Ariba Network Anleitung zum Schnellstart für Lieferanten

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1 Ariba Network Anleitung zum Schnellstart für Lieferanten

2 Inhalt Rollen und Benutzer verwalten... 3 Rolle erstellen... 3 Benutzer erstellen... 5 Benutzer bearbeiten... 7 Kontokonfiguration... 8 Unternehmensprofil... 8 Ariba-Network-Benachrichtigungen Elektronische Bestellweiterleitung Elektronische Rechnungsweiterleitung Onlinedokumentation Ariba -Network-Support Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP.

3 Automatisieren Sie Ihren Order-to-Cash-Zyklus für eine effektivere Zusammenarbeit mit Kunden Diese Anleitung zum Schnellstart unterstützt Sie bei der Konfiguration Ihres Kontos im Ariba Network. Ziel dabei ist es, den gesamten Market-to-Cash-Zyklus mit Ihren Kunden in elektronischer Form abzuwickeln. Wenn Sie die hier aufgeführten Schritte ausführen und Mitglied der weltweit größten Community für Handelspartnerschaften werden, finden Sie im Handumdrehen neue Käufer, stärken die Kundenbindung, beschleunigen den Vertriebszyklus und können Ihr Barvermögen prognostizieren und besser nutzen. ROLLEN UND BENUTZER VERWALTEN Den Administrator Ihres Ariba-Network-Kontos sollten Sie mit Bedacht auswählen, denn diese Person ist in erster Linie dafür verwantwortlich, dass Ihr Konto reibungslos läuft. Die Aufgaben eines Administrators umfassen: Kontokonfiguration und -verwaltung Primärer Ansprechpartner für Benutzer bei Fragen oder Problemen Erstellen von Rollen und Benutzern für Ihr Konto Der Administrator wird automatisch mit dem Benutzernamen und den Anmeldedaten verlinkt, die bei der Registrierung eingegeben werden. Wenn nötig, können Sie jedoch die Administratorrolle einer anderen Person zuordnen (eine Anleitung hierzu finden Sie auf Seite 7). Ein Benutzer wird vom Administrator erstellt und nimmt genau die Rolle ein, die den realen Aufgaben des Benutzers im Unternehmen entsprechen. Jeder Benutzer ist selbst für die Aktualisierung persönlicher Benutzerinformationen verantwortlich. ROLLEN UND BENUTZER VERWALTEN: Rolle erstellen 1. Um in Ihrem Konto eine Rolle zu erstellen, rufen Sie die Seite auf, und melden sich an. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, und klicken Sie anschließend auf Anmelden, um auf Ihr Produktivkonto zuzugreifen. Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP. 3

4 2. Klicken Sie dann auf die Administrationsnavigation in der oberen rechten Ecke (mit Ihrem Unternehmensnamen und einem Dropdown-Pfeil), um das Fenster für die Profilkonfiguration zu öffnen und die verfügbaren Konfigurationsbereiche anzuzeigen. Klicken Sie auf Benutzer. Hinweis: In dieser Navigationsleiste können Sie problemlos alle Bereiche auswählen, die Sie prüfen oder aktualisieren möchten. 3. Klicken Sie im Bereich Benutzerrollen verwalten auf die Option Rolle erstellen. Tipp: Zum Verändern oder Löschen erstellter Rollen klicken Sie auf Bearbeiten oder Löschen. 4 Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP.

5 4. Geben Sie als nächsten Schritt einen Namen und eine Beschreibung für die Rolle ein, und markieren Sie die entsprechenden Kästchen, um Berechtigungen für die Rolle hinzuzufügen. 5. Wenn Sie das Erstellen der neuen Rolle abschließen möchten, klicken Sie auf Speichern. ROLLEN UND BENUTZER VERWALTEN: Benutzer erstellen 1. Um innerhalb Ihres Kontos einen Benutzer zu erstellen, rufen Sie die Administrationsnavigation auf und klicken Sie auf Benutzer. 2. Klicken Sie im Bereich Benutzer verwalten auf die Option Benutzer erstellen. Hinweis: Bei Benutzernamen wird die Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet. Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP. 5

6 3. Geben Sie alle relevanten Informationen zum Benutzer in die angegebenen Felder ein. 4. Aktivieren Sie die entsprechenden Kästchen, um für den Benutzer eine Rolle im Bereich Rollenzuordnung auszuwählen. Hinweis: Sie können Ihrem Ariba- Network-Konto bis zu 250 Benutzer hinzufügen. 5. Um einem Benutzer die Verantwortung für einen bestimmten Kunden zuzuordnen, klicken Sie auf Kunden auswählen im Bereich Kundenzuordnung. Hinweis: Wird ein Kunde oder mehrere Kunden einem bestimmten Benutzer zugeordnet, sind der Zugriff und die Datentransparenz auf diesen Benutzer begrenzt. Das heißt, dass nur dieser Benutzer Transaktionen für die zugeordneten Kunden anschauen und verarbeiten kann. 6. Aktivieren Sie die Kästchen neben dem jeweiligen Kunden, den Sie dem Benutzer zuordnen möchten. Klicken Sie anschließend auf Fertig. 6 Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP.

7 ROLLEN UND BENUTZER VERWALTEN: Benutzer bearbeiten 1. Um einen bestehenden Benutzer zu bearbeiten, gehen Sie auf die Administrationsnavigation und klicken Sie auf Benutzer. 2. Aktivieren Sie unter Benutzer verwalten das Kästchen neben dem Namen des Benutzers, den Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie anschließend auf Bearbeiten. Hinweis: Sie können Benutzer auch löschen, hinzufügen, aus der Liste mit Kontaktpersonen entfernen oder zum Administrator für Ihr Ariba-Network-Konto machen. Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP. 7

8 3. Klicken Sie auf Passwort zurücksetzen, um das Passwort des Benutzers zu aktualisieren, oder verwenden Sie die Kästchen, um andere notwendige Änderungen vorzunehmen. Klicken Sie anschließend auf Speichern. KONTOKONFIGURATION: Unternehmensprofil Konfigurieren Sie Ihr Unternehmensprofil, um Ihr Unternehmen für Einkäufer sichtbar zu machen, die neue Bezugsquellen für Produkte und Services auf Ariba Network und Ariba Discovery suchen. 1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste in der Administrationsnavigation Unternehmensprofil. Tipp: Je mehr Informationen Sie in Ihr Unternehmensprofil eingeben, desto eher werden potenzielle Käufer auf Ihr Unternehmen aufmerksam. 2. Vervollständigen oder aktualisieren Sie auf der Registerkarte Allgemein alle erforderlichen, durch ein Sternchen markierten Felder. 8 Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP.

9 3. Geben Sie unter Produkt- und Servicekategorien Schlüsselwörter ein, um Optionen für die Klassifizierung von Produkten und Services hinzuzufügen, die Ihr Unternehmen verkauft, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um Listen mit Produkt- und Servicekategorien zu durchsuchen und eine entsprechende Auswahl zu treffen. Gehen Sie unter Liefer- oder Serviceorte ebenso vor, um alle geografischen Regionen zu bestimmen, die Ihr Unternehmen abdeckt. Klicken Sie unter Branchen auf die Schaltfläche Hinzufügen/Entfernen, um Ihre Branche(n) aus der angezeigten Liste auszuwählen. Tipp: Produkt- und Servicekategorien, Liefer- oder Serviceorte und Branchen sind die Schlüsselsuchkriterien, die von Einkäufern auf der Suche nach neuen Lieferanten verwendet werden. Füllen Sie diese Bereiche also sorgfältig aus. Tipp: Wenn Sie Informationen auf einer Seite eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern, Fertig oder OK, um auf der nächsten Registerkarte fortzufahren. 4. Geben Sie auf der Registerkarte Geschäftlich zusätzliche Informationen zu Ihrem Unternehmen ein, z. B. Gründungsjahr, Anzahl der Mitarbeiter, Jahresumsatz, finanzielle und Steuerinformationen sowie Unternehmensart. Hinweis: Die Steuerinformationen, die Sie eingeben, werden automatisch in allen Rechnungen angezeigt, die Sie über das Ariba Network erstellen. Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP. 9

10 5. Geben Sie auf der Registerkarte Marketing alle relevanten sozialen Netzwerklinks, eine ausführliche Beschreibung Ihres Unternehmens sowie Ihre D-U-N-S -Nummer (Dun & Bradstreet) ein (sofern vorhanden), damit Einkäufer Ihre D&B-Kreditwürdigkeit überprüfen können. Sie können auch Premium-Profilinformationen wie Ihr Unternehmenslogo, Anhänge wie Datenblätter und Fallstudien sowie externe Links zu Websites oder Webseiten angeben, die möglicherweise für Einkäufer interessant sind. Hinweis: Premium-Profilinformationen sind für die Einkäufer nur einsehbar, wenn Sie das Advantageoder das Advantage-Plus-Paket über Ariba Discovery abonnieren. Weitere Informationen zu diesen Abonnementoptionen finden Sie auf der Seite discovery.ariba.com. Klicken Sie zuerst auf Ich verkaufe und anschließend auf Abonnements. 6. Geben Sie auf der Registerkarte Kontakte Informationen an, über die Einkäufer die richtigen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen erreichen können. 10 Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP.

11 7. Geben Sie auf der Registerkarte Zertifizierungen alle Zertifizierungen Ihres Unternehmen an, z. B. Umweltinitiativen, Ihr Sonderstatus als kleiner, benachteiligter Betrieb, als Betrieb von Frauen, als Betrieb einer Minderheit oder von Kriegsveteranen sowie Ihre ISO-Zertifizierungen. Tipp: Viele Einkäufer müssen von Lieferanten mit Umwelt- oder Diversity-Zertifizierungen beziehen, also können Ihnen diesbezügliche Angaben in Ihrem Profil einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen. KONTOKONFIGURATION: Ariba-Network-Benachrichtigungen 1. Um anzugeben, welche Systembenachrichtigungen Sie erhalten möchten und an wen diese gesendet werden sollen, rufen Sie die Administrationsnavigation auf und klicken auf Benachrichtigungen unter Kontoeinstellungen oder auf Ariba-Network-Benachrichtigungen unter Ariba-Network-Einstellungen. Hinweis: Sie können bis zu drei -Adressen pro Benachrichtigungstyp eingeben. Sie müssen die einzelnen Adressen durch Kommata trennen, dürfen jedoch KEINE Leerzeichen zwischen den E Mail-Adressen setzen. 2. Geben Sie die jeweiligen -Adressen in die angezeigten Felder ein. Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP. 11

12 KONTOKONFIGURATION: Elektronische Bestellweiterleitung 1. Um auszuwählen, wie Sie Bestellungen von Ihren Ariba-Kunden erhalten möchten, rufen Sie die Administrationsnavigation auf und klicken Sie auf Elektronische Bestellweiterleitung unter Ariba-Network-Einstellungen. 2. Wählen Sie Ihre bevorzugte Methode aus Online (Portal), cxml, , EDI, Warteschlange für anstehende cxml- Dokumente oder Fax und füllen Sie die erforderlichen Felder aus. Tipp: Konfigurieren Sie Ihr konto so, dass Sie s von der ariba.com- Domäne annehmen. So stellen Sie sicher, dass Ariba-Benachrichtigungen nicht in den Junk- oder Spam-Ordner verschoben werden. Tipp: Wählen Sie Online aus, um Bestellungen an Ihren Online-Posteingang zu senden und einen zentralen Zugriff auf nützliche Features zu erhalten, z. B. zum Anzeigen und Suchen von Bestellungen, zum Anzeigen des Echtzeit- Bestellstatus, zum Senden von Bestätigungen und Lieferavisen, zum Beheben von Bestellproblemen, zur Umwandlung von Bestellungen in Rechnungen alles an einem einzigen Ort, nämlich Ihrem Ariba-Network-Konto. Hinweis: Wenn das Ariba Network Bestellungen an Mailboxen mit automatischen Out of Office -Antworten sendet, schlagen die Bestellungen nicht fehl. Es wird im Protokoll der Bestellhistorie angezeigt, dass eine automatische Antwort erhalten wurde. 12 Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP.

13 3. Wählen Sie weiter unten auf der Seite anhand der Dropdown-Listen Ihre bevorzugte Methode für das Ändern/Stornieren von Bestellungen und die Behandlung anderer Dokumenttypen aus. 4. Geben Sie unbedingt eine Methode für das Senden von Bestellantwortdokumenten (Bestätigungen und Lieferavisen) an. 5. Legen Sie zudem noch Ihre Voreinstellungen für das Erhalten von Benachrichtigungen fest, und geben Sie einen Benutzer (oder mehrere) an, der diese Benachrichtigungen erhalten soll. Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP. 13

14 KONTOKONFIGURATION: Elektronische Rechnungsweiterleitung 1. Um auszuwählen, wie Sie Rechnungen von Ihren Ariba-Kunden erhalten möchten, rufen Sie die Administrationsnavigation auf und klicken Sie auf Elektronische Bestellweiterleitung unter Ariba-Network-Einstellungen. 2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Feld Ihre bevorzugte Weiterleitungsmethode aus Online, cxml oder EDI. 3. Klicken Sie auf die Rechnungsbenachrichtigungen, die Sie erhalten möchten, und listen Sie die -Adressen auf, an die diese Benachrichtigungen gesendet werden sollen. 4. Der Bereich Rechnungsarchivierung stellt Ihnen eine Option zur Archivierung Ihrer Rechnungen bereit. Alternativ können Sie die Standardeinstellungen beibehalten, wodurch Ihre Rechnungen in Ihrem Postausgang sichtbar bleiben. 5. Unter Einstellungen und Informationen zum erweiterten Profil können Sie Optionen festlegen und Text eingeben, um die Richtlinien für Ihre Rechnungsbelege zu beschreiben. 14 Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP.

15 6. Wenn Sie Ihre Rechnungen archivieren und herunterladen möchten, rufen Sie das Dashboard Startseite auf, klicken Sie auf die Registerkarte Postausgang und anschließend auf Archivierte Rechnungen. 7. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf den Hyperlink Herunterladen neben der Zeile mit den Rechnungen, die Sie auf Ihrem Computer speichern möchten. ONLINEDOKUMENTATION Ausführliche Informationen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur effektiven Verwaltung Ihres Ariba-Network-Kontos erhalten Sie unter Hilfe Help Center in der oberen rechten Ecke Ihrer Kontostartseite. Anschließend klicken Sie auf den Link Learning Center. Wählen Sie eines der Themen in der Liste aus. ARIBA-NETWORK-SUPPORT Hinweis: Das Ariba Network löscht abgelaufene Transaktionsdokumente automatisch nach 18 Monaten und archivierte Rechnungen, die im ZIP-Format gespeichert wurden, nach drei Monaten. Support fordern Sie unter Hilfe Help Center in der rechten oberen Ecke Ihrer Kontostartseite an. Klicken Sie anschließend auf den Link Support Center. Hier erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen sowie die Möglichkeit, das Kundensupportteam direkt zu kontaktieren. Copyright 2015 Ariba, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Ariba ist ein Unternehmen der SAP. 15