Modul Ressourcen

Transkript

1 Modul Ressourcen

2 Inhaltsverzeichnis 1 Benutzer 1.1 Benutzer Rollen 1.2 Benutzer anlegen 2 Ressourcen 2.1 Ressourcen Rollen 2.2 Ressourcen verwalten 2.3 Ressourcen erstellen 3 Buchungsanfragen 3.1 Buchungsanfrage erstellen 3.2 Buchungsanfrage stornieren 3.3 Buchungsanfrage beantworten 4 Ausgabe der Ressourcen 4.1 Ressourcen-Freigabe erstellen 4.2 Ressourcen-Kalender einbinden 2

3 11 Benutzer 1.1 Benutzer Rollen Im Rahmen der Ressourcen-Verwaltung gibt es drei verschiedene Benutzerrollen welche vom Administrator vergeben werden können. Im Folgenden werden deren Funktionen erläutert: Der Ressourcen-Administrator kann: als einziger neue Ressourcen anlegen, Ressourcen bearbeiten und löschen. alle Ressourcen sehen (auch private, bei denen er nicht Verantwortlicher ist). Freigaben erstellen wie zum Beispiel den Ressourcenkalender. Der Ressourcen-Nutzer kann: Öffentliche und nicht öffentliche Ressourcen sehen. Buchungsanfragen für Ressourcen versenden. Buchungen stornieren. Der Ressourcen-Verantwortliche kann: alle Funktionen des Ressourcen-Nutzers. Buchungsanfragen für Ressourcen, bei denen er verantwortlich ist beantworten. Der Externe Nutzer hat keinen Account im Online-Planer und kann: nicht auf den Online-Planer zugreifen öffentliche Veranstaltungen über eine Frontendeingabe (Freigabe) sehen und Buchen Hinweis: Die Rolle Ressourcen-Administrator kann mit den Rollen Nutzer oder Verantwortlicher kombiniert werden. 1.2 Benutzer anlegen Um einen neuen Benutzer anzulegen folgen sie der Anleitung Benutzer anlegen und verwalten Im Modul Veranstaltungen. In der Kategorie Berechtigung können Sie im Feld Benutzerrolle die in Kapitel 1.1 beschriebenen Rollen wählen Hinweis: Die Registerkarten Detailansicht und Online-Anmeldung müssen nicht bearbeitet werden. 3

4 12 Ressourcen 2.1 Ressourcen Rollen Neben den in Kapitel 1.1 erklärten Benutzer Rollen gibt es zusätzlich verschiedene Ressourcen Rollen. Mithilfe der Ressourcenrollen kann festgelegt werden, welche Nutzergruppen die entsprechende Ressource sehen und buchen kann. Im Folgenden werden diese Ressourcen Rollen erläutert: Private Ressourcen können: nur von Administratoren und den Verantwortlichen dieser Ressource gesehen oder gebucht werden. Nicht-Öffentlich Ressourcen können: von allen Ressourcen-Nutzern und Administratoren gesehen und gebucht werden. Öffentlich Ressourcen können: von allen Ressourcen-Nutzern und Administratoren gesehen und gebucht werden. von externen Nutzern gesehen und gebucht werden. z.b.: über einen Kalender, der auf der Website integriert wird (Siehe Anleitung Modul Veranstaltungen Kapitel 2) 2.2 Ressourcen verwalten Achtung: Damit sie Ressourcen verwalten können müssen Sie das Benutzerrecht Ressourcen-Administrator besitzen. Sollten Sie dieses Recht nicht haben, wenden Sie sich bitte an den Zuständigen Administrator Ihres Onlineplaners. Wenn Sie der Administrator des Online-Planers sind und dieses Recht nicht besitzen, wenden Sie sich an Unter dem Menüpunkt Ressourcen sehen Sie eine Listenansicht aller erstellten Ressourcen. 4

5 Ressourcen können Sie mit einem Klick auf den Bearbeitungsbutton bearbeitet und zum Beispiel den Verantwortlichen für diese Ressource ändern. Bei einem Klick auf den Mülleimerbutton können Sie einzelne Ressourcen löschen. Ein Klick auf den Kalenderbutton öffnet eine Übersicht, in welcher zu sehen ist wann eine Ressource ausgebucht ist und über welche Zeiträume Anfragen gestellt wurden. 5

6 2.3 Ressourcen erstellen Navigieren Sie zur Ressourcen Übersicht und klicken Sie dort auf den grünen Button Neu. Es öffnet sich eine neue Eingabemaske: 6

7 Nun können Sie folgende Eigenschaften definieren: Status: wählen Sie hier ein der In Kapitel 2.1 beschriebenen Ressourcen Rollen. Name: definiert den Namen der Ressource zum Beispiel Raum 1134 oder Beamer. Ort: Lagerort der Ressource oder Ort eines Raums. Bemerkungen: Details o.ä. zur Ressource. Farbe: Um einen besseren Überblick über alle Ressourcen zu bekommen lassen sich einzelnen Ressourcen Farben zuordnen, mit welcher sie dann im Kalender und der Listenansicht angezeigt werden. Verantwortlicher: Bestimmen Sie hier einen oder mehrere Verantwortliche, welche dann Buchungsanfragen dieser Ressource beantworten können. (Siehe Kapitel 1) Hinweis: Es werden lediglich die Nutzer angezeigt, welche die Benutzerrolle Ressourcen-Verantwortliche besitzen. (Siehe Kapitel 1) 7

8 13 Buchungsanfragen 3.1 Buchungsanfrage erstellen Achtung: Damit sie Ressourcen buchen können müssen Sie das Benutzerrecht Ressourcen-Benutzer besitzen. Sollten Sie dieses Recht nicht haben wenden Sie sich bitte an ihren Online-Planer-Administrator. Navigieren Sie zu Ressource buchen. Sie sehen eine Übersicht aller für Sie verfügbaren Ressourcen. Klicken Sie bei der gewünschten Ressource auf den Kalenderbutton. Sie bekommen eine Buchungskalender zu sehen, bei dem Sie sehen wann die Ressource bereits gebucht wurde bzw. für welche Zeiträume Anfragen gestellt wurden. Klicken Sie auf den gewünschten Buchungstermin. Wechseln Sie zur Wochen bzw. Tagesansicht, um Die Ressource nur über Stunden zu Buchen. 8

9 Tipp: Um eine Anfrage über mehrere Tage oder in der Wochen/Tagesansicht über mehrere Stunden zu stellen klicken Sie auf den Starttermin und halten Sie die Maus gedrückt. Fahren Sie mit dem Mauszeiger bis zum Endtermi und lassen sie dort los. Die genaue Uhrzeit kann später nochmals bearbeitet werden. Eine neue Eingabemaske wird sichtbar: Folgende Eigenschaften der Buchungsanfrage können Sie hier bearbeiten: Termin: Hier können Sie den Start und das Ende Ihrer Buchungsanfrage bearbeiten (incl. genauer Uhrzeit). Anmerkungen Daten zur Kontaktperson Mit einem Klick auf Buchungsanfrage senden schließen Sie die Buchungsanfrage ab. 9

10 3.2 Buchungsanfrage stornieren Navigieren Sie zu Meine Buchungen Klicken Sie auf bei der entsprechenden Buchungsanfrage um diese zu stornieren. Im darauf erscheinenden Fenster bestätigen Sie die Stornierung mit Ja 3.3 Buchungsanfragen beantworten Achtung: Damit sie Buchungsanfragen beantworten können müssen Sie das Benutzerrecht Ressourcen-Verantwortlich besitzen. Sollten Sie dieses Recht nicht haben wenden Sie sich bitte an den Zuständigen Ihres Onlineplaners. Außerdem müssen Sie als Ressourcen-Verantwortlicher auch der entsprechenden Ressource als Verantwortlicher zugewiesen sein. (Siehe Kapitel 2.3 Ressource erstellen) Navigieren Sie zu Buchungsanfragen. Sie sehen eine Übersicht aller offenen Buchungsanfragen für Ressourcen bei denen Sie als Verantwortlicher eingetragen sind. Mit einem Klick auf bestätigen Sie die Anfrage, mit einem Klick auf lehen Sie die Anfrage ab und bei einem Klick auf den Kalender können Sie die Anfrage im Buchungskalender anzeigen. 10

11 14 Ausgabe der Ressourcen Damit Besucher Ihrer Website Belegungspläne sehen oder bestimmte Ressourcen buchen können, müssen Freigaben erstellt werden. Nach dem entsprechende Freigaben erstellt wurden, können auf Ihrer Webseite Ressourcen-Kalender eingebunden werden. 4.1 Ressourcen-Freigabe erstellen Navigieren Sie zu Freigaben im Menü Ressourcen Fügen Sie in das Notizfeld ein Kommentar ein, um die Freigabe von anderen zu unterscheiden. Wählen Sie den Typ Ressourcen-Kalender. Aktivieren Sie die Freigabe mit einem Klick auf den roten Schieber. Klicken Sie anschließend auf den grünen Button Neue Freigabe hinzufügen. Es erscheinen die zwei neuen Tabs Ressourcen-Kalender und Buchungs-Formular, unter denen Sie weitere Einstellungen vornehmen können. Klicken Sie zunächst auf den Tab Ressourcen-Kalender : 11

12 Dort sehen Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten: Ressourcen-Beschränkung: Standardmäßig ist dieses Feld leer. Somit werden alle öffentliche Ressourcen freigegeben. Man kann die Freigabe auf bestimmte Ressourcen beschränken, indem man entsprechende Ressourcen in diesem Feld auswählt. Nicht eingetragene Ressourcen werden mit dieser Freigabe nicht veröffentlicht. Buchungsformular in neuem Fenster öffnen: Hiermit können Sie definieren, ob der Besucher bei Klick auf einen Termin in ein neues Browserfenster geleitet wird oder im aktuellen Fenster bleibt. Filteroptionen/Filterung nach Ressourcen: Damit kann definiert ob eine Filtermöglichkeit für die verschiedenen Ressourcen angezeigt werden soll. Wollen Sie in dieser Freigabe mehrere Ressourcen für den Kunden buchbar machen, so müssen Sie auch die Filteroption aktivieren, da der Nutzer sonst immer nur die erste Ressource buchen kann. Buchungen: Buchungen werden im Kalender angezeigt. Buchungsanfragen: Auch noch nicht bestätigte Buchungsanfragen werden im Kalender angezeigt. Im rechten Fensterbereich können erfahrene Nutzer das Template des Kalenders und das design anpassen. Klicken Sie anschließend auf den Tab Buchungs-Formular Dort können Sie die Buchungsseite anpassen, indem Sie Buchungsbedingungen oder ein eigenes Template hinzufügen. Im rechten Bereich können Sie die Bestätigungsmail bearbeiten, welche Besucher bei erfolgreicher Buchungsanfrage zugesendet bekommen sollen. Betrachten Sie dazu das Bespiel-Template und die verfügbaren Marker um die Mail zu personalisieren. 4.2 Ressourcen-Kalender einbinden Wählen Sie die Registerkarte Allgemein und aktivieren Sie die Funktion Einbettung in Websites. Schließen Sie die Freigabe mit einem Klick auf Speichern ab. Kopieren Sie nun den HTML-Code aus dem Feld Embed-Code und fügen Sie diesen in Typo3 auf Ihrer Web seite ein. Hinweis: Sie nutzen für Ihre Website den Gemeindebaukasten? Dann finden Sie eine Anleitung, wie Sie ein HTML Inhaltselement erstellen können im Kapitel 6.15 HTML im Handbuch zum Internet-Gemeindebaukasten. Dieses können Sie aufrufen und herunterladen unter 12