GoToMeeting & GoToWebinar Corporate Administrator-Anleitung. Chalfont Park House, Chalfont Park, Gerrards Cross Buckinghamshire, UK, SL9 0DZ

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1 GoToMeeting & GoToWebinar Corporate Administrator-Anleitung Chalfont Park House, Chalfont Park, Gerrards Cross Buckinghamshire, UK, SL9 0DZ Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten.

2 Inhalte Erste Schritte in der Verwaltung... 1 Benutzer hinzufügen... 2 So fügen Sie Benutzer zu Ihrem Konto hinzu... 2 So erstellen Sie eine neue Vorlage für die Begrüßungs Gruppen verwalten... 5 Eine Gruppe hinzufügen... 5 Gruppe löschen... 6 Benutzer verwalten... 7 Sitze verwalten... 7 Benutzer Gruppen zuordnen... 8 Benutzer löschen... 9 Benutzerinformationen... 9 Meetings neu zuweisen...11 Berichte erstellen...12 Berichte erstellen...13 Konto-bezogene Berichte...13 GoToMeeting-Berichte...14 Einstellungen verwalten...17 Benutzerdefinierte Einstellungen für Benutzer und Gruppen vornehmen...17 Standardeinstellungen für neue Benutzer verwalten Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. i

3 Erste Schritte in der Verwaltung In der Verwaltung von GoToMeeting können Konto-Administratoren auf effiziente Weise Benutzer verwalten, Berichte erstellen sowie sich einen Überblick über benutzerdefinierte und vordefinierte Standardeinstellungen verschaffen. Als GoToMeeting- oder GoToWebinar-Konto-Administrator können Sie sich hier anmelden, um Organisatoren und Administratoren einzuladen und zu verwalten Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 1

4 Benutzer hinzufügen Sie können Ihrem Konto einzelne Benutzer hinzufügen und Ihnen die Rolle eines Organisators und/oder Konto-Administrators zuweisen. Vor- und Nachname eines Benutzers dürfen nicht mehr als 32 Zeichen umfassen. Eine -Adresse darf nicht mehr als 128 Zeichen umfassen. So fügen Sie Benutzer zu Ihrem Konto hinzu 1. Melden Sie sich in der in der Verwaltung an 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Benutzer hinzufügen (Add Users). 3. Geben Sie auf der Seite "Benutzer hinzufügen" den Vor- und Nachnamen sowie die - Adresse des Benutzers ein. Jeder Benutzer meldet sich bei GoToMeeting mit der von Ihnen bereitgestellten -Adresse an. Klicken Sie auf Weiteren Benutzer hinzufügen (Add Another User), um weitere Benutzer hinzuzufügen. 4. Wählen für den Benutzer eine Rolle aus. Sie müssen für den Benutzer mindestens eine Rolle auswählen bevor Sie ihn hinzufügen können (es sei denn alle verfügbaren Sitze sind bereits in Verwendung). Sie können dem Benutzer die Organisator- oder die Administratorrolle zuweisen oder auch beide. Organisator für GoToMeeting Organisator für GoToWebinar mit GoToMeeting Administrator dieses Kontos 2012 Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 2

5 5. Im Drop-Down-Menü Gruppe können Sie den Benutzer einer Gruppe zuweisen (optional). Sie können eine Gruppe hinzufügen, indem Sie im Drop-Down-Menü Gruppe Eine Gruppe hinzufügen (Add a Group) wählen, einen Gruppennamen eingeben und auf "Speichern" klicken. Wenn Sie keine Gruppe wählen, gehört der Benutzer standardmäßig keiner Gruppe an. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Gruppen verwalten (Manage Groups). 6. Neue Benutzer erhalten standardmäßig die vordefinierte Begrüßungs- , aber Sie können auch eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen und zur späteren Wiederverwendung speichern. 7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern (Save). Neue Benutzer erhalten eine Begrüßungs- , die einen Link enthält, mit dem sie ein Kennwort für ihr Konto erstellen können. Dieser Schritt ist notwendig, damit sie mit der Verwendung von GoToMeeting beginnen können. So erstellen Sie eine neue Vorlage für die Begrüßungs- Alle neu hinzugefügten Benutzer erhalten die Standardbegrüßungs- . Sie können jedoch auch benutzerdefinierte Begrüßungs- s erstellen und als Vorlage für eine spätere Wiederverwendung speichern. 1. Melden Sie sich in der in der Verwaltung an. 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Benutzer hinzufügen. 3. Auf der Seite "Benutzer hinzufügen" wählen Sie im Drop-Down-Menü "Diese senden:" Neue -Vorlage erstellen (Create New Template) Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 3

6 4. In dem Feld "Neue Vorlage erstellen" geben Sie den Namen und den Betreff für Ihre Begrüßungs- -Vorlage ein und anschließend den angepassten -Text. 5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern (Save). 6. Wenn Sie zur Seite "Benutzer hinzufügen" zurückkehren, können Sie die gespeicherte Vorlage im Drop-Down-Menü "Diese senden:" auswählen. Neben Ihrer Vorlage stehen Ihnen die Optionen Vorschau (Preview), Bearbeiten (Edit) oder Löschen (Delete) zur Verfügung Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 4

7 Gruppen verwalten Eine Gruppe hinzufügen Sie können Ihrem Konto Gruppen hinzufügen und Benutzer Gruppen zuweisen, um sie effizienter zu verwalten. Die Erstellung von Gruppen erlaubt es Ihnen, die gleichen Einstellungen und Anpassungen für alle Benutzer einer Gruppe anzuwenden. Sie können auch für gesamte Benutzergruppen Berichte erstellen. 1. Melden Sie sich in der in der Verwaltung an. 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Gruppen verwalten (Manage Groups). 3. Wählen Sie auf der Seite "Gruppen verwalten" Eine Gruppe hinzufügen (Add a Group). 4. Geben Sie in dem Feld Eine Gruppe hinzufügen einen Namen für die Gruppe ein. Klicken Sie anschließend auf Speichern (Save). 5. Wenn Sie auf die Seite "Gruppen verwalten" zurückkehren, werden Ihre neu hinzugefügten Gruppen aufgelistet und die Anzahl der Gruppenmitglieder angezeigt. Um den Gruppennamen zu bearbeiten, klicken Sie auf der Seite "Gruppen verwalten" auf den Gruppennamen. Um die Einstellungen der Gruppe zu verwalten, klicken Sie neben der Gruppe auf das Einstellungen-Symbol. Um die Gruppe zu löschen, klicken Sie neben der Gruppe auf das Löschen-Symbol Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 5

8 Gruppe löschen Sie können Gruppen löschen und somit die Gruppenzugehörigkeit der Mitglieder aufheben. Wenn Sie eine Gruppe löschen, sind alle Mitglieder standardmäßig keiner Gruppe mehr zugeordnet. 1. Melden Sie sich in der in der Verwaltung an. 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Gruppen verwalten (Manage Groups). 3. Klicken Sie auf der Seite "Gruppen verwalten" neben der Gruppe, die Sie löschen möchten, auf das Löschen-Symbol. Wenn Sie eine Gruppe löschen, sind die Mitglieder keiner Gruppe mehr zugeordnet Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 6

9 Benutzer verwalten Auf der Seite "Benutzer verwalten" können Sie nach Benutzern suchen, indem Sie einen Teil ihres Namens oder ihrer -Adresse in das Such-Feld eingeben oder Sie können Benutzer über das Drop-Down-Menü "Filtern nach" suchen und sich alle Benutzer, Administratoren, Gruppen und nicht zugewiesenen Benutzer in Ihrem Konto anzeigen lassen. Außerdem können Sie Benutzer löschen, Gruppen zuweisen, Sitze verwalten und Benutzerinformationen nach Excel exportieren. Sitze verwalten In der Spalte "Produkt" sehen Sie, ob ein Benutzer für GoToMeeting oder GoToWebinar aktiviert oder gesperrt wurde. Aktivierte Organisatoren können GoToMeeting-Sitzungen durchführen, wohingegen gesperrten Organisatoren diese Möglichkeit nicht zur Verfügung steht. 1. Melden Sie sich in der in der Verwaltung an 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Benutzer verwalten (Manage Users). 3. Setzen Sie auf der Seite "Benutzer verwalten", neben dem Namen des Benutzers ein Häkchen. 4. Klicken Sie auf das Drop-Down-Menü Sitze verwalten (Manage Seats). Wählen Sie eine der Optionen unter Sitz ändern zu (Change Seat to). 5. Nachdem Sie eine Option gewählt haben, klicken Sie auf Änderungen übernehmen (Apply Changes). Wenn Sie GoToMeeting oder GoToWebinar gewählt haben, können Sie auf Erneut einladen (Reinvite) neben dem Namen des jeweiligen Benutzers klicken. Wählen Sie im folgenden Dialog, ob Sie die Standard- oder eine auf Basis einer benutzerdefinierten Vorlage erneut senden möchten. Wenn Sie Alle Sitze entfernen (Remove All Seats), gewählt haben, sperren Sie den Benutzer sobald Sie auf Änderungen übernehmen (Apply Changes) klicken. Wenn der Benutzer über geplante Sitzungen verfügt, können Sie auf neu zuweisen klicken, um sie anderen Organisatoren zuzuweisen (optional). Wenn Sie die geplanten Sitzungen des Benutzers nicht neu zuweisen und nur den Sitz entfernen, wird die Chronik des Organisators für ein Jahr gespeichert und für den Fall, dass Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt dazu entschließen, den gesperrten Benutzer wieder zu aktivieren, wird seine Sitzungschronik aufbewahrt Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 7

10 Benutzer Gruppen zuordnen Sie können mehrere Benutzer Gruppen zuweisen, um sie effizienter zu verwalten. Sie können auch Berichte für Benutzergruppen erstellen, um aussagekräftige Informationen über einen dedizierten Teil Benutzer in Ihrem Konto zu erhalten. 1. Melden Sie sich in der in der Verwaltung an 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Benutzer verwalten (Manage Users). 3. Setzen Sie auf der Seite "Benutzer verwalten", neben dem Namen des Benutzers ein Häkchen. 4. Im Drop-Down-Menü Benutzer zuweisen können Sie Benutzer in eine andere Gruppe überführen oder eine neue Gruppe hinzufügen Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 8

11 Benutzer löschen Sie können Benutzer in Ihrem Konto löschen und so ihre Sitze für GoToMeeting entfernen. Wenn Sie einen Benutzer löschen, müssen Sie ihm eine neue GoToMeeting-Einladung senden, wenn Sie ihm wieder ermöglichen möchten, Meetings durchzuführen. Wenn ein Benutzer über geplante Meetings verfügt, können Sie seine Sitzungen einem anderen Organisator neu zuweisen. Wenn Sie einen Benutzer löschen, wird seine Sitzungschronik nicht aufbewahrt. Wenn Sie die Sitzungschronik eines Benutzers beibehalten möchten, können Sie seinen Sitz entfernen und sperren, somit werden seine Daten für bis zu einem Jahr lang gespeichert, für den Fall, dass Sie später einmal darauf zugreifen möchten. 1. Melden Sie sich in der in der Verwaltung an. 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Benutzer verwalten (Manage Users). 3. Setzen Sie auf der Seite "Benutzer verwalten", neben dem Namen des Benutzers ein Häkchen. 4. Wählen Sie anschließend Benutzer löschen (Delete Users). Wenn ein Benutzer über geplante Sitzungen verfügt, können Sie auf zuweisen (reassign their sessions) klicken, um sie einem anderen Organisator zuzuweisen. 5. Wählen Sie auf der Seite "Meetings neu zuweisen" im Drop-Down-Menü "Neu zuweisen zu" (Reassign to) einen anderen Organisator. Weitere Informationen finden Sie unter Meetings neu zuweisen. 6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern (Speichern). Wenn Sie gelöschte Benutzer wieder zu Ihrem Konto hinzufügen möchten, müssen Sie diese als neue Benutzer einladen. Benutzerinformationen Sie können für jeden Benutzer in Ihrem Konto Benutzerinformationen einsehen, eine Gruppe wählen und die Organisator- und/oder Administratorrolle zuweisen. Außerdem können Sie zusätzliche Konto-Administratoren hinzufügen, die die Verwaltung nutzen können. Konto-Administratoren ist es so wie Ihnen möglich, neue Benutzer hinzuzufügen und zu verwalten. Sie weisen Benutzern die Rollen Konto-Administrator und/oder Organisator von der Seite "Benutzerinformationen" aus zu. Ein Benutzer kann die Rolle Konto-Administrator innehaben, ohne ein aktiver Organisator zu sein. Benutzer können einen der folgenden Status innehaben: Aktiviert (Enabled) Benutzer, die durch Erstellen eines Passworts ihr Konto aktiviert haben. Gesperrt (Suspended) Benutzer, die mal über einen Sitz verfügten, der jedoch entfernt wurde. Eingeladen (Invited) Benutzer, die dem Konto hinzugefügt wurden aber noch kein Passwort erstellt haben. 1. Melden Sie sich in der in der Verwaltung an. 2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Benutzer verwalten (Manage Users) und klicken Sie auf den Namen eines Benutzers Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 9

12 3. Auf der Seite "Benutzerinformationen" können Sie den Namen des Benutzers bearbeiten und die -Adresse und Verwendungsinformationen (letztes Meeting, nächstes geplantes Meeting, geplante wiederkehrende Meetings) einsehen. Außerdem können Sie auf der Seite "Benutzerinformationen" die Gruppe oder Rolle eines Benutzers ändern. 4. Klicken Sie auf Speichern (Save), wenn Sie Änderungen vorgenommen haben Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 10

13 Meetings neu zuweisen Sie können die Meetings eines Benutzers jederzeit einem anderen aktiven Benutzer in Ihrem Konto zuweisen wenn ein Benutzer nicht länger aktiv ist oder gelöscht oder gesperrt werden soll. Sie können zwar keine Webinar-Sitzung neu zuweisen, aber ein Co-Organisator kann diese starten. 1. Melden Sie sich in der in der Verwaltung an. 2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Benutzer verwalten (Manage Users) und klicken Sie auf den Namen des Benutzers. 3. Klicken Sie auf der Seite "Benutzerinformationen" auf Meetings neu zuweisen (Reassign Meetings). 4. Auf der Seite "Meetings neu zuweisen" wählen Sie im Drop-Down-Menü "Neu zuweisen zu" einen neuen Organisator. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Meeting, das Sie einem anderen Organisator zuweisen möchten. 5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern (Save) Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 11

14 Berichte erstellen Erstellen Sie Berichte, um Daten über Ihre Organisatoren und vergangene Meetings einzusehen (Daten werden ab dem Starttermin des Meetings für ein Jahr gespeichert). Wenn ein Organisator ein Meeting beendet hat, kann es bis zu 15 Minuten dauern, bis es in Ihren Berichten erscheint Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 12

15 Berichte erstellen 1. Melden Sie sich in der in der Verwaltung an. 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Berichte erstellen (Create Reports). 3. Wählen Sie auf der Seite "Berichte erstellen" einen der folgenden Berichtstypen aus: Konto-bezogene Berichte Aktivitätsbericht (Activity Report) zeigt eine Übersicht der GoToMeeting-Verwendung der einzelnen Organisatoren an Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 13

16 Benutzerstatusbericht (User Status Report) zeigt die aktuelle(n) Rolle(n) jedes Benutzers in Ihrem Konto an. GoToMeeting-Berichte Meeting-Chronikbericht (Meeting History Report) zeigt Details zu den Meetings und Teilnehmern der einzelnen Organisatoren an Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 14

17 Bericht zu geplanten Meetings (Scheduled Meeting Report) zeigt die geplanten Meetings jedes Organisators in Ihrem Konto an. Teilnehmerbericht (Attendee Report) zeigt Informationen zu den Teilnehmern an den Meetings Ihrer Organisatoren. 4. Wählen Sie einen vorgegebenen Zeitraum innerhalb des letzten Jahres oder einen benutzerdefinierten Zeitraum über die "Von" und "Bis" Datumsfelder. Klicken Sie anschließend auf Export nach Excel (Export to Excel) Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 15

18 5. Wählen Sie Benutzer oder Gruppen. Sie können nach den folgenden Kriterien filtern: Alle Benutzer, einzelne Benutzer oder mehre Benutzer Alle Administratoren, einzelne Administratoren oder mehrere Administratoren Nicht zugewiesene Benutzer Gruppen 6. Öffnen Sie Ihren Bericht in Excel, um sich Informationen über Ihre Organisatoren und Meetings anzeigen zu lassen Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 16

19 Einstellungen verwalten Kontoadministratoren können benutzerdefinierte Einstellungen für Benutzer vornehmen, welche die Standardeinstellungen für neue Benutzer überschreiben. Sie können die GoToMeeting-Einstellungen für alle Benutzer, alle Administratoren, Gruppen und nicht zugewiesene Benutzer in Ihrem Konto ändern. Sie können mehrere Einstellungen für Benutzer und Gruppen anpassen und auch die Standardeinstellungen für neue Benutzer in Ihrem Konto verwalten. Benutzerdefinierte Einstellungen für Benutzer und Gruppen vornehmen 1. Melden Sie sich in der in der Verwaltung an. 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Einstellungen verwalten (Manage Settings). 3. Auf der Seite "Einstellungen verwalten" wählen Sie im Drop-Down-Menü eine Einstellung. 4. Verwenden Sie das Drop-Down-Menü "Filtern nach" (Filter by), um alle Benutzer, eine Gruppe Benutzer oder einen einzelnen Benutzer auszuwählen, für welche(n) Einstellungen verwaltet werden sollen. Alternativ können Sie einen Teil eines Benutzernamens oder der -Adresse in das Such-Feld eingeben. 5. Bestehende Einstellungen für die Benutzer werden in den gefilterten Ergebnissen angezeigt (unter 2.). Ändern Sie die Einstellung für gewählte Benutzer oder Gruppen, indem Sie eine Option auswählen: Gewählten Organisatoren erlauben, eine bestimmte Einstellung bereitzustellen oder zu verwenden Gewählten Organisatoren nicht erlauben, eine bestimmte Einstellung bereitzustellen oder zu verwenden Diese Einstellung nicht ändern 6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern (Save). Benutzerdefinierte Einstellungen überschreiben die Standardeinstellungen Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 17

20 2012 Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 18

21 Standardeinstellungen für neue Benutzer verwalten 1. Melden Sie sich in der in der Verwaltung an. 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Einstellungen verwalten (Manage Settings). 3. Auf der Seite Einstellungen verwalten (Manage Settings) wählen Sie Einstellungen für neue Benutzer verwalten (Manage New User Settings). 4. Sie können die Standardeinstellungen für neue Benutzer ändern, indem Sie in dem Kontrollkästchen neben einer Einstellung das Häkchen setzen oder entfernen. Standardmäßig sind alle Einstellungen aktiviert. 5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern (Save) Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 19

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