Abwesenheitsarten diese verwenden dürfen, ist einstellbar.

2 Erzeugen von Nutzergruppen Klicken Sie unten rechts auf und geben Sie der Nutzergruppe einen Namen. Sie können sofort beginnen, Rechte zu vergeben, indem Sie eine Rechtekonfiguration importieren oder manuell vergeben. Die Rechteverwaltung ist jederzeit zugänglich und änderbar. Klicken Sie zum Speichern unten rechts auf bzw. auf, um die Nutzergruppe zu löschen. Mit schließen Sie die Nutzergruppe. Rechtevergabe an Nutzergruppen Klicken Sie auf die Nutzergruppe, die Sie bearbeiten möchten. Es öffnet sich folgendes Fenster: Hier können Sie der gewählten Nutzergruppe und respektive allen Nutzern, die dieser Nutzergruppe angehören, für alle Felder entweder Nur Leserechte oder Lese- und Schreibrechte* vergeben oder alle Rechte entziehen. Diese Zeilen entsprechen jeweils einem Datenbereich in OPAS Online. Hier können Sie jeweils für den gesamten Reiter (bzw. Datenbereich) Leserechte (Kästchen der linken Spalte) und Schreibrechte (Kästchen der rechten Spalte) vergeben. Hier können Sie jeweils alle Datenbereiche auf einmal auf- und zuklappen. Durch Klick auf die können Sie jeweils die Datenbereiche öffnen und schließen. * Bitte beachten: Lesen/Schreiben hat in OPAS Online eine andere Bedeutung als in OPAS. Schreibrechte haben nur in Nachrichtengruppen, Nachrichten, Dokumente und der Diensteinteilung Wirkung. Wenn Sie Ihre Diensteinteilung gänzlich oder teilweise über OPAS Online erfassen möchten, wenden Sie sich bitte an das OPAS Support Team.

3 Rechtevergabe für Nutzergruppen Beispiel Datenbereich Termine (= Menüpunkt Termine ) Diese Zeilen entsprechen den Zeilen, die in der Detailansicht (das PopUp-Fenster, wenn Sie in Terminen auf einen Eintrag klicken oder filtern) angezeigt werden. Hier wählen Sie die Planungsstufen aus, die die Nutzer der Nutzergruppe sehen dürfen. Hier wählen Sie, ob die Planungsstufen-Buttons überhaupt angezeigt werden. Insofern Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, können Sie hier wählen, ob die Mandanten-Buttons angezeigt werden. Setzen Sie hier Haken in die Zeilen, für die Sie Leserechte vergeben möchten. Selbst wenn die Haken in dieser Spalte gesetzt werden, haben sie keine Wirkung, da Termine grundsätzlich nicht beschrieben werden können. Hier können Sie durch manuelle Eingabe numerischer Parameter die Reihenfolge bestimmen, in der die Zeilen in der Detailansicht von oben nach unten angezeigt werden. Wir empfehlen zunächst in Schritten von 5 vorzugehen, um bei eventuellen späteren Änderungen etwas Spielraum zu haben. Hier wählen Sie diejenigen Felder aus, die in der Listenansicht (die Liste, die im Menüpunkt Termine erscheint, bevor Sie einen Eintrag wählen oder filtern) als Spalten angezeigt werden. Klicken Sie zum Speichern unten rechts auf. Mit schließen Sie die Nutzergruppe.

4 Übertragen der Rechtekonfiguration von einer Nutzergruppe auf eine andere bestehende Nutzergruppe 1) Export der Konfiguration aus der Quellnutzergruppe im.xml-format: Klicken Sie auf die Nutzergruppe, aus der Sie die Konfiguration exportieren möchten. Klicken Sie auf und speichern Sie die erzeugte.xml-datei beispielsweise unter \OPAS\OPAS_ONLINE ab. 2) Import der Konfiguration in die Zielnutzergruppe: Klicken Sie auf die Nutzergruppe, in die Sie eine Konfiguration importieren möchten. Klicken Sie auf. Es öffnet sich folgendes Fenster: Wählen Sie eine zuvor gespeicherte (exportierte).xml-datei aus. Durch einen Klick auf importieren Sie die Konfiguration. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage: Wenn Sie diese mit OK bestätigen, erscheint ein Fenster, dass den erfolgreichen Verlauf des Imports bestätigt. Wenn Sie dieses mit OK schließen, ist der Import abgeschlossen. Klicken Sie zum Speichern unten rechts auf. Mit schließen Sie die Nutzergruppe. Löschen einer Nutzergruppe Klicken Sie auf die Nutzergruppe, die Sie bearbeiten möchten. Mit können Sie die Nutzergruppe löschen. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK.

5 B. Verwaltung von Nutzern Anlegen von OPAS Online Nutzern Nutzer können entweder in OPAS Online oder in OPAS angelegt und verwaltet werden, je nachdem, wie die Logins genutzt werden sollen: Wenn die Nutzer genau die Rechte Ihrer Nutzergruppe haben sollen, aber keine weiteren individuellen Funktionalitäten von OPAS Online genutzt werden, dann können die Nutzer in OPAS Online verwaltet werden. Sollen die Nutzer aber die individuellen Funktionalitäten von OPAS Online nutzen können, müssen sie in OPAS verwaltet werden. Durch die Verwaltung von Nutzern in OPAS in der Diensteinteilung nur Ihre eigenen Dienste sehen nur Ihre eigenen Termine exportieren (in z.b. private Kalender) können Nutzer mit eigenem Login eigene Dienste und Termine hervorheben - in Formularen Ihre persönlichen Angaben automatisch ausgefüllt bekommen Durch die Verwaltung von Nutzern in OPAS Online alle Dienste und Termine der Gruppe sehen, der sie angehören alle Dienste und Termine der Gruppe, der sie angehören, exportieren (in z.b. private Kalender) Felder in Formularen müssen manuell ausgefüllt werden Die Nutzer haben in jedem Fall dieselben Rechte wie die Nutzergruppe, der sie angehören. Anlegen von OPAS Online Logins in OPAS Öffnen Sie das Adressbuch. Öffnen Sie System > Formularkonfiguration. Fügen Sie folgende drei Felder dort ein, wo Sie sie gerne haben möchten, z.b. im Reiter Personal Daten oder in einem neu erzeugten Tab OPAS Online. Sie können über die OPAS Rechteverwaltung (System > Nutzerrechte > Rechte) auf diese drei Felder Lese-/ Schreibrechte vergeben. Dafür müssen Sie Administratorenrechte in OPAS besitzen.

6 Öffnen Sie das Adressbuch. Filtern Sie diejenigen Personen, für die Sie einen OPAS Online Nutzer-Login anlegen möchten und geben Sie jeweils Username, Passwort und die OPAS Online Nutzergruppe ein. Letztere muss bereits in OPAS Online angelegt sein und die Schreibweise des Nutzergruppennamens muss in OPAS und in OPAS Online identisch sein. Speichern Sie Ihre Eingabe. Löschen eines OPAS Online Logins in OPAS Öffnen Sie das Adressbuch. Filtern Sie diejenige(n) Person(en), deren OPAS Online Nutzer-Login Sie löschen möchten und entfernen Sie jeweils OPAS Online Username, OPAS Online Passwort und die OPAS Online Nutzergruppe. Speichern Sie Ihre Eingabe. Anlegen von Nutzern in OPAS Online Öffnen Sie System > User. Klicken Sie unten rechts auf. Geben Sie den Anmeldenamen (= Nutzername beim Login) und Name ein. Wählen Sie die Benutzergruppe aus, der Sie den Nutzer zuordnen möchten. Diese muss bereits in OPAS Online angelegt sein. Geben Sie das Passwort ein (2mal). Klicken Sie zum Speichern unten rechts auf. Löschen eines Nutzers in OPAS Online Öffnen Sie System > User. Klicken Sie auf den Nutzer, den Sie löschen möchten. Mit können Sie den Nutzer löschen. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK.