Sitzungszimmer Gilt ab Montag,

Transkript

1 Inhaltsverzeichnis: 1. unter Outlook hinzufügen Direktes Buchungen Sitzung planen Villa C der UniS (Überblick): Ausnahmen Sizi A112; D004; D008; D einbinden in MAC-Kalender einbinden in MAC-Kalender (Outlook) Seite 1 von 10

2 1. unter Outlook hinzufügen Wechseln Sie in Outlook in den Kalender Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf meine Kalender oder erzeugen Sie eine neue Untergruppe und klicken Sie auf der Untergruppe mit der rechten Maustaste. Gewünschte nacheinander doppelklicken. OK Gewünschte können nun mit den Haken ein- und ausgeschaltet werden. Seite 2 von 10

3 2. Direktes Buchungen direkt im Kalender des s buchen. kalender öffnen und in gewünschten Zeitraum doppelklicken. Es erscheint ein Fenster um die Reservationsdaten eingeben zu können. Gewünschte Buchungsdaten (Tag und Uhrzeit) wählen. Im Betreff zwingend den eigenen Namen eintragen, damit alle sehen, wer den Termin gebucht hat. So ist es später einfacher bei Rückfragen oder Umbuchungen usw. Speichern und den gebuchten Termin verlassen. Der Termin ist nun im kalender für alle ersichtlich. Unbedingt zu beachten bei ganztägigen Buchungen, sieh nächste Seite Seite 3 von 10

4 ACHTUNG: bei ganztägigen Buchungen bitte darauf achten, dass dieser nicht auf Frei sondern Beschäftigt oder Abwesend gesetzt wird. Durch Anklicken eines Termins und Drücken der Taste Delete, kann ein EIGENER Termin gelöscht werden. Von anderen gebuchte Termine können Sie nicht verändern oder löschen. Von Ihnen gebuchte Termine können also nur Sie selber löschen oder verändern. In Ausnahmefällen kann die IT RW-Fakultät falsche Einträge löschen. Hinweis: Durch die Möglichkeit der Direktbuchung, ist das Verhalten der Kalender ähnlich Ihrem persönlichen Outlook Kalender. Dies hat zu Folge, dass bei direkt Buchungen, Doppelbuchungen möglich sind. Bitte beachten Sie daher die genauen Zeiten der gebuchten Einträge in den n Herzlichen Dank Seite 4 von 10

5 3. Sitzung planen Im eigenen Kalender gewünschten Zeitbereich doppelklicken Im geöffneten Fenster Betreff ausfüllen und auf Teilnehmer einladen klicken. Mit der Taste An Teilnehmer wählen. Im neu geöffneten Fenster die erforderlichen und ev. optionalen Personen wählen. Seite 5 von 10

6 Unter Ressourcen das gewünschte wählen. Senden Der Termin wird im eigenen Kalender eingetragen und nach wenigen Sekunden auch im entsprechenden. Die eingetragenen Personen werden eingeladen und können den gewünschten Termin Zusagen, mit Vorbehalt zusagen, Ablehnen, usw. Seite 6 von 10

7 Eine weitere Möglichkeit ist die Sitzungseinladung mit dem Terminplanungsassistent zu erstellen Das Vorgehen ist grundsätzlich sehr ähnlich. Teilnehmer und (Räume hinzufügen) wählen und auf senden klicken 4. Villa C004 Das C 004 kann beim Sekretariat KPM via Mail kpm@kpm.unibe.ch reserviert werden. 5. der UniS (Überblick): - D 004 ( Beamer, Audio, Flipchart ) Personen - D Personen - A 112 ( Flipchart ) 12 Personen - D 131 ( Beamer ) Personen - D Personen - C 004 ( Beamer, Flipchart ) 17 Personen Die A112; D004; D008; D231 sind nicht direkt buchbar. Bitte lesen Sie Punkt 6. Ausnahmen Seite 7 von 10

8 6. Ausnahmen Sizi A112; D004; D008; D231 Die A112 D004 D008 können nicht per Klick definitiv gebucht werden. Sie können diese trotzdem einsehen und gemäss Punkt 1 oder 2 (wie oben erklärt) buchen. Die definitive Buchung erfolgt aber erst, wenn der Hausdienst (UniS) die Buchung bestätigt hat. (Sie erhalten von diesen 3 n immer eine Bestätigungsmail. Angenommen Abgelehnt Gegenvorschlag Bitte beachten Sie bei direkter Buchung dieser immer die Antwortmail des Hausdienstes. Bei allen 3 n können Sie auch jederzeit via Mail an den Hausdienst hd.unis@bt.unibe.ch eine Reservation anfragen beim D231 wird die definitive Buchung wie oben beschrieben durch das Sekretariat ZIV bestätigt. Seite 8 von 10

9 7. einbinden in MAC-Kalender Öffnen Sie Ihren Kalender auf Ihrem MAC. Unter Kalender auf Einstellungen Accounts Exchange Stellvertretung + und bei Benutzer nur Sitz eingeben und warten. Alle verfügbaren werden angezeigt. Ein wählen und auf Anzeigen klicken. Diesen Vorgang für alle gewünschten wiederholen. Seite 9 von 10

10 Anzeige im Kalender: 8. einbinden in MAC-Kalender (Outlook) In Outlook (MAC) auf en Kalender wechseln Unter Kalender öffnen bei Benutzer Sitz eingeben OK Eine Liste aller verfügbaren erscheint. Gewünschte wählen fertig Seite 10 von 10